Automatice la extracción de datos de formularios de impuestos en 5 sencillos pasos

A informe de hoja inteligente descubrió que más del 40% de los trabajadores dedican al menos una cuarta parte de su semana laboral a extraer datos manualmente. Los especialistas en impuestos de muchas organizaciones pasan horas o incluso días clasificando montones de papeles o documentos PDF, buscando información relevante e introduciéndola en hojas de cálculo o bases de datos.

Esto supone una gran pérdida de tiempo y dinero en un proceso tedioso y propenso a errores. Afortunadamente, existe una mejor manera de manejar la extracción de datos de los formularios de impuestos. Con Astera ReportMiner, puede automatizar todo el proceso y ahorrarse tiempo, dinero y molestias.

¿Por qué es importante la extracción de datos del formulario de impuestos?

La extracción de datos de formularios de impuestos, especialmente de documentos como W-2, 1099 y 1098, es crucial para individuos, empresas, profesionales de impuestos, prestamistas, instituciones financieras, investigadores y analistas por varias razones:

• Presentación de impuestos precisa: La automatización de la extracción de datos garantiza la presentación precisa y oportuna de declaraciones de impuestos para personas y empresas, lo que reduce el riesgo de sanciones, intereses y auditorías del IRS.
• Servicios mejorados: Los profesionales de impuestos y los contadores pueden brindar mejores servicios a los clientes con datos extraídos con precisión, como planificación, cumplimiento, optimización y resolución tributaria.
• La reducción de riesgos: Los prestamistas y las instituciones financieras pueden verificar con precisión los ingresos y la solvencia del prestatario, reduciendo el riesgo de incumplimiento y fraude.
• Análisis perspicaz: Los investigadores y analistas pueden estudiar las tendencias económicas y sociales basándose en datos fiscales como la distribución del ingreso, la carga fiscal, los incentivos y la evasión.

Automatizar la extracción de datos de los formularios de impuestos es esencial ya que:

• Ahorra tiempo y recursos: Reducir el esfuerzo manual y los errores en la entrada de datos y al mismo tiempo aumentar la velocidad de procesamiento.
• Mejora la precisión y la coherencia: La estandarización de los modelos de extracción de datos minimiza las variaciones en la calidad de los datos.
• Mejora el cumplimiento y la seguridad: Garantizar que los datos extraídos cumplan con las regulaciones fiscales y se almacenen de forma segura.

Cómo Astera Transforma la extracción de datos del formulario de impuestos

Astera ReportMiner es una poderosa solución de extracción de datos no estructurados que automatiza y agiliza la extracción de datos de formularios de impuestos. Astera ReportMiner captura y convierte datos no estructurados a un formato estructurado. Aprovecha las capacidades avanzadas de OCR e IA para extraer datos de cualquier documento, incluidos archivos PDF escaneados, archivos PDF digitales y otras fuentes no estructuradas.

Con Astera ReportMiner, usted puede:

• Crear y reutilizar plantillas de extracción: Puede crear y reutilizar fácilmente plantillas de extracción para diferentes formularios de impuestos utilizando la interfaz intuitiva de arrastrar y soltar. Puede crear plantillas de extracción para formatos de impuestos comunes, como W-2, 1099, 1040 y más. Pueden crear estas plantillas usando ReportMiner, personalícelos según sus necesidades específicas y reutilícelos en varios documentos con el mismo formato. También puede definir las reglas y la lógica para la extracción de datos, como tipos de datos, formatos, validaciones y transformaciones.
• Extraiga datos de múltiples fuentes: Puede extraer datos de múltiples fuentes, como archivos PDF escaneados, archivos PDF digitales, imágenes y otros documentos no estructurados. Con alta precisión y velocidad, puede utilizar el motor OCR integrado para reconocer y extraer datos de documentos escaneados o basados ​​en imágenes. Puede crear plantillas de extracción con unos pocos clics, de modo que ya no tengan que proporcionar patrones ni crear regiones y campos de datos manualmente. Esto reduce el trabajo manual de creación de una plantilla de extracción, lo que resulta especialmente útil cuando los documentos tienen diseños complejos o extensos.
• Integre y exporte datos a múltiples destinos: Puede integrar y exportar los datos extraídos a varios destinos, como bases de datos, archivos, herramientas de BI u otras aplicaciones. Puede utilizar los conectores integrados para conectarse a orígenes y destinos de datos populares, como SQL Server, Oracle, Excel, CSV, XML, JSON y Power BI y las API de Tableau. También puede utilizar el conector API REST para integrarlo con otras aplicaciones personalizadas o de terceros.

Demostración de la solución: cómo Astera Automatiza la extracción de datos de formularios de impuestos de principio a fin

Paso 1: crear el proyecto

El primer paso es crear un Astera proyecto. Para este caso de uso, tampoco es necesario agregar el archivo fuente al proyecto. Con Astera, puede procesar cualquier archivo no estructurado, como archivos PDF escaneados, archivos PDF digitales, formularios, .TXT, .CSV y otros documentos no estructurados. Para este ejemplo, utilizará un archivo PDF digital que contiene formularios W-2.

Paso 2: Automatización del manejo del correo electrónico

Para acceder a los datos del formulario de impuestos W2, debe monitorear los correos electrónicos entrantes en busca de archivos adjuntos del formulario de impuestos W2, moverlos a una carpeta designada y marcarlos como leídos. Puede automatizar esto creando y programando una canalización de datos.

Esto garantizará el procesamiento oportuno de los formularios W2 al recibirlos, agilizará el flujo de trabajo de extracción de datos, facilitará la gestión centralizada de archivos adjuntos y mejorará la gestión del correo electrónico. Para hacer esto, necesitará:

• Configurar una fuente de correo electrónico en el artefacto de flujo de datos de Astera ReportMiner, donde configuras la conexión de correo electrónico.

• Flujo de datos para descargar archivos adjuntos en una carpeta local de correos electrónicos no leídos con "Formularios" en el Asunto (este flujo de datos está programado para ejecutarse continuamente):

• Establezca los criterios de filtro para seleccionar solo los correos electrónicos con "Formularios" en la línea de asunto.

• En el objeto Fuente de correo electrónico, habilite la opción para descargar archivos adjuntos y especifique la ruta de la carpeta donde desea almacenar los archivos adjuntos descargados. Los archivos adjuntos de correo electrónico aparecen automáticamente en la carpeta elegida:

• El destino de Excel en el flujo de datos que se muestra en la Figura 2 almacena rutas para todos los archivos adjuntos descargados:

Paso 3: Crear modelo de informe para el formulario de impuestos

El siguiente paso es crear un modelo de informe para el formulario de impuestos W2 para que pueda definir los campos de datos, los tipos de datos y las reglas de extracción. Esto permitirá la extracción precisa de W2 de los campos de datos, mejorando la calidad y confiabilidad de la información extraída. Para hacer esto, necesitará:

• Agregue un nuevo modelo de informe al proyecto. Puede agregar un archivo de formulario de impuestos W2 de muestra como diseño del informe y ajustar la configuración de la página y los márgenes según sea necesario.
• Normalmente, los usuarios deben especificar las regiones de las que desean extraer datos y los campos de datos dentro de las regiones. Sin embargo, AsteraEl avanzado motor de extracción impulsado por IA le permite crear una plantilla de extracción W2 con un solo clic:

• Cuando haces clic en Construir usando IA en la pantalla anterior, aparece lo siguiente:

• Una vez finalizado el procesamiento anterior, tenemos listo el modelo de informe creado por IA:

Paso 4: canalización de datos para procesar un formulario tributario único

El siguiente paso es crear una canalización de datos para procesar un único formulario de impuestos W2 para extraer datos de los archivos PDF del formulario de impuestos W2, estandarizar campos numéricos, validar información fiscal, generar campos de validez y transferir datos procesados ​​a una base de datos de destino. Esto garantizará la extracción consistente y precisa de información crítica de los formularios W2, mejorará la coherencia y legibilidad de los datos, garantizará la precisión y el cumplimiento de los datos, facilitará el monitoreo del estado del formulario de impuestos W2 y la identificación de errores, y permitirá el almacenamiento centralizado de los datos W2 extraídos. Para hacer esto, necesitará:

• Crear un nuevo flujo de datos en Astera y agregue el modelo de informe que creó en el paso anterior como objeto de origen.
• Agregue un objeto de transformación, como Limpieza de datos para limpiar los datos, como eliminar caracteres como $, espacios en blanco no deseados, reemplazar números nulos con ceros, etc.

• Agregue un objeto de validación y aplique reglas comerciales para validar la información fiscal, como verificar valores faltantes, comparar con datos de referencia, validar tasas impositivas, etc.

• Agregue un nuevo campo al registro de impuestos que indique el estado de validez de cada formulario de impuestos W2, como válido, no válido o pendiente, según los resultados de la validación.

• Agregue un objeto de destino, como una tabla de base de datos o un archivo sin formato, y utilícelo para transferir los datos procesados ​​a una base de datos de destino para su almacenamiento y recuperación seguros. La siguiente es una vista previa de los datos cargados en la base de datos cuando se procesa un único formulario de impuestos W2:

Paso 5: Automatización del flujo de trabajo

El último paso es automatizar todo el flujo de trabajo de extracción de datos para que pueda activar el procesamiento de archivos de formularios de impuestos W2 cada vez que aparezca un nuevo archivo en la carpeta de archivos adjuntos de correo electrónico que ha preparado. Esto automatizará la recuperación de archivos adjuntos, garantizará un flujo continuo de datos para el procesamiento, facilitará el acceso fácil a los archivos adjuntos procesados, agilizará el procesamiento automatizando el manejo de archivos, garantizará una gestión eficiente de archivos y permitirá actualizaciones de bases de datos en tiempo real. Para hacer esto, necesitará:

• Crear un nuevo flujo de trabajo en Astera y añade  Información contextual. ContextInfo toma información de contexto del tiempo de ejecución del trabajo programado. Aquí obtendrá la ruta del archivo que desencadenará este flujo.
• Agregue una tarea de flujo de datos y úsela para ejecutar el flujo de datos que creó en el tercer paso para procesar un único formulario de impuestos W2.
• Agregue una tarea del sistema de archivos y utilícela para eliminar el archivo del formulario de impuestos W2 procesado de la carpeta de archivos adjuntos después de la ejecución del flujo de datos.

• El flujo de trabajo activa el procesamiento de los formularios de impuestos W2 a medida que su equipo los recibe en la carpeta de archivos adjuntos del correo electrónico. Al finalizar, el flujo de trabajo almacenará automáticamente registros de cada archivo adjunto de correo electrónico en la base de datos de destino:

• Cada vez que su flujo de trabajo recibe un nuevo archivo adjunto de formulario W2 por correo electrónico, entra en procesamiento (como se ve por el cambio de nombre).

• Después de procesar un formulario de impuestos W2, se eliminará de la carpeta, asegurándose de que solo se procesen los archivos nuevos que aparecen en la carpeta:

• Programe el flujo de trabajo para que se ejecute al activar la colocación de archivos en la carpeta de archivos adjuntos.

El impacto de la automatización en la extracción de datos de formularios de impuestos

• Reduzca el tiempo de extracción de datos del formulario de impuestos: La extracción automatizada de datos de formularios de impuestos le permite reducir el tiempo de extracción de datos de horas a minutos al automatizar y optimizar el proceso. Puede procesar más de 100,000 XNUMX formularios de impuestos en una fracción del tiempo y cumplir con los plazos y las regulaciones para la presentación y presentación de informes de impuestos. Con Astera, su equipo puede reducir el tiempo dedicado a la extracción de datos al hasta 80%.
• Mejorar la calidad y precisión de los datos: La extracción automatizada del formulario de datos fiscales le permite mejorar la calidad y precisión de los datos. por 90%, utilizando funciones integradas de limpieza y validación de datos. Puede garantizar la integridad y exactitud de los datos extraídos y evitar errores o sanciones.
• Ahorra costes y recursos: La extracción automatizada de formularios de datos tributarios le permite ahorrar costos al eliminar la necesidad de ingresar datos manualmente o de software complejo y costoso. Como resultado, su equipo puede reducir los costos operativos y laborales y aumentar la productividad y eficiencia del personal.

Con la extracción automatizada de formularios de impuestos, puede extraer datos de los formularios de impuestos de forma rápida, sencilla y precisa, aprovechando los datos para informes, análisis o cumplimiento. Su empresa puede lograr una mayor satisfacción y retención del cliente, dándole una ventaja competitiva en el mercado.

Astera ReportMiner es una poderosa solución de extracción de datos que maneja cualquier formulario de impuestos y fuente de datos no estructurados. Ya sea que necesite extraer datos del W-2, 1099, 1040 o cualquier otro formulario de impuestos, Astera ReportMiner puede hacerlo en minutos. No se requiere codificación ni secuencias de comandos. Simplemente apunte y haga clic. Imagina las horas que podrías ahorrar y los errores que podrías evitar con esta automatización.

Si estás interesado en probar Astera ReportMiner por ti mismo, puedes iniciar un prueba gratuita de 14 hoy o programar una demostración personalizada con nuestros expertos y obtenga un recorrido personalizado de Astera ReportMinercaracterísticas y capacidades de. No pierda esta oportunidad de llevar su extracción de datos al siguiente nivel con Astera ReportMiner.