
¿Qué es el escaneo de facturas? Cómo funciona, beneficios, aplicaciones
El escaneo de facturas es un paso fundamental en la gestión del proceso de cuentas por pagar de cualquier empresa. Es posible que piense que el escaneo de facturas ya no es necesario si las facturas se reciben electrónicamente.
Sin embargo, según Bottomline Informe sobre el estado de los pagos electrónicosMás del 48% de las facturas se reciben en formato papel. En otras palabras, las facturas en papel siguen siendo una parte muy importante de las cuentas por pagar modernas, al igual que el escaneo de facturas.
En este blog, veremos qué es el escaneo de facturas, cómo funciona, sus beneficios y posibles casos de uso.
¿Qué es el escaneo de facturas?
El escaneo de facturas, como sugiere el nombre, se refiere al proceso de digitalización de facturas en papel. Esto se puede hacer exploración la factura o tomando una fotografía de la factura.
Mientras se escanean las facturas y extracción de datos de factura A menudo se utilizan indistintamente, son dos pasos diferentes en el flujo de trabajo general de procesamiento de facturas. En pocas palabras, el escaneo de facturas consiste en convertir facturas de papel a formato digital, mientras que captura de facturas Se trata de extraer información de la factura.
Sin embargo, no es posible gestionar las facturas de manera eficiente sin la digitalización, especialmente el escaneo de facturas. Antes de esta tecnología, los equipos de cuentas por pagar tenían que introducir los datos manualmente, lo que consumía tiempo y recursos valiosos. El escaneo de facturas ha cambiado eso, automatizando gran parte del trabajo y haciendo que todo el proceso sea más ágil y eficiente.
En resumen, el escaneo de facturas representa la transición de la facturación en papel a los sistemas digitales, que ofrecen importantes beneficios (más sobre esto más adelante).
Cómo funciona el escaneo de facturas
El escaneo de facturas se realiza generalmente mediante tecnología OCR. OCR, abreviatura de reconocimiento óptico de caracteres, es una tecnología ampliamente utilizada que puede convertir texto impreso o ilustrado en datos digitales. Reconoce caracteres en documentos o imágenes escaneados y los convierte en texto editable y buscable. Si bien el OCR ya existe desde hace un tiempo, los avances recientes en las tecnologías de inteligencia artificial también están transformando el funcionamiento del OCR.
Dicho esto, así es como se ve normalmente el escaneo de facturas mediante OCR:
1. Captura de facturas
Los equipos de AP reciben facturas a través de varias fuentes de datos. Por ejemplo, algunos proveedores las envían por correo electrónico, mientras que otros envían facturas en papel, que luego un empleado escanea y carga en línea. Este primer paso implica conectar sin problemas todas las fuentes de datos a la software de escaneo de facturas.
2. Extracción de datos
Así como varía la fuente, la estructura, el diseño y los campos de datos de una factura también pueden variar significativamente entre diferentes contratistas y proveedores. la extracción de datos Este paso implica identificar y extraer los campos relevantes para su procesamiento, ya sea a través de OCR o IDP (procesamiento inteligente de documentos).
3. Tratamiento de datos
Una vez extraídos los campos relevantes de todas las facturas, Los datos se someten a procesamientoEl procesamiento puede variar de una solución a otra, pero normalmente implica alinear los campos de datos con cualquier plantilla predefinida.
El escaneo de facturas impulsado por inteligencia artificial utiliza algoritmos para procesar datos basados en facturas procesadas previamente para garantizar que todos los campos de datos relevantes se hayan extraído con precisión.
4. Validación de datos
Una vez procesados los datos de la factura, se validan según reglas de validación predefinidas. Por ejemplo, esto podría incluir la verificación de que los datos de la factura se encuentren dentro de un rango aceptable (por ejemplo, que no tengan más de 90 días) para confirmar que sean realmente precisos. Validación de datos También garantiza que cualquier dato que no cumpla con los estándares establecidos se envíe para verificación manual.
5. Aprobación de facturas
Una vez finalizada la validación, la factura se envía a las personas pertinentes para su aprobación. Esta ruta se basa en flujos de trabajo de aprobación predefinidos que se pueden configurar como parte del procesamiento general de la factura.
6. Pago
Una vez que la factura pasa por el flujo de trabajo de aprobación, el equipo de cuentas por pagar procesa el pago. Los pagos también se pueden automatizar para facturas recurrentes con una funcionalidad de pago integrada.
Si bien estos pasos pueden variar dependiendo de varios factores, el escaneo de facturas moderno garantiza que la mayoría de ellos estén automatizados a través de IA y tecnologías de aprendizaje automático y requieran una mínima intervención humana.
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Hasta ahora, hemos hablado sobre qué es el escaneo de facturas y cómo funciona. Ahora, veamos cómo el escaneo de facturas beneficia a los equipos de AP:
1. Optimización y eficiencia de recursos
La automatización del escaneo de facturas permite a los equipos de AP reducir las tareas de ingreso manual de datos más de 80%. Mas que 50% de los profesionales de AP consideran que el ingreso manual de datos es su mayor desafío y el 71 % desea automatizar el escaneo de sus facturas para acelerar sus operaciones de AP.
2. Ahorro de costes
El escaneo de facturas también puede resultar en importantes ahorros de costos para los equipos de AP, ya que reduce e incluso elimina por completo la necesidad de ingreso manual de datos.
Según las estimaciones, el 80 % de las empresas prevén un aumento en el volumen de facturas que procesarán sus equipos de AP en los próximos años. Teniendo en cuenta este aumento en el volumen, el escaneo automático de facturas puede ayudar a las empresas a ahorrar en la entrada manual de datos y evitar multas por pagos atrasados.
3. Mayor precisión
Según PYMNTSEl 85 % de los líderes financieros cree que la automatización del escaneo de facturas conduce a procesos más precisos. Además, 47.1% de los profesionales de AP Creemos que uno de los mayores desafíos relacionados con las facturas son los errores y discrepancias en los datos, que provocan retrasos en el proceso para los aprobadores y las partes interesadas.
A medida que el OCR impulsado por IA se usa cada vez más, su mayor precisión lo convierte en una inversión que vale la pena para equipos de AP de todos los tamaños.
4. Ciclos de pago más rápidos
Al automatizar el escaneo de facturas, los equipos de AP no solo pueden optimizar el procesamiento de facturas, sino también acelerar el ciclo de pago hasta en un 50%. La ventaja general es que las empresas pueden mejorar significativamente la gestión de su flujo de caja.
5. Mayor escalabilidad
La falta de escalabilidad con el escaneo manual de facturas es un gran obstáculo para las empresas que buscan crecer. El escaneo de facturas puede ayudar a las empresas a crecer sin tener que contratar recursos adicionales para la entrada de datos.
6. Gestión de datos mejorada
Soluciones modernas de escaneo de facturas También mejorar el estado general datos de gestión para las empresas en más de un sentido. Por ejemplo, dado que todas las facturas se almacenan y procesan digitalmente, los datos almacenados son fáciles de organizar, buscar y recuperar cuando sea necesario.
7. Facilidad de cumplimiento
Los equipos de AP también tienen responsabilidades relacionadas con el cumplimiento y la auditoría que cumplir. Con facturas procesadas manualmente, la preparación de informes para auditoría puede llevar mucho tiempo. Sin embargo, automatización en el procesamiento de facturas Puede ayudar a los equipos de AP a acceder instantáneamente a las facturas registradas y generar informes en poco tiempo.
8. Mejores relaciones con los proveedores
Con ciclos de pago más rápidos, el escaneo de facturas también tiene un impacto positivo en las relaciones con los proveedores. Las empresas que procesan los pagos a tiempo pueden establecer asociaciones favorables y duraderas con los proveedores, lo que a su vez genera beneficios comerciales a largo plazo.
Digitalización de facturas: los 10 sectores más beneficiados
Si bien hemos analizado cómo la inversión en el escaneo de facturas moderno ofrece una serie de beneficios, ¿qué sectores se beneficiarán más? Ciertos sectores, como los servicios financieros, la atención médica, la tecnología y sostenible, tienen desafíos de AP únicos que el escaneo de facturas puede resolver.
1. Comercio minorista y comercio electrónico
Los sectores minorista y de comercio electrónico tienen altos volúmenes de transacciones, múltiples proveedores y la necesidad de una rápida rotación del inventario. Herramientas modernas de escaneo de facturas Puede permitir a las empresas del sector agilizar sus cuentas a pagar, mejorar las relaciones con los proveedores y obtener visibilidad en tiempo real de su flujo de caja para gestionar eficazmente la demanda fluctuante.
2. Fabricación
El sector manufacturero se ocupa de cadenas de suministro complejas y pedidos de compra frecuentes, que requieren una conciliación precisa de las facturas y pagos puntuales para evitar retrasos en la producción. Al agilizar el escaneo de facturas, las empresas pueden implementar la conciliación automática de facturas, pedidos de compra y recibos, un mejor control de costos y un menor riesgo de interrupciones en la cadena de suministro.
3. Cuidado de la salud
El sector sanitario es conocida por sus altos requisitos de cumplimiento, una amplia variedad de proveedores y plazos estrictos para los pagos. Al automatizar el escaneo de facturas, las empresas pueden garantizar el cumplimiento normativo, el mantenimiento de registros precisos y una integración perfecta con los sistemas de compras.
4. Construcción y Bienes Raíces
En el sector inmobiliario y de la construcción, numerosos proveedores, subcontratistas y pagos basados en proyectos pueden dificultar el escaneo manual de facturas. Sin embargo, con la solución adecuada, las empresas pueden obtener beneficios como el seguimiento centralizado de facturas, flujos de trabajo de aprobación más rápidos y la capacidad de administrar pagos vinculados a hitos de proyectos.
5. Servicios financieros
El sector de servicios financieros También se ocupa de grandes volúmenes de transacciones y de la necesidad de estrictas medidas de seguridad y prevención del fraude. El escaneo optimizado de facturas puede mejorar la detección de fraudes, acelerar las aprobaciones de pagos y mejorar el cumplimiento normativo.
6. Tecnología
Muchos empresas del sector tecnológico Las empresas tecnológicas se enfrentan a un crecimiento acelerado, relaciones con proveedores internacionales y modelos de gastos basados en suscripciones. Con el escaneo automatizado de facturas, las empresas tecnológicas pueden disfrutar de procesos escalables, una integración perfecta con sistemas ERP y CRM, e informes en tiempo real para una mejor toma de decisiones.
7. Hospitalidad
La existencia de múltiples ubicaciones, una gran diversidad de proveedores y patrones de gasto estacionales son características del sector hotelero. Sin embargo, el escaneo automático de facturas garantiza una gestión centralizada de los pagos a los proveedores, descuentos por pago anticipado y una mejor gestión del flujo de caja.
8. Educación y organizaciones sin fines de lucro
Las organizaciones de los sectores educativo y sin fines de lucro están sujetas a presupuestos limitados y a una estricta rendición de cuentas por los fondos de donantes o subvenciones. Al automatizar el procesamiento de sus facturas, pueden obtener informes transparentes, ahorros de costos y un uso más eficiente de recursos limitados.
9. Logística y transporte
Empresas de logística y transporte. Manejar facturas y pagos frecuentes de combustible, mantenimiento y servicios de terceros. Con un escaneo y pagos de facturas optimizados, pueden beneficiarse de una conciliación automática de facturas, aprobaciones más rápidas y un seguimiento en tiempo real de los gastos para un mejor control del presupuesto.
10. Energía y servicios públicos
Las empresas del sector de energía y servicios públicos enfrentan una alta supervisión regulatoria y tratan con numerosos proveedores de equipos, suministros y servicios. Cuentas por pagar automatizadas Les ayuda a mejorar el cumplimiento, permitir un procesamiento más rápido de las facturas y mejorar la prevención del fraude.
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El escaneo de facturas es crucial para el correcto funcionamiento de las cuentas por pagar de todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o del sector al que pertenezcan.
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