Antecedentes 

GaP Solutions es un desarrollador de software de gestión minorista y de puntos de venta, un integrador de sistemas y un proveedor de equipos de pesaje, procesamiento de alimentos y supermercados. Con sede en Australia, la empresa es reconocida como el principal innovador de soluciones minoristas. GaP Solutions ofrece soluciones personalizadas de software y hardware a clientes de una amplia gama de industrias. La empresa ha instalado más de 4,000 sistemas POS (punto de venta) en 1,000 tiendas en toda Australia. 

Caso de uso   

GaP Solutions recibió alrededor de 3,000 variaciones de facturas de proveedores en varios formatos. Estas facturas contienen datos no estructurados que deben transformarse a un formato estructurado, es decir, columnas y filas, para su posterior procesamiento. GaP tenía que procesar entre 6,000 y 10,000 archivos de facturas en varios formatos mensualmente. Los usuarios necesitaban ingresar manualmente los datos de la factura en los sistemas de su tienda para el procesamiento de pagos, informes, análisis, etc. Dado que cada factura de proveedor tenía una estructura y diseño diferente, los empleados también tenían que ingresar los campos de texto manualmente.   

GaP Solutions quería automatizar todo el proceso, por lo que la factura se extraía y cargaba automáticamente en el sistema para generar informes y análisis.   

Participar Astera ReportMiner 

“Realmente queríamos alejarnos de una operación tripulada y pasar a un sistema automatizado no tripulado. Y ahí es donde encontramos Astera tener la capacidad de hacer eso”.  

– John Goodacre, Director de Soluciones GaP   

Después de probar varios softwares de gestión de datos, GaP Solutions seleccionó Astera ReportMiner. 

GaP Solutions tenía un flujo complejo en lo que respecta al procesamiento de facturas. Implicaba varios artefactos y requería una conectividad nativa y rápida a almacenamientos en la nube y conexiones remotas. Pudieron encontrar una solución integral con Astera ReportMiner que atendía todos los aspectos de su proceso de extracción de datos. También necesitaban ingenieros que los guiaran en la construcción e implementación de la solución. Ellos recurrieron a Astera's servicios profesionales. 

ReportMinerLa extracción basada en plantillas permitió a GaP capturar campos definidos establecidos de cada factura, como la identificación de la factura, el nombre del proveedor, el costo total y una tabla para el desglose del costo. La empresa podría reutilizar el modelo de informe para facturas que compartieran la misma estructura y diseño.   

Usar ReportMinerGracias a las transformaciones integradas, GaP manipuló y transformó fácilmente los datos en el formato deseado. GaP pudo garantizar que los datos extraídos fueran precisos y completos mediante la aplicación de comprobaciones de validación personalizadas.  

“El soporte y la implementación del producto han sido excelentes y el personal de Astera Realmente han hecho un buen trabajo ayudándonos con su implementación”.  

– John Goodacre, Director de Soluciones GaP 

GaP también creó varios flujos de trabajo de automatización y los programó para que se ejecutaran diariamente, lo que garantizó que los datos estuvieran siempre disponibles para el procesamiento y la generación de informes de pagos. La empresa también configuró una base de datos maestra y creó un flujo de trabajo que permite Astera ReportMiner para buscar ID de pedidos y corregir los campos de datos faltantes en consecuencia. Esto aseguró que su salida estuviera disponible en el formato estandarizado (XML), a pesar de que los datos provenían de 3000 diseños de facturas diferentes.  

brecha utilizada ReportMiner para completar el proceso de integración durante la noche y hacer que los datos estén disponibles en un formato listo para informar antes del inicio de la jornada laboral. Esto ahorró al equipo horas que solían dedicarse a descargar y ejecutar manualmente los flujos de integración. Anteriormente, procesar una factura tardaba 24 horas, pero ReportMiner reduzca este tiempo a menos de tres minutos. Ahora, GaP puede realizar análisis más rápido y obtener información más rápidamente.