
Procesamiento automatizado de facturas: qué es, por qué es importante y cómo empezar
¿Siente que su proceso de cuentas por pagar está estancado en la Edad de Piedra? No es el único. Para muchas empresas, gestionar manualmente las facturas significa ahogarse en pilas de papeleo, buscar aprobaciones y corregir errores costosos. Es una tarea que requiere mucho tiempo y puede provocar que no se cumplan los plazos de pago, lo que perjudica las relaciones con los proveedores. Pero existe una forma mejor de gestionar los flujos de trabajo de facturación: procesamiento automatizado de facturasLa automatización del procesamiento de facturas agiliza su flujo de trabajo, lo que le permite ahorrar tiempo, dinero y tranquilidad.
¿Qué es el procesamiento automatizado de facturas?
El procesamiento automatizado de facturas es el manejo automático de varias facturas mediante software y tecnología. Automatiza extracción de datos de factura y varias otras tareas que comprenden los flujos de trabajo de gestión de facturas y cuentas por pagar, como la carga de datos en su ERP o software de contabilidad.
Piense en el procesamiento automatizado de facturas como su asistente personal para gestionar facturas, solo que más rápido, más preciso y con una eficiencia incansable. Mediante el uso de tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la inteligencia artificial (IA), un sistema de procesamiento automatizado de facturas puede capturar datos de facturas, validarlos con registros existentes, compararlos con órdenes de compra y enviarlos para su aprobación, todo ello sin intervención manual.
¿El resultado? No más pagos atrasados, facturas extraviadas o interminables intercambios de correos electrónicos.
Por qué es importante el procesamiento automatizado de facturas
El procesamiento automatizado de facturas aborda ineficiencias y desafíos críticos inherentes a la gestión manual de facturas, lo que lo convierte en una necesidad para las empresas modernas.
Los métodos tradicionales se basan en la entrada manual de datos, flujos de trabajo basados en papel y sistemas fragmentados, lo que genera demoras y errores, lo que aumenta los costos operativos, que ya son elevados. Según un estudio, 51% de las empresas Dicen que los datos manuales son los que más problemas les causan a la hora de procesar facturas. Estos desafíos se amplifican a medida que las empresas crecen, lo que genera cuellos de botella que interrumpen las operaciones financieras.
Por el contrario, el procesamiento automatizado de facturas transforma esta tarea, que tradicionalmente demandaba mucho tiempo y era propensa a errores, en un proceso más ágil y confiable al automatizar la captura de datos, eliminar cuellos de botella, reducir errores y mejorar la visibilidad. Estas ventajas lo convierten en una herramienta esencial para las empresas que buscan ahorrar tiempo y dinero, al mismo tiempo que modernizan y preparan sus operaciones financieras para el futuro.
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Descargue su prueba gratuita de 14 díasAquí hay más razones por las que el procesamiento automatizado de facturas es importante:
Escalabilidad bajo demanda
Las empresas que manejan manualmente cientos o miles de facturas en papel tienen dificultades para crecer durante los períodos pico. Los sistemas de automatización del procesamiento de facturas se adaptan fácilmente a volúmenes crecientes sin comprometer la eficiencia, lo que los hace ideales para las empresas que planean expandirse.
Relaciones mejoradas con los proveedores
Las demoras en el procesamiento manual pueden generar pagos atrasados, lo que tensa las relaciones con los proveedores. Con el procesamiento automatizado de facturas, puede realizar los pagos de manera oportuna y eliminar las demoras, lo que fortalece la confianza y fomenta mejores relaciones.
Cumplimiento y preparación para auditorías
El seguimiento y la organización manual de las facturas pueden generar registros incompletos o riesgos de incumplimiento. Los sistemas automatizados mantienen un registro de auditoría claro, lo que facilita el cumplimiento de las regulaciones y la preparación para las auditorías.
Mejor gestión del flujo de caja
La automatización del procesamiento de facturas brinda visibilidad en tiempo real del estado de las facturas y del flujo de efectivo. A diferencia de los procesos manuales, en los que el seguimiento de los pagos pendientes puede resultar engorroso, los sistemas automatizados permiten a las empresas prever las necesidades de efectivo con precisión y evitar sorpresas financieras.
¿Cómo funciona el procesamiento automatizado de facturas?
La automatización del procesamiento de facturas generalmente se divide en varias etapas clave, cada una diseñada para reemplazar tareas manuales con flujos de trabajo automatizados:
Captura de facturas
Las facturas, ya sea recibidas como documentos en papel, correos electrónicos o archivos digitales (por ejemplo, PDF), se incorporan al sistema. Tecnología de escaneo de facturas y la integración del correo electrónico garantizan que todas las facturas estén centralizadas en una sola ubicación.
Extracción de datos
Tecnologías como OCR y procesamiento inteligente de documentos (IDP) Extraiga automáticamente información clave de la factura, como el número de factura, los detalles del proveedor, los artículos de línea, los montos y las fechas de vencimiento. Avanzado software de procesamiento de facturas utiliza el aprendizaje automático para mejorar la precisión, incluso con diferentes formatos y diseños.
Lea más sobre Las diferencias entre OCR y IDP.
Validación
El sistema valida automáticamente los datos extraídos comparándolos con documentos relevantes, como órdenes de compra, contratos o registros de proveedores. Por ejemplo, garantiza que los montos coincidan con los términos acordados y señala las discrepancias para su revisión.
Flujo de trabajo de aprobación
Las reglas predefinidas envían las facturas al personal adecuado para su aprobación. Por ejemplo, las facturas que superan un determinado umbral pueden requerir la aprobación de su gerente, mientras que las facturas de importes inferiores pueden aprobarse automáticamente. Las notificaciones y los recordatorios automáticos ayudan a evitar demoras.
Integración con los sistemas financieros.
Una vez aprobadas, los datos de la factura se transfieren sin problemas al ERP o al sistema de contabilidad, lo que garantiza que los cronogramas de pago y los registros financieros se actualicen sin necesidad de ingresarlos manualmente.
Procesamiento de pagos
El sistema programa los pagos según los plazos, lo que garantiza que los proveedores reciban el pago a tiempo. También puede generar y almacenar confirmaciones de pago, lo que agiliza aún más las operaciones financieras.
Mantenimiento de registros y presentación de informes
Los sistemas automatizados almacenan todas las facturas y datos relacionados en un repositorio centralizado y con capacidad de búsqueda, lo que hace que el mantenimiento de registros y la generación de informes sean más sencillos y brindan información en tiempo real sobre el flujo de caja y los pasivos pendientes.
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Descargue su prueba gratuita de 14 díasImplementación del procesamiento automatizado de facturas
La transición de un procedimiento manual a un flujo de trabajo de procesamiento de facturas totalmente automatizado requiere una planificación exhaustiva y una comprensión clara de los desafíos y las ineficiencias de su sistema actual.
También debe evaluar necesidades específicas, como la integración con sistemas ERP existentes o la adaptación a distintos formatos de factura.
Mapee su flujo de trabajo actual
Comience por identificar los obstáculos en su proceso de facturación actual. ¿Las aprobaciones tardan demasiado? ¿Los errores son un problema frecuente? Mapear su flujo de trabajo le ayudará a identificar dónde la automatización de facturas puede tener el mayor impacto.
Conseguir la aceptación del equipo
El apoyo de su equipo es fundamental en esta transición. Muéstreles cómo la automatización de facturas facilitará su trabajo: menos tareas repetitivas, aprobaciones más rápidas y más tiempo para realizar trabajos importantes. Aborde las inquietudes desde el principio para facilitar la transición.
Empiece con poco y luego escale
Comience con un proyecto piloto, automatizando un único flujo de trabajo, como la extracción de datos de facturas. Una vez que haya eliminado los obstáculos y haya visto los resultados, amplíe la automatización a todo el proceso de cuentas por pagar.
Recuerde que esta transición no se limita a implementar tecnología, sino también a alinear sus flujos de trabajo, abordar la posible resistencia al cambio y garantizar que la solución se adapte perfectamente a la estrategia financiera más amplia de su organización.
Llevando la automatización del procesamiento de facturas al siguiente nivel
La integración de la IA es la forma de ir más allá de la simple automatización e incorporar sistemas inteligentes que se mejoran a sí mismos y que son capaces de gestionar flujos de trabajo de facturación complejos, adaptarse a nuevos formatos y diseños de facturas y proporcionar información más detallada. Mientras que la automatización del procesamiento de facturas tradicional se centra en reglas y procesos predefinidos, la IA la mejora con capacidades avanzadas como el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural (PLN) y el análisis predictivo.
Mayor precisión aún
Procesamiento de facturas con IA Utilizan modelos de aprendizaje automático para extraer datos de facturas con gran precisión, incluso de formatos no estructurados o complejos. Estos sistemas se adaptan a distintos diseños, aprenden de errores anteriores y mejoran con el tiempo, reduciendo al mínimo la intervención manual.
Integración con otras herramientas de IA
La conexión de su sistema de procesamiento de facturas con tecnologías complementarias impulsadas por IA mejora aún más su funcionalidad y la experiencia del usuario. Por ejemplo, si bien su sistema de procesamiento de facturas maneja tareas específicas, la integración con soluciones de procesamiento de facturas más amplias permite un procesamiento optimizado de documentos relacionados, como órdenes de compra, contratos o recibos.
Optimización del flujo de trabajo dinámico
La IA analiza los patrones de procesamiento de facturas para optimizar los flujos de trabajo. Puede utilizarla para identificar cuellos de botella o predecir qué facturas es probable que requieran una revisión manual, lo que le permitirá asignar recursos de manera más eficaz.
Detección proactiva de fraude
Detectar anomalías o patrones que indiquen facturas fraudulentas se vuelve más sencillo cuando integras IA en tus sistemas de procesamiento de facturas. La IA agrega una capa adicional de seguridad al proceso al analizar datos históricos e identificar comportamientos inusuales de los proveedores, como discrepancias en los montos.
Caso práctico: Cómo GaP Solutions procesa facturas en tres minutos
GaP Solutions, un proveedor australiano líder de soluciones de software y hardware personalizados para el comercio minorista, se enfrentó a un gran desafío en el procesamiento de facturas. Con alrededor de 3,000 facturas en diversos formatos que llegaban de los proveedores cada mes, el proceso de ingreso manual de datos consumía mucho tiempo y era propenso a errores. Los empleados tenían que extraer manualmente datos no estructurados de cada factura, un proceso que podía llevar hasta 24 horas para una sola factura. Este engorroso flujo de trabajo no solo retrasaba la elaboración de informes y el procesamiento de pagos, sino que también perjudicaba la eficiencia en toda la empresa.
Para superar estos desafíos, GaP Solutions buscó una solución para automatizar la extracción y el procesamiento de datos de facturas, garantizando la precisión y reduciendo el tiempo de procesamiento. Después de evaluar múltiples herramientas de gestión de datos, seleccionaron Astera por su capacidad de gestionar flujos de trabajo complejos de extracción de datos e integrarse perfectamente con sistemas de almacenamiento en la nube.
AsteraLa tecnología de extracción de datos no estructurados de GaP resultó ser un punto de inflexión para GaP. El sistema identificó automáticamente los campos clave de las facturas, como el ID de la factura, el nombre del proveedor y el costo total, y los transformó en un formato estructurado para facilitar su procesamiento. La automatización permitió a GaP reducir el tiempo de procesamiento de facturas de 24 horas a solo tres minutos.
Automatice el procesamiento de facturas con AsteraLa plataforma inteligente de
AsteraPlataforma de procesamiento inteligente de documentos Aborda los principales problemas de los flujos de trabajo de facturación tradicionales, que se enfrentan a problemas de ineficiencia, errores humanos y escalabilidad. Gracias a las funciones inteligentes, como OCR e IDP, integradas en el software, extrae y valida los datos de las facturas con gran precisión, lo que garantiza la coherencia en todos los formatos y elimina la necesidad de introducir los datos manualmente.
Astera También se integra perfectamente con sus sistemas ERP y de contabilidad, lo que permite una sincronización sencilla de los datos financieros y le brinda una ventaja estratégica en la gestión de sus operaciones financieras. Es una forma más ágil y confiable de procesar varias facturas, extraer y validar los datos de las facturas y enviarlas para su aprobación de pago sin tener que revisarlas manualmente.
¿Está listo para automatizar su flujo de trabajo de procesamiento de facturas? Contáctanos hoy mismo. Alternativamente, puede descargar una prueba gratuita de 14 días para ver si se ajusta a tus necesidades.