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¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos (IDP)?
Avances tecnológicos en inteligencia artificial (AI) han hecho posible que las empresas descubran información significativa de documentos no estructurados de manera más eficiente que nunca. Un número creciente de empresas modernas están adoptando el procesamiento inteligente de documentos (IDP) para transformar datos no estructurados y semiestructurados en información utilizable.
Sin duda es un paso en la dirección correcta. Las empresas deben aprovechar Herramientas de extracción de datos impulsadas por IA para procesar documentos de manera eficiente. Es más rápido, más rentable y más escalable.
¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos (IDP)?
El procesamiento inteligente de documentos es un enfoque impulsado por la tecnología que automatiza el procesamiento de documentos y la extracción de información valiosa. En comparación con extracción de datos de documentosIDP abarca un conjunto más amplio de capacidades, ya que combina reconocimiento óptico de caracteres (OCR), inteligencia artificial (IA), procesamiento de lenguaje natural (NLP) y algoritmos de aprendizaje automático (ML) para procesar documentos. Permite que las máquinas comprendan el contenido, el contexto y el significado de los datos en varios documentos, independientemente de su formato o estructura.
Cada documento comercial tiene un patrón, diseño y terminología diferentes. Una factura de proveedor "liquidar la factura dentro de los 30 días"es de otro"el pago vence dentro de un mes”. Incluso los documentos del mismo proveedor pueden diferir en formato y estructura. Todos estos archivos, incluidos contratos, facturas, documentos de arrendamiento y facturas de servicios públicos, contienen datos no estructurados que deben capturarse, estructurarse, limpiarse, clasificarse, validarse y cargarse en un depósito de datos para informes y análisis.
Comprensión del procesamiento inteligente de documentos: una guía completa
Explore el poder transformador del procesamiento inteligente de documentos (IDP) para optimizar la gestión de documentos. Descubra cómo IDP automatiza la extracción de datos y mejora la precisión en el manejo de documentos comerciales complejos.
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¿Por qué es importante el procesamiento inteligente de documentos?
Si bien el manejo de datos estructurados es considerablemente sencillo, procesamiento y análisis de datos no estructurados Es laborioso. El procesamiento inteligente de documentos brinda a los usuarios la capacidad de procesar una multitud de tipos de documentos, incluidos archivos PDF, hojas de cálculo y documentos de Word, entre otros. Herramientas para desplazados internos Ofrecer una solución potente que agiliza la extracción de datos de estos documentos al eliminar la necesidad de cualquier intervención manual. Los datos extraídos, cuando se integran, le permiten tomar decisiones confiables y mejorar la eficiencia empresarial.
El procesamiento inteligente de documentos (IDP) extrae datos estructurados de fuentes de datos no estructurados
Otra razón por la que el procesamiento inteligente de documentos es esencial es que puede ser una parte integral del proceso de transformación digital de su negocio. Al adoptar IDP, pasa de procesos manuales y en papel a flujos de trabajo automatizados. Este cambio le permite aprovechar los beneficios de las tecnologías emergentes e impulsar la innovación en toda su empresa.
¿Cómo funciona el procesamiento inteligente de documentos?
El procesamiento inteligente de documentos aprovecha una Técnica de extracción de datos de IA que identifica similitudes entre datos a través de un criterio predefinido. Algoritmos ML y NLP Identificar conjuntos de datos relevantes y convertirlos en datos utilizables. Puede incluir todo, desde nombres y direcciones hasta importes de facturas y perfiles de proveedores.
La tecnología de automatización de procesos robóticos conduce a una mayor flexibilidad y escalabilidad en el procesamiento de documentos, con una intervención manual mínima o nula. Como resultado, las empresas pueden acelerar sus tareas de procesamiento de documentos.
Estos son los pasos clave involucrados en el procesamiento inteligente de documentos:
- Recepción y preprocesamiento de documentos: El proceso comienza con la recepción de documentos, a menudo en diversos formatos, como imágenes escaneadas, archivos PDF o documentos electrónicos. Estos documentos se importan a software o plataforma de procesamiento inteligente de documentos para el preprocesamiento, que incluye la mejora de la calidad y legibilidad de los documentos mediante la reducción de ruido y otras técnicas.
- Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): Luego, el OCR convierte el texto escaneado o basado en imágenes en texto legible por máquina. El software de OCR reconoce los caracteres, las palabras y los párrafos que contienen los documentos, lo que permite que el sistema interprete y analice los datos del texto.
- Procesamiento del lenguaje natural (NLP): Los algoritmos de NLP se emplean para comprender el contexto y el significado del texto extraído. Estos algoritmos analizan la estructura, la sintaxis y la gramática.
- Extracción de datos y reconocimiento de entidades: A continuación, la plataforma identifica y extrae los puntos de datos relevantes de los documentos. Este proceso incluye la extracción de información específica, como nombres, direcciones, fechas o números de factura. El reconocimiento de entidades clasifica entidades como personas, organizaciones o ubicaciones mencionadas en los documentos.
- Validación y verificación: Los datos extraídos son validado y verificado con fuentes confiables para garantizar la precisión y consistencia de los datos. Puede implicar la comparación de los datos extraídos con los datos ya almacenados en bases de datos o la verificación con reglas comerciales predefinidas.
- Integración y automatización del flujo de trabajo: Los datos extraídos luego se integran en sistemas y flujos de trabajo posteriores, como los sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM), para permitir un flujo de datos fluido en toda la organización.
Como resultado, las empresas pueden acelerar sus tareas de procesamiento de documentos. Muchas industrias, incluidas las de atención médica, finanzas y legal, por nombrar algunas, utilizan la extracción de datos de IA para encontrar información e identificar discrepancias y errores en documentos no estructurados.
¿Cuáles son los beneficios del procesamiento inteligente de documentos?
El procesamiento inteligente de documentos ofrece varios beneficios convincentes. La capacidad de la tecnología para extraer y procesar datos de documentos ofrece beneficios significativos en términos de eficiencia, precisión y ahorro de costos. También permite a las organizaciones optimizar sus flujos de trabajo basados en documentos, lo que permite a los empleados concentrarse en tareas de mayor valor agregado.
La mejor parte del procesamiento inteligente de documentos es que aprende y mejora continuamente al adaptarse a las nuevas variaciones y requisitos de los documentos. Finalmente, IDP hace que la gestión de documentos sea menos laboriosa y más precisa.
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Aquí hay algunas formas más en las que puede beneficiarse de IDP:
Ahorra tiempo y dinero
La implementación del procesamiento inteligente de documentos reduce significativamente el tiempo dedicado a las tareas de procesamiento manual de documentos, lo que permite a los miembros de su equipo concentrarse en actividades de mayor valor. Ya no necesitan revisar montones de documentos o ingresar datos manualmente. En cambio, pueden invertir su tiempo en tareas críticas, como interactuar con los clientes, y sentirse más productivos.
Además, el software inteligente de procesamiento de documentos puede generar importantes ahorros de costos para su negocio. Al automatizar el procesamiento de documentos, también reduce la necesidad de mano de obra y mitiga los gastos asociados con la contratación y capacitación de recursos adicionales. La precisión y la eficiencia que obtiene pueden reducir los riesgos financieros relacionados con los errores, como errores facturación. Luego puede redirigir estos ahorros de costos a otras iniciativas estratégicas que mejoren aún más el crecimiento y la competitividad del negocio.
Mejora la precisión
Independientemente de cuán meticuloso sea su equipo, el error humano puede y seguirá ocurriendo. Sin embargo, IDP minimiza significativamente el riesgo de error humano en el procesamiento de documentos. Extracción de datos automatizada. asegura la captura precisa de la información de los documentos y elimina las imprecisiones que pueden ocurrir durante la entrada manual de datos.
Integrar sistemas existentes
Software de IDP Puede integrarse con sistemas de gestión de documentos existentes, como software de planificación de recursos empresariales (ERP) u otras aplicaciones empresariales. integración le permite aprovechar las capacidades de IDP en múltiples departamentos y procesos dentro de su empresa. También garantiza un flujo fluido de datos y reduce la transferencia manual de datos, lo que mejora la eficiencia general del flujo de trabajo.
Lograr el cumplimiento y la seguridad
Puede aprovechar la plataforma IDP para cumplir con los requisitos reglamentarios y mantener registros de auditoría. Estas soluciones simplifican los procesos de cumplimiento al crear un rastro digital confiable que resulta invaluable durante las auditorías y la aplicación de las normas de protección de datos.
Además, IDP permite el almacenamiento seguro y el control de acceso para documentos confidenciales, protegiendo la información confidencial de accesos no autorizados o filtraciones de datos.
Desbloquee la escalabilidad
Las soluciones IDP modernas pueden manejar grandes volúmenes de documentos, lo que las hace altamente escalables y adaptables al crecimiento del negocio y sus necesidades cambiantes. Estas soluciones pueden gestionar fácilmente el aumento de los requisitos de procesamiento de documentos sin comprometer la eficiencia a medida que crece su negocio y su volumen de documentos.
Factores a tener en cuenta al seleccionar un software de IDP
Cómo elegir la solución de IDP adecuada Puede resultar más fácil si conoce las necesidades de su negocio y por dónde empezar. A continuación, se indican algunos factores clave que debe tener en cuenta:
Tiempo de implementación
Cuanto más rápido pueda extraer datos de la documento no estructurado y obtener información, más rápido podrá obtener ahorros de costos. Elija una solución IDP que admita plantillas reutilizables, ya que permite un procesamiento de documentos más rápido a escala.
Precisión de los datos
Las soluciones de procesamiento de documentos impulsadas por IA que no ofrecen precisión hacen más daño que bien. Los datos inexactos y en mal estado dan como resultado decisiones incorrectas y, en última instancia, perjudican el rendimiento de su negocio. Por lo tanto, tener funcionalidades de validación de datos es imprescindible para garantizar resultados precisos.
Escalabilidad
Un preciso y robusto solución de extracción de datos Es fundamental contar con una solución que pueda potenciar sus iniciativas de BI para obtener resultados positivos. Igualmente importante es garantizar que la solución sea escalable y pueda satisfacer las necesidades futuras de la empresa. Tener la capacidad de agregar más servidores rápidamente también es una gran ventaja. Lo ideal es buscar una solución IDP con conectividad en la nube para garantizar el futuro de su inversión.
Flexibilidad
El Solución de procesamiento inteligente de documentos Debe ser muy flexible en la extracción de datos no estructurados. Los usuarios deben poder extraer campos relevantes, agregar nuevos campos para enriquecer los conjuntos de datos y eliminar los campos existentes para extraer solo información útil y mantener los datos estructurados limpios y nítidos.
Entorno sin código
El software de extracción de datos de IA moderno debe tener una interfaz de usuario sencilla e intuitiva. Una solución sin código es ideal porque permite a los usuarios empresariales que no tienen conocimientos de programación manejar el proceso de extracción de datos. La menor dependencia de TI conduce a una mayor eficiencia de los procesos empresariales.
Casos de uso del procesamiento inteligente de documentos
El procesamiento inteligente de documentos (IDP) se aplica en diversas industrias y se puede utilizar para múltiples casos de uso. A continuación, se muestran algunos ejemplos:
- Servicios financieros: En Los servicios financieros Industria, IDP puede automatizar el procesamiento de solicitudes de préstamos, reclamaciones de seguros y estados financieros. Leer más sobre Procesamiento de documentos con tecnología de inteligencia artificial en el ámbito financiero.
- Cuidado de la salud: IDP se puede utilizar para agilizar gestión de registros médicos, extrayendo datos de pacientes de registros de salud electrónicos (EHR), informes de laboratorio y facturas médicas. Obtenga más información sobre los desplazados internos en el ámbito sanitario.
- Recursos humanos: El departamento de RR.HH. puede automatizar la extracción de información de los empleados de currículums, solicitudes de empleo y formularios de incorporación de empleados.
- Legal: El procesamiento inteligente de documentos automatiza la extracción de información relevante de contratos, acuerdos y correspondencia legal.
- Cadena de suministro y logística: con desplazados internos, cadena de suministro Los departamentos pueden automatizar la tramitación de documentos de envío, facturas y formularios de aduanas, extrayendo datos relevantes como números de seguimiento, detalles de envío e información del producto.
- Educacion IDP se puede utilizar para automatizar procesos administrativos en instituciones educativas, como la inscripción de estudiantes, procesamiento de transcripcionesy solicitudes de ayuda financiera.
Estos son solo algunos ejemplos de los diversos casos de uso de IDP en varias industrias. El procesamiento inteligente de documentos se puede aprovechar en prácticamente todos los departamentos e industrias para estructurar datos no estructurados de manera eficiente y efectiva.
El resultado final
Cuando se trata de extracción de datos no estructurados, la automatización no es una actualización sino una necesidad. Casi todas las organizaciones manejan archivos digitales como facturas, órdenes de recibo, recibos de pago, etc. Una solución de procesamiento automatizado hace que los flujos de trabajo de extracción de datos no estructurados sean más simples, rentables y eficientes.
Asegúrate de que Astera ayudarlo a desbloquear la gran cantidad de información atrapada en datos no estructurados para mantenerse por delante de la competencia. AsteraLa solución IDP de simplifica y automatiza sus tareas rutinarias de procesamiento y extracción de documentos de datos no estructurados.
Ahora con Captura de IA, puede extraer fácilmente datos enterrados en documentos no estructurados. Con tecnología impulsada por IA, la función más reciente le permite extraer datos de archivos PDF con un solo clic y estructurar los datos no estructurados en segundos.
Una vez que la plantilla reutilizable esté lista, puede utilizar flujos de trabajo automatizados para ejecutar la extracción de datos no estructurados de forma automática. Esto garantizará un procesamiento, generación de informes y análisis de documentos precisos y sin problemas en toda su empresa.
Habla con nuestro equipo de ventas sobre sus necesidades de procesamiento de documentos.
Autores:
khurram haider
