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Más allá del procesamiento de formularios OCR: la guía completa para la extracción inteligente de datos de formularios 

Marzo 18th, 2024

A medida que las empresas continúan lidiando con un volumen cada vez mayor de formularios, facturas y documentos, la necesidad de precisión, velocidad y adaptabilidad en la extracción de datos nunca ha sido tan pronunciada. La tecnología tradicional de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) ha sido durante mucho tiempo un elemento básico en el procesamiento de formularios, pero a medida que avanza la tecnología, también lo hacen las expectativas de soluciones más inteligentes.  

¿Qué es el procesamiento de formularios OCR? 

OCR, o reconocimiento óptico de caracteres, es una tecnología que convierte diferentes tipos de documentos, como documentos en papel escaneados y archivos PDF, en datos editables y con capacidad de búsqueda. 

El procesamiento de formularios OCR se refiere específicamente a la aplicación de la tecnología OCR para extraer datos de formularios. Estos formularios pueden incluir contratos, encuestas, solicitudes y registros médicos. 

Pasos clave en el procesamiento de formularios OCR 

OCR convierte imágenes de texto en texto legible por máquina siguiendo estos pasos: 

Paso 1: escanea y digitaliza la imagen. 

OCR escanea y cambia la imagen del texto a un formato digital, como un mapa de bits o un archivo vectorial. Esto crea una cuadrícula de píxeles o puntos que muestran las formas y colores de la imagen. 

Paso 2: mejora la calidad de la imagen. 

OCR mejora la calidad y legibilidad de la imagen mediante el uso de técnicas como reducción de ruido, binarización, corrección de inclinación, segmentación y escalado. Estas técnicas eliminan todo lo que no es necesario, como el polvo, las sombras o el fondo, y cambian la dirección, el tamaño y la calidad de la imagen. 

Paso 3: Reconoce los caracteres y símbolos. 

OCR identifica los caracteres y símbolos individuales de la imagen mediante el uso de métodos como la coincidencia de plantillas, redes neuronales o aprendizaje automático. Estos métodos hacen coincidir las formas y patrones de los píxeles o puntos con una lista de caracteres y símbolos conocidos y eligen el mejor. 

Paso 4: corregir y mejorar la precisión del texto. 

OCR corrige y mejora la precisión del texto mediante el uso de técnicas como el análisis de contexto y el procesamiento del lenguaje natural. Estas técnicas verifican y corrigen cualquier error o diferencia en el texto y utilizan pistas como la posición, el tamaño, la fuente y el significado del texto para hacerlo. 

Limitaciones del procesamiento de formularios OCR

Si bien el OCR es una herramienta valiosa, no es perfecta y puede encontrar algunos desafíos al extraer datos. La precisión de los formularios OCR varía según los diferentes tipos de formularios: formularios estructurados/de diseño fijo y semiestructurados. 

Los formularios estructurados tienen un diseño y formato fijos y predefinidos, como formularios de impuestos, encuestas o formularios de solicitud. OCR funciona bien con formularios estructurados; sin embargo, su exactitud nunca es 100% mientras que algunas herramientas de OCR tienen un límite de precisión del 95%. Por lo tanto, perderá aproximadamente entre el 3 % y el 5 % de sus datos si utiliza OCR para la extracción de datos. 

Por otro lado, los formularios semiestructurados tienen un diseño y formato variable y dinámico, como facturas, recibos o contratos. Hasta 80%80% de todas las formas son semiestructuradas. El procesamiento de formularios OCR funciona aún peor cuando se trata de formularios semiestructurados. Por lo tanto, el procesamiento de formularios OCR compromete aún más la precisión. 

Algunos de los errores comunes que puede cometer el OCR son: 

  • Faltan o leen letras o números incorrectos, especialmente símbolos 
  • Mezclar letras o números que se parecen, como O y 0, o l y 1 
  • El OCR depende de la calidad de las imágenes de entrada, que pueden verse afectadas por factores como la resolución, la iluminación, el contraste y el ruido. Las imágenes de mala calidad pueden provocar errores y un reconocimiento erróneo del texto. 
  • OCR funciona mejor con fuentes estándar y el alfabeto latino. Puede tener dificultades para reconocer fuentes únicas e idiomas no latinos. 
  • El OCR puede tener dificultades con documentos que tienen diseños y estructuras complejos o específicos, como varias columnas, tablas o gráficos. Estos elementos pueden interferir con el proceso de reconocimiento y segmentación del texto. 
  • El OCR puede tener una capacidad limitada para reconocer caracteres y símbolos especiales, como notaciones matemáticas, signos monetarios o emoticones. Es posible que estos caracteres y símbolos no formen parte del conjunto alfanumérico estándar para el que están diseñados los sistemas OCR. 

Estos desafíos también pueden afectar la precisión y confiabilidad de los resultados del OCR. 

Extracción inteligente de datos de formularios

La extracción inteligente de datos de formularios es una mejor alternativa al procesamiento de formularios, ya que supera las limitaciones del OCR. La extracción inteligente de datos de formularios utiliza inteligencia artificial y aprendizaje automático para extraer datos relevantes de diversas fuentes y formatos, como documentos, imágenes o formularios. También puede validar, verificar, estructurar y enriquecer los datos extraídos, preparándolos para su posterior uso o integración.  

Validación y verificación de datos 

La extracción inteligente de formularios puede comparar los datos extraídos con reglas, bases de datos o fuentes externas predefinidas para garantizar su precisión e integridad. También puede marcar cualquier dato faltante, incorrecto o inconsistente para su posterior revisión o corrección. 

Por ejemplo, la extracción inteligente de formularios puede verificar la identidad de un cliente comparando los datos extraídos de su documento de identidad con su perfil en línea o un servicio de terceros. Esto puede ayudar a prevenir el fraude, el robo de identidad o el lavado de dinero. 

La extracción inteligente de formularios también ofrece mayor precisión que los métodos tradicionales de OCR. Los modelos OCR no ofrecen una precisión del 100%; sus rangos de precisión, mientras que la extracción basada en plantillas impulsada por IA puede proporcionar hasta un 100% de precisión. Por lo tanto, un mejor enfoque sería utilizar soluciones impulsadas por IA simultáneamente con tecnología OCR.   

Estructuración y enriquecimiento de datos 

La extracción de formularios inteligente puede organizar los datos extraídos en un formato estructurado, como JSON, XML o CSV, que se puede integrar fácilmente con otros sistemas o aplicaciones.  

Por ejemplo, la extracción inteligente de formularios puede estructurar los datos extraídos de un contrato en una tabla que muestra las partes, los términos, las fechas y los montos involucrados. También puede agregar metadatos, como la fuente, el formato y la ubicación del contrato. 

La extracción inteligente de datos de formularios emplea IA para mejorar la calidad de los datos. La IA puede aplicar técnicas como el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural, la visión por computadora y el aprendizaje profundo para analizar, interpretar y validar los datos de los formularios. 

Beneficios de la extracción inteligente de formularios

Los beneficios empresariales de aprovechar la extracción inteligente de formularios son múltiples, como por ejemplo: 

  • Mayor productividad y eficiencia: La extracción inteligente de formularios puede reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para procesar formularios manualmente, lo que permite al personal centrarse en tareas de mayor valor añadido. También puede aumentar la escalabilidad del procesamiento de formularios, permitiendo una prestación de servicios más rápida y confiable. A estudio de Forbes Las técnicas de extracción basadas en IA reveladas ahorran entre un 30% y un 40% de las horas dedicadas a las tareas de extracción. 
  • Calidad y precisión de los datos mejorada: La extracción inteligente de formularios elimina errores humanos, como errores tipográficos, errores de lectura u omisiones, que pueden comprometer la calidad y precisión de los datos. También puede garantizar la coherencia y estandarización de los datos en diferentes formas y fuentes. 
  • Información y análisis de datos mejorados: La extracción inteligente de formularios puede desbloquear el valor de los datos ocultos en los formularios, transformándolos en un formato estructurado y utilizable. También puede permitir un análisis de datos más profundo y rico al proporcionar información adicional, como metadatos, marcas de tiempo o puntuaciones de confianza. Esto puede ayudar a las empresas a obtener conocimientos, tomar decisiones e impulsar la innovación. 

Aplicaciones de la extracción inteligente de formularios

La extracción inteligente de formularios puede desempeñar un papel vital en diversas industrias, como la atención médica, los seguros, la banca y la cadena de suministro, para agilizar tareas como la revisión de documentos, el análisis de contratos, el procesamiento de facturas y más. Ejemplos de cómo se puede aplicar la extracción inteligente de formularios en diferentes dominios incluyen: 

Healthcare 

La extracción inteligente de formularios ayuda a los proveedores de atención médica y a las aseguradoras a automatizar el procesamiento de formularios médicos, como reclamos, recetas, informes de laboratorio y registros de pacientes. Esto reduce los errores manuales, acelera los reembolsos, mejora la atención al paciente y garantiza el cumplimiento de las normativas. Por ejemplo, la extracción inteligente de formularios puede extraer la información de diagnóstico, tratamiento y facturación de un formulario de reclamo y compararla con el historial médico y la póliza de seguro del paciente. También puede señalar cualquier discrepancia, como facturación excesiva, facturación insuficiente o reclamaciones duplicadas. 

Uno de los principales fabricantes de dispositivos médicos, Boston Scientific, tiene procesamiento de formularios automatizado, procesamiento de facturas, resúmenes de transmisión, procesos de prerregistro y procesamiento de inventarios para mejorar el servicio al cliente. Además del ahorro monetario (240,000 dólares estadounidenses), ha permitido un manejo sin errores de los datos médicos. 

Seguros 

La extracción inteligente de formularios puede ayudar a las compañías de seguros a agilizar el procesamiento de formularios, como pólizas, solicitudes, reclamos y renovaciones. Esto puede mejorar el servicio al cliente, reducir los costos operativos, mejorar la detección de fraude y optimizar la gestión de riesgos.  

Por ejemplo, la extracción inteligente de formularios puede extraer información personal, del vehículo y de accidentes de un formulario de reclamación de seguro de automóvil y compararla con los detalles de la póliza y la evaluación de daños. También puede señalar cualquier reclamación sospechosa o fraudulenta, como accidentes simulados, daños inflados o lesiones falsas. 

Bancario  

La extracción inteligente de formularios puede ayudar a los bancos e instituciones financieras a automatizar el procesamiento de formularios, como solicitudes de préstamos, informes crediticios, documentos de identidad y estados de cuenta. Esto puede mejorar la experiencia del cliente, reducir el tiempo de procesamiento, aumentar la seguridad y cumplir con las regulaciones. 

Por ejemplo, la extracción inteligente de formularios puede extraer la información de ingresos, gastos y deudas de un formulario de solicitud de préstamo y calcular la puntuación crediticia y la elegibilidad para el préstamo del solicitante. También puede verificar la identidad y el historial financiero del solicitante cotejando los datos extraídos de su documento de identidad y su extracto bancario. 

La extracción inteligente de formularios también puede ahorrar una cantidad significativa de tiempo y dinero al equipo de finanzas, al reducir el trabajo repetido causado por errores humanos. De acuerdo a a informe por Gartner, la extracción inteligente de datos puede ahorrar 25,000 horas de retrabajo al equipo de finanzas causadas por errores humanos, lo que cuesta 878,000 dólares al año para una empresa con 40 miembros en un equipo de contabilidad. 

Logística 

La extracción inteligente de formularios ayuda a las empresas de logística y cadena de suministro a automatizar el procesamiento de formularios, como facturas, órdenes de compra, albaranes y conocimientos de embarque. Esto mejora la eficiencia, la precisión, la visibilidad y la colaboración en toda la cadena de suministro.  

La extracción inteligente de formularios puede extraer el producto, la cantidad, el precio y la información de entrega de una factura y relacionarla con la orden de compra y el albarán de entrega correspondientes. También puede señalar cualquier discrepancia, como entregas faltantes, incorrectas o retrasadas. 

Aprovechando el poder de la extracción inteligente de formularios con Astera ReportMiner 

Astera ReportMiner es una poderosa herramienta que le permite capturar, transformar y convertir datos desde cualquier formulario o formato de documento. Combina lo mejor de la automatización impulsada por IA y las capacidades de OCR para optimizar sus flujos de trabajo de extracción e integración de datos. 

  • Extracción de datos de varios formatos: Astera ReportMiner puede manejar una amplia gama de formatos de documentos, incluidos PDF, formularios PDF, PRN, TXT, RTF, DOC, DOCX, XLS y XLSX. Ya sean facturas, informes u otros datos estructurados o no estructurados, ReportMiner puede extraer información relevante de manera eficiente. 
  • IA avanzada: ReportMiner aprovecha los algoritmos de IA para identificar automáticamente campos de datos dentro de los documentos. Puede analizar de forma inteligente nombres, direcciones y otros puntos de datos críticos. Esto garantiza una extracción precisa incluso de documentos complejos. 
  • Plantillas de extracción reutilizables: Con ReportMiner, puede crear plantillas de extracción reutilizables. Estas plantillas le permiten manejar múltiples archivos con formatos similares de manera consistente. Al definir las reglas de extracción una vez, puede lograr hasta un 100 % de precisión en la extracción de datos en varios documentos. 
  • Integración de OCR: Cuando se trata de documentos escaneados o archivos PDF no extraíbles (que contienen imágenes), ReportMiner ofrece una opción de OCR. OCR le permite procesar copias escaneadas y convertirlas en texto legible por máquina, que puede analizarse mediante plantillas de extracción. 
  • Validación de datos y control de calidad: ReportMiner no sólo extrae datos sino que también valida su calidad. Puede limpiar y corregir cualquier elemento mal leído o lecturas erróneas utilizando el modo de edición. Esto garantiza que los datos extraídos sean precisos y fiables. 

No deje de aprovechar el potencial de sus datos no estructurados: pruebe Astera ReportMiner ¡hoy! Puedes descargar la prueba gratuita de 14 días esta página o solicita una demostración personalizada esta página.   

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