El automatizado, Sin código Pila de datos
Aprende cómo Astera Data Stack puede simplificar y agilizar la gestión de datos de su empresa.
¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos?
Avances tecnológicos en inteligencia artificial (AI) han hecho posible que las empresas descubran información significativa de documentos no estructurados de manera más eficiente que nunca. Un número creciente de empresas modernas están adoptando el procesamiento inteligente de documentos (IDP) para transformar datos no estructurados y semiestructurados en información utilizable.
Sin duda es un paso en la dirección correcta. Las empresas deben aprovechar Alimentado por IA herramientas de extracción de datos para procesar documentos de manera eficiente. Es más rápido, más rentable y más escalable.
¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos (IDP)?
Cada documento comercial tiene un patrón, diseño y terminología diferentes. Una factura de proveedor "liquidar la factura dentro de los 30 días"es de otro"el pago vence dentro de un mes”. Incluso los documentos del mismo proveedor pueden diferir en formato y estructura. Todos estos archivos, incluidos contratos, facturas, documentos de arrendamiento y facturas de servicios públicos, contienen datos no estructurados que deben capturarse, estructurarse, limpiarse, clasificarse, validarse y cargarse en un depósito de datos para informes y análisis.
El procesamiento inteligente de documentos es un enfoque impulsado por la tecnología que automatiza el procesamiento de documentos y la extracción de información valiosa. En comparación con extracción de datos de documentos, IDP abarca un conjunto más amplio de capacidades, ya que combina algoritmos de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), inteligencia artificial (AI), procesamiento de lenguaje natural (NLP) y aprendizaje automático (ML) para procesar documentos. También permite que las máquinas comprendan el contenido, el contexto y el significado de los datos en varios documentos, independientemente de su formato o estructura.
¿Por qué es importante el procesamiento inteligente de documentos?
Si bien el manejo de datos estructurados es considerablemente sencillo, procesamiento y análisis de datos no estructurados es laborioso IDP brinda a los usuarios la capacidad de procesar una multitud de tipos de documentos, incluidos PDF, hojas de cálculo y documentos de Word, entre otros. Las plataformas IDP ofrecen una solución poderosa que agiliza la extracción de datos de estos documentos al eliminar la necesidad de cualquier intervención manual. Los datos extraídos, cuando se integran, le permiten tomar decisiones confiables y mejorar la eficiencia empresarial.
Otra razón por la que el procesamiento inteligente de documentos es esencial es que puede ser una parte integral del proceso de transformación digital de su negocio. Al adoptar IDP, pasa de procesos manuales y en papel a flujos de trabajo automatizados. Este cambio le permite aprovechar los beneficios de las tecnologías emergentes e impulsar la innovación en toda su empresa.
¿Cómo funciona el procesamiento inteligente de documentos?
El procesamiento inteligente de documentos aprovecha una Técnica de extracción de datos de IA que identifica similitudes entre datos a través de un criterio predefinido. Los algoritmos ML y NLP identifican conjuntos de datos relevantes y los convierten en datos utilizables. Puede incluir todo, desde nombres y direcciones hasta montos de facturas y perfiles de proveedores.
La tecnología de automatización de procesos robóticos conduce a una mayor flexibilidad y escalabilidad en el procesamiento de documentos, con una intervención manual mínima o nula. Como resultado, las empresas pueden acelerar sus tareas de procesamiento de documentos.
Estos son los pasos clave involucrados en el procesamiento inteligente de documentos:
- Entrada y preprocesamiento de documentos: El proceso comienza con la recepción de documentos, a menudo en varios formatos, como imágenes escaneadas, PDF o documentos electrónicos. Estos documentos se importan a una plataforma o software de procesamiento de documentos inteligente para el preprocesamiento, lo que incluye mejorar la calidad y la legibilidad de los documentos mediante la reducción de ruido y otras técnicas.
- Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): Luego, OCR convierte el texto escaneado o basado en imágenes en texto legible por máquina. El software OCR reconoce los caracteres, palabras y párrafos contenidos en los documentos, lo que permite que el sistema interprete y analice los datos de texto.
- Procesamiento del lenguaje natural (PNL): Los algoritmos de NLP se emplean para comprender el contexto y el significado del texto extraído. Estos algoritmos analizan la estructura, la sintaxis y la gramática.
- Extracción de datos y reconocimiento de entidades: El software IDP luego identifica y extrae puntos de datos relevantes de los documentos. Este proceso incluye extraer información específica, como nombres, direcciones, fechas o números de factura. El reconocimiento de entidades clasifica entidades como personas, organizaciones o ubicaciones mencionadas en los documentos.
- Validación y Verificación: Los datos extraídos son validado y verificado con fuentes confiables para garantizar la precisión y consistencia de los datos. Puede implicar la comparación de los datos extraídos con los datos ya almacenados en bases de datos o la verificación con reglas comerciales predefinidas.
- Integración y automatización de flujos de trabajo: Los datos extraídos luego se integran en los sistemas y flujos de trabajo posteriores. Las soluciones IDP se pueden combinar con otras aplicaciones de software, como los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), para permitir un flujo de datos fluido en toda su organización.
Como resultado, las empresas pueden acelerar sus tareas de procesamiento de documentos. Muchas industrias, incluidas las de atención médica, finanzas y legal, por nombrar algunas, utilizan la extracción de datos de IA para encontrar información e identificar discrepancias y errores en documentos no estructurados.
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¿Cuáles son los beneficios del procesamiento inteligente de documentos?
El procesamiento inteligente de documentos ofrece varios beneficios convincentes. La capacidad de la tecnología para extraer y procesar datos de documentos ofrece beneficios significativos en términos de eficiencia, precisión y ahorro de costos. También permite a las organizaciones optimizar sus flujos de trabajo basados en documentos, lo que permite a los empleados concentrarse en tareas de mayor valor agregado.
La mejor parte del procesamiento inteligente de documentos es que aprende y mejora continuamente al adaptarse a las nuevas variaciones y requisitos de los documentos. Finalmente, IDP hace que la gestión de documentos sea menos laboriosa y más precisa.
Aquí hay algunas formas más en las que puede beneficiarse de IDP:
Ahorre tiempo y dinero
La implementación del procesamiento inteligente de documentos reduce significativamente el tiempo dedicado a las tareas de procesamiento manual de documentos, lo que permite a los miembros de su equipo concentrarse en actividades de mayor valor. Ya no necesitan revisar montones de documentos o ingresar datos manualmente. En cambio, pueden invertir su tiempo en tareas críticas, como interactuar con los clientes, y sentirse más productivos.
Además, el software inteligente de procesamiento de documentos puede generar importantes ahorros de costos para su negocio. Al automatizar el procesamiento de documentos, también reduce la necesidad de mano de obra y mitiga los gastos asociados con la contratación y capacitación de recursos adicionales. La precisión y la eficiencia que obtiene pueden reducir los riesgos financieros relacionados con los errores, como errores facturación. Luego puede redirigir estos ahorros de costos a otras iniciativas estratégicas que mejoren aún más el crecimiento y la competitividad del negocio.
Mejorar la precisión
Independientemente de cuán meticuloso sea su equipo, el error humano puede y seguirá ocurriendo. Sin embargo, IDP minimiza significativamente el riesgo de error humano en el procesamiento de documentos. Extracción de datos automatizada. asegura la captura precisa de la información de los documentos y elimina las imprecisiones que pueden ocurrir durante la entrada manual de datos.
Integrar sistemas existentes
El software IDP puede integrarse con los sistemas de gestión de documentos existentes, como el software de planificación de recursos empresariales (ERP) u otras aplicaciones comerciales. Este integración le permite aprovechar las capacidades de IDP en múltiples departamentos y procesos dentro de su empresa. También garantiza un flujo fluido de datos y reduce la transferencia manual de datos, lo que mejora la eficiencia general del flujo de trabajo.
Logre el cumplimiento y la seguridad
Puede aprovechar la plataforma IDP para cumplir con los requisitos reglamentarios y mantener registros de auditoría. Estas soluciones simplifican los procesos de cumplimiento al crear un rastro digital confiable que resulta invaluable durante las auditorías y la aplicación de las normas de protección de datos.
Además, IDP permite el almacenamiento seguro y el control de acceso para documentos confidenciales, protegiendo la información confidencial de accesos no autorizados o filtraciones de datos.
Desbloquee la escalabilidad
Las soluciones IDP modernas pueden manejar grandes volúmenes de documentos, lo que las hace altamente escalables y adaptables al crecimiento del negocio y sus necesidades cambiantes. Estas soluciones pueden gestionar fácilmente el aumento de los requisitos de procesamiento de documentos sin comprometer la eficiencia a medida que crece su negocio y su volumen de documentos.
Factores a considerar al seleccionar un software inteligente de procesamiento de documentos
Elegir la solución IDP adecuada puede ser más fácil si conoce las necesidades de su negocio y sabe por dónde empezar. Estos son algunos factores clave que debe tener en cuenta para asegurarse de elegir la solución inteligente de procesamiento de documentos que su empresa necesita:
Tiempo de implementación
Cuanto más rápido pueda extraer datos de la documento no estructurado y obtener información, más rápido podrá obtener ahorros de costos. Elija una solución IDP que admita plantillas reutilizables, ya que permite un procesamiento de documentos más rápido a escala.
Precisión de los datos
Las soluciones de procesamiento de documentos impulsadas por IA que no ofrecen precisión hacen más daño que bien. Los datos inexactos y en mal estado dan como resultado decisiones incorrectas y, en última instancia, perjudican el rendimiento de su negocio. Por lo tanto, tener funcionalidades de validación de datos es imprescindible para garantizar resultados precisos.
Escalabilidad
Un preciso y robusto solución de extracción de datos que pueda amplificar sus iniciativas de BI es imprescindible para obtener resultados positivos. Igualmente importante es asegurarse de que la solución sea escalable y pueda satisfacer las necesidades futuras de la empresa. Tener la capacidad de agregar más servidores rápidamente también es una gran ventaja. Idealmente, puede buscar una solución IDP con conectividad en la nube para asegurar su inversión en el futuro.
Flexibilidad
Una solución de procesamiento de documentos inteligente debe ser muy flexible en la extracción de datos no estructurados. Los usuarios deben poder extraer campos relevantes, agregar nuevos campos para enriquecer conjuntos de datos y eliminar campos existentes para extraer solo información útil para mantener los datos estructurados limpios y nítidos.
Entorno sin código
Una solución moderna de extracción de datos de IA debe tener una interfaz de usuario fácil e intuitiva. Una solución sin código es ideal porque permite a los usuarios comerciales con conocimientos no relacionados con la programación manejar el proceso de extracción de datos. La dependencia reducida de TI conduce a una mayor eficiencia de los procesos comerciales.
Casos de uso de procesamiento inteligente de documentos
El procesamiento inteligente de documentos (IDP) encuentra aplicaciones en varias industrias y se puede utilizar para múltiples casos de uso. Aquí hay unos ejemplos:
- Servicios financieros: En servicios financieros industria, IDP puede automatizar el procesamiento de solicitudes de préstamos, reclamos de seguros y estados financieros. Leer más sobre la extracción de datos de documentos impulsada por IA en finanzas.
- Cuidado de la salud: IDP se puede utilizar para agilizar gestión de registros médicos, extrayendo datos de pacientes de registros de salud electrónicos (EHR), informes de laboratorio y facturas médicas. Leer más.
- Recursos humanos: El departamento de recursos humanos puede automatizar la extracción de información de los empleados de los currículos, las solicitudes de empleo y los formularios de incorporación de empleados mediante un software inteligente de procesamiento de documentos.
- Legal: El procesamiento inteligente de documentos automatiza la extracción de información relevante de contratos, acuerdos y correspondencia legal.
- Cadena de Suministro y Logística: con desplazados internos, cadena de suministro Los departamentos pueden automatizar el procesamiento de documentos de envío, facturas y formularios de aduana, extrayendo datos relevantes como números de seguimiento, detalles de envío e información del producto.
- EDUCACION: IDP se puede utilizar para automatizar procesos administrativos en instituciones educativas, como la inscripción de estudiantes, el procesamiento de expedientes académicos y las solicitudes de ayuda financiera.
Estos son solo algunos ejemplos de los diversos casos de uso de IDP en varias industrias. El procesamiento inteligente de documentos se puede aprovechar en prácticamente todos los departamentos e industrias para estructurar datos no estructurados de manera eficiente y efectiva.
Palabras de despedida
Cuando se trata de extracción de datos no estructurados, la automatización no es una actualización sino una necesidad. Casi todas las organizaciones manejan archivos digitales como facturas, órdenes de recibo, recibos de pago, etc. Una solución de procesamiento automatizado hace que los flujos de trabajo de extracción de datos no estructurados sean más simples, rentables y eficientes.
Asegúrate de que Astera ayudarlo a desbloquear la gran cantidad de información atrapada en datos no estructurados para mantenerse por delante de la competencia. Astera ReportMiner, nuestra solución de extracción de datos, simplifica y automatiza sus tareas rutinarias de gestión de datos no estructurados.
Ahora con Captura de IA, puede extraer fácilmente datos enterrados en documentos no estructurados. Con tecnología impulsada por IA, la función más reciente le permite extraer datos de archivos PDF con un solo clic y estructurar los datos no estructurados en segundos.
Una vez que la plantilla reutilizable esté lista, puede usar flujos de trabajo automatizados para ejecutar la extracción de datos no estructurados en piloto automático. Esto asegurará un procesamiento de documentos, informes y análisis precisos y sin problemas en toda su empresa.
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