¿Qué es el intercambio electrónico de datos (EDI)?

EDI significa intercambio electrónico de datos, el proceso automatizado de intercambio de documentos comerciales, como órdenes de compra (OC) y facturas, entre una empresa y sus socios comerciales. Los estándares EDI, como ANSI X12 y EDIFACT, garantizar que estos documentos sigan una estructura consistente, agilizando la comunicación y acelerando las transacciones.

Las organizaciones intercambian varios tipos de documentos con sus socios comerciales diariamente. El término socios comerciales, o socios comerciales, se refiere a las organizaciones (por ejemplo, usted y sus proveedores, vendedores, distribuidores, etc.) que participan en el intercambio de documentos comerciales de manera regular. Los métodos tradicionales de realizar estas transacciones implican enviar y recibir estos documentos por correo electrónico y volver a ingresar manualmente los datos en los sistemas. Este proceso no solo es propenso a errores, sino que también involucra documentos con diferentes formatos y estructuras que hacen que el procesamiento de datos consuma tiempo innecesariamente.

El intercambio electrónico de datos (EDI) automatiza el intercambio de estos documentos al permitirle transmitir documentos digitales estandarizados de un sistema a otro sin ninguna intervención manual. El formato estructurado es de importancia crítica: los sistemas digitales y las computadoras lo utilizan para comprender estos documentos y comunicarse entre sí.

Si bien las órdenes de compra, las facturas y los avisos de envío anticipado (ASN) son los documentos que se intercambian con más frecuencia, la variedad de documentos admitidos es amplia. Puede intercambiar prácticamente cualquier tipo de documento comercial con facilidad, incluidos conocimientos de embarque, información aduanera, informes de inventario, actualizaciones del estado del envío y detalles de pago.

Una breve historia del intercambio electrónico de datos

La tecnología EDI se introdujo por primera vez como un sistema para realizar un seguimiento de las mercancías en tránsito. Pasaron varios años hasta que el sistema tomó forma y evolucionó hasta convertirse en documentos comerciales estandarizados y, luego, en mensajes electrónicos tal como los conocemos hoy.

Cuando se introdujeron por primera vez XML y AS2, muchos creyeron que reemplazarían al EDI debido a su simplicidad y legibilidad humana. Más tarde, surgieron las API, lo que generó predicciones similares de que reemplazarían al EDI. Sin embargo, el estándar de comunicación sigue siendo fuerte: sigue siendo un método altamente confiable y estandarizado para la comunicación B2B y el intercambio de datos comerciales, especialmente en industrias donde el cumplimiento, la seguridad y la infraestructura establecida son fundamentales.

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¿Cuáles son los diferentes estándares EDI?

Las organizaciones que operan en diferentes industrias y regiones recurren a los estándares EDI pertinentes, entre los que se incluyen:

• ANSI ASC X12
• UN / EDIFACT
• HIPAA
• EANCOM
• VICS
• ODETTE
• Tradacoms
• VDA
• Rosettanet
• SWIFT

Obtenga más información sobre los estándares EDI en detalle.

Tipos de EDI

Encontramos varios tipos de EDI utilizados en diferentes contextos e industrias. Las empresas pueden adoptar un solo tipo de transacción o una combinación de ellos en función de los requisitos de sus socios comerciales, sus capacidades técnicas, sus necesidades de seguridad y los estándares de la industria.

1. EDI directo

También conocido como EDI punto a punto, establece una conexión directa entre los sistemas del emisor y del receptor, permitiendo el intercambio seguro de documentos electrónicos sin intermediarios. El EDI directo requiere que ambas partes dispongan de sistemas y protocolos de comunicación compatibles.

2. Red de valor añadido (VAN)

A Red de Valor Agregado (VAN) es un proveedor de servicios de terceros que actúa como intermediario para Transacciones EDI y ofrece servicios de transmisión segura de datos, traducción, seguimiento de documentos y enrutamiento de mensajes. Las VAN reciben Documentos EDI de un socio comercial en lotes, validarlos y procesarlos, y luego entregarlos al destinatario previsto.

3. EDI mediante AS2 (Declaración de aplicabilidad 2)

AS2 es un protocolo de comunicación basado en Internet que permite el intercambio seguro de documentos EDI a través de Internet mediante cifrado y firmas digitales. AS2 utiliza el protocolo HTTP o HTTPS para la comunicación, por lo que es el método más utilizado para las transacciones EDI.

4. EDI mediante AS4 (Declaración de aplicabilidad 4)

AS4 es una extensión de AS2 y proporciona un estándar de mensajería mejorado para el intercambio de archivos EDI. Añade características de seguridad adicionales, por ejemplo, compatibilidad con servicios web y mayor interoperabilidad entre diferentes sistemas. El EDI a través de AS4 se utiliza habitualmente en los sectores sanitario y gubernamental.

5. EDI mediante FTP/SFTP/FTPS

También puede utilizar varios protocolos de transferencia de archivos para el intercambio electrónico de datos. FTP (protocolo de transferencia de archivos) es el protocolo más básico para transmitir archivos EDI a través de una red. Dado que FTP no es inherentemente seguro, las organizaciones utilizan SFTP (utiliza SSH) para cifrar los datos durante el tránsito. FTPS es la segunda alternativa a FTP que utiliza SSL/TLS para cifrar los datos.

6. EDI web

Como sugiere el nombre, el EDI web permite realizar transacciones a través de portales o plataformas web. Los socios comerciales acceden a una interfaz web para intercambiar documentos sin necesidad de un software EDI dedicado. El EDI web suele ser adecuado para empresas u organizaciones más pequeñas que tienen volúmenes de transacciones bajos o recursos de TI limitados.

7. EDI móvil

Con el EDI móvil, los usuarios pueden realizar determinadas tareas relacionadas con el EDI mediante dispositivos móviles, como teléfonos inteligentes o tabletas. Proporciona la flexibilidad de acceder y gestionar transacciones EDI desde cualquier lugar, lo que facilita la toma de decisiones rápidas y la respuesta a los procesos empresariales.

¿Cómo funciona EDI?

El EDI funciona como un proceso de comunicación bidireccional entre usted y sus socios. En una configuración EDI típica, la transmisión y recepción de documentos implica una conexión punto a punto entre dos sistemas, aunque también se utilizan con frecuencia redes de valor añadido (VAN). La elección del método de transmisión depende en gran medida de los requisitos específicos de su organización. Le resultará más conveniente una conexión punto a punto si tiene un gran volumen de transacciones y relaciones establecidas con sus socios comerciales. Las VAN son más útiles cuando sus volúmenes de transacciones fluctúan con frecuencia y tiene una amplia variedad de socios comerciales.

El software o sistema EDI es la herramienta más básica que necesita para crear, traducir y transmitir documentos electrónicamente. Además de integrarse con sus sistemas y convertir formatos, el software EDI puede realizar comprobaciones de errores, validación de datos y ayudarlo a cumplir con diversas normas.

Para entender cómo funciona el proceso EDI, consideremos un ejemplo en la industria minorista entre un proveedor y un pagador:

1. Acuerdo y configuración: Un minorista y un proveedor establecen una relación EDI y acuerdan utilizar el ANSI X12, un estándar ampliamente utilizado en América del Norte para realizar transacciones digitales en diversas industrias.
2. Mapeo de documentos: El minorista y el proveedor colaboran para adaptar sus sistemas internos al formato ANSI X12 para órdenes de compra y facturas. Identifican los segmentos, elementos y estructuras de datos específicos y los alinean con sus sistemas internos.
3. Transformación de datos: Cuando el minorista genera una orden de compra dentro de su sistema de pedidos, el sistema EDI transforma automáticamente el documento de orden de compra en el EDI 850 (Orden de Compra) Formato EDI ANSI X12. Utilizando la sintaxis y los códigos definidos, también organiza la información en segmentos, como encabezado, elementos de línea y totales.
4. Transmisión: El sistema del minorista transmite el EDI 850 al proveedor a través de un protocolo de comunicación seguro, como SOAP, AS2 (HTTPS) o SFTP. Estos protocolos son fundamentales para preservar la integridad de los datos durante la transmisión.
5. Procesamiento de datos: Al recibir el archivo EDI, el sistema del proveedor lo valida y extrae información relevante, como códigos de producto, cantidades, precios y detalles de entrega.
6. Reconocimiento y respuesta: El proveedor genera un EDI 855 (Confirmación de orden de compra)) respuesta y la envía de vuelta al minorista, confirmando la recepción y aceptación de la orden de compra.
7. Facturación: El sistema del proveedor también genera una factura y la envía como EDI 810 (Factura).
8. Conciliación y Pago: El sistema del minorista concilia la factura con la orden de compra original antes de proceder con el pago. Una vez realizado el pago, el minorista transmite EDI 820 (aviso de remesa) como confirmación de pago.

Los beneficios del intercambio electrónico de datos

El EDI ofrece varias ventajas a las organizaciones y sus socios comerciales:

Mejor seguridad

Con la autenticación de usuarios y el cifrado de datos, puede controlar y gestionar el acceso de los usuarios de forma más eficaz que con el enfoque tradicional basado en papel. Teniendo esto en cuenta, el software EDI moderno está diseñado para ofrecer múltiples formas de proteger los documentos comerciales contra el acceso no autorizado.

Eficiencia aumentada

El software EDI automatiza el intercambio de documentos comerciales, eliminando la manipulación manual de documentos en papel, la entrada de datos y la reintroducción de documentos. Su interfaz de usuario sin código genera menos errores, operaciones optimizadas y un procesamiento más rápido de las transacciones.

Con el enfoque sin papel de EDI, las empresas también reducen los costos asociados con el manejo y procesamiento manual de sus documentos en papel. En particular, elimina los gastos relacionados con la impresión, el envío postal y el almacenamiento de documentos, lo que permite a las empresas gestionar un mayor volumen de transacciones de manera eficiente.

Visibilidad mejorada

Proporciona una mayor visibilidad en las cadenas de suministro y ayuda a las empresas a optimizar la gestión del inventario, planificar la producción y coordinar la logística de forma más eficaz.

Normalización y cumplimiento

Los estándares de documentos EDI garantizan la coherencia y la interoperabilidad entre diferentes sistemas y organizaciones. También ayudan a las empresas a cumplir con las normas y regulaciones específicas de la industria, así como con los requisitos de los socios comerciales.

Relaciones con los socios mejoradas

La velocidad, precisión y eficiencia que permite el software EDI contribuyen a mejorar las relaciones con los clientes y socios.

El uso de EDI en diferentes industrias

Pequeño comercio.

La industria minorista Utiliza EDI ampliamente para el intercambio de datos B2B, en particular EDI 850 para órdenes de compra y 855 para confirmaciones de órdenes de compra. La etapa de envío implica que un proveedor envía un aviso de envío anticipado (856) a un minorista con información crucial sobre el contenido del paquete, el tiempo de envío y más. Luego, el proceso de facturación implica que el proveedor emita una factura EDI (810) para solicitar el pago de los productos entregados. El minorista responde con el EDI 820 (aviso de pago), confirmando el pago al proveedor. Estas etapas garantizan que cada paso de la cadena de suministro esté bien conectado y facilitan las operaciones comerciales eficientes.

Asequible

In la saludEl EDI facilita el intercambio seguro y eficiente de información entre proveedores de atención médica, aseguradoras, farmacias y otras entidades. Permite a los proveedores de atención médica presentar reclamos electrónicamente, lo que conduce a reembolsos más rápidos y tasas de rechazo de reclamos reducidas. Algunos de los conjuntos de transacciones más utilizados en la industria de la atención médica incluyen EDI 837, EDI 835, EDI 270/271 y EDI 278.

Logística

Se ha vuelto imperativo para cualquier organización en el industria logistica Ser compatible con EDI, ya que permite la automatización de tareas como el procesamiento de pedidos, el seguimiento de envíos y la facturación. EDI permite una visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario, los estados de los envíos y los cronogramas de entrega, lo que permite una mejor planificación y toma de decisiones. Los documentos EDI ampliamente utilizados en la industria de la logística incluyen EDI 310, EDI 110, etc.

El futuro del intercambio electrónico de datos

Los avances tecnológicos y la creciente necesidad de un intercambio de datos B2B fluido y confiable serán los principales impulsores EDI al siguiente nivel, es decir, hacerlo más inteligente, seguro y adaptable a las necesidades comerciales modernas.

En particular, el costo y la complejidad de la transición de ecosistemas enteros que dejan de utilizar el EDI, junto con su trayectoria comprobada, harán que siga siendo relevante durante muchos años. Muchas empresas han encontrado formas de complementar el software EDI con tecnologías más nuevas, como API y plataformas de integración basadas en la nube, en lugar de reemplazarlo por completo.

Con la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) integrados en el software y los sistemas EDI, las organizaciones podrán aprovechar nuevas características y técnicas, como el mapeo inteligente de datos. Agregar la cadena de bloques a la ecuación daría como resultado que los datos EDI fueran a prueba de manipulaciones y fáciles de auditar. De manera similar, la integración de dispositivos de Internet de las cosas (IoT) con sistemas EDI permitirá a las empresas ser rápidas en sus operaciones y tener una mayor visibilidad de los datos de sus cadenas de suministro.

Como resultado, se espera que el mercado EDI global crezca de $ 1.98 mil millones en 2023 a $ 4.52 mil millones en 2030.

Implementando EDI con Astera

Astera ofrece una solución EDI de nivel empresarial que permite una comunicación sin fricciones Intercambio de datos B2B en todos los sistemas. Su plataforma unificada y sin código permite a las empresas cubrir sin problemas todo el recorrido de los datos, incluida la extracción de la fuente, la traducción, la generación de reconocimientos, la verificación y el envío de datos a su destino. La interfaz de usuario intuitiva de arrastrar y soltar permite que incluso los usuarios comerciales no técnicos gestionen la personalización de transacciones, segmentos, elementos y validaciones con facilidad. Astera, usted puede:

• Crear transacciones EDI complejas y jerárquicas
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