Antecedentes

Este Departamento de Gobierno tiene la red de atención médica integrada más grande de los Estados Unidos, contratando 1,255 instituciones médicas para atender a 9 millones de veteranos militares cada año. Tiene Redes de Servicios Integrados para Veteranos (VISN) dedicadas que trabajan con hospitales y clínicas ambulatorias seleccionados para satisfacer las necesidades médicas de los veteranos en los estados cubiertos. Los VISN emplean a mayoristas de medicamentos y a la Gestión de Beneficios de Farmacia (PBM) de forma contractual para suministrar productos farmacéuticos a las instituciones de atención médica designadas y facturar al departamento de atención médica del gobierno. 

Caso de uso

Este Departamento trabaja con un mayorista de medicamentos que proporciona productos farmacéuticos a hospitales y clínicas ambulatorias en su nombre para satisfacer las necesidades médicas de los veteranos. El mayorista envía los datos de las facturas en formato PDF a los centros sanitarios y un farmacoeconomista especializado los recopila para la generación de informes internos. Las facturas generalmente tienen entre 1,000 y 5,000 líneas y contienen detalles de información sobre medicamentos y pacientes para diferentes tratamientos de atención médica según la utilización diaria.  

Una vez adquiridos, los datos de estas facturas deben cargarse en la base de datos de Microsoft SQL Server. La base de datos de SQL Server proporciona datos para informes que rastrean el uso de medicamentos, evalúan las tendencias de costos y predicen la escasez de inventario. Los informes también permiten a los farmacoeconomistas planificar el presupuesto mensual de VISN e identificar oportunidades para posibles ahorros de costos en función de las tendencias de oferta y demanda de diversos productos farmacéuticos.  

VISN también utiliza los informes para identificar fraudes y asegurarse de que solo los pacientes elegibles utilicen el servicio. 

Para VISN, recopilar información de los archivos PDF de facturas fue el principal desafío porque el Servicio de integración de SQL Server (SSIS) no admite la importación de datos directamente desde este formato de archivo a la base de datos de SQL Server. Esto significó que los farmacoeconomistas tuvieron que extraer y agregar manualmente datos de más de 1,000 transacciones cada día. Impidió que el equipo tuviera una visión profunda de los patrones de compra del mayorista de medicamentos y realizara un análisis de costos preciso para utilizar mejor el presupuesto mensual. De manera similar, los PBM enviaban facturas mensuales que consistían en información de facturación y prescripción en una hoja de cálculo, lo que dificultaba agregar datos de uso de medicamentos.  

VISN buscó una solución que pudiera analizar las facturas entrantes, ya sea en archivos PDF u hojas de cálculo, y convertirlas a un formato que SSIS pueda leer y consultar. Además, la solución debía poder crear un proceso repetible para que los usuarios comerciales no tuvieran que extraer datos manualmente de las facturas.  

“En su mayor parte, antes no podíamos usar los datos porque estaban en un formato que no podíamos usar. Para las facturas de mayoristas, simplemente las miramos manualmente. Los examinamos individualmente y utilizamos la mejor suposición sobre qué comprar o identificamos cualquier tendencia”. 

Participar Astera ReportMiner

Después de revisar varios productos en el mercado y probar Altair Monarch, el equipo eligió Astera ReportMiner para construir sus plantillas de extracción.  

ReportMiner es una solución completa de extracción de datos diseñada para manejar una variedad de formatos de datos no estructurados, incluidos PDF, formularios PDF, TXT, PRN, RTF, DOC, DOCX, XLS y XLSX. Combina la extracción de datos basada en reglas con un motor ETL de nivel empresarial para ayudar a las empresas a liberar datos de archivos no estructurados. Con Report Miner, el proceso de VISN se volvió tan fácil como copiar y pegar los archivos PDF de la factura en la carpeta del servidor y recibir los datos extraídos en un archivo Excel después de medio minuto.  

ReportMiner ayudó a VISN a analizar fácil y automáticamente las facturas entrantes y sin ninguna extracción manual. Con datos de facturas de alta calidad disponibles, los farmacoeconomistas de VISN ahora obtienen conocimientos más profundos sobre los requisitos de medicamentos y las tendencias de utilización a nivel granular. Además, pueden reaccionar mejor a las dimensiones cambiantes del mercado, como los precios de los medicamentos, la disponibilidad de marcas de mayor calidad y mejores ofertas en compras al por mayor, lo que brinda más oportunidades para lograr mayores ahorros de costos. 

"Antes de ReportMiner, solía tomar entre 30 minutos y un par de horas procesar una sola factura. Ahora, lleva menos de un minuto ".