¿Qué son los metadatos y por qué son importantes?

¿Qué son los metadatos?

Los metadatos se refieren a la información sobre los datos que les da más contexto y relevancia. Registra aspectos esenciales de los datos (p. ej., fecha, tamaño, propiedad, tipo de datos u otras fuentes de datos) para ayudar a los usuarios a descubrirlos, identificarlos, comprenderlos, organizarlos, recuperarlos y utilizarlos, transformando la información en activos críticos para el negocio.

Piense en ello como etiquetas en una caja que describen lo que hay dentro. Los metadatos facilitan la búsqueda y utilización de los datos que necesita. Los elementos típicos de metadatos incluyen:

• Detalles del contenido: título, descripción, etiquetas y categorías.
• Información de propiedad/acceso: creador, fecha de creación, modificador y controles de acceso

¿Cuáles son algunos ejemplos de metadatos?

Veamos un ejemplo para una mejor comprensión:

Metadatos de un archivo de hoja de cálculo:

Metadatos de un archivo de hoja de cálculo. Imagen por Astera.

Las hojas de cálculo contienen varios tipos de metadatos, incluidos los encabezados de las columnas y el número de filas y columnas. En el ejemplo anterior, la fila de la tabla, los encabezados de las columnas y el comentario de Saba son ejemplos de metadatos, ya que proporcionan contexto a los datos de las siguientes filas. Este tipo de metadatos facilita el trabajo con los datos presentes.

Otros elementos de metadatos en una hoja de cálculo incluyen descripciones de fuentes, relaciones entre tablas, reglas de validación de datos, tipos de datos, estadísticas de columnas (valores faltantes, valores mínimos o máximos, distribución), información de propiedad de los datos, fecha de creación, comentarios e historial de actualizaciones.

Otros ejemplos: 

Además de una hoja de cálculo, los metadatos facilitan la organización y categorización de una amplia gama de activos digitales, incluidas imágenes, páginas web, archivos informáticos, documentos, archivos de sistemas de información geográfica (SIG), bases de datos relacionales, bases de datos de gráficos, correos electrónicos, códigos de aplicaciones, multimedia. contenidos (videos) y grabaciones de audio.

¿Por qué los metadatos son hoy más importantes que nunca? 

Gestión de metadatos va más allá de describir el contenido. Ayuda a que la información crucial se pueda buscar y descubrir; ampliamente adoptado hoy en día para organizaciones y eficiencias. datos de gestión propósitos. Por nombrar algunos,:

Mejora la organización de los datos.

Los metadatos manejan volúmenes masivos de datos mediante la categorización. Los detalles descriptivos, técnicos y estructurales de sus datos sirven como base para etiquetar, categorizar, localizar y recuperar los datos, ahorrando tiempo y esfuerzo y mejorando así la productividad.

Mejora la gestión de datos

Proporciona información sobre el linaje de los datos (su fecha de origen y las transformaciones que sufrió), quién puede acceder a ellos y cómo se interrelacionan con otros datos. Esto ayuda a evadir inconsistencias o errores de datos, mejorando calidad de los datos y posteriormente mejorar los procesos de negocio.

Aumenta las capacidades de toma de decisiones.

La creciente complejidad de los datos hace que el análisis de grandes volúmenes de datos sea desafiante y poco realista. Los metadatos contextualizan y añaden más estructura a estos datos, lo que permite una mejor comprensión. Además, cuando se alimenta con inteligencia artificial y algoritmos de aprendizaje automático, el proceso de detección y corrección de anomalías, etiquetado y categorización se automatiza, mejorando la capacidad de descubrimiento y precisión de los datos, lo que permite tomar decisiones informadas.   

Ayuda en el cumplimiento y la seguridad.

Cuando se En lo que respecta al almacenamiento, uso y retención de datos, especialmente PII, todas las empresas deben cumplir con las regulaciones de cumplimiento descritas (por ejemplo, la Ley de Responsabilidad y Transferibilidad de Seguros Médicos (HIPAA, por sus siglas en inglés)) independientemente del sector. Los metadatos facilitan esto al proporcionar información sobre el propietario o creador de los datos y su linaje, lo que ayuda a realizar un seguimiento del ciclo de vida del documento. Además, los metadatos, como los niveles de acceso, el cifrado y las pistas de auditoría, garantizan la integridad y confidencialidad de los datos.

Además, los metadatos respaldan la eficiencia integración de datos y suave migración de datos, además de permitir la colaboración y fomentar las afiliaciones entre sistemas empresariales como ERP y CRM. Además, es una herramienta poderosa para el descubrimiento de contenido moderno y una mejor experiencia del cliente. Permite a los compradores potenciales encontrar títulos relevantes mediante búsqueda y navegación rápidas. Los metadatos claros ayudan a los clientes a comprender los detalles del producto y tomar decisiones de compra informadas.

El papel de los metadatos en la gestión de datos

Los metadatos proporcionan una gran cantidad de información sobre sus activos de datos para desbloquear su verdadero valor.

Imagen de Astera.

Así es como gestiona eficazmente sus datos en todas las dimensiones:

• Contexto complementario: Los metadatos agregan una capa de explicación a los datos almacenados en bases de datos o sistemas. Detalla la fuente del origen de los datos (de dónde provienen), su formato (cómo están estructurados, por ejemplo, números o texto) y cualquier transformación por la que hayan pasado (como cálculos o ajustes). Este contexto adicional permite a los usuarios interpretar los datos con precisión y elegir las técnicas más apropiadas para extraer información confiable.
• Buscar y filtrar: Los metadatos facilitan las funcionalidades de búsqueda interna basada en texto dentro de las bases de datos. Los atributos descriptivos dentro de los metadatos, como palabras clave, títulos y resúmenes, proporcionan un contexto dentro de los resultados de búsqueda y permiten a los usuarios localizar rápidamente conjuntos de datos relevantes a través de herramientas de búsqueda internas. Además, los metadatos permiten filtrar y ordenar los resultados de la búsqueda según criterios específicos, lo que ahorra tiempo y esfuerzo que, de otro modo, se dedicaría a examinar datos irrelevantes.
  
• Estructura lógica: Los metadatos agilizan la forma en que se organizan sus datos. Define las conexiones entre elementos de datos, las dependencias entre sí y su jerarquía dentro del conjunto de datos más grande. Este desglose detallado permite una estructura de datos lógica y bien organizada, lo que hace que almacenar, recuperar e integrar diferentes conjuntos de datos sea más eficiente.

Ilustración de cómo los metadatos establecen relaciones de datos clave. Imagen por Astera.

• Seguimiento de linaje: Los metadatos permiten rastrear el origen y las transformaciones que sufre un conjunto de datos dentro de una base de datos a lo largo de su ciclo de vida. Un historial documentado con linaje permite a los usuarios evaluar la validez y confiabilidad de los datos, asegurando que estén trabajando con información precisa para una toma de decisiones informada.
  
• Controles de calidad de datos: Incrustada dentro de los metadatos puede haber información sobre los controles de calidad de los datos y los procesos de validación realizados en los datos almacenados en las bases de datos. Al ofrecer más visibilidad del ciclo de vida de los datos, los metadatos permiten a los usuarios evaluar la precisión y la integridad de un conjunto de datos antes de utilizarlo para el análisis.
• Control de acceso: Los metadatos facilitan la gestión de permisos de acceso a los datos de la base de datos al proporcionar información sobre las funciones de los usuarios, los niveles de sensibilidad de los datos y otros atributos relevantes para el control de acceso. Por ejemplo, un administrador de base de datos podría establecer una regla según la cual sólo los usuarios con el rol de "administrador" pueden acceder a los datos marcados como "confidenciales" en los metadatos. Al especificar roles de usuario y niveles de autorización, los metadatos ayudan a garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder a datos sensibles o confidenciales, lo que exige responsabilidad y seguridad de los datos.
• Instrucciones de acceso claras: Una vez que se localiza un conjunto de datos relevante, los metadatos detallan los métodos de acceso, incluidos los requisitos de autenticación y autorización. Con instrucciones de acceso claras, los usuarios pueden obtener los datos que necesitan para el análisis sin confusión alguna, lo que agiliza el proceso de recuperación de datos. 
• Uso compartido estandarizado: Permite la creación de formatos de datos consistentes en varios conjuntos de datos en su sistema de base de datos. Al proporcionar un formato estandarizado, los metadatos facilitan el intercambio fluido de datos entre equipos, departamentos y organizaciones, fomentando la colaboración, el descubrimiento de datos, la investigación y las prácticas de intercambio de conocimientos.
• Reducción de la dependencia de los equipos de datos: Con datos fácilmente disponibles y bien documentados (gracias a los metadatos), los usuarios pueden localizar y comprender de forma independiente los datos que necesitan del sistema. En consecuencia, la carga de trabajo reducida permite a los equipos de datos centrarse en tareas más complejas.
• Interoperabilidad de datos: Los metadatos facilitan la interoperabilidad entre varios sistemas dentro de su pila tecnológica al establecer un lenguaje común. Define formatos de datos, modelos y protocolos de intercambio para garantizar la armonización y el intercambio fluido entre bases de datos.
• Pistas de auditoría y rendición de cuentas: Como se mencionó anteriormente, los metadatos rastrean quién accedió o modificó conjuntos de datos específicos dentro de las bases de datos. Esto crea un registro de actividad detallado, lo que permite a las organizaciones identificar a las partes responsables, evitar cambios no autorizados y minimizar las filtraciones de datos. En el control de versiones, facilita los procedimientos de reversión en caso de errores, garantizando la integridad de los datos.
• Cumplimiento simplificado: Los metadatos sirven como traductor, permitiendo prácticas consistentes de manejo de datos en varios sistemas. Permite el cumplimiento de las políticas corporativas y los requisitos normativos, independientemente de dónde residan los datos, y minimiza los errores e inconsistencias que podrían generar problemas de cumplimiento.

Papel de los metadatos en la gestión de datos. Imagen por Astera.

Tipos de metadatos

Según las funcionalidades que cumple a la hora de gestionar la información, los metadatos se clasifican en varios tipos, algunos de los cuales son:

Metadatos descriptivos

Los metadatos descriptivos abarcan detalles esenciales sobre el recurso de datos (qué, cuándo, dónde y quién), abarcando su contenido, contexto y características. Incluye título, nombre del autor, palabra clave, resumen, fecha de publicación, categoría y características físicas (para soporte físico).

Función: Ayuda a los usuarios a descubrir datos relevantes rápidamente y facilita el control de versiones dentro de los sistemas de gestión de documentos.

Metadatos estructurales

Los metadatos de estructura son la organización interna de una fuente de datos. Especifica relaciones jerárquicas entre componentes, lo que permite una exploración y análisis de datos eficientes.

Función: Permite a los usuarios navegar de manera eficiente a través de estructuras de datos complejas y mejorar la usabilidad de los datos y la comprensión del usuario a través de una presentación de datos mejorada (por ejemplo, menú de navegación del sitio web, números de diapositivas en una presentación y relaciones entre padres e hijos en bases de datos).

metadatos administrativos

Los metadatos administrativos proporcionan información crucial para ayudar a administrar o controlar un recurso de datos, es decir, información sobre quién posee un recurso de datos, cómo los usuarios pueden acceder a él y cómo lo administran. Este tipo de metadatos a menudo se crea automáticamente al ingresar contenido en un sistema de administración de contenido (CMS) y desempeña un papel fundamental en la administración, navegación, entrega y recuperación de datos dentro del CMS.

Incluye detalles como la fecha de creación de los datos, el autor, el número de identificación, la codificación o el tipo de medio, los permisos de acceso, el período de retención y los derechos de autor o de uso. Este tipo de metadatos es fundamental para mantener la integridad de los datos y el cumplimiento en todos los sectores.

Función: Ayuda a gestionar el gobierno de datos y seguridad, garantizando que se acceda a los datos, se almacenen y se utilicen de manera adecuada, siguiendo las regulaciones para la retención de datos.

Estos tres tipos de metadatos suelen estar conectados y funcionan juntos. A continuación se muestra un ejemplo de cómo se interrelacionan entre sí.

Interrelación entre metadatos descriptivos, estructurales y administrativos. Imagen por Astera.

Metadatos técnicos

Este tipo de metadatos proporciona información sobre las características técnicas de los recursos digitales. Describe las reglas y la estructura para almacenar datos, incluidos modelos de datos y protocolos de respaldo. Incluye elementos como tamaño de archivo, formato (p. ej., PDF, JPEG, MP4), codificación de caracteres (p. ej., UTF-8, ASCII), métodos de compresión, linaje de datos, configuraciones de seguridad, software utilizado para crearlos y detalles de hardware o dispositivo. .

Ejemplos: Transformación de datos reglas, esquema, nombres de campos, detalles de indexación, recuento de filas o columnas, información de fuentes de datos, tipos de datos, relaciones de datos y control de acceso.

Esquema de tabla: ejemplo de metadatos técnicos. Imagen por Astera.

Función: Los metadatos técnicos maximizan la interoperabilidad de los datos, identifican inconsistencias en los datos, brindan visibilidad del linaje de los datos (origen y transformaciones), agilizan la integración de los datos al capturar información de la fuente de datos, mejoran la capacidad de búsqueda y recuperación de activos digitales, ayudan en la preservación de los datos y el archivado adecuado, y permiten una navegación fluida. y análisis de datos.

Metadatos activos versus metadatos pasivos

Los metadatos activos son dinámicos. Es un siempre activo, API-Proceso impulsado que se integra con sus herramientas de pila de datos, recopila metadatos de ellas, crea inteligencia e impulsa acciones sin intervención humana. En resumen, describe los datos, les agrega contexto y puede modificarse en función de las interacciones.

Por ejemplo, los metadatos activos identifican los conjuntos de datos utilizados con más frecuencia a partir de registros de uso históricos y recomiendan un cronograma optimizado para tubería de datos ejecución. Sin embargo, la cosa no se detiene aquí. Más allá de las simples sugerencias, ajusta de forma autónoma la canalización de datos a través de la integración directa, avanzando así en una solución totalmente operaciones de datos enfoque céntrico.

Los metadatos pasivos, por otro lado, son un proceso tradicional y más estático. Describe los datos, es creado manualmente por humanos y no altera su comportamiento en función de eventos. Los ejemplos incluyen etiquetas, descripciones de datos, tipos de datos y fuentes de datos. Aquí hay una descripción visual de los metadatos pasivos y activos y cómo los primeros allanan el camino para los segundos.

Metadatos activos versus metadatos pasivos. Fuente: Gartner

Lo mejor es utilizar los metadatos de forma eficaz

Estas son algunas de las mejores prácticas que le guiarán en la utilización eficaz de sus metadatos:

1. Conoce tus porqués: Defina el propósito de sus metadatos. Identifique el valor comercial de sus metadatos capturados y cómo respaldan sus sistemas, procesos y organización.
2. Diseñe un esquema personalizado: Cree un marco estructurado (esquema) para categorizar y organizar sus activos en función de sus necesidades específicas.
3. Hazlo visible: Planifique un fácil descubrimiento y acceso al contenido. Explique quiénes son los usuarios previstos y qué herramientas y métodos utilizarán para encontrar y utilizar los metadatos.
4. Céntrese en el valor, no en el volumen: Seleccione y describa cada pieza de metadatos que recopile. Incluya únicamente propiedades que se conecten directamente con sus objetivos y propósito.
5.  Simplifique para un mejor uso: Mantenga sus metadatos simples y directos para alentar a los usuarios a contribuir con información esencial. Evite el uso de campos excesivos y priorice las propiedades esenciales. Por ejemplo, al agregar metadatos a una imagen, campos como título, descripción y etiquetas son cruciales para la categorización. Además, elimine las propiedades predeterminadas irrelevantes previamente completadas para crear una interfaz más limpia.
6. Asegúrese de que se alinee con los objetivos comerciales: Desarrollar un plan de gobernanza. Esto incluye establecer roles y responsabilidades claras, gestión de la calidad de los datosy políticas para la gestión de metadatos, garantizando la coherencia y el cumplimiento de los elementos de los metadatos. Además, identifique fuentes y características de sus metadatos para adaptar eficazmente sus planes de gobernanza en respuesta a las necesidades cambiantes.
   
   Más información sobre Mejores prácticas de gobernanza de metadatos.

Para terminar

La gestión eficaz de los datos dentro de su organización es fundamental para impulsar decisiones basadas en datos. Si bien los datos tienen un valor inmenso, utilizarlos plenamente requiere contexto, razón por la cual los metadatos son cruciales. Al proporcionar una comprensión más profunda de las características, el linaje y la ubicación de sus datos dentro de las bases de datos, los metadatos permiten el descubrimiento eficiente de datos, garantizan la calidad y el cumplimiento, y simplifican la preservación a largo plazo.

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