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El automatizado, Sin código Pila de datos

Aprende cómo Astera Data Stack puede simplificar y agilizar la gestión de datos de su empresa.

Procesamiento automatizado de facturas usando Astera ReportMiner

Ammar Alí

Gestor de Contenidos

15 de abril de 2024

Durante décadas, procesar una factura significaba esencialmente ingresar información a mano. Las facturas en papel pasarían por múltiples puntos de contacto y requerirían mucha intervención manual. Todo eso ha cambiado en los últimos años con el procesamiento automatizado de facturas, ya que las empresas buscan reducir el ciclo de transacción y el cronograma de pago de una factura de varias semanas a días o incluso minutos.

No sorprende que el procesamiento automatizado de facturas — con tecnología de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) — se ha convertido en un enfoque preferido para las empresas modernas. Dada la rápida adopción de la extracción de datos de IA, es seguro esperar que la automatización siga siendo una fuerza impulsora detrás del procesamiento de facturas.

procesamiento manual de facturas versus procesamiento automatizado de facturas

Procesamiento de facturas manual versus automatizado

El procesamiento manual de facturas es un enfoque propenso a errores y lento que no es muy eficiente, por decir lo menos. Implica recibir facturas en papel de los proveedores, realizar la entrada manual de datos en el sistema de contabilidad, cotejarlos con las órdenes de compra para tolerancias, escanear para agregarlos al sistema de archivo y enviarlos para su aprobación. Posteriormente, cada factura se agrega al ERP de forma manual.

Una vez que se completan todos estos pasos, se procesa el pago. Ese es un proceso manual largo que consume mucho tiempo del personal y cuesta dinero. 51% de las empresas dicen que los datos manuales les causan la mayoría de los problemas en el procesamiento de facturas.

Las empresas necesitan extraer rápidamente la información relevante de las facturas, disponible en un formato no estructurado, para procesar, validar, almacenar y aprobar pagos en tiempo real.

Y ahí es donde entra en juego el procesamiento automatizado de facturas. Automatiza todo el proceso de recibir una factura, extraer información de ella y agregarla a su sistema ERP.

Mejora significativamente el tiempo de procesamiento de pagos, minimiza los errores y ayuda a las empresas a aprovechar los descuentos por pago anticipado y evitar cargos por pagos atrasados.

Echemos un vistazo más de cerca a algunos de los beneficios clave que trae a la mesa.

 

beneficios del procesamiento automatizado de facturas

Beneficios del procesamiento automatizado de facturas

Ahorro de tiempo y dinero

El software de procesamiento de facturas automatizado minimiza el riesgo de que falten facturas. Evitan que las empresas se atrasen en los pagos, lo que genera multas y relaciones tensas con los proveedores. Realizar pagos precisos y oportunos también ayuda a las empresas a obtener tasas de descuento y condiciones crediticias favorables, lo que contribuye a un flujo de caja positivo.

Precisión de datos mejorada

El error humano es inevitable cuando se procesan facturas manualmente. Puede conducir fácilmente a descuentos perdidos, pagos duplicados y pagos en exceso. Por otro lado, el uso de una tecnología de captura de datos inteligente impulsada por IA minimiza las posibilidades de errores humanos a prácticamente ninguno.

Aumento de la productividad

Examinar facturas, identificar errores, validar su contenido y obtener aprobaciones de pago son actividades que consumen muchos recursos. La automatización del procesamiento de facturas elimina la necesidad de realizar estas tareas manualmente, lo que permite a los empleados concentrarse en trabajos más críticos y ser más productivos.

Mayor moral de los empleados

El procesamiento manual de facturas no solo requiere mucho tiempo, sino que también es una actividad engorrosa y repetitiva. Permitir que las soluciones de extracción de datos de IA se hagan cargo permite a los empleados centrarse en un trabajo más atractivo y de mayor valor eso mejoraría su moral.

Mejora de las relaciones con los proveedores

La automatización simplifica y agiliza la gestión de facturas de proveedores, facilitando los pagos oportunos y el manejo eficiente de disputas. Mantener buenas relaciones de trabajo con los proveedores es muy útil: ayuda a las empresas a obtener servicios más rápidos y negociar mejores condiciones, entre otros beneficios.

Y hay un montón de ventajas de la automatización del flujo de trabajo de facturas, que incluyen auditoría mejorada y cumplimiento normativo, posibilidades reducidas de fraude y más.

Así es como funciona

Algunos de los pasos para configurar un flujo de trabajo de procesamiento de facturas automatizado son:

  1. Selección de una fuente de archivo. Aquí es donde se almacenan las facturas entrantes.
  2. Generación de una plantilla de extracción. También puede configurar reglas de calidad de datos para garantizar la coherencia dentro de los datos.
  3. Exportación de los datos extraídos a un destino para su aprobación.

Es tan simple como eso.

Un software de procesamiento de facturas automatizado puede aprovechar las tecnologías de inteligencia artificial, como el procesamiento del lenguaje natural y el aprendizaje automático, para capturar fácilmente campos importantes, incluida la descripción del producto o servicio, la cantidad, el precio, la información fiscal, las condiciones de pago y más.

Procesamiento inteligente de documentos El software requiere una mínima supervisión humana. Las soluciones modernas de automatización de facturas permiten a los usuarios crear reglas de validación predefinidas para gestionar anomalías, errores y campos faltantes. Los datos validados van a la solución de contabilidad o planificación de recursos empresariales para la aprobación de pagos y el mantenimiento de registros.

Desde facturas escaneadas en PDF hasta facturas electrónicas enviadas a través de Intercambio electrónico de datos, una solución automatizada procesa todas las facturas provenientes de diferentes fuentes con precisión y rapidez. Este enfoque agiliza el proceso de cuentas por pagar, lo que permite a las empresas beneficiarse de la eficiencia de bajo costo y maximizar la productividad.

Astera ReportMiner: solución avanzada de extracción de datos para automatizar el procesamiento de facturas

Astera ReportMiner es una solución de extracción de facturas de extremo a extremo que puede transformar un gran volumen de datos no estructurados en información significativa. Con nuestra plataforma automatizada y sin código, puede crear automáticamente plantillas de extracción para extraer datos de las facturas.

Las nuevas capacidades de extracción de datos impulsadas por IA de nuestra solución han hecho las cosas más fáciles que nunca. Así es como puede automatizar el procesamiento de facturas en tres pasos:

  1. Para utilizar el Astera característica de North Star, deberá crear un nuevo proyecto a partir de Proyecto> Nuevo > Integración proyecto o abrir un existente proyecto en Astera ReportMiner.Extracción de datos automatizada Paso 1: iniciar un proyecto
  2. A continuación, haga clic con el botón derecho en la carpeta de archivos de origen en el explorador de proyectos y seleccione Extracción de datos impulsada por IA > Crear automáticamente modelos de informes usando Astera Estrella del Norte.Paso 2 de extracción de datos automatizada: creación automática de modelos de informe
  3. Ahora que se han creado los modelos de informe, están listos para usarse para la extracción de datos.Extracción de datos automatizada Paso 3: exportar las plantillas extraídas

¡Es así de simple! apalancamiento Astera ReportMiner, Captura automática tecnología, puede extraer datos de facturas en PDF en cuestión de segundos. Además, la función de programación de trabajos facilitará la automatización de las cuentas por pagar. Cada vez que llega una nueva factura del proveedor, la solución extrae automáticamente los datos y los envía a su destino preferido.

TAMBIÉN LEÍDO: Este departamento gubernamental reduce el tiempo de extracción de datos de facturas de horas a menos de un minuto

Automatice el procesamiento de facturas con IA

El procesamiento automatizado de facturas ayuda a los departamentos de contabilidad y finanzas a aumentar la eficiencia y el tiempo de procesamiento de datos. Reduce la intervención manual, minimiza los errores y elimina el enrutamiento innecesario, lo que reduce significativamente el tiempo de procesamiento de facturas.

La automatización de cuentas por pagar a través de un moderno software de procesamiento de facturas permite a los empleados cambiar su enfoque hacia actividades de mayor valor agregado. Además, la gestión eficiente de facturas de proveedores ayuda a las empresas a mantener una buena relación con sus proveedores, lo que conduce a mejores resultados comerciales.

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