Modèle d'extraction de données: obtenez des données PDF à partir de formulaires et de tableaux

By |2022-01-12T07:27:49+00:0018 janvier 2021|

Les entreprises obtiennent régulièrement des données sur les produits et les consommateurs à partir d'une multitude de sources telles que des installations de production, des centres de distribution, des détaillants, des partenaires et d'autres fournisseurs tiers. Ces données se présentent généralement sous la forme de feuilles de calcul Excel, de fichiers PDF, de formulaires PDF, de fichiers TXT et RTF. Extraire des informations de ces données le déluge prend généralement plus de temps; car avant l'analyse, elle doit être transformée en données structurées - ce qui est fait manuellement par saisie de données. Outils d'extraction de données peut réduire le temps d'extraction des données en automatisant diverses tâches impliquées dans le processus d'extraction telles que la saisie manuelle des données, la transformation des données, le nettoyage des données et la validation des données. 

Les volumes de données augmentent de façon exponentielle avec le temps et les entreprises ont besoin d'un approche d'extraction de données qui traitent de gros volumes de données à des fins d'analyse et de reporting. De plus, après le COVID-19, la tendance croissante de l'activité en ligne a entraîné plus données non structurées pour des industries comme l'éducation. Pour répondre à ces besoins croissants, une solution de capture de données de document est requis. Alors que la saisie manuelle des données et les solutions codées peuvent certainement faire le travail, logiciel d'extraction de documents qui fonctionnent sur des modèles basés sur des modèles sont beaucoup plus efficaces et ne courent pas le risque d'erreurs humaines. 

 

Avantages de l'utilisation d'une extraction de données Modèle

Modèles d'extraction de données aider à la stratégie d'extraction de données d'une entreprise en rationalisant et en accélérant le processus. Voici comment:

  • Réutilisable: Une fois qu'un modèle est créé, il peut être utilisé aussi longtemps que nécessaire, éliminant ainsi le besoin de traiter des fichiers individuels séparément
  • Facile à utiliser.: Les modèles d'extraction de données sont simples à utiliser et n'ont pas besoin d'être modifiés une fois configurés à moins que les données ne nécessitent des modifications, ce qui peut être fait sans effort
  • Gain de temps et de ressources: Les modèles traitent tous les fichiers avec le même modèle sans aucune intervention et économisent un temps considérable aux employés qui peut être défini pour d'autres tâches importantes

Quand avez-vous besoin de modèles d'extraction de données?

In extraction de données financières, extraction de données de vente au détail ou analyse de données dans tout autre secteur où il existe des documents non structurés dans un format similaire, comme Factures PDF- l'utilisation d'un modèle est extrêmement efficace. Par exemple,  Extraction de données PDF peut servir de guide pour l'exploration de données de documents qui correspondent à un modèle initial et élimine le besoin d'indiquer à l'outil où extraire des données de pour chaque nouveau fichier. 

Différents modèles peuvent être créés pour différents types de documents tels que les factures, les bons de commande, les données de production et les données client, qui traiteront ensuite tous les documents correspondant à sa catégorie.

Avec des modèles d'extraction de données en place pour tous les modèles possibles de données reçues, les entreprises peuvent économiser beaucoup de temps et de ressources et les allouer ailleurs. Cependant, certaines idiosyncrasies de données posent de grands défis lors de la création d'un modèle. Discutons-en.

Les défis de Capture de données de document

Il existe de nombreux sources à partir desquelles vous pouvez extraire des données, comme les fichiers PDF, RTF et TXT. Outre les origines variables, la capture d'informations à partir de ces documents pose des défis spécifiques qui doivent être résolus pour un processus d'extraction de données réussi. Les données extraites doivent être normalisées afin de pouvoir être traitées ultérieurement pour analyse et rapport. Bien entendu, la normalisation crée de multiples problèmes. Voici les défis les plus courants dans l'extraction de données que les entreprises doivent garder à l'esprit avant de mettre en œuvre une solution.

  • Champs flottants

Habituellement, les données telles que les factures et les informations client suivent le même format, mais dans certains documents, les données peuvent être placées à différents endroits et ne peuvent donc pas être traitées de manière uniforme. Par exemple, l'emplacement du champ peut varier sur une seule ligne ou colonne, à l'exception du reste des champs.

Modèle d'extraction de données de champs flottants astera reportminer

Champs flottants

Cette perturbation du modèle peut être problématique lors de la création de modèles d'extraction de données et il est important de traiter ces écarts et de trouver un moyen de les incorporer dans le modèle. 

  • Documents contenant des ensembles de données disjoints

Il peut y avoir des enregistrements contenant des données disparates. UNE exemple de table d'extraction de données peut être un fichier pdf où la première page répertorie les colonnes d'informations et la deuxième page fait de même sauf une erreur d'alignement: la dernière colonne passe à la ligne suivante.

Ensembles de données disjoints dans un fichier - modèle d'extraction de données astera reportminer

Ensembles de données disjoints dans un fichier

Pour de tels ensembles de données avec des données similaires mais des modèles indépendants dans les mêmes fichiers, il devient difficile de créer un modèle d'extraction de données qui répond aux critères des deux pages. 

  • Vérification des données

Une fois la tâche de création d'un modèle d'extraction de données terminée, il est important d'exécuter les données en temps réel et de mettre en place des règles de qualification des données pour valider l'exactitude des données. Intelligent extracteurs de fichiers de données offrira des fonctionnalités intégrées pour la vérification des données personnalisables et permettra aux entreprises de signaler les données incorrectes. Après cela, l'automatisation peut aider soit à supprimer les enregistrements erronés, soit à envoyer les journaux par courrier électronique aux autorités concernées pour examen. 

Bien que la capture de données puisse être effectuée par code, il est plus facile d'atténuer tous les défis susmentionnés avec un puissant outil d'extraction de données basé sur des modèles.

Comment les outils d'extraction de données peuvent-ils aider?

Choisir le bon outil peut faire ou défaire une entreprise stratégie d'extraction de données, il est donc important de faire la sélection après un examen attentif du cas d'utilisation métier et des fonctionnalités de l'outil. Idéalement, il devrait être en mesure de répondre à tous les défis énumérés ci-dessus et à toute autre exigence des travaux d'extraction de données de l'entreprise. 

Il est également important d'examiner les sources de données prises en charge par le logiciel d'extraction de rapports, comme les RTF, PDF, XLS et XLSX, et les types de contenu tels que le texte, les documents numérisés et les formulaires. Astera ReportMiner est une solution robuste qui automatise l'ensemble du processus d'extraction des données et offre un support à une multitude de sources et de destinations. Qu'il s'agisse d'extraire des données de sources régulières ou de MS Word or Fichiers numérisés par OCR, Astera ReportMiner est capable d'automatiser les processus et de simplifier l'extraction des données d'entreprise.

Cas d'utilisation: extraire des données de fichiers PDF avec des modèles d'extraction de données

Prenons l'exemple d'une entreprise de vente au détail en pleine croissance, Shazz, qui vend des vêtements destinés aux enfants et aux adolescents. L'entreprise traite les bons de commande et les factures dans des fichiers PDF à des fins de reporting et d'analyse. Au départ, ils ont commencé par utiliser des spécialistes de la saisie de données pour convertir les tableaux PDF et d'autres données dans un format standardisé, mais avec la demande croissante, l'entreprise a eu du mal à répondre aux exigences. Ils ont décidé de rechercher outils d'extraction de contenu sur le marché et est tombé sur Astera ReportMiner

Le responsable des opérations a commencé avec l'essai gratuit et après avoir joué avec les fonctionnalités, a demandé une présentation des fonctionnalités d'extraction de données du produit à l'aide d'exemples de l'entreprise. Ils étaient heureux de constater que la plate-forme offrait une connectivité vers diverses destinations et était en mesure d'automatiser l'ensemble du processus. Astera ReportMiner était capable de choisir des fichiers PDF dans des dossiers désignés chaque fois qu'un pdf tombe dans le dossier. Avec les workflows d'extraction de données, extraire des informations des données et le transformer devient plus facile et plus rapide. Les options de prise de décision ont permis à Shazz d'envoyer les données transformées à une destination pour examen (en cas d'erreurs) ou à l'autre destination pour un traitement ultérieur. 

Les fonctionnalités intégrées d'analyse automatique du nom et des adresses et la création automatique de modèles d'extraction de documents ont facilité le processus pour Shazz.

modèle d'extraction de données reportminer

Création automatique de champs

Grâce à l'aperçu instantané des données, Shazz a pu visualiser rapidement les données de sortie. Cela les a aidés à créer des modèles qui correspondaient le mieux à l'objectif du projet et à identifier les erreurs, le cas échéant, avant l'exécution réelle. 

Démarrez l'extraction de données basée sur un modèle avec ReportMiner

 Que les données des documents résident dans une seule colonne ou sur plusieurs colonnes, avec un format similaire ou avec des points de données disjoints, avec un alignement approprié ou avec des champs flottants, Astera ReportMiner est logiciel d'extraction de documents qui simplifie l'extraction basée sur des modèles pour les données d'entreprise. Propulsé par son moteur ETL de classe industrielle, ses fonctionnalités d'automatisation permettent aux entreprises de gérer de gros volumes de données et de se développer facilement, et d'obtenir plus rapidement des informations cruciales. 

Commencez dès aujourd'hui avec un essai gratuit de 14 jours et explorez vous-même les nombreuses fonctionnalités d'extraction de données du produit. Si vous avez un cas d'utilisation et souhaitez en discuter avec nos experts, n'hésitez pas à contactez-nous pour un appel découverte sans engagement.