Il y a des milliers d'années, l'invention de la roue a tout changé autour de nous. Du transport au commerce, la roue a façonné l'apparence actuelle du monde. La même chose est vraie pour l'échange de données informatisé, ou EDI, comme on l'appelle communément.
La technologie a été introduite pour la première fois dans les années 1960 lorsque Ed Guilbert de l'armée américaine a dû larguer 2.3 millions de tonnes de marchandises à Berlin-Ouest et voulait un système pour suivre ces marchandises. Il a fallu encore 20 ans pour que le système qu'il a développé prenne forme et évolue vers des documents commerciaux standardisés, puis vers des messages électroniques tels que nous les connaissons aujourd'hui.
L'EDI continue d'être une technologie robuste et irremplaçable qui reste au cœur de la plupart des industries. Lorsque XML et AS2 ont été introduits pour la première fois, on pensait qu'ils remplaceraient l'EDI car ils étaient plus simples et lisibles par l'homme. Puis sont venues les API, et le monde a de nouveau pensé que les API remplaceraient l'EDI. Cependant, ce n'était pas le cas. Aujourd'hui, le marché mondial de l'EDI devrait passer de 1.98 milliards de dollars en 2023 à 4.52 milliards de dollars en 2030. L'EDI continue d'être vital pour les entreprises, offrant aux partenaires commerciaux un moyen fiable d'échanger des informations rapidement et efficacement.
Qu'est-ce que l'EDI?
L'échange de données informatisé est l'échange électronique de documents commerciaux entre une entreprise et ses partenaires commerciaux à l'aide de formats normalisés.
Dans le passé, les documents commerciaux tels que les bons de commande (PO) et les factures étaient généralement sur papier. Il leur manquait un format standardisé, ce qui signifiait que les entreprises devaient saisir manuellement les informations dans les systèmes internes avant le traitement. Cependant, tout cela a changé avec l'introduction et l'adoption des documents numériques.
L'échange de données informatisé convertit les documents commerciaux en formats électroniques normalisés, en utilisant généralement des normes spécifiques telles que ANSI X12 ou UN/EDIFACT. Ces normes définissent la structure et le contenu des documents, permettant à différents systèmes informatiques et logiciels de comprendre et de traiter les informations avec précision.
Bien que les bons de commande, les factures et les préavis d'expédition soient les documents les plus échangés via EDI, la gamme de documents pris en charge est vaste. Tout type de document commercial peut désormais être facilement échangé, y compris les connaissements, les informations douanières, les rapports d'inventaire, les mises à jour du statut d'expédition et les détails de paiement.
Comment fonctionne le processus EDI ?
Pour comprendre le fonctionnement du processus EDI, prenons un exemple dans le secteur de la vente au détail, en nous concentrant spécifiquement sur l'échange de bons de commande, de préavis d'expédition et de factures entre un détaillant et un fournisseur :
- Accord et configuration : Un détaillant et un fournisseur établissent une relation EDI et conviennent d'utiliser l'ANSI X12, une norme largement utilisée en Amérique du Nord pour les transactions numériques dans diverses industries.
- Mappage de documents : Le détaillant et le fournisseur collaborent pour mapper leurs systèmes internes au format ANSI X12 pour les bons de commande et les factures. Ils identifient les segments, éléments et structures de données spécifiques requis par la norme et les alignent sur leurs systèmes internes.
- Transformation des données: Lorsque le détaillant génère un bon de commande dans son système de commande, le système transforme automatiquement les données du bon de commande en EDI 850 (bon de commande) Format ANSI X12EDI. À l'aide de la syntaxe et des codes définis, il organise également les informations en segments, tels que l'en-tête, les éléments de ligne et les totaux.
- Transmission: Le système du détaillant transmet le bon de commande ANSI X12 au fournisseur via une méthode de communication sécurisée, telle qu'une connexion AS2 sur Internet. Le document est crypté et envoyé par voie électronique, garantissant la sécurité et l'intégrité des données lors de la transmission.
- Traitement de l'information: Une fois le bon de commande validé, le système du fournisseur traite le document ANSI X12. Il extrait les informations pertinentes, telles que les codes de produit, les quantités, les prix et les détails de livraison.
- Accusé de réception et réponse : Après traitement du bon de commande, le système du fournisseur génère un EDI 855 Accusé de réception du bon de commande et le renvoie au détaillant en confirmant la réception et l'acceptation du bon de commande.
- Facturation : Lors de l'expédition des marchandises, le système du fournisseur génère une facture ANSI X12, également appelée EDI 810 Invoice, en fonction du bon de commande reçu. La facture comprend des détails tels que les quantités facturées, les prix, les conditions de paiement et les identifiants pertinents.
- Rapprochement et paiement : Le système du détaillant reçoit la facture ANSI X12 et effectue le rapprochement avec le bon de commande d'origine. Ce processus vérifie l'exactitude de la facture et assure la cohérence entre les quantités commandées et facturées. Une fois le rapprochement effectué, le détaillant procède au paiement selon les modalités convenues.
Types d'EDI
Il existe plusieurs types d'EDI utilisé dans différents contextes et industries. Les entreprises peuvent adopter un seul type de transaction ou une combinaison en fonction des exigences des partenaires commerciaux, des capacités techniques, des besoins de sécurité et des normes du secteur.
- EDI direct : Également connu sous le nom d'EDI point à point, il établit une connexion directe entre les systèmes de l'expéditeur et du destinataire, permettant l'échange sécurisé de documents électroniques sans intermédiaires. Cela nécessite que les deux parties aient des systèmes et des protocoles de communication compatibles.
- Réseau à valeur ajoutée (VAN) : Un réseau à valeur ajoutée (VAN) est un fournisseur de services tiers qui agit comme intermédiaire pour les transactions EDI. Les RVA reçoivent les documents EDI d'un partenaire commercial, les valident et les traitent, puis les remettent au destinataire prévu. Les VAN offrent des services sécurisés de transmission de données, de traduction, de suivi de documents et de routage de messages. Ils fournissent une plate-forme fiable et standardisée pour les échanges EDI, en particulier lorsque les partenaires commerciaux ont des protocoles de communication ou des exigences techniques différents.
- AS2 (Énoncé d'applicabilité 2) : AS2 est un protocole de communication basé sur Internet qui assure l'échange sécurisé et fiable de documents EDI sur Internet en utilisant le cryptage et les signatures numériques. AS2 utilise le protocole HTTP ou HTTPS pour la communication, c'est pourquoi c'est la méthode la plus utilisée pour les transactions EDI.
- AS4 (Énoncé d'applicabilité 4) : AS4 est une extension d'AS2 et fournit une norme de messagerie améliorée pour les échanges EDI. Il ajoute des fonctionnalités de sécurité supplémentaires, la prise en charge des services Web et une interopérabilité accrue entre différents systèmes. AS4 est couramment utilisé dans les secteurs de la santé et du gouvernement.
- WebEDI : Il permet les transactions EDI via des portails ou des plates-formes Web. Les partenaires commerciaux accèdent à une interface web pour échanger des documents sans avoir besoin de Logiciel EDI. Le Web EDI convient souvent aux petites entreprises ou aux organisations qui ont de faibles volumes de transactions ou des ressources informatiques limitées. Il simplifie le processus d'intégration et réduit les exigences techniques pour participer à l'EDI.
- EDI mobile : Il permet aux utilisateurs d'effectuer des tâches liées à l'EDI à l'aide d'appareils mobiles tels que des smartphones ou des tablettes. Il offre la flexibilité d'accéder et de gérer les transactions EDI en déplacement, facilitant la prise de décision rapide et la réponse aux processus métier.
Avantages de l'EDI
- efficacité accrue: Solutions EDI automatiser l'échange de documents commerciaux, en éliminant les processus manuels tels que la gestion des documents papier, la saisie des données et la ressaisie des documents. L'automatisation réduit les erreurs, rationalise les opérations et accélère le traitement des transactions, permettant aux entreprises de gérer efficacement un plus grand volume de transactions.
- Économies de coûts: L'utilisation d'un logiciel EDI réduit les coûts associés à la manipulation et au traitement manuels des documents papier. Il élimine les dépenses liées à l'impression, au papier, à l'affranchissement et au stockage des documents. De plus, cela aide à minimiser les erreurs et les coûts associés, tels que les erreurs de saisie de données, les écarts de facturation et les retards de traitement.
- Visibilité et collaboration améliorées de la chaîne d'approvisionnement: Il offre une visibilité accrue sur les chaînes d'approvisionnement et aide par conséquent les entreprises à optimiser la gestion des stocks, à planifier la production et à coordonner la logistique plus efficacement.
- Normalisation et conformité : La technologie s'appuie sur des formats normalisés, tels que ANSI X12 ou UN/EDIFACT, qui garantissent la cohérence et l'interopérabilité entre les différents systèmes et organisations. Il aide les entreprises à se conformer aux normes, réglementations et exigences des partenaires commerciaux spécifiques à l'industrie.
- Amélioration des relations clients et partenaires : Il réduit les erreurs et les retards dans le traitement des commandes et améliore les temps de réponse. La rapidité, la précision et l'efficacité permises par l'EDI contribuent à de meilleures relations avec les clients et les partenaires.
L'utilisation de la technologie EDI dans tous les secteurs
Au detail
Le secteur de la vente au détail utilise EDI 850 pour les bons de commande et 855 pour les accusés de réception de bon de commande. L'étape d'expédition implique qu'un fournisseur envoie un préavis d'expédition (856) à un détaillant avec des informations cruciales sur le contenu de l'emballage, le calendrier d'expédition, etc. Ensuite, le processus de facturation implique que le fournisseur émette une facture EDI ( 810) pour demander le paiement des produits livrés. Le détaillant répond par un avis de versement EDI (820), confirmant le paiement au fournisseur. Ces étapes garantissent que chaque étape de la chaîne d'approvisionnement est bien intégrée et facilite des opérations commerciales efficaces.
Système de santé
L'échange de données informatisées joue un rôle crucial dans le secteur de la santé car il facilite l'échange sécurisé et efficace d'informations entre les prestataires de soins de santé, les assureurs, les pharmacies et d'autres entités. Il permet aux prestataires de soins de santé de soumettre leurs réclamations par voie électronique, ce qui entraîne un remboursement plus rapide et une réduction des taux de rejet des réclamations. Certaines des normes couramment utilisées dans le secteur de la santé comprennent EDI 837, 835, 270/271, 278 et ainsi de suite
logistique
Il est devenu impératif pour le industrie de la logistique être compatible EDI car il permet l'automatisation de tâches telles que le traitement des commandes, le suivi des expéditions et la facturation. Il permet une visibilité en temps réel sur les niveaux de stock, les statuts des expéditions et les calendriers de livraison, permettant une meilleure planification et une meilleure prise de décision. Certaines des normes EDI couramment utilisées incluent 310, 110 et ainsi de suite
Mise en œuvre de l'EDI avec Astera
Astera EDIConnect est une solution de niveau entreprise qui permet une gestion sans friction Échange de données B2B à travers les systèmes. La plate-forme unifiée et sans code permet aux entreprises de couvrir de manière transparente l'ensemble du parcours, y compris l'extraction des sources, la traduction, la génération d'accusés de réception, la vérification et l'envoi des données vers leur destination. L'interface utilisateur intuitive par glisser-déposer permet même aux utilisateurs professionnels non techniques de gérer facilement la personnalisation des transactions, des segments, des éléments et des validations. Ça aussi:
- Offre un visuel qui permet aux utilisateurs de créer des transactions EDI complexes et hiérarchiques
- Prend en charge une grande variété de normes, y compris ANSI X12, HIPAA et EDIFACT
- Vérifie tous les fichiers par rapport aux règles de validation standard et personnalisées définies pour un partenaire commercial
- Traite efficacement de gros volumes de fichiers, quelle que soit leur complexité
- Automatise les flux de travail à l'aide des fonctionnalités de planification des tâches
L'avenir de l'EDI
À mesure que la technologie progresse, elle évolue pour répondre aux exigences d’un paysage numérique en évolution rapide. Un aspect clé du l'avenir de l'EDI réside dans son intégration avec des technologies émergentes telles que l'intelligence artificielle (IA), l'apprentissage automatique (ML) et la blockchain. Grâce à l'IA et au ML, les systèmes EDI peuvent devenir plus intelligents et plus automatisés, permettant une cartographie intelligente des données, une détection des erreurs et une analyse prédictive.
Jusqu'à présent, l'EDI était traditionnellement associé à l'échange de documents commerciaux tels que les bons de commande, les factures et les avis d'expédition. Sa portée s'élargit pour inclure d'autres formes d'échange de données, y compris l'intégration avec les appareils de l'Internet des objets (IoT).
En intégrant les données IoT dans les processus EDI, les entreprises pourront obtenir une visibilité en temps réel sur leurs chaînes d'approvisionnement, surveiller les niveaux de stocks et optimiser les opérations de production et de logistique.