Procesamiento inteligente de documentos (IDP) en logística y transporte

La documentación forma parte integral de las operaciones en casi todas las industrias. Tomemos como ejemplo la logística y el transporte, donde las empresas procesan cientos de miles de documentos diariamente para mantener las mercancías en movimiento y la cadena de suministro en funcionamiento. Entonces, ¿qué están haciendo las empresas de logística para manejar una cantidad tan grande de documentos? Y lo que es más importante, ¿cómo pueden usar la tecnología de procesamiento inteligente de documentos (IDP) para administrar sus documentos y extraer los datos que necesitan? 

Este blog trata sobre el procesamiento inteligente de documentos en logística y el papel del IDP en la automatización de la gestión de documentos en la industria. 

El estado actual de la automatización en el procesamiento de documentos logísticos  

Si está leyendo este artículo, es muy probable que trabaje en el sector de la logística, lo que significa que conoce todos los distintos tipos de documentos que se producen y procesan. 

Desde facturas comerciales, guías marítimas y aéreas, conocimientos de embarque, órdenes de compra y listas de empaque hasta avisos de llegada, etiquetas de envío, recibos, declaraciones de aduanas, comprobantes de entrega y muchos más, cada documento contiene información esencial que ayuda a rastrear los envíos, confirmar los detalles de la transacción y cumplir con los requisitos de cumplimiento. Para garantizar que las mercancías se muevan sin problemas, es necesario que las partes pertinentes obtengan estos documentos de manera oportuna, lo que a su vez solo es posible si se procesan de manera rápida y precisa. 

Para responder a estas necesidades, las empresas han automatizado sus Procesamiento de documentos y flujos de trabajo de gestión. El uso de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y técnicas basadas en reglas para tareas repetitivas, como la extracción de datos Un buen ejemplo es la clasificación de documentos. También se utilizan secuencias de comandos y flujos de trabajo sencillos para enviar documentos a los departamentos o sistemas adecuados, garantizando así que lleguen a sus destinos previstos. 

Es evidente que estas herramientas de automatización básicas permiten a los equipos de documentación dar formato a los documentos y crear plantillas estandarizadas para tipos similares de documentos. Pero no olvidemos que cada documento tiene su propio formato, campos de datos y requisitos de cumplimiento que deben tenerse en cuenta, especialmente cuando se trata con múltiples socios comerciales. Y eso nos lleva a los desafíos del procesamiento de documentos en el sector logístico. 

El procesamiento de documentos logísticos aún enfrenta muchos desafíos 

El paso de los procesos basados ​​en papel a la documentación digital ha automatizado muchas tareas repetitivas en la industria de la logística y el transporte. Sin embargo, lo que sigue siendo un desafío es el volumen cada vez mayor de documentos, junto con sus formatos cambiantes y la importante cantidad de tiempo y recursos humanos necesarios para procesar y extraer la información necesaria de manera eficiente de documentos importantes. 

Procesamiento manual 

A pesar de los avances recientes, muchas empresas de logística aún dependen de métodos manuales de procesamiento de documentos, en los que los empleados son responsables de ingresar datos de documentos físicos o digitales en sus sistemas internos. Evidentemente, este enfoque requiere mucho tiempo y es propenso a errores, como escribir mal la cantidad de un envío o ingresar incorrectamente un código aduanero. Estos errores son los impulsores de costosos efectos posteriores, que conducen a demoras y oportunidades perdidas. 

Volumen de documentos 

Incluso para una empresa de logística de tamaño mediano, es habitual procesar cientos o miles de documentos con regularidad. Cada documento contiene puntos de datos críticos que deben capturarse, validarse y compartirse con las partes interesadas pertinentes, lo que significa que la única forma de avanzar es procesarlos de manera eficiente. Sin la automatización impulsada por la IA, las empresas de logística enfrentan demoras en el procesamiento y el riesgo de entregas fallidas, lo que genera insatisfacción del cliente. 

Integración con sistemas existentes 

Una organización típica de la cadena de suministro trata con múltiples socios comerciales, lo que significa que está obligada a manejar todo tipo de documentos. Y para hacerlo de manera eficaz, necesita sistemas que puedan comunicarse sin problemas. En algunos casos, por ejemplo, cuando Incorporación de un nuevo socioLas organizaciones deben crear nuevas integraciones para gestionar determinados documentos, especialmente si no están estructurados y varían mucho en formato. Esto se convierte en un desafío a medida que se suman más socios con diferentes necesidades. 

Auditoría y trazabilidad 

¿Qué es una cadena de suministro si le quitamos la visibilidad? Así es, una serie de procesos desarticulados que carecen de coordinación y eficiencia. Los documentos son fundamentales para obtener visibilidad sobre el movimiento de las mercancías a lo largo de la cadena de suministro, por lo que es aún más importante poder rastrearlas. La presencia de múltiples partes interesadas, diversos tipos de documentos y procesos manuales complican el seguimiento de los documentos. 

IDP mejora la automatización de la gestión de documentos logísticos 

Dados los desafíos existentes, los proveedores de servicios logísticos y de cadena de suministro están adoptando cada vez más soluciones de automatización impulsadas por inteligencia artificial (IA) que aceleran aún más la gestión de documentos y la extracción de datos. 

Así es como un Solución de procesamiento de documentos con inteligencia artificial permite a las empresas gestionar documentos con una mínima intervención manual: 

Clasificación de documentos logísticos y de envío 

A medida que se recibe un documento de envío, Software de IDP lee el texto y el diseño para identificar si se trata de una factura o cualquier otro tipo de documento. 

Extracción de datos del documento 

A diferencia del OCR tradicional, Soluciones para desplazados internos son capaces de extraer texto junto con puntos de datos clave como identificadores de envío, cantidades de productos, fechas e importes de facturas. Lo que realmente hace Extracción de datos de IA Lo que vale la pena para las empresas de logística es su capacidad de extraer datos de documentos semiestructurados y no estructurados, como una lista de empaque o Archivos EDI. 

Validación de datos para la calidad general 

Se comprueba que los datos extraídos cumplan con las reglas empresariales establecidas. Las reglas predefinidas le permiten garantizar que sus datos tengan el formato necesario y evitar que entren puntos de datos no deseados en sus sistemas. Ejemplos de validación de datos Las reglas podrían ser verificar que el ID del envío coincida con el ID de la empresa. base de datos o garantizar que los importes de las facturas coincidan con las transacciones registradas. 

Manejo de documentos no estructurados 

La logística a menudo implica documentos no estructurados, como recibos de entrega escritos a mano o correos electrónicos con instrucciones de envío integradas. La automatización tradicional tiene dificultades con estos formatos, pero IDP utiliza el aprendizaje automático para adaptarse y aprender de cada documento que procesa. 

El uso de capacidades de procesamiento de lenguaje natural (PLN) significa que los sistemas pueden comprender el documento en contexto. Por lo tanto, incluso si un proveedor cambia el formato de su lista de empaque, un sistema IDP confiable seguirá identificando los puntos de datos relevantes sin necesidad de intervención manual. 

Integración e interoperabilidad perfectas 

Las plataformas de IDP ofrecen la posibilidad de transportar datos a su destinatario previsto. Los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a estos datos desde los sistemas internos pertinentes, como el software ERP o una central almacenamiento de datosy tomar decisiones. 

Como la IA hace todo esto por sí sola, tendrás que comprobar si hay errores las primeras veces. La cantidad de veces que tendrás que hacerlo depende de la precisión de la solución utilizada, ya que las herramientas tienen distintos niveles de precisión con extracción de datos de documentos. 

Documentos logísticos que IDP puede automatizar 

Entonces, ¿cuáles son los diferentes tipos de documentos ¿Se utilizan en el sector logístico y de los que se puede procesar y extraer información automáticamente? Si bien la lista de documentos puede ser extensa, los siguientes son los documentos más utilizados en logística y transporte para los que debería considerar utilizar el software IDP: 

Órdenes de compra (OC) 

El documento sirve como solicitud formal para el suministro de bienes. Procesamiento de órdenes de compra implica extraer información como números de pedido, descripciones de artículos, cantidades, precios acordados y términos de entrega. 

Hojas de ruta 

Las compañías aéreas y marítimas de transporte de mercancías emiten guías de embarque como prueba de que han recibido mercancías para su envío. Estos documentos incluyen detalles importantes sobre el destino, el destinatario, la ruta, el número de guía de embarque, la descripción de la carga y la información del transportista. 

Órdenes de entrega 

Los transportistas emiten órdenes de entrega que permiten la entrega de las mercancías al destinatario o a cualquier otra parte designada y autorizada por el destinatario. La información clave que se debe extraer generalmente incluye los números de órdenes de entrega, los detalles del destinatario, los detalles del artículo y las instrucciones de entrega. 

Facturas de flete 

Una factura de flete contiene información sobre los cargos de flete que se deben pagar por el transporte de mercancías, generalmente entre el expedidor y el transportista. Los cargos de flete, las condiciones de envío, los detalles del consignatario y del expedidor, los detalles del envío (peso, volumen) y las condiciones de pago se suelen extraer de las facturas de flete. 

Conocimiento de embarque (BOL) 

Un conocimiento de embarque es un documento legal, normalmente utilizado en el contexto del transporte marítimo, que el transportista emite al expedidor para confirmar la recepción de la carga. Entre otros datos, los conocimientos de embarque detallan los nombres del expedidor y del destinatario, las instrucciones de envío, las descripciones de los artículos, las cantidades, el peso y las condiciones de envío. 

Facturas 

Las facturas detallan los cargos por bienes o servicios proporcionados y son un documento clave para las operaciones financieras y contables en logística. Los números de factura, las fechas, los detalles de los artículos (descripción del producto, cantidades, precios unitarios), el monto total, las condiciones de pago, los detalles de los impuestos y las fechas de vencimiento son generalmente extraído de facturas. 

Listas de empaque 

Las listas de empaque, que suelen enviarse junto con las facturas, describen el contenido de un envío, incluidas las descripciones de los artículos, las cantidades y los métodos de embalaje. En una lista de empaque se detallan los nombres de los productos, las cantidades, las dimensiones y los pesos de los artículos individuales de un envío, así como los métodos de embalaje utilizados (cajas, palés, etc.). 

Formularios de seguimiento de envíos 

Las empresas de logística extraen números de seguimiento, estado del envío, ubicación y tiempo de entrega previsto de un formulario de seguimiento de envíos. Estos puntos de datos les permiten realizar un seguimiento del estado de un envío a medida que avanza por las diferentes etapas de la cadena de suministro. 

Declaraciones de aduana 

También llamada declaración de mercancías, la declaración aduanera contiene información que describe las mercancías que se importan o exportan, su valor y su destino. Los campos de datos como el código aduanero, las clasificaciones arancelarias, las descripciones de las mercancías, Códigos HS (códigos del Sistema Armonizado)El valor del envío y el origen constituyen información clave que se extrae de estos documentos. 

Recibos de entrega/comprobante de entrega (POD) 

Un recibo de entrega, o prueba de entrega, es un reconocimiento de que los bienes han sido entregados y recibidos por el destinatario previsto. Por lo general, la fecha de entrega, los detalles del destinatario, los artículos entregados y las firmas (si corresponde) son puntos de datos clave extraídos de un recibo de entrega. 

Los beneficios del procesamiento inteligente de documentos en logística 

IDP ofrece varias ventajas que facilitan la transición de los procesos tradicionales a flujos de trabajo eficientes y digitales de procesamiento de documentos. Aborda los desafíos operativos específicos que enfrentan las empresas de logística, ayudándolas a optimizar sus flujos de trabajo y brindar mejores servicios a sus clientes. Los principales beneficios incluyen: 

• La eliminación de errores asociados con la entrada manual de datos significa que puede extraer datos precisos de documentos como facturas y avisos de envío. 
• El IDP requiere una intervención manual mínima, lo que se traduce en un procesamiento de documentos más rápido y operaciones logísticas más fluidas. 
• La automatización y la reducción de errores suponen un ahorro de costes 
• La facturación y cobro optimizados de fletes acortan el ciclo de facturación 
• La extracción rápida y precisa de datos de listas de embalaje e informes de inventario da como resultado una gestión eficiente de las existencias. 

Las soluciones de procesamiento inteligente de documentos facilitan la transición 

Cada vez que se decide incorporar una nueva tecnología a los procesos, se realiza un análisis minucioso de la situación actual y de cómo la tecnología añadida ayudará a alcanzar la situación deseada. Las mismas reglas se aplican cuando se implementa la IDP para acelerar el procesamiento y la gestión de documentos en el sector logístico. 

Afortunadamente, el ejercicio no será tan intenso porque el software de IDP hace la mayor parte del trabajo pesado al integrarse con los sistemas de gestión de transporte (TMS), plataformas ERP y otras herramientas y flujos de trabajo de gestión de documentos existentes. Sin embargo, esto no lo exime de los requisitos previos: planificación cuidadosa y formulación de estrategias de implementación. Una vez que tenga en cuenta los aspectos esenciales, no tendrá que embarcarse en una revisión completa de sus sistemas existentes para aprovechar Inteligencia artificial para el procesamiento de documentos. 

En resumen, las herramientas de IDP comienzan a brindar valor de inmediato. La transición fluida permite una automatización más rápida de tareas críticas, como la extracción de datos y la clasificación de documentos, sin una curva de aprendizaje pronunciada. Y por eso es fundamental Seleccione un confiable Herramienta de IDP. 

Cómo Astera Ayuda a las empresas de logística y transporte con IDP 

Astera ofrece una solución moderna e inteligente de procesamiento de documentos, impulsada por Astera Inteligencia que no solo es fácil de implementar, sino también de usar, incluso para usuarios comerciales. Le permite extraer datos de documentos no estructurados de manera rápida y precisa sin ninguna intervención manual. 

Con Astera podrás: 

• Extraiga datos específicos de facturas, órdenes de compra y otros documentos de envío simplemente especificando los campos relevantes 
• Busque y extraiga información clave de documentos logísticos y de envío de forma contextualizada mediante IA 
• Integre perfectamente con su pila de datos y sistemas existentes para optimizar el procesamiento y la gestión de documentos. 
• Garantice la calidad y precisión de los datos con funciones integradas para validarlos 
• Maneje archivos EDI y delimitados con mapeo basado en reglas y controlado por IA 
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