¿Qué es la captura de facturas y cómo automatizarla?

La captura de facturas es una parte fundamental del proceso de cuentas por pagar de una empresa, pero los métodos manuales tradicionales pueden ralentizar las operaciones y generar errores costosos. A medida que las empresas crecen, también lo hace la complejidad de gestionar las facturas de manera eficiente. Aquí es donde entra en juego la automatización, que ayuda a las empresas a optimizar sus flujos de trabajo, ahorrar tiempo y reducir los errores humanos. 

En este blog, exploraremos cómo la captura automatizada de facturas puede simplificar sus procesos, desde la extracción de datos hasta la integración. Con la tecnología adecuada, las organizaciones pueden garantizar tiempos de procesamiento más rápidos, mayor precisión y un flujo de trabajo de cuentas por pagar más fluido. 

¿Qué es la captura de facturas? 

La captura de facturas implica extraer información esencial de las facturas (como detalles de proveedores, códigos de referencia, fechas límite de pago, montos y condiciones) y convertirla a formato digital. Es un paso clave en el procesamiento de facturas, ya que ayuda a los equipos de cuentas por pagar a revisar, aprobar y administrar los pagos de manera eficiente. 

Las empresas suelen recibir facturas en distintos formatos y diseños de distintos proveedores, como copias en papel, archivos PDF o imágenes escaneadas. Las soluciones de captura de facturas pueden gestionar esta variedad mediante el uso de tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la inteligencia artificial (IA) para reconocer y extraer datos clave, independientemente del formato.  

Por ejemplo, una empresa minorista que trabaja con varios proveedores puede recibir facturas con diferentes diseños: una con los importes totales en la parte superior y otra en la inferior. Una herramienta de captura de facturas estandariza estos datos, los integra en el sistema ERP de la empresa y garantiza que todas las facturas se procesen con precisión y a tiempo. 

Problemas con la captura manual de facturas 

Tradicionalmente, las empresas capturaban los datos de las facturas de forma manual. Los empleados revisaban cuidadosamente cada factura, extraían información clave, como nombres de proveedores, números de factura, fechas, montos y condiciones de pago, e ingresaban estos datos en los sistemas ERP. Si bien este enfoque funcionaba para empresas más pequeñas con un volumen manejable de facturas, se volvió cada vez más lento y propenso a errores a medida que aumentaba el número de facturas.  

Algunos desafíos del enfoque manual incluyen: 

• Pérdida de tiempo:La gestión manual de facturas requiere mucho tiempo y esfuerzo, desde la verificación de los detalles hasta la introducción de datos en los sistemas. Este proceso retrasa las aprobaciones y los pagos, lo que provoca interrupciones en el flujo de caja y ralentiza las operaciones comerciales. Según las investigaciones, El 41% de los equipos de cuentas por pagar informan que los tiempos de ciclo son más largos son una barrera importante para el éxito y hacen que todo el flujo de trabajo sea menos eficiente. 

• Alto riesgo de errores:El error humano es un riesgo constante en la entrada manual de datos. Un asombroso 68 % de las empresas se encuentran con este problema. errores en más del 1% de sus facturas, lo que da lugar a pagos excesivos, descuentos perdidos y discrepancias en los pagos. Estos errores pueden afectar el flujo de caja, requerir correcciones que consumen mucho tiempo y tensar las relaciones con los proveedores. 

• Aumento de los costos operativos:Los costos de procesar facturas manualmente pueden aumentar rápidamente. En promedio, puede costar hasta $16 por factura, según el Instituto de Finanzas y GestiónPor el contrario, los procesos automatizados pueden reducir este costo a tan solo 3 dólares por factura, liberando recursos que podrían emplearse mejor en otras áreas del negocio. 

• Falta de visibilidad en tiempo real:Cuando las facturas se procesan manualmente, es difícil obtener una visión clara y actualizada de la situación. Los datos suelen almacenarse en varios sistemas o en archivos físicos, lo que dificulta el seguimiento del estado de las facturas en tiempo real. Como resultado, El 22% de los equipos de cuentas a pagar informan que tienen problemas con la falta de visibilidad, lo que genera retrasos, incumplimiento de plazos y previsiones financieras deficientes. 

• Escalabilidad limitada: Casi el 50% de las facturas todavía se realizan en papel, lo que dificulta que las empresas escalen sus operaciones de manera eficiente a medida que crecen. Depender de métodos manuales puede generar demoras e ineficiencias a medida que aumenta el volumen de facturas. La investigación de Ardent Partners muestra que la facturación automatizada puede reducir los costos entre un 50% y un 80%, dejando claro que la automatización es clave para gestionar grandes volúmenes de manera eficaz y respaldar el crecimiento del negocio.

Figura: Formatos de factura y pago 

Cómo la captura automatizada de facturas resuelve estos problemas: 

La captura automatizada de facturas aborda estos desafíos mediante el uso de tecnologías avanzadas como OCR e IA para extraer y procesar datos de las facturas automáticamente, independientemente del formato. Estos sistemas pueden extraer automáticamente información clave de las facturas (ya sea en papel, PDF o formato electrónico) e ingresarla directamente en los sistemas ERP. Esto reduce la necesidad de ingresar datos manualmente, acelera el ciclo de procesamiento de facturas y minimiza los errores. 

Beneficios de la captura automatizada de datos de facturas 

La captura automatizada de facturas simplifica el proceso de facturación, ahorrando tiempo y reduciendo errores. Mejora la eficiencia, mejora la precisión y fortalece las relaciones con los proveedores. A continuación, se indican algunos beneficios clave: 

• Tiempos de procesamiento más rápidos: Con la automatización, el tiempo que lleva procesar facturas se reduce significativamente. Mientras que el procesamiento manual puede llevar horas, los sistemas automatizados pueden capturar, verificar y cargar datos de facturas al instante. De hecho, la automatización puede acelerar el tiempo de procesamiento de facturas hasta en un 82%, acelerando los flujos de trabajo de aprobación y garantizando ciclos de pago más rápidos.  

• Tasa de excepción de factura más baja: La captura automática de facturas reduce la cantidad de facturas que necesitan atención especial o correcciones. Esto ayuda a los equipos de AP a evitar demoras causadas por excepciones, como detalles faltantes o incorrectos. Al minimizar estos problemas, las empresas pueden aprovechar los descuentos por pago anticipado y mantener operaciones fluidas. 

• Relaciones mejoradas con los proveedores: La automatización garantiza pagos puntuales y facturas precisas, lo que genera relaciones más sólidas con los proveedores. Al garantizar que las facturas se procesen de manera rápida y precisa, las empresas pueden mantener la confianza y la fiabilidad con los proveedores, lo que también puede generar oportunidades para obtener mejores condiciones de pago o descuentos. 

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Cómo funciona la automatización de la captura de facturas 

La automatización de la captura de facturas simplifica el proceso de extracción, validación y procesamiento de datos de facturas. A continuación, se incluye un desglose claro paso a paso: 

1. Cobro de facturas:Las facturas se recopilan de múltiples fuentes, incluidos correos electrónicos, documentos escaneados, archivos PDF y otros formatos electrónicos, lo que garantiza que se capturen todas las facturas, independientemente del tipo. 
2. Digitalización y escaneo de facturas:Para facturas en papel, El sistema los escanea y los convierte a formatos digitales.La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) garantiza que el texto se extraiga y se convierta en datos legibles por máquina. 
3. Extracción de Datos:El sistema extrae automáticamente detalles críticos como números de factura, fechas, nombres de proveedores, partidas, montos y condiciones de pago. Las herramientas avanzadas basadas en inteligencia artificial mejoran la precisión al identificar e interpretar incluso datos no estructurados. 
4. Validación y verificación de datos:Los datos extraídos se verifican con reglas comerciales predefinidas para garantizar su precisión. Esto incluye marcar duplicados, hacer coincidir órdenes de compra y verificar detalles clave como totales y condiciones de pago. Cualquier discrepancia se resalta para su revisión. 
5. Proceso de aprobación: Después de la validación, las facturas se envían a través de flujos de trabajo automatizados para su aprobación. El sistema notifica a las partes interesadas correspondientes, lo que permite aprobaciones más rápidas y, al mismo tiempo, mantiene el cumplimiento de los procesos internos. 
6. Integración de Datos:Las facturas aprobadas se integran perfectamente en los sistemas de contabilidad, plataformas ERP u otras herramientas financieras para su posterior procesamiento y pago, eliminando la necesidad de ingresar datos manualmente. 

Características principales de la tecnología de captura de facturas 

La tecnología moderna de captura de facturas agiliza todo el proceso de facturación al combinar herramientas avanzadas con automatización inteligente. Estas son algunas de las características destacadas que ofrece un sistema de captura de facturas: 

• Cobro de facturas de múltiples fuentes
  Recopila facturas de varios formatos, como PDF, correos electrónicos, documentos escaneados y facturas electrónicas, lo que garantiza una entrada fluida desde múltiples canales. 

• Procesamiento inteligente de documentos (desplazado interno)
  Aprovecha la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para extraer, clasificar y validar de forma inteligente los datos de las facturas, independientemente del formato o la complejidad. Al aprender de los patrones a lo largo del tiempo, mejora la precisión y la eficiencia, lo que garantiza una captura de facturas fluida y confiable. 

• Procesamiento sin contacto
  Automatiza el flujo de trabajo de procesamiento de facturas de extremo a extremo, desde la extracción de datos hasta la validación e integración, minimizando la intervención manual. 

• Coincidencia automática de facturas
  Coincide los datos de la factura con las órdenes de compra (OC) y los recibos para un proceso de conciliación tripartita perfecto, lo que reduce el tiempo de procesamiento y las discrepancias. 

• Validación con intervención humana
  Combina la automatización con la supervisión humana para gestionar excepciones o casos complejos, garantizando la precisión de los datos y manteniendo el control cuando sea necesario. Este equilibrio mejora la confianza en el sistema y permite la mejora continua del proceso.

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