Hace miles de años, la invención de la rueda cambió todo lo que nos rodeaba. Desde el transporte hasta el comercio, la rueda dio forma a cómo se ve el mundo ahora. Lo mismo es cierto para el Intercambio Electrónico de Datos, o EDI, como comúnmente se le llama.
La tecnología se introdujo por primera vez en la década de 1960 cuando Ed Guilbert, del ejército de los EE. UU., tuvo que dejar caer 2.3 millones de toneladas de mercancías en Berlín Occidental y quería un sistema para realizar un seguimiento de estas mercancías. El sistema que desarrolló tomó otros 20 años para tomar forma y evolucionar a documentos comerciales estandarizados y luego a mensajes electrónicos como los conocemos hoy.
EDI continúa siendo una tecnología robusta e insustituible que permanece en el corazón de la mayoría de las industrias. Cuando XML y AS2 se introdujeron por primera vez, se pensó que reemplazarían a EDI ya que eran más simples y legibles por humanos. Luego vinieron las API, y el mundo volvió a pensar que las API reemplazarían a EDI. Sin embargo, ese no fué el caso. En la actualidad, se espera que el mercado mundial de EDI crezca de $ 1.98 mil millones en 2023 a $ 4.52 mil millones en 2030. EDI continúa siendo vital para las empresas, ya que ofrece una forma confiable para que los socios comerciales intercambien información de manera rápida y eficiente.
¿Qué es EDI?
El intercambio electrónico de datos es el intercambio electrónico de documentos comerciales entre una empresa y sus socios comerciales utilizando formatos estandarizados.
En el pasado, los documentos comerciales como las órdenes de compra (PO) y las facturas solían estar en papel. Carecían de un formato estandarizado, lo que significaba que las empresas tenían que ingresar manualmente la información en los sistemas internos antes del procesamiento. Sin embargo, todo esto cambió con la introducción y adopción de documentos digitales.
El Intercambio electrónico de datos convierte los documentos comerciales en formatos electrónicos estandarizados, generalmente utilizando estándares específicos como ANSI X12 o UN/EDIFACT. Estos estándares definen la estructura y el contenido de los documentos, permitiendo que diferentes sistemas informáticos y software comprendan y procesen la información con precisión.
Si bien las órdenes de compra, las facturas y los avisos de envío anticipados son los documentos que más se intercambian a través de EDI, la variedad de documentos admitidos es amplia. Ahora se puede intercambiar fácilmente cualquier tipo de documento comercial, incluido el conocimiento de embarque, información de aduanas, informes de inventario, actualizaciones del estado del envío y detalles de pago.
¿Cómo funciona el proceso EDI?
Para comprender cómo funciona el proceso EDI, consideremos un ejemplo en la industria minorista, centrándonos específicamente en el intercambio de órdenes de compra, avisos de envío anticipados y facturas entre un minorista y un proveedor:
- Acuerdo y configuración: Un minorista y un proveedor establecen una relación EDI y acuerdan utilizar ANSI X12, un estándar ampliamente utilizado en América del Norte para transacciones digitales en diversas industrias.
- Mapeo de documentos: El minorista y el proveedor colaboran para asignar sus sistemas internos al formato ANSI X12 para órdenes de compra y facturas. Identifican los segmentos, elementos y estructuras de datos específicos requeridos por el estándar y los alinean con sus sistemas internos.
- Transformación de datos: Cuando el minorista genera una orden de compra dentro de su sistema de pedidos, el sistema transforma automáticamente los datos de la orden de compra en el EDI 850 (Orden de Compra) Formato EDI ANSI X12. Utilizando la sintaxis y los códigos definidos, también organiza la información en segmentos, como encabezado, elementos de línea y totales.
- Transmisión: El sistema del minorista transmite la orden de compra ANSI X12 al proveedor a través de un método de comunicación seguro, como una conexión AS2 a través de Internet. El documento se cifra y se envía electrónicamente, lo que garantiza la seguridad e integridad de los datos durante la transmisión.
- Procesamiento de datos: Una vez validada la orden de compra, el sistema del proveedor procesa el documento ANSI X12. Extrae información relevante, como códigos de productos, cantidades, precios y detalles de entrega.
- Reconocimiento y respuesta: Después de procesar la orden de compra, el sistema del proveedor genera un EDI 855 Acuse de recibo de orden de compra y lo devuelve al minorista, confirmando la recepción y aceptación de la orden de compra.
- Facturación: Al momento del envío de los bienes, el sistema del proveedor genera una factura ANSI X12, también conocida como Factura EDI 810, en base a la orden de compra recibida. La factura incluye detalles como las cantidades facturadas, los precios, las condiciones de pago y los identificadores relevantes.
- Conciliación y Pago: El sistema del minorista recibe la factura ANSI X12 y realiza la reconciliación con la orden de compra original. Este proceso verifica la exactitud de la factura y asegura la consistencia entre las cantidades ordenadas y facturadas. Una vez que se completa la conciliación, el minorista procede con el pago según los términos acordados.
Tipos de EDI
Hay varios tipos de EDI utilizados en diferentes contextos e industrias. Las empresas pueden adoptar un único tipo de transacción o una combinación según los requisitos de los socios comerciales, las capacidades técnicas, las necesidades de seguridad y los estándares de la industria.
- EDI directo: También conocido como EDI punto a punto, establece una conexión directa entre los sistemas del remitente y el receptor, lo que permite el intercambio seguro de documentos electrónicos sin intermediarios. Requiere que ambas partes tengan sistemas y protocolos de comunicación compatibles.
- Red de Valor Agregado (VAN): Una red de valor agregado (VAN) es un proveedor de servicios de terceros que actúa como intermediario para las transacciones EDI. Las VAN reciben documentos EDI de un socio comercial, los validan y procesan, y luego los entregan al destinatario previsto. Las VAN ofrecen servicios seguros de transmisión de datos, traducción, seguimiento de documentos y enrutamiento de mensajes. Proporcionan una plataforma confiable y estandarizada para intercambios EDI, especialmente cuando los socios comerciales tienen diferentes protocolos de comunicación o requisitos técnicos.
- AS2 (Declaración de aplicabilidad 2): AS2 es un protocolo de comunicación basado en Internet que garantiza el intercambio seguro y fiable de documentos EDI a través de Internet mediante cifrado y firmas digitales. AS2 utiliza el protocolo HTTP o HTTPS para la comunicación, por lo que es el método más utilizado para las transacciones EDI.
- AS4 (Declaración de aplicabilidad 4): AS4 es una extensión de AS2 y proporciona un estándar de mensajería mejorado para intercambios EDI. Agrega características de seguridad adicionales, soporte para servicios web y mayor interoperabilidad entre diferentes sistemas. AS4 se usa comúnmente en los sectores de salud y gobierno.
- EDI Web: Permite transacciones EDI a través de portales o plataformas basados en la web. Los socios comerciales acceden a una interfaz web para intercambiar documentos sin necesidad de software EDI. Web EDI a menudo es adecuado para pequeñas empresas u organizaciones que tienen bajos volúmenes de transacciones o recursos de TI limitados. Simplifica el proceso de onboarding y reduce los requisitos técnicos para participar en EDI.
- EDI móvil: Permite a los usuarios realizar tareas relacionadas con EDI utilizando dispositivos móviles como teléfonos inteligentes o tabletas. Brinda la flexibilidad para acceder y administrar transacciones EDI sobre la marcha, lo que facilita la toma de decisiones rápidas y la respuesta a los procesos comerciales.
Beneficios de EDI
- Eficiencia incrementada: Soluciones EDI automatice el intercambio de documentos comerciales, eliminando procesos manuales como el manejo de documentos en papel, la entrada de datos y el cambio de clave de documentos. La automatización reduce los errores, agiliza las operaciones y acelera el procesamiento de transacciones, lo que permite a las empresas manejar un mayor volumen de transacciones de manera eficiente.
- Ahorro de costes: El uso de un software EDI reduce los costos asociados con el manejo y procesamiento manual de documentos en papel. Elimina los gastos relacionados con la impresión, el papel, el franqueo y el almacenamiento de documentos. Además, ayuda a minimizar los errores y los costos asociados, como los errores de ingreso de datos, las discrepancias en las facturas y los retrasos en el procesamiento.
- Visibilidad y colaboración mejoradas de la cadena de suministro: Proporciona una mayor visibilidad de las cadenas de suministro y, en consecuencia, ayuda a las empresas a optimizar la gestión de inventario, planificar la producción y coordinar la logística de manera más eficaz.
- Estandarización y Cumplimiento: La tecnología se basa en formatos estandarizados, como ANSI X12 o UN/EDIFACT, lo que garantiza la coherencia y la interoperabilidad entre diferentes sistemas y organizaciones. Ayuda a las empresas a cumplir con los estándares, las reglamentaciones y los requisitos de los socios comerciales específicos de la industria.
- Relaciones mejoradas con clientes y socios: Reduce errores y retrasos en el procesamiento de pedidos y mejora los tiempos de respuesta. La velocidad, la precisión y la eficiencia habilitadas por EDI contribuyen a mejorar las relaciones con clientes y socios.
El uso de la tecnología EDI en todas las industrias
Mercado
La industria minorista utiliza EDI 850 para órdenes de compra y 855 para acuses de recibo de órdenes de compra. La etapa de envío implica que un proveedor envíe un aviso de envío anticipado (856) a un minorista con información crucial sobre el contenido del paquete, el tiempo de envío y más. Luego, el proceso de facturación implica que el proveedor emita una factura EDI ( 810) para solicitar el pago de los productos entregados. El minorista responde con un aviso de pago EDI (820) confirmación de pago al proveedor. Estas etapas aseguran que cada paso de la cadena de suministro esté bien unido y facilite operaciones comerciales eficientes.
Healthcare
El intercambio electrónico de datos juega un papel crucial en la industria de la salud ya que facilita el intercambio seguro y eficiente de información entre proveedores de atención médica, aseguradoras, farmacias y otras entidades. Permite a los proveedores de atención médica presentar reclamos electrónicamente, lo que genera reembolsos más rápidos y tasas de rechazo de reclamos reducidas. Algunos de los estándares comúnmente utilizados en la industria de la salud incluyen EDI 837, 835, 270/271, 278, etc.
Logística
Se ha vuelto imperativo para el industria logistica ser compatible con EDI, ya que permite la automatización de tareas como el procesamiento de pedidos, el seguimiento de envíos y la facturación. Permite visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario, estados de envío y cronogramas de entrega, lo que permite una mejor planificación y toma de decisiones. Algunos de los estándares EDI comúnmente utilizados incluyen 310, 110 etc.
Implementando EDI con Astera
Astera EDIConnect es una solución de nivel empresarial que permite sin fricciones Intercambio de datos B2B entre sistemas. La plataforma unificada y sin código permite a las empresas cubrir sin problemas todo el recorrido, incluida la extracción del origen, la traducción, la generación de acuses de recibo, la verificación y el envío de datos a su destino. La interfaz de usuario intuitiva de arrastrar y soltar permite que incluso los usuarios empresariales sin conocimientos técnicos manejen la personalización de transacciones, segmentos, elementos y validaciones con facilidad. También:
- Ofrece una imagen que permite a los usuarios crear transacciones EDI complejas y jerárquicas
- Admite una amplia variedad de estándares, incluidos ANSI X12, HIPAA y EDIFACT
- Verifica todos los archivos con las reglas de validación estándar y personalizadas definidas para un socio comercial
- Procesa eficientemente grandes volúmenes de archivos independientemente de su complejidad
- Automatiza los flujos de trabajo utilizando capacidades de programación de trabajos
El futuro del EDI
A medida que la tecnología continúa avanzando, evoluciona para satisfacer las demandas de un panorama digital que cambia rápidamente. Un aspecto clave de la futuro del EDI radica en su integración con tecnologías emergentes como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML) y blockchain. Con la IA y el aprendizaje automático, los sistemas EDI pueden volverse más inteligentes y automatizados, lo que permite el mapeo inteligente de datos, la detección de errores y el análisis predictivo.
Hasta ahora, EDI se ha asociado tradicionalmente con el intercambio de documentos comerciales, como órdenes de compra, facturas y avisos de envío. Su alcance se está expandiendo para incluir otras formas de intercambio de datos, incluida la integración con dispositivos de Internet de las cosas (IoT).
Al incorporar datos de IoT en los procesos EDI, las empresas podrán obtener visibilidad en tiempo real de sus cadenas de suministro, monitorear los niveles de inventario y optimizar las operaciones de producción y logística.