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El automatizado, Sin código Pila de datos

Aprende cómo Astera Data Stack puede simplificar y agilizar la gestión de datos de su empresa.

Su guía para el procesamiento de formularios

abeeha jaffery

Líder - Marketing de Campaña

28 de febrero de 2024.

Se prevé que el mercado mundial de extracción de datos alcance un valor de 4.90 millones de dólares para 2027, con una tasa compuesta anual significativa del 11.8%. Este crecimiento se debe en gran medida al papel crucial que desempeña el Form Processing, una tecnología que se ha convertido en un elemento fundamental en la extracción y el procesamiento eficiente de información valiosa a partir de datos tanto estructurados como no estructurados.

¿Qué es el procesamiento de formularios?

El procesamiento de formularios se refiere al método sistemático de extraer, organizar y almacenar datos de formularios completados. Es un proceso esencial para empresas y organizaciones, que les permite recopilar información valiosa y tomar decisiones informadas.

extracción de datos del formulario

Las empresas reciben cientos o incluso miles de formularios diariamente. Sin un proceso simplificado, el manejo de esta afluencia de datos puede generar errores, retrasos e ineficiencias. El procesamiento de formularios elimina estos problemas al automatizar la extracción y el almacenamiento de datos, lo que garantiza resultados rápidos y precisos.

Componentes clave del procesamiento de formularios

El procesamiento de formularios consta de tres componentes principales:

1. Captura de datos:

Este proceso captura datos ingresados ​​en formularios, incluidos texto, números y fechas.

La captura de datos es un paso crítico en el procesamiento de formularios, ya que garantiza que toda la información relevante proporcionada por quien lo completa se registre con precisión. Este proceso se puede lograr mediante varios métodos, como la extracción manual de datos o el uso del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer texto de formularios escaneados. El procesamiento de formularios permite a las empresas recopilar información completa y diversa mediante la captura de una amplia gama de tipos de datos.

2. Entrada de datos:

La entrada de datos escribe los datos capturados en un destino estructurado, como una base de datos o un archivo de Excel, al que se puede acceder y analizar fácilmente. Los operadores de entrada de datos pueden realizar este proceso manualmente o el proceso también se puede automatizar utilizando herramientas de software. La entrada de datos manual requiere una cuidadosa atención a los detalles para garantizar la precisión, mientras que la entrada de datos automatizada puede reducir significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios. Independientemente del método utilizado, la entrada de datos sienta las bases para el análisis de datos y la toma de decisiones posteriores.

3. Validación de datos:

Este paso garantiza que los datos ingresados ​​sean precisos, completos y estén dentro de los parámetros especificados. Ayuda a identificar errores o información faltante, minimizando las posibilidades de inexactitudes en los datos.

La validación de datos garantiza la integridad y confiabilidad de los datos recopilados. Este proceso implica realizar verificaciones de los datos ingresados ​​para verificar su exactitud y coherencia. Por ejemplo, un usuario puede validar un campo de número de teléfono para asegurarse de que sigue el formato correcto o verificar el rango de valores ingresados ​​en un campo numérico. Al validar los datos, las empresas pueden identificar y corregir errores o inconsistencias, asegurando que la información sea confiable y confiable.

Diversas aplicaciones del procesamiento de formularios en diversas industrias

El procesamiento de formularios se utiliza en una variedad de escenarios diferentes en diferentes industrias. Algunos ejemplos comunes incluyen:

  • Formularios de inscripción en línea: Las instituciones educativas, conferencias y eventos suelen utilizar formularios de registro en línea para recopilar información de los participantes. El procesamiento de formularios puede automatizar la extracción de datos como nombres, direcciones y detalles de contacto.
  • Formularios de solicitud de empleo: Las empresas reciben numerosas solicitudes de empleo con formularios estandarizados. El procesamiento de formularios puede automatizar la extracción de detalles del candidato, como su historial educativo, experiencia laboral y habilidades, de estas solicitudes.
  • Reclamos de seguro: Las compañías de seguros manejan un gran volumen de formularios de reclamaciones. El procesamiento de formularios puede extraer información relevante como detalles de pólizas, descripciones de incidentes y documentación de respaldo, lo que agiliza el flujo de trabajo de procesamiento de reclamos.
  • Encuestas y formularios de comentarios: Las empresas y las organizaciones de investigación suelen utilizar encuestas y formularios de comentarios para recopilar opiniones e ideas. El procesamiento de formularios puede extraer y analizar respuestas, lo que facilita la comprensión de tendencias y patrones.
  • Solicitudes de préstamos bancarios: Los bancos e instituciones financieras reciben solicitudes de préstamos con formularios estandarizados. El procesamiento de formularios puede automatizar la extracción de detalles financieros, historial laboral y otra información relevante para una evaluación rápida y precisa.
  • Formularios de atención médica: Los formularios de admisión de pacientes, los formularios de historial médico y las reclamaciones de seguros en el sector sanitario implican una gran cantidad de datos no estructurados. El procesamiento de formularios extrae detalles del paciente, historial médico e información del seguro para mejorar la eficiencia de los procesos de atención médica.
  • Formularios de impuesto: Las agencias gubernamentales y las autoridades tributarias procesan grandes volúmenes de formularios de impuestos para extraer detalles de ingresos, deducciones y otra información relevante para garantizar una evaluación fiscal precisa.

Procesamiento de formularios manual versus automatizado

Hay dos tipos principales de procesamiento de formularios: procesamiento de formularios manual y procesamiento de formularios automatizado.

Procesamiento manual de formularios

Tradicionalmente, el procesamiento de formularios se realizaba manualmente, y los empleados leían y transcribían datos de los formularios a formatos tabulares. Este proceso consumía mucho tiempo, era propenso a errores y carecía de escalabilidad. Sin embargo, el procesamiento manual de formularios sigue siendo aplicable en escenarios específicos, como cuando se procesan formularios escritos a mano o complejos que exigen juicio humano. Las formas complejas que implican una toma de decisiones subjetiva o experiencia humana también pueden requerir procesamiento manual.

Procesamiento automatizado de formularios

El procesamiento automatizado de formularios, por otro lado, implica aprovechar la tecnología para extraer datos de formularios electrónicos automáticamente. Este enfoque se ha vuelto popular debido a su eficiencia, precisión y escalabilidad.

El procesamiento automatizado de formularios ofrece varias ventajas sobre el procesamiento manual. Para empezar, elimina la necesidad de intervención humana en el procesamiento rutinario de formularios, lo que libera tiempo y recursos valiosos. Además, minimiza las posibilidades de errores que pueden ocurrir durante la entrada manual de datos, garantizando la integridad de los datos. Además, el procesamiento automatizado de formularios permite una integración perfecta con los sistemas existentes, lo que permite una gestión eficiente de los datos.

Las empresas pueden personalizar el procesamiento automatizado de formularios para adaptarlo a sus necesidades específicas. Por ejemplo, pueden programarlo para extraer campos de datos específicos, validar la información y realizar diversas tareas de manipulación de datos. Este nivel de automatización ahorra tiempo y mejora la precisión y coherencia de los datos. Sin embargo, los formularios con diseños complejos, formatos no estándar o estructuras de datos inusuales pueden requerir personalización adicional o intervención humana para garantizar una extracción de datos precisa.

Tabla comparativa: procesamiento de formularios manual versus automatizado

Criterios Procesamiento manual de formularios Procesamiento automatizado de formularios
Velocidad Lento, ya que depende de la entrada de datos humanos. Más rápido, ya que utiliza herramientas y algoritmos automatizados.
Exactitud Propenso a errores debido a errores humanos. Más preciso, con menores posibilidades de error humano.
Cost Caro debido a los costos laborales. Los costos de instalación iniciales son más altos, pero los costos operativos continuos son más bajos.
Eficiencia Menos eficiente ya que depende de la velocidad y disponibilidad humana. Más eficiente, proporcionando resultados rápidos y consistentes.
Escalabilidad Escalabilidad limitada debido a la dependencia de recursos humanos. Altamente escalable, capaz de procesar grandes volúmenes de formularios con facilidad.
Flexibilidad Flexibilidad limitada, especialmente para el manejo de formularios complejos. Más flexible, con capacidad de adaptarse a diversas estructuras de forma.
Validación de datos Se basa en la validación manual, lo que puede dar lugar a descuidos. La validación automatizada garantiza la precisión y el cumplimiento de los datos.
Integración con Sistemas Puede requerir la entrada manual de datos en otros sistemas. Puede integrarse perfectamente con otros sistemas de transferencia de datos.
Seguridad Posibles riesgos de seguridad debido al manejo manual de información confidencial. Puede ser más seguro con cifrado y controles de acceso implementados.
Recursos Humanos Requiere una fuerza laboral significativa para la entrada y validación de datos. Requiere una mínima intervención humana, lo que permite a los empleados centrarse en tareas de mayor valor.
Manejo de errores Se basa en la detección humana y la corrección de errores. La detección y el manejo automatizados de errores se pueden integrar en el sistema.

¿Qué hace que el procesamiento de formularios sea un desafío?

  • Variabilidad en formatos: Los formularios vienen en varios formatos y diseños. Pueden tener un diseño tabular o narrativo. Los campos pueden estar organizados de manera diferente y la estructura del formulario puede variar.

De Processing Challenge: varios diseños y formatos

  • Calidad de datos inconsistente: Es posible que a los formularios les falte información o que estén incompletas, texto ilegible en el caso de formularios escaneados o errores. Garantizar la precisión y la integridad de los datos se convierte en un desafío cuando se trata de una calidad de datos inconsistente.

calidad de datos inconsistente

  • Manejo de información sensible: Muchos formularios contienen información confidencial o de identificación personal. Garantizar la seguridad y privacidad de los datos durante la etapa de procesamiento es un desafío importante.
  • Escalabilidad: Manejar grandes volúmenes de formularios de manera eficiente y oportuna es crucial para muchas aplicaciones. Garantizar que el sistema de procesamiento de formularios pueda ampliarse para satisfacer las crecientes demandas es un desafío importante.

La evolución de las soluciones de procesamiento de formularios

A medida que la tecnología continúa avanzando, la integración de la IA y el aprendizaje automático en el procesamiento de formularios se ha vuelto más frecuente. Estas tecnologías permiten el reconocimiento inteligente de formularios, la extracción automatizada de datos y el análisis de datos avanzado.

La tecnología avanzada de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una de las tecnologías más destacadas, que permite a estos sistemas de procesamiento de formularios extraer datos con precisión de los documentos escaneados. La integración de la IA va más allá del OCR y proporciona la capacidad de comprender y procesar datos no estructurados dentro de los formularios de forma automática.

La extracción de datos en tiempo real y la adaptabilidad de la IA para manejar formularios complejos marcan la vanguardia de las soluciones de procesamiento de formularios contemporáneas. El énfasis en la IA no solo mejora la precisión y la eficiencia, sino que también se alinea con tendencias más amplias de la industria, contribuyendo a la transformación digital en curso al reducir el trabajo manual y optimizar los procesos de flujo de trabajo.

Astera para todas sus necesidades de procesamiento de formularios

Astera, equipado con tecnología de inteligencia artificial de vanguardia, se destaca como una solución poderosa para todas sus necesidades de procesamiento de formularios, ya que ofrece un conjunto de herramientas especializado diseñado para extraer datos significativos sin problemas de varios tipos de formularios. Ya sea que se trate de encuestas de clientes, formularios de solicitud o documentos de cumplimiento, Astera destaca en la transformación de datos de formularios no estructurados en información organizada y utilizable a través de algoritmos avanzados de IA.

Su interfaz intuitiva simplifica la extracción, permitiendo a los usuarios capturar y validar campos de datos sin esfuerzo. Con soporte para diversos formatos de formulario, incluidos PDF y documentos escaneados, Astera Garantiza la adaptabilidad a diferentes diseños. Más allá de la extracción, la solución también ofrece sólidas funciones de validación y limpieza de datos, lo que garantiza la precisión y confiabilidad de la información procesada.

Para organizaciones que buscan una herramienta eficiente y fácil de usar, Astera es la respuesta. Experimenta su poder con un prueba gratuita de 14 días. y demo personalizada con nuestros expertos: ¡desbloquee hoy el potencial del procesamiento de formularios impulsado por IA!

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