Procesamiento automatizado de documentos financieros: su camino hacia el éxito   

El ámbito del procesamiento de documentos financieros ha experimentado un cambio de 360 ​​grados en la última década. Fue a principios de la década de 1980 cuando los proveedores de software comenzaron a lanzar sistemas de gestión de documentos destinados a ayudar a las empresas a ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo en lo que respecta al procesamiento de documentos financieros.  

Lo que comenzó como simples sistemas de gestión de documentos que utilizaban reconocimiento óptico de caracteres para digitalizar documentos financieros impresos ha evolucionado hasta convertirse en soluciones avanzadas impulsadas por inteligencia artificial.        

Hoy en día, las empresas tienen acceso a soluciones de procesamiento automatizado de documentos financieros respaldadas por IA que pueden reducir el tiempo de gestión y procesamiento de documentos de días a unos pocos minutos. Esta eficiencia es crucial para el éxito general de la empresa.  

Este artículo arrojará luz sobre cómo el procesamiento automatizado de documentos financieros beneficia a las empresas. Pero primero, definamos qué es.              

¿Qué es el procesamiento automatizado de documentos financieros?   

El procesamiento automatizado de documentos financieros se refiere al uso de tecnología como AI y ML para manejar documentos financieros sin necesidad de intervención manual.  

Este proceso implica: 

• Extrayendo datos de diferentes documentos financieros 

• Validando la información 

• Organizarlo en formatos estructurados para facilitar su análisis, elaboración de informes, etc. 

• Automatizar flujos de trabajo para reducir el esfuerzo manual y agilizar el procesamiento de documentos. 

• Integración con sistemas financieros para permitir una elaboración de informes y un cumplimiento fluidos. 

5 beneficios del procesamiento automatizado de documentos financieros 

Supongamos que el procesamiento de sus documentos financieros funciona sin problemas. Entonces, ¿por qué debería considerar cambiar a un sistema automatizado de procesamiento de documentos financieros? A continuación, se indican algunas ventajas para convencerlo: 

• Menos tiempo dedicado a tareas manuales: Si alguna vez ha procesado manualmente documentos financieros, seguramente sabrá lo doloroso que es manejar pilas y pilas de papeles. De acuerdo con un Adobe Acrobat Según una encuesta, alrededor del 48 % de los encuestados tuvo dificultades para encontrar documentos. Los sistemas automatizados pueden ayudarlo a eliminar estas tareas de su lista de tareas pendientes, lo que le permite automatizar tareas como la extracción de datos.  

• Ahorro de costes: El procesamiento manual de documentos puede resultar costoso debido a la necesidad de contar con más personal y recursos para gestionar la carga de trabajo. La automatización del procesamiento de documentos financieros le permite reducir los costos generales relacionados con la mano de obra.  

• Garantiza el cumplimiento: Navegar por las regulaciones financieras puede parecer como caminar por la cuerda floja. Por ejemplo, una institución financiera debe cumplir con las regulaciones de protección de datos y privacidad. Los sistemas automatizados pueden actuar como su socio en materia de cumplimiento normativo. Le ayudan a evitar problemas al garantizar que sus documentos se procesen de acuerdo con los requisitos legales.  

• Precisión mejorada: Los datos inexactos pueden costarle a las empresas mucho dinero. 15% de sus ingresos. Cuando los seres humanos manejan múltiples documentos financieros, son propensos a cometer errores. La automatización de procesos minimiza las posibilidades de errores humanos que pueden generar imprecisiones.     

• Simplifica procesos complejos: El procesamiento de documentos financieros puede ser un verdadero rompecabezas, y tareas como la conciliación de cuentas suelen convertirse en un dolor de cabeza manual. La automatización resuelve el problema al integrar de manera eficiente sus sistemas existentes y gestionar flujos de trabajo complejos.   

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Casos de uso del procesamiento automatizado de documentos financieros 

A continuación se presentan algunas áreas en las que el procesamiento automatizado de documentos financieros puede resultar útil: 

Gestión de estados financieros de clientes 

Gestionar los estados financieros de los clientes puede ser tedioso. Si a eso le sumamos la manipulación manual, tenemos una receta para un verdadero dolor de cabeza. Los documentos financieros automatizados ayudan a automatizar todos los procesos involucrados, incluida la extracción de datos como los saldos de las cuentas y su ingreso sin problemas en las plataformas financieras pertinentes.  

Procesamiento de documentos de nómina  

Cuando se trata de cumplir con las normas de nómina, la precisión es una obviedad. No querrás enviarle por accidente a Sarah, del departamento de Recursos Humanos, el cheque de pago de su jefe; ¡podría pensar que acaba de recibir el aumento de sueldo de su vida!  

La automatización se encarga de esto al procesar todos los documentos relacionados con los salarios sin las molestias habituales. Usted establece las reglas y el sistema automatizado calcula los salarios, administra las deducciones y aplica las retenciones de impuestos.  

Manejo de documentos de préstamos  

La automatización permite que todo funcione sin problemas en el ámbito de la gestión de préstamos. El sistema lo hace todo. Extrae información importante, como montos de préstamos, tasas de interés y condiciones de pago, y llena bases de datos y personaliza ofertas de préstamos con poco o ningún esfuerzo por su parte.  

Además de esto, también realiza un seguimiento del estado de los documentos, envía notificaciones oportunas a las partes interesadas y acelera el proceso de aprobación de préstamos.  

Preguntas que debe plantearse al elegir una solución de procesamiento automatizado de documentos financieros     

Hágase las siguientes preguntas al elegir un sistema automatizado de procesamiento de documentos financieros para garantizar una decisión informada:  

¿Es escalable la solución de automatización de documentos financieros? 

Imagínese que su empresa duplica su tamaño. ¿Su solución de procesamiento de documentos seguirá el ritmo o se ralentizará? Por eso, la escalabilidad es importante a la hora de seleccionar una solución automatizada de procesamiento de documentos financieros. Un sistema escalable le ayuda a garantizar que pueda procesar volúmenes de documentos cada vez mayores. 

¿La solución incluye funciones de cumplimiento y seguridad? 

El manejo de documentos financieros confidenciales puede implicar mucha presión, especialmente a raíz de incidentes como los Pandora Papers, que implicaron la filtración global de más de 12 millones de Documentos. Un sistema automatizado de procesamiento de documentos financieros puede aliviar parte de esta presión al garantizar el cumplimiento de las normas del sector. Esto se logra de la siguiente manera:  

• Ofreciendo una validación de datos consistente 

• Minimizar los errores humanos 

• Eliminando la necesidad de procesamiento manual 

¿Es personalizable la solución? 

No hay dos empresas iguales, y tampoco debería haber dos soluciones iguales. Un sistema personalizable se ajusta a sus flujos de trabajo como un esmoquin perfectamente confeccionado. Puede mejorar sus capacidades de procesamiento de documentos al adaptarse perfectamente a sus procesos.  

¿Tiene la solución capacidades de IA? 

¿Por qué conformarte con lo ordinario cuando puedes acceder a... Soluciones automatizadas impulsadas por IA? La IA mejora el procesamiento de documentos financieros al permitirle extraer información de documentos con cualquier diseño o esquema en segundos. También permite una transferencia de datos fluida mediante una amplia gama de conectores integrados. 

¿La solución tiene funciones de automatización? 

Probablemente hayas escuchado la frase “el tiempo es dinero”, y es especialmente cierta en el ámbito financiero. La automatización ayuda a ahorrar en ambos aspectos, ya que se hace cargo de las tareas manuales repetitivas. Esto ayuda a liberar recursos y tiempo y les permite centrarse en trabajos de alto valor.  

Cómo Astera¿Puede el procesamiento de documentos con inteligencia artificial ayudarle a alcanzar el éxito financiero? 

AsteraLa solución de procesamiento automatizado de documentos impulsada por IA de ofrece un enfoque transformador para automatizar sus flujos de trabajo financieros. A continuación, le indicamos cómo puede ayudarlo a alcanzar sus objetivos financieros: 

• Ultrarrápido y confiable: Automatice la extracción y el procesamiento de documentos no estructurados. Garantice el pago puntual de las facturas y la precisión de las transacciones con los clientes.    

• Motor de inteligencia artificial inteligente en acción: Reconozca rápidamente metadatos y campos como números de factura, fechas e importes. Extraiga datos de documentos con cualquier diseño o esquema en segundos. 

• Integración sin Problemas: Se integra fácilmente con los sistemas ERP y de contabilidad existentes para aumentar la eficiencia operativa general. 

• No hay lugar para errores humanos: Mejore la precisión en la extracción y el procesamiento de datos con LLM que generan una puntuación de precisión para evaluar la calidad de la salida. 

• La velocidad se une a la eficiencia: Automatice todo el flujo de trabajo de procesamiento de documentos para reducir los tiempos de procesamiento y permitir que los recursos se concentren en tareas más estratégicas. 

• Escalabilidad: Maneje sin problemas volúmenes crecientes de documentos sin necesidad de esfuerzo manual adicional. 

Las empresas pueden simplificar el procesamiento de documentos financieros y lograr un mayor éxito mediante el uso de Astera Solución de procesamiento de documentos con inteligencia artificial. Contáctanos hoy para obtener más información sobre cómo podemos apoyar su camino hacia el éxito financiero.