L'automatisé, Pas de code Pile de données
Apprener comment Astera Data Stack peut simplifier et rationaliser la gestion des données de votre entreprise.
Automatisez l'extraction des données de facture avec Astera ReportMiner
Aujourd'hui, la plupart des entreprises envoient et reçoivent des factures et des reçus de paiement dans des formats numériques, tels que des images PDF numérisées, des documents texte ou des modèles de facture Excel. Si ces formats numériques ont permis aux lieux de travail de passer à un environnement sans papier, ils ont introduit un nouveau défi pour les analystes commerciaux : extraire les données cachées dans les factures et les utiliser pour en tirer des informations pertinentes.
Ce blog expliquera comment les solutions d'extraction de données de factures peuvent facilement automatiser l'analyse des factures tout en réduisant le temps et les efforts consacrés à la saisie manuelle des données. De plus, il explorera comment Astera ReportMiner peut vous aider à extraire des données significatives à partir de rapports et de fichiers PDF.
Nous vous présenterons également un cas d'utilisation dans lequel une organisation met à niveau ses processus comptables manuels avec ReportMiner et automatise le cycle de facturation.
Mais avant d’aborder cette partie, voici un bref récapitulatif de quelques défis liés à l’extraction manuelle de données.
Défis de l’extraction de données de facture
Les fournisseurs utilisent plusieurs solutions de génération de factures, notamment des terminaux de point de vente (POS), des caisses enregistreuses électroniques (ECR) et d'autres logiciels de facturation basés sur des modèles pour créer des relevés de facture client. Chaque solution a un format de sortie distinct, qui n'est pas toujours numérique.
Compiler toutes ces données en un seul endroit est un défi. Par conséquent, l'extraction de données à partir d'images PDF numérisées, de factures textuelles et de feuilles de calcul Excel peut prendre plusieurs jours. En plus de cela, il faut un travail manuel pour nettoyer et transformer les données.
Un spécialiste de la saisie de données peut coûter environ $30,000 par an. Considérez ce qui se passe si une organisation s'appuie uniquement sur des spécialistes pour extraire les données de facturation de plusieurs formats, les transformer et les charger dans leurs systèmes de destination. À mesure que l'entreprise se développe, l'entreprise devra embaucher plusieurs spécialistes de la saisie de données, chacun coûtant 30,000 100,000 $ par année. Pour trois spécialistes de la saisie de données, le coût de la gestion des données documentaires peut facilement dépasser XNUMX XNUMX $ par an.
Méthodes courantes d'extraction Données de facturation
Voici les méthodes les plus courantes pour extraire et enregistrement des données de facturation :
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Ajouter manuellement les données des factures
De nombreuses organisations ont encore recours à l'extraction manuelle des factures. Ils embauchent généralement des spécialistes de la saisie de données qui copient manuellement les données de chaque facture dans une feuille Excel. Alors qu'il faut environ 5 minutes en moyenne pour ajouter des données d'un document PDF dans des colonnes, imaginez ce qui se passe lorsqu'il y a un grand volume de factures. Cela retarde non seulement l'analyse des données, mais est également sujet aux erreurs.
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Externaliser le travail de saisie manuelle des données
Certaines organisations embauchent des assistants virtuels ou externalisent la facture manuelle extraction de données travailler avec des agences tierces. Ces sociétés tierces disposent d'opérateurs de saisie de données qui enregistrent manuellement les données des factures disponibles sous forme de PDF, d'images, de fichiers texte et de modèles Excel. Ces entreprises facturent généralement l'organisation par feuille ou par heure. Cela prend donc non seulement du temps, mais aussi des coûts.
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Automatisez la capture des données OCR et PDF des factures
La meilleure solution possible est un logiciel d'extraction de données de facturation qui peut facilement extraire les données de facturation à partir de fichiers PDF, de fichiers texte et de feuilles Excel avec un minimum d'effort manuel. Le processus d'extraction des données de facturation est assez simple avec une solution automatisée et sans code. En fait, la plupart des logiciels d'extraction sont désormais équipés d'une technologie d'intelligence artificielle capable d'extraire des données immédiatement, quel que soit le modèle. Une fois que vous avez spécifié les champs que vous souhaitez extraire, le logiciel lit automatiquement les données. Vous pouvez ensuite transformer et mapper ces données vers la destination souhaitée.
Enfin, à l'aide d'un flux de travail, vous pouvez automatiser l'ensemble du processus de capture des données de facturation jusqu'au processus d'enregistrement pour qu'il s'exécute dans une séquence.
Les logiciels de capture de factures sont-ils précis ?
Un logiciel de capture automatisée de factures peut facilement extraire les données clés des factures, ce qui est crucial pour les applications de comptabilité, de planification des ressources et de business intelligence.
Traditionnellement, la facture la saisie des données Auparavant, le logiciel était basé sur des modèles, ce qui signifiait que vous deviez définir un modèle pour chaque format. Si vous avez créé un mauvais modèle de rapport, le logiciel de capture de facture extraira les données incorrectes.
Cependant, avec l'émergence de l'IA, les logiciels d'extraction de factures sont devenus assez précis. Comme vous n'avez qu'à définir une mise en page et les champs que vous souhaitez extraire, les modèles de traitement du langage naturel détectent automatiquement les champs quel que soit le format. En fait, même si les champs sont mentionnés différemment, par exemple, nombre ou non, les algorithmes d'IA peuvent extraire les données avec précision.
Quand choisir la solution d'extraction de données de facture PDF?
La décision d'une organisation d'opter pour une solution de numérisation de factures et d'extraction de données dépend des facteurs suivants :
- Les données de facturation sont disponibles dans plusieurs formats
- Les données de facturation sont en vrac
- La tâche de facturation est récurrente et répétitive
- Les données de facturation nécessitent des heures de travail excessives
Si votre travail d'extraction de données vérifie tous les facteurs ci-dessus, vous devriez probablement opter pour une solution de numérisation de factures PDF pour faire votre travail plus rapidement, moins cher et plus efficacement.
Astera Report Miner : un logiciel d'extraction automatisée des données de facturation
Astera ReportMiner est un logiciel d'extraction de données basé sur l'IA qui peut extraire des données de factures PDF en masse à l'aide de déclencheurs basés sur des événements tels que le dépôt de fichiers, les pièces jointes de reçus par e-mail, etc.
Supposons que plusieurs feuilles de facture PDF soient disponibles dans un dossier. Vous pouvez programmer tous les fichiers pour qu'ils soient traités les uns après les autres automatiquement. S'il y a des erreurs, disons qu'un fichier a des valeurs manquantes, l'outil détectera et enregistrera automatiquement les erreurs pendant le processus en utilisant les règles de validation des données. Une fois ces erreurs résolues, vous pouvez charger vos données dans une base de données ou un entrepôt de données, selon les exigences de votre organisation.
Cas d'utilisation : Automatisation de l'extraction des données de facture avec Astera ReportMiner
La société Alpha Constructors compte de nombreux entrepreneurs travaillant sur ses projets. Chacun de ces entrepreneurs a ses propres employés. De plus, ils ont des contractuels et même des pigistes travaillant dans différentes sous-unités. Alpha Constructors devient actif rapports et factures de chaque entreprise contractante à la fin du mois pour les rémunérer pour le travail effectué.
Exemple de fichier de facture utilisé pour tester le cas d'utilisation.
Chaque entreprise envoie des factures dans un format différent, y compris des images PDF numérisées, des PDF imprimés, des fichiers texte et même des modèles Excel. En moyenne, Alpha Constructors reçoit environ 1,000 XNUMX factures par mois.
Une fois reçues, ces factures doivent être triées, structurées et enregistrées dans la base de données interne d'Alpha Constructors. Cela leur permet de suivre les activités quotidiennes, les tâches effectuées, le nombre d'employés et le budget dépensé.
Cependant, trier et enregistrer ces données est un défi. Un spécialiste de la saisie de données chez Alpha Constructors prend cinq minutes pour extraire les données d'une seule facture. Le spécialiste peut extraire les données de 50 à 80 PDF en une seule journée de travail.
Alpha Constructors a deux spécialistes de la saisie de données sur la masse salariale, et ils leur versent 30,000 100 $ par année chacun. Considérant que les factures d'Alpha Constructors vont augmenter dans les années à venir, l'entreprise doit embaucher encore plus de spécialistes en saisie de données. Le coût prévu de plus de spécialistes d'entrée peut être au nord de XNUMX XNUMX $ par an. Payer un montant aussi élevé pour l'extraction de données est trop pour Alpha Constructors, car l'entreprise cherche à réduire ses dépenses.
Lors de la recherche en ligne de solutions d'extraction automatisée de données de facturation, Alpha Constructors est tombé sur Astera ReportMiner – le logiciel d’extraction de données alimenté par l’IA.
ReportMiner Simplifie l'extraction des données des factures - Voici comment
Alpha Constructors s'est inscrit au ReportMiner demo pour savoir comment ils peuvent résoudre leur problème. Après un premier échange avec le ReportMiner équipe, ils ont décidé d'essayer le produit.
ReportMiner est un logiciel sur site qui peut être installé sur le serveur de l'organisation. Il peut numériser et extraire des données à partir de fichiers PDF, de documents Excel, de tableaux QuickBooks, d'e-mails, de RTF et de fichiers texte.
ReportMiner exploite l'intelligence artificielle pour suggérer des modèles de modèles de rapport, permettant la génération automatique de modèles pour plusieurs fichiers source simultanément. Une fois que vous avez spécifié le type de document et la mise en page, ReportMiner recommande intelligemment les modèles de modèles les plus appropriés, vous permettant d'économiser du temps et des efforts.
Le flux de travail complet de Astera ReportMiner
L'entreprise conservait toutes les factures dans un dossier. Après avoir installé le logiciel, Alpha Constructors a pu créer des modèles de rapport pour tous les formats de factures à l'aide de la fonction de création automatique de modèle de rapport.
Utilisation de l'IA pour créer des modèles de rapport dans Astera
Tout ce que l'entreprise avait à faire était simplement de fournir à l'outil la mise en page des données qu'elle souhaitait extraire de ces fichiers source, soit en important un objet défini par la mise en page à partir d'un flux de données, soit une mise en page à partir d'un JSON.
Spécification des modèles de facture dans Astera Signaler un mineur
L'exploration automatisée des rapports a ensuite généré des modèles de rapport pour chaque fichier du dossier et enregistré les fichiers générés avec succès dans le dossier AI Generated Report Models contenant toutes les factures. Si le fichier ne contient pas les champs requis, l'outil conserve les modèles générés dans le dossier Modèle de rapports erronés, permettant à l'entreprise de les vérifier et/ou de les modifier.
Les données extraites des factures sont ensuite déplacées vers les tables de la base de données. ReportMiner affiche également les tableaux de sortie via le Instant Data Preview fonction.
Astera ReportMiner offre une visionneuse de données structurées dans le logiciel d'Excel et de tables de base de données.
Quatre flux de données différents ont été mis en place, chacun spécifique au format dans lequel les données de facturation sont reçues chez Alpha Constructors. Ces flux de données ont ensuite été automatisés pour fonctionner sur des déclencheurs basés sur des événements afin que dès qu'une facture était reçue, elle puisse être enregistrée dans la table de la base de données, supprimant complètement le travail manuel.
ReportMiner permet la modélisation de données pointer-cliquer dans un flux de données
Alpha Constructors reçoit des données sous forme de pièces jointes à des e-mails, de téléchargements directs à partir du serveur FTP et de lecteurs cloud tiers. ReportMiner . automatisation de l'extraction de données pour tous ces canaux.
À quoi ressemble un modèle de données préparé à partir de factures PDF numérisées dans ReportMiner
Les utilisateurs peuvent configurer des flux de travail pour planifier des travaux. Chaque travail peut s'exécuter sur un déclencheur d'événement. Par exemple, l'événement est déclenché si une facture est reçue en pièce jointe d'un e-mail. ReportMiner le fera ensuite passer par un modèle de rapport qui créera une structure d'extraction de données.
ReportMiner permet aux utilisateurs de créer un nombre illimité de modèles de rapport, chacun répondant à un format différent de données de facturation. Les utilisateurs peuvent également postuler règles de validation des données pour chaque champ afin de s'assurer que les données extraites sont sous une forme spécifique. Si l'utilisateur veut s'assurer que le numéro de facture ou le champ du montant facturé n'est pas vide, il peut appliquer une règle pour cela. Ou, s'ils veulent des factures incomplètes envoyées à un dossier et des factures avec des données complètes envoyées à un autre, cela est également possible dans ReportMiner en sélectionnant l'objet source de l'e-mail, puis en y appliquant la transformation des règles de qualité des données.
Une fois le modèle de données prêt, ReportMiner passe à la phase suivante, c'est-à-dire l'extraction des données et leur copie dans un tableau de base de données ou une feuille Excel. Les utilisateurs peuvent également ajouter des contrôles où recevoir une notification si le travail d'extraction de données est un succès ou un échec.
Alpha Constructors souhaitait que toutes les données soient déplacées vers une table de base de données et qu'une copie locale soit disponible au format Excel. Depuis Astera permet plusieurs connecteurs de base de données tels que Oracle, MySQL, MS SQL Server et divers autres, Alpha Constructors peut charger les données dans n'importe quelle base de données de son choix. De cette façon, l'entreprise aurait un enregistrement de toutes les factures que les analystes commerciaux pourraient utiliser pour une analyse plus approfondie. ReportMiner effectué les deux tâches à l'aide d'un seul flux de données.
Enfin, Alpha Constructors exigeait que toutes les factures contenant des erreurs soient enregistrées dans un fichier séparé. ReportMiner offre une option de fichier journal des erreurs par défaut. Il documente toutes les erreurs trouvées lors du processus d'extraction dans ce fichier journal des erreurs que vous pouvez enregistrer sur votre serveur. Étant donné que chaque erreur est facilement traçable jusqu'à sa source, il a été plus facile pour le service informatique d'Alpha Constructors de régler tout problème lié au traitement des factures.
Économiser du temps, des coûts et des ressources avec ReportMiner
Astera ReportMiner réduit le temps passé à extraire les données des factures PDF de 5 minutes à 10 secondes. De plus, comme Alpha Constructors n'a plus besoin de ressources manuelles pour l'extraction des données, le nombre d'erreurs humaines dans les données a diminué à 0 %. Alpha Constructors peut désormais former ses spécialistes actuels de la saisie de données pour d'autres rôles plus difficiles au sein de l'organisation.
Ainsi, ReportMiner a permis à Alpha Constructors d'économiser 10 jours d'efforts par mois, 60,000 500 $ en coûts et en ressources, et a augmenté son efficacité de XNUMX%.
Prêt à extraire des données ?
De nombreuses organisations ont des besoins comme Alpha Constructors, et elles peuvent toutes bénéficier de logiciels d'extraction de données automatisés comme ReportMiner. Par exemple, les compagnies d'assurance reçoivent des milliers de formulaires de réclamation sous forme de documents PDF numérisés ; plus ils traitent les réclamations rapidement, meilleure sera leur entreprise. De même, les cabinets d'avocats traitent les ordonnances des tribunaux, dont la plupart sont des documents PDF numérisés et des documents textuels. Parfois, ils reçoivent également des ordonnances judiciaires par courrier électronique. L'extraction et le formatage de toutes ces informations dans divers formats numériques peuvent prendre des semaines. D'autre part, un logiciel d'extraction de données PDF peut faire le même travail d'analyseur/scanner de factures et charger les données extraites dans la base de données en quelques minutes.
Il est temps de sortir de cette ornière.
Téléchargez simplement votre essai gratuit, commencez à créer vos modèles de rapport de facturation et dites adieu à la saisie manuelle des données pour de bon.
