Gestion des données de référence pour les débutants

L'un des défis majeurs pour une organisation est de créer un source unique de vérité tout en conservant sa fiabilité, sa précision et sa qualité. La gestion des données de référence (MDM) pourrait être votre solution miracle pour simplifier la gestion des données.

Dans cet article, vous découvrirez la gestion des données de référence, ses principales composantes, les avantages de la gestion des données de référence pour votre entreprise et certains défis clés associés à la pratique.

Qu'est-ce que Master Data Management (MDM)?

Commençons par comprendre ce qu'est la gestion des données de base.

La gestion des données de base est la technologie qui garantit la cohérence des données d'entreprise - sur plusieurs systèmes, applications, bases de données, départements fonctionnels et zones géographiques.

Aujourd'hui, les données d'entreprise sont réparties sur des applications et des systèmes polyvalents, tels que les ERP et les CRM. Par conséquent, il est fort probable que les données de différents services deviennent facilement fragmentées, redondantes et souvent obsolètes. Votre entreprise peut trouver extrêmement difficile de répondre même aux demandes les plus rudimentaires mais critiques sur les indicateurs de performance dans un tel scénario. Par exemple, la gestion des données de référence peut répondre à des questions essentielles de l'entreprise, telles que "quelle est la marge bénéficiaire sur les produits/services ?" et "quelle business unit est la plus rentable ?".

Alors, comment assurer l'exactitude, la cohérence et l'actualité des données, de manière significative lorsque les sources de données se multiplient et qu'il est devenu plus difficile de les gérer de manière cohérente ? La gestion des données de référence permet de relever plus facilement ces défis en créant une source de référence principale unifiée pour les données critiques. Cependant, une exigence essentielle de la gestion des données de référence est une bonne gouvernance des données qui garantit la validité et la sécurité des données.

Les types de gestion des données de référence diffèrent généralement en fonction du type d'industrie dans lequel votre organisation opère. Cependant, tous les types de données de référence partagent certaines caractéristiques telles que :

• Complexité: Les données de base sont constituées de grands ensembles de données avec plusieurs variables, ce qui les rend complexes.
• Haute valeur: Les données de base sont souvent utilisées à maintes reprises pour l'analyse. C'est un élément crucial des opérations quotidiennes d'une organisation.
• Non volatile: Les données de base ne changent pas souvent; cela change moins que les autres données.
• Non transactionnel: Les données de base ne sont pas des données transactionnelles; cependant, cela fait souvent partie du processus de transaction.

Comprendre les données de base

Les données de base sont les données centrales au sein d'une entreprise qui définissent les domaines impliqués dans l'exploitation d'une entreprise. Ces données changent rarement et peuvent inclure des données de référence, qui peuvent être utilisées pour se rapporter à des informations qui ne relèvent pas des domaines de données d'entreprise et qui sont essentielles à la gestion de l'entreprise. Par nature, ce n'est pas transactionnel ; cependant, il définit les transactions.

La plupart des systèmes logiciels utilisés dans une entreprise ont des données de base partagées et utilisées par de nombreuses applications. Un exemple courant de données de base est votre système ERP qui peut avoir des listes de données telles que les données de base des clients, les données de base des employés, les données de base des articles et les données de base des comptes.

Les données de base couvrent généralement les données appartenant aux quatre catégories principales d’une entreprise, qui sont ensuite subdivisées dans les domaines suivants:

• Des soirées: Les groupes qui travaillent avec l'organisation, tels que les clients, les prospects, les fournisseurs, les associés, etc.
• Places: Lieux réels et leur segmentation, tels que la géographie, la localisation, les sites, les zones, etc.
• Des choses: Articles vendus ou gérés par l'entreprise, tels que produits, services ou actifs
• Financier et organisationnel: Classifications de reporting et de comptabilité comprenant les structures organisationnelles, les régions de vente, le plan comptable, les centres de coûts, les unités commerciales, les centres de profit, les listes de prix, etc.

Différence entre les données de base et les données de référence

Chaque entreprise possède des données relatives aux consommateurs, aux produits, aux travailleurs, etc., rarement stockées au même endroit. Ces données sont généralement réparties entre différentes divisions dans de nombreuses applications, bases de données, et même des supports physiques tels que des documents et des rapports. Ce qui le rend plus difficile, c'est que divers aspects de l'entreprise peuvent avoir des idées et des descriptions différentes pour le même objet métier. Par exemple, un travailleur peut avoir des enregistrements dans plusieurs systèmes de gestion d'entreprise alors qu'en réalité, il s'agit de la même personne.

C'est ici que donnée de référence Il s'agit de tout type de données utilisé pour classer d'autres éléments de données configurés dans une base de données. En d'autres termes, il est uniquement utilisé pour relier les données d'une banque de données à celle en dehors des limites de l'entreprise.

Les données de base incluent les entités commerciales pertinentes, tandis que les données de référence comprennent les valeurs autorisées et les descriptions textuelles jointes. En d'autres termes, les données de base sont partagées par plusieurs systèmes, applications et procédures de l'entreprise. En revanche, les données de référence sont une sorte de données de base utilisées par les objets transactionnels ou de données de base.

Gérez vos données de base dans un logiciel sécurisé et évolutif

Voir la démo

Quelles données devez-vous gérer en tant que données de base?

Généralement, les données de base représentent généralement une infime partie de vos données complètes en termes de volume. Cependant, il est difficile de préserver et de gérer ; par conséquent, certains choisissent des outils de gestion maîtres.

Il est recommandé d'utiliser le benchmark suivant de la stratégie de gestion des données de référence, qui guide sur la façon de gérer les données de référence :

• Données de comportement: Vous pouvez décrire les données de base en les interreliant avec d'autres types de données.
• Cycle CRUD: Vous pouvez également décrire les données de base par leur cycle de vie, c'est-à-dire comment elles sont créées, lues, mises à jour, supprimées et recherchées (le Cru faire du vélo).
• Cardinalité: La cardinalité définit le nombre d'éléments dans un ensemble. Lorsqu'il diminue, la probabilité qu'un élément soit considéré comme des données de base diminue également.
• Durée de vie et volatilité: Contrairement aux données transactionnelles, les données de base sont moins volatiles.
• Complexité: Les objets simples et moins complexes sont plus faciles à collecter, à gérer et à compiler. Par conséquent, ils ne sont généralement pas classés en tant que données de base.
• Valeur: Les éléments de données précieux sont plus susceptibles d'être considérés comme des données de référence.
• Réutilisation: Si des données sont réutilisées plusieurs fois sur plusieurs systèmes, elles doivent être gérées en tant que données de base.

Premières étapes de l'initiative de gestion des données de base. Source: TechTarget

Les bases de la gestion des données de base

Certains des composants critiques ou des meilleures pratiques d'un système de gestion des données de base (MDM) pour une entreprise sont:

• Modèle de données flexible: Pour gérer et gérer les données de base, vous avez besoin d'un modèle de données très flexible.
• Module de qualité des données: Il vous permet de surveiller la qualité des données entrantes pour vous assurer que les données sont crédibles. En outre, il doit également inclure un moteur de règles de validation afin que vous puissiez également décrire le règles de qualité des données pour vos données de base en fonction des besoins de l'entreprise.
• Module d'intégration de données: Il vous permet d'intégrer les données de base avec d'autres systèmes. Idéalement, il devrait disposer d'une interface facile à utiliser et d'un moteur de traitement robuste pour exécuter de gros volumes. intégration de données emplois.
• Moteur de flux de travail: Les workflows permettent aux utilisateurs de regrouper plusieurs activités dans un seul flux. Les workflows MDM incluent plusieurs fonctions allant de la validation à la fusion d'entités. Un moteur de workflow robuste vous offrira une plus grande flexibilité pour modéliser vos procédures dans les workflows.

Bref, assurez-vous que le logiciel de gestion de données ou le système que vous sélectionnez offre les meilleures capacités de performances, d'évolutivité, de sécurité, d'accessibilité et de reporting.

Pourquoi la gestion des données de base est-elle importante: avantages de la gestion des données de base

Certains avantages clés de la gestion des données de base (MDM) comprennent:

• Information unifiée et cohérente sur de nombreux réseaux

Vous avez besoin de données précises et cohérentes pour différencier votre entreprise. À l'aide de la gestion des données de référence (MDM), vous pouvez facilement gérer les données de plusieurs systèmes sources et créer un ensemble maître de données de première classe authentifiées et uniques que d'autres services peuvent utiliser.

• Une meilleure compréhension de vos clients

Vous pouvez créer une vue globale de vos données client en harmonisant les enregistrements des clients avec la chaîne d'approvisionnement en informations et en générant des rapports pertinents. Cela peut vous aider à mieux comprendre les préférences et les personnalités de vos clients.

• Une vue intégrée des actifs de données métiers

La gestion des données de référence vous permet de créer des vues fiables des actifs de données de votre organisation pour mener efficacement vos processus métier. La gestion des données de base des produits (MDM) contribue à la formation d'une vue cohérente des données sur les consommateurs, les fournisseurs, les matériaux et les produits qui peuvent autrement exister dans différentes divisions et entités.

• Fiabilité et confiance améliorées des données

Des données de mauvaise qualité ont un impact indésirable sur la gestion de l'entreprise, qu'il s'agisse des relations avec les clients ou de l'élaboration des politiques de l'entreprise. Le MDM garantit que des données cohérentes, crédibles et de qualité sont fournies dans tous les systèmes et départements. Ainsi, les entreprises peuvent effectuer des analyses fiables basées sur les données.

Défis associés à la gestion des données de référence

Malgré les avantages qu'offre la gestion des données de base, la mise en œuvre d'une solution de gestion des données de base (MDM) n'est pas une mince affaire. Voici quelques défis que vous pouvez rencontrer au cours du processus:

• Complexité: La gestion des données de base dans plusieurs systèmes et formats peut être difficile, car elle nécessite normalisation des données selon les besoins de l'entreprise.
• Chevauchement de donnéesIl existe également un risque élevé de chevauchement des données, car plusieurs systèmes stockent les mêmes entités. Utilisation d’une solution MDM avec une vaste gestion de la qualité des données les fonctionnalités peuvent aider à résoudre les problèmes de duplication de données.
• Manque de modèle de données: Un modèle de gestion des données de base (MDM) peut simplifier l'intégration en définissant différents niveaux de données de base. L'absence de modèle de données en place peut compliquer la gestion.
• Critères: En général, il n'est pas facile de s'entendre sur les valeurs de domaine stockées sur différents systèmes.
• Gouvernance de l'autorité et des données: Une mauvaise autorité en matière de données (intendance, possession, procédures) liée aux données de base entraîne des complications au sein de l'entreprise.
• Manque de personnes qualifiées: Il est également difficile de trouver des spécialistes expérimentés et des alliés pour la mise en œuvre afin d’aider à la réalisation de projets.
• Choix de technologie: Diverses solutions sont disponibles dans l’industrie du MDM, il est donc difficile de choisir un leader absolu.
• Autres défis: Parmi les autres défis, citons le choix par où commencer, la hiérarchisation et l'accent ainsi que la formation des employés sur l'importance de la gestion des données de référence (MDM).

Lancez votre projet de gestion des données de référence

Essayez un essai gratuit de 14 jours

Les solutions de gestion des données de référence (MDM) simplifient les données d'entreprise en regroupant les données sous plusieurs formats à partir de sources de données hétérogènes et en créant une vue intégrée, éliminant les silos de données. Cela conduit à moins d'erreurs et moins de redondance dans les procédures d'entreprise.