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Cómo automatizar el procesamiento de órdenes de compra

Ammar Alí

Gestor de Contenidos

16 de abril de 2024

En el entorno empresarial acelerado de hoy en día, un sistema de procesamiento de órdenes de compra (PO) eficiente es parte integral de un ciclo de ventas óptimo. Cuanto más rápido una empresa pueda procesar las órdenes de compra, más pronto podrá preparar las solicitudes de pago de facturas para garantizar un proceso de compra más rápido y una mejor gestión del flujo de efectivo.

La mayoría de las empresas reciben órdenes de compra de bienes o servicios a través de archivos adjuntos de correo electrónico. Los archivos vienen principalmente en formato PDF digitalizado o escaneado, por lo que extraer datos relevantes como descripciones de artículos, cantidad, calidad y otros detalles puede ser complicado y llevar mucho tiempo.

En este blog, profundizaremos en el proceso de órdenes de compra y veremos cómo la automatización del procesamiento de órdenes de compra puede ayudar a los miembros del equipo en cualquier negocio a capturar datos de archivos PDF sin problemas.

Los fundamentos del proceso de orden de compra

Una orden de compra (PO) es un documento legalmente vinculante iniciado por un comprador para solicitar bienes o servicios de un proveedor. Sirve como una confirmación por escrito de la intención de compra del comprador y describe los detalles específicos de la transacción, incluidas las descripciones de los artículos, las cantidades, los precios acordados, las fechas de entrega y las condiciones de pago.

El proceso de órdenes de compra comprende una serie de acciones que realizan las empresas para iniciar, autorizar, verificar, manejar y monitorear las órdenes de compra, desde la identificación de un requerimiento hasta el punto de entrega o venta.

El flujo de proceso de la orden de compra

El proceso de órdenes de compra involucra múltiples etapas, todas destinadas a garantizar el procesamiento eficiente de las órdenes de compra dentro de los plazos especificados. Entendamos el flujo del proceso de orden de compra con un ejemplo:

Solicitud y Aprobación

El departamento de adquisiciones de ABC Electronics identifica la necesidad de 100 unidades de un componente electrónico específico. El departamento prepara una solicitud de compra, detallando el artículo, la cantidad y cualquier requisito específico. Luego, el gerente del departamento revisa la solicitud y la aprueba, asegurándose de que se alinee con el presupuesto de la empresa y las políticas de adquisiciones.

Selección del vendedor

El equipo de compras investiga proveedores potenciales para el componente electrónico. Evalúan factores como la calidad, el precio, los plazos de entrega y la reputación del proveedor. Después de una cuidadosa consideración, eligen al proveedor X en función de los precios competitivos, la confiabilidad y los comentarios positivos de los clientes.

Creación de órdenes de compra

Utilizando la información del proveedor elegido, ABC Electronics genera una orden de compra. El documento incluye la descripción del componente, la cantidad (100 unidades), el precio unitario, el costo total, la fecha de entrega solicitada y las instrucciones de envío específicas. La orden de compra también describe los términos y condiciones acordados, como los términos de pago y cualquier requisito de garantía.

Confirmación del pedido

El proveedor X recibe la orden de compra de ABC Electronics. Revisan los detalles para garantizar la precisión y la viabilidad. Después de confirmar la disponibilidad del componente electrónico, envían una confirmación de pedido a ABC Electronics, declarando su aceptación de la orden de compra y reiterando los términos acordados.

Entrega de los productos

El proveedor X prepara las 100 unidades del componente electrónico de acuerdo con las especificaciones descritas en la orden de compra. Empaquetan los artículos de forma segura y organizan el envío a la ubicación designada de ABC Electronics dentro del plazo acordado.

Recepción e Inspección

En el momento de la entrega, ABC Electronics recibe el paquete y realiza una inspección minuciosa. Verifican que la cantidad recibida coincida con la orden de compra, examinan la calidad de los componentes y comprueban si hay daños o discrepancias. Si todo cumple con sus requisitos, continúan con el siguiente paso. Sin embargo, si se identifica algún problema, ABC Electronics se comunica de inmediato con el Proveedor X para abordar y resolver los problemas.

Facturación y Pago

El proveedor X genera una factura por las 100 unidades del componente electrónico en función del precio unitario acordado. La factura hace referencia al número de orden de compra correspondiente. ABC Electronics revisa la factura, la compara con los bienes recibidos e inicia el proceso de pago. El pago se realiza dentro de los plazos de pago acordados, lo que garantiza una liquidación oportuna y precisa.

Limitaciones de los sistemas de proceso de órdenes de compra manuales

Un proceso de orden de compra estandarizado es esencial para una adquisición efectiva. Sin embargo, depender de sistemas manuales puede presentar numerosos desafíos, entre ellos:

  1. Error humano: la entrada manual de datos aumenta el riesgo de errores humanos, como errores tipográficos, errores de comunicación o cálculos incorrectos, lo que genera demoras en la entrega, discrepancias financieras y relaciones tensas con los proveedores.
  2. Ineficiencia: el seguimiento, la gestión y el procesamiento de múltiples órdenes de compra pueden ser abrumadores, lo que genera ineficiencias y oportunidades perdidas.
  3. Falta de visibilidad: la falta de visibilidad en tiempo real dificulta el seguimiento de los pedidos, el control de los niveles de inventario y la toma de decisiones comerciales informadas con prontitud.
  4. Riesgos de cumplimiento: los procesos manuales son propensos a riesgos de cumplimiento, como el incumplimiento de las políticas de adquisición, documentación inadecuada o posibles actividades fraudulentas.

La solución: procesamiento automatizado de órdenes de compra

 

Las órdenes de compra difieren en cuanto a su diseño y disposición. Aunque todas las órdenes de compra describen la misma información, como el número de orden de compra, la información del proveedor, los detalles de la orden, las condiciones de pago, la fecha de entrega, etc., cada empresa usa una plantilla diferente, lo que dificulta que las máquinas capturen los datos.

Para una prueba visual, simplemente abra una hoja de cálculo y busque "orden de compra". Encontrará una variedad de plantillas que se pueden editar y personalizar para incluir elementos específicos para sus necesidades.

Un producto o servicio de extracción de datos automatizado permite a las empresas capturar los conjuntos de datos relevantes y evaluar los tipos de extracción de datos para diferentes tipos de órdenes de compra sin intervención manual.

Al aprovechar una solución automatizada, las empresas pueden diseñar un flujo de documentos de orden de compra fluido, donde los datos no estructurados se capturan, transforman, validan y almacenan en una base de datos como datos estructurados.

¿Cómo Funciona?

etapas de extracción de datos

 

  • Importar: Los sistemas de origen, como los documentos de órdenes de compra, normalmente disponibles en formato PDF, se importan desde un origen definido, que puede ser una carpeta o un servidor de correo electrónico.
  • Extracto: Los campos de datos importantes se capturan a través del procesamiento inteligente de documentos y se convierten en un formato estructurado.
  • Verificar: Se aplican reglas de validación de datos predefinidas para identificar campos inexactos o faltantes para garantizar datos precisos y de alta calidad.
  • Exportar: El extraído, la información transformada y validada se carga en un destino objetivo, generalmente un almacén de datos o un sistema ERP, para generar informes y análisis en tiempo real.

Principales beneficios del procesamiento automatizado de órdenes de compra

La automatización del procesamiento de órdenes de compra permite a las empresas gestionar las solicitudes de pedidos de diferentes proveedores y administrar sin problemas las principales cuentas que proporcionan negocios regulares. A diferencia del procesamiento manual de órdenes de compra, ofrece varios beneficios clave, como:

Mayor Eficiencia

Al eliminar las intervenciones manuales, los equipos de finanzas pueden procesar las órdenes de compra más rápido. La automatización y la extracción incremental ahorra valiosas horas de trabajo que, de lo contrario, se pueden utilizar en otras actividades de alto valor para brindar una experiencia de cliente más rica.

Por ejemplo, Corporación Ciena, un proveedor global de telecomunicaciones, comenzó a utilizar una solución automatizada para extraer datos clave de las órdenes de compra. Al pasar de la entrada manual de datos a una solución automatizada, la empresa aceleró el procesamiento de transacciones de órdenes de venta en 15 veces.

Ahorro en Costos

El procesamiento más rápido de órdenes de compra ofrece mayores ahorros de costos. La automatización elimina la necesidad de la ineficiente extracción manual de datos de órdenes de compra, donde los usuarios comerciales deben ingresar a mano los detalles de la orden de compra en el sistema ERP.

La IA avanzada puede identificar rápidamente campos clave e importar todos los datos relevantes en canalizaciones de datos. Esto reduce varios veces los costos de transacción, especialmente cuando se procesan grandes volúmenes de archivos.

Mejor calidad de datos

Para datos transaccionales como los de las órdenes de compra, la alta calidad de los datos es primordial para garantizar un proceso de aprobación sin problemas. Eliminar la intervención humana también elimina la posibilidad de errores humanos, como información mal escrita y errores de transposición (p. ej., 18 frente a 81).

Por lo tanto, los datos extraídos son muy precisos, lo que ayuda a evitar posibles retrasos en la generación de solicitudes de compra, mejorando así el ciclo de ventas. Los usuarios comerciales también pueden agregar reglas de validación predefinidas para garantizar la máxima relevancia de los datos.

3 señales de que necesita una solución de procesamiento de órdenes de compra de automatización

Aquí hay algunas señales de que debe considerar reemplazar el procesamiento manual de órdenes de compra con un software de compras que automatice su solución:

  • Su empresa dedica demasiado tiempo a buscar información: A sus administradores de cuentas les resulta difícil conciliar el inventario y las facturas cuando no tienen acceso oportuno a la información de la orden de compra.
  • Los registros de órdenes de compra contienen detalles inexactos o faltantes: Los registros de pedidos de compra inexactos dan como resultado pedidos perdidos o incorrectos, lo que está perjudicando su reputación y sus resultados.
  • Sus empleados pasan la mayor parte de su tiempo en la entrada manual de datos: Sus empleados dedican la mayor parte del día a tareas tediosas y repetitivas de ingreso de datos.

Cómo elegir la solución de procesamiento de órdenes de compra adecuada

Una vez que haya determinado que necesita automatizar el procesamiento de órdenes de compra, es hora de encontrar la solución adecuada. Una solución de automatización de órdenes de compra debe:

  • Tenga capacidades avanzadas de OCR e IA que pueden extraer datos de imágenes escaneadas y múltiples plantillas sin intervención manual.
  • Ofrezca funcionalidades como transformaciones de datos y configuración de flujo de trabajo para orquestar los diversos procesos de extracción de datos en su sistema.
  • Sea escalable para satisfacer las crecientes necesidades de su negocio. Idealmente, debe elegir un software que no tenga código y sea compatible con la implementación local y en la nube.
  • Tenga capacidades de validación de datos para identificar campos en blanco, valores faltantes y errores tipográficos para garantizar la precisión de los datos.
  • Integre con sus módulos comerciales existentes, como servidores de correo electrónico y sistemas ERP, para facilitar la extracción de datos sin problemas de múltiples fuentes de datos.

Por ejemplo, además de la extracción de datos de las órdenes de compra, una herramienta de extracción de datos automatizada puede permitirle crear una canalización de datos para limpiar y enriquecer aún más los datos extraídos antes de cargarlos en su almacén de datos o sistema ERP basado en la nube.

Automatice el procesamiento de órdenes de compra con Astera ReportMiner

Extraer datos usando Astera ReportMiner

Astera ReportMiner es una plataforma de extracción de datos de nivel empresarial impulsada por IA que puede ayudarlo a procesar grandes volúmenes de órdenes de compra sin problemas. La solución de código cero combina el poder de un motor ETL de nivel empresarial y algoritmos de inteligencia artificial para permitir que los usuarios comerciales procesen documentos comerciales complejos disponibles en diferentes tipos de archivos y formatos.

Con nuestra solución de automatización de extracción de datos, puede crear reglas de calidad de datos personalizadas y validar la información extraída para garantizar la máxima precisión para grandes cantidades de datos. Además, puede diseñar flujos de trabajo para tareas de extracción repetitivas y programar trabajos para que se ejecuten en intervalos específicos.

¿Te gustaría experimentar el poder de Astera ReportMiner? Póngase en contacto con nuestro equipo para programar una demostración gratuita, donde nuestro equipo técnico responderá todas sus preguntas. También ofrecemos un prueba gratuita de 14 días., así que pruebe nuestra solución de administración de datos de nivel empresarial y vea si es la adecuada para su organización.

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