¿Qué es un documento EDI? Tipos, ventajas y características

¿Qué es un documento EDI? 

"Un documento EDI es un mensaje electrónico estructurado que se adhiere a reglas de formato específicas definidas por un Norma EDI“Está compuesto por elementos de datos, segmentos y sobres que trabajan juntos para transmitir información de manera eficiente y precisa”.

¿Qué es un elemento de datos?

Los elementos de datos son los componentes básicos de los documentos EDI. Representan información individual dentro de un conjunto de transacciones, como ciudad, estado, país, número de artículo, cantidad, y Precio.

Cada elemento de datos se define por su tipo de datos, que especifica si es numérico, alfanumérico, una fecha o una hora. Además, la definición incluye detalles como los requisitos de longitud mínima y máxima y los valores de código aplicables.

Por ejemplo, al utilizar un elemento de datos de costo unitario, es esencial incluir un elemento de código de moneda correspondiente (p. ej., dólares estadounidenses o euros) para indicar la moneda específica que se está utilizando. 

¿Qué es un segmento? 

“Un segmento es una colección de elementos de datos relacionados en un conjunto de transacciones EDI, como una sección dentro de un formulario”.  

Por ejemplo, encontrará diferentes secciones para detalles de artículos, información de envío y dirección de facturación en una orden de compra, ilustradas en el diagrama a continuación. Cada sección (Aquí tenemos cuatro secciones) representa un segmento en EDI.

Cuando se utiliza el Estándar ANSI, una orden de compra anterior podría incluir los siguientes segmentos:

• S T: Identificador de segmento, que indica el inicio del conjunto de transacciones. 

• MENDIGAR: Inicio del mensaje, proporcionando detalles sobre la transacción. 

• N1: Nombre, definiendo las partes involucradas en la transacción 

Cada segmento comienza con un identificador de segmento, seguido de elementos de datos separados por un delimitador específico (por ejemplo, un asterisco (*) en ANSI). Este formato estructurado garantiza que las computadoras puedan interpretar y procesar fácilmente los documentos EDI.

ST * 850 * 1001	ST, para indicar el inicio de un conjunto de transacciones, en este caso, la orden de compra 850
RAZÓN*00*SA*4768*65*20120930	BEG, para indicar el comienzo del PO, específicamente	(1)
Compañía N1*SO*ABC	N1, un segmento de nombre	(2)
N3*123 Calle principal	N3, para proporcionar la dirección de la calle
N4*Fairview*CA*94168	N4, para proporcionar ciudad/estado/código postal
PO1*1*100*EA*27.65**VN*331896-42	PO1, para proporcionar detalles de las partidas	(3)
CTT * 1 * 100	CTT, para proporcionar datos resumidos para la OC	(4)
SE * 8 * 1001	SE, para indicar el final del PO

Una vez que todos los segmentos se han reunido en el orden correcto, forman un documento electrónico completo, conocido como conjunto de transacciones. Para preparar estos conjuntos de transacciones para su transmisión a los socios comerciales, deben incluirse en sobres.

¿Qué son los sobres en EDI? 

Los documentos EDI utilizan un sistema de sobres para organizar y transmitir conjuntos de transacciones. De la misma manera que los documentos físicos se colocan en sobres para su envío por correo, los usuarios estructuran los documentos EDI utilizando tres tipos de sobres:

• Sobre del mensaje: Este sobre contiene un único conjunto de transacciones, como una orden de compra o una factura.

• Sobre grupal: Un sobre de grupo puede contener varios conjuntos de transacciones del mismo tipo. Por ejemplo, los remitentes pueden agrupar varias órdenes de compra dentro de un único sobre de grupo. Aunque es opcional en EDIFACTO, la envolvente de grupo es obligatoria en las normas ANSI.

• Sobre de intercambio: Incluye todos los sobres grupales que se envían de un remitente a un receptor.

Utilicemos el estándar EDIFACT como ejemplo para ilustrar la estructura de los sobres EDI. Los sobres de transacción, grupo e intercambio son los tres niveles principales que rodean a un mensaje EDI.

• Sobre de transacción: Este nivel contiene una sola transacción o documento comercial (por ejemplo, una orden de compra). Comienza con el segmento UNH y termina con el segmento UNT.

• Sobre grupal: Este nivel abarca múltiples transacciones relacionadas dentro de un solo grupo. Comienza con el segmento UNG y termina con el segmento UNE.

• Sobre de intercambio: Este es el nivel más externo que encierra todo el mensaje EDI. Comienza con los segmentos UNA/UNB y termina con el segmento UNZ.

El diagrama a continuación representa visualmente estos tres niveles que rodean una única orden de compra EDI.

 

Tipos de documentos EDI

Existen cientos de tipos de documentos EDI, cada uno de los cuales cumple una función específica en las transacciones comerciales. Estos tipos cubren diversas funciones, desde órdenes de compra y facturas hasta avisos de envío y transferencias electrónicas de fondos.

La cantidad exacta de tipos de documentos EDI puede variar según los estándares específicos de la industria y las necesidades comerciales cambiantes.

Sin embargo, algunos de los tipos más comunes incluyen:

EDI 810 – Factura

El EDI 810 El documento es una contrapartida electrónica de la factura tradicional en papel. Sigue los formatos estándar EDI como X12, ANSI y EDIFACT. Este documento, enviado por el proveedor, informa al comprador sobre los detalles de la compra, incluidos los precios y las cantidades entregadas. También contiene los términos y condiciones de pago especificados por el comprador.

EDI 812 – Ajuste de crédito/débito

El documento EDI 812 es la versión electrónica de un ajuste de crédito/débito en papel. El uso de formatos como X12, ANSI y EDIFACT permite a los socios comerciales transmitir ajustes de crédito o débito a las cuentas de sus proveedores. Estos ajustes pueden modificar una factura existente o presentarse como una transacción individual.

EDI 813 – Presentación Electrónica de Datos de Declaración de Impuestos

El documento EDI 813 replica el proceso de presentación de declaraciones de impuestos de forma electrónica. Se adhiere a los formatos EDI estándar como X12, ANSI y EDIFACT y se utiliza para enviar datos de declaraciones de impuestos a las autoridades fiscales federales, estatales o locales.

EDI 818 - Informe de ventas de comisiones

El EDI 818 Este documento es el equivalente digital de un Informe de ventas por comisión en papel. Utiliza formatos como X12, ANSI y EDIFACT para permitir que un minorista informe a un socio comercial sobre las ventas por comisión y la información salarial. Este documento ayuda al socio comercial a conciliar los pagos de comisiones y mantener registros salariales.

EDI 820: orden de pago/aviso de pago

El EDI 820 Este documento reemplaza la orden de pago o aviso de remesa tradicional en papel. Puede utilizarse para varios fines: para solicitar el pago de un artículo pendiente, para proporcionar detalles de pago al beneficiario o para notificar al beneficiario sobre cualquier ajuste de pago. Tanto el comprador como el proveedor pueden iniciar este documento.

Por lo general, el comprador envía la orden de pago EDI/aviso de remesa después de recibir correctamente un EDI 810 (factura) del vendedor. Suele acompañar al pago de una factura y marca la conclusión del ciclo de vida del pedido.

EDI 829 – Cancelación de pago

El EDI 829 El documento es una solicitud electrónica para cancelar un pago iniciado previamente antes de que se liberen los fondos. Este documento utiliza formatos estándar como X12, ANSI y EDIFACT, lo que facilita la comunicación fluida entre empresas e instituciones financieras.

EDI 832 – Precio/Catálogo de Ventas

El documento EDI 832 replica la versión electrónica de un catálogo de precios/ventas, siguiendo formatos como X12, ANSI y EDIFACT. Este documento permite a los proveedores proporcionar a los socios comerciales datos detallados de los productos para realizar pedidos, lo que ayuda a mantener un catálogo actualizado de bienes o servicios.

EDI 837 - Reclamación de atención médica

El EDI 837 Este documento envía electrónicamente la información de las reclamaciones de atención médica, reemplazando el formulario de reclamación de atención médica en papel. Los proveedores de atención médica lo utilizan para enviar información de facturación y detalles de encuentros con pacientes a los pagadores. Este formato estandarizado, disponible en X12, ANSI, EDIFACT y otros estándares EDI, agiliza el proceso de envío de reclamaciones y reduce los costos administrativos para los proveedores y pagadores.

EDI 840 – Solicitud de Cotización

El EDI 840 El documento es una solicitud electrónica de cotización que sigue formatos como X12, ANSI y EDIFACT. Permite a los compradores solicitar precios, cronogramas de entrega u otra información relevante del vendedor.

EDI 841 – Especificaciones/Información técnica

El EDI 841 El documento es la versión electrónica de un formulario de especificaciones/información técnica. Utiliza formatos estándar como X12, ANSI y EDIFACT para intercambiar especificaciones, detalles técnicos, descripciones de productos y cambios de ingeniería entre socios comerciales.

EDI 846: consulta/consejo de inventario

El EDI 846 El documento es la forma electrónica de una consulta o aviso de inventario. Siguiendo formatos como X12, ANSI y EDIFACT, permite a los fabricantes o proveedores notificar a los socios comerciales sobre el inventario disponible, a menudo destacando los artículos con exceso de existencias que pueden estar disponibles a un precio reducido.

EDI 850 – Orden de compra

El EDI 850 El documento representa la versión digital de una orden de compra en papel. Los formatos EDI estándar, como X12, ANSI y EDIFACT, permiten a los compradores comunicar sus necesidades específicas de artículos, cantidades y precios a los proveedores. El documento también puede incluir instrucciones de envío y condiciones de pago.

EDI 855 - Acuse de recibo de la orden de compra

El EDI 855 El documento es un acuse de recibo electrónico de una orden de compra, que sigue formatos como X12, ANSI y EDIFACT. Enviado por el proveedor, este documento notifica al comprador que su orden de compra se cumplirá según lo solicitado. Detalla los artículos, precios y cantidades y también puede indicar cualquier cambio o problema, como faltantes de existencias o discrepancias en los plazos.

Cuando un vendedor recibe una orden de compra, envía un EDI 855 al comprador, confirmando la recepción y aceptación o indicando cualquier ajuste necesario.

EDI 888 - Mantenimiento de artículos

El EDI 888 El documento proporciona un método electrónico para el mantenimiento de artículos. Los formatos estándar como X12, ANSI y EDIFACT permiten a los fabricantes, proveedores, intermediarios o agentes comunicar información detallada sobre nuevos productos o cambios en las especificaciones de productos existentes.

EDI 997 - Acuse de recibo funcional

El EDI 997 Un documento es un acuse de recibo electrónico de otro documento EDI. Sigue formatos estándar como X12, ANSI y EDIFACT, lo que permite a los socios comerciales confirmar la transmisión exitosa de un documento.

El reconocimiento funcional EDI es una parte esencial del transacción EDI proceso. Por ejemplo, cuando un comprador envía una orden de compra, el proveedor puede responder con un EDI 997, confirmando la recepción e indicando si la orden es aceptada, modificada o rechazada.

Cómo funciona un documento EDI 

El proceso implica principalmente los tres pasos cruciales que se definen a continuación: 

Paso 1: Preparación de los documentos para su transmisión 

El primer paso para enviar un documento EDI implica una preparación exhaustiva, que incluye varias tareas vitales. Uno de los aspectos más críticos es el mapeo de datos, donde los datos del sistema de origen se asignan a los campos correspondientes del documento EDI. El mapeo de datos adecuado es crucial, ya que garantiza la precisión e integridad de la información que se transmite. 

Después de realizar el mapeo de datos, el proceso pasa a la validación de datos. Durante esta fase, se verifica que los datos estén completos y sean precisos, se garantiza que todos los campos obligatorios estén correctamente completados y que la información cumpla con estándares como los establecidos por el Instituto Nacional Estadounidense de Estándares (ANSI).  

La tarea final en este paso es la prueba EDI, que es esencial para confirmar que la organización receptora puede integrar, transmitir y procesar con éxito los datos dentro de sus sistemas. 

Las empresas pueden preparar documentos EDI organizando los datos necesarios mediante diversos métodos, como la introducción manual de datos, la exportación de datos desde hojas de cálculo o bases de datos o el uso de software que genere automáticamente archivos de salida formateados para la traducción EDI.  

Paso 2: Traducir documentos al formato EDI 

Una vez que los documentos están listos, el siguiente paso es traducirlos al formato EDI. Esta traducción es esencial ya que convierte los datos a un formato estandarizado para garantizar que la organización receptora pueda procesarlos sin problemas. El software EDI especializado generalmente se encarga del proceso de traducción, automatizando la conversión e incluyendo funciones para la validación y el procesamiento de datos. compliance cheques. 

Las empresas tienen la opción de gestionar este proceso de traducción internamente mediante su software, lo que puede requerir conocimientos específicos en mapeo de datos para garantizar la correlación correcta entre los datos internos y el formato EDI. Alternativamente, las empresas pueden subcontratar esta tarea a un proveedor externo. Proveedor de servicios EDI, quien se encargará de la traducción y garantizará que los datos cumplan con todos los estándares necesarios antes de enviarlos al socio comercial. 

Paso 3: Transmisión de documentos EDI a socios comerciales 

El paso final en el procesamiento de documentos EDI es la transmisión de los documentos traducidos al socio comercial. Este paso implica establecer un canal de comunicación seguro, que puede realizarse directamente a través de protocolos como AS2 o a través de un proveedor de red EDI. Una vez establecida la conexión, los documentos se empaquetan en un sobre EDI y se transmiten a través de la red. Es fundamental supervisar esta transmisión para garantizar una entrega exitosa y mantener registros precisos. 

Las empresas pueden elegir el método de transmisión en función de sus necesidades específicas y las preferencias de sus socios comerciales. Esto podría implicar conexiones directas, proveedores de red o una combinación de ambos, según el volumen de transacciones previsto y la naturaleza de la asociación. 

Automatización  

Para optimizar aún más las operaciones EDI, las empresas suelen implementar herramientas de automatización. Estas herramientas se encargan de la traducción, el enrutamiento y la validación de los mensajes EDI, lo que garantiza que los datos se integren sin problemas con otros sistemas empresariales. La automatización mejora la eficiencia y la precisión de las transacciones EDI. También garantiza el cumplimiento de las normas pertinentes. protocolos de transferencia de archivos, reduciendo significativamente el esfuerzo manual. 

Conclusión  

La capacidad del EDI para automatizar procesos, garantizar la estandarización de datos e integrarse sin problemas con los sistemas empresariales existentes lo convierte en un recurso invaluable para las empresas que buscan optimizar sus cadenas de suministro y mejorar la productividad general. A medida que las empresas amplían su alcance global y enfrentan presiones competitivas cada vez mayores, la necesidad de soluciones EDI confiables y eficientes se vuelve aún más crítica. 

Astera EDI Connect es una solución de nivel empresarial para el intercambio de datos B2B sin complicaciones. La plataforma unificada y sin código cubre todo el proceso EDI, desde la extracción y traducción de datos hasta la generación y transmisión de acuses de recibo. Su interfaz intuitiva de arrastrar y soltar permite que incluso los usuarios no técnicos personalicen transacciones, segmentos y validaciones con facilidad. 

Astera EDI Connect permite a los usuarios: 

• Crear perfiles detallados de socios comerciales:Defina requisitos de mapeo de datos únicos, verificaciones de validación y conjuntos de transacciones personalizados. 

• Validar archivos: Asegúrese de que todos los archivos entrantes y salientes cumplan con los criterios de validación estándar y personalizados. 

• Procesamiento de documentos y archivos EDI complejos:Maneje archivos de cualquier tamaño y complejidad fácilmente. 

• Definir y automatizar flujos de trabajo:Generar automáticamente reconocimientos técnicos y funcionales al recibir mensajes EDI. 

• Cumplir con los requisitos para ser socio:Intercambie archivos EDI sin problemas mediante AS2, FTP y correo electrónico. 

• Crear transacciones jerárquicas:Utilice una biblioteca de transformaciones integradas para construir transacciones EDI complejas. 

• Corrección de errores en tiempo real:Aborde los errores de mapeo inmediatamente para mantener la precisión y la eficiencia.