Automatisation des comptes fournisseurs : un guide complet

Qu'est-ce que l'automatisation des comptes fournisseurs/automatisation AP ? 

L'automatisation des comptes fournisseurs, également appelée automatisation AP, est une approche moderne de la gestion des flux de travail des comptes fournisseurs. Elle combine plusieurs outils et technologies, permettant aux entreprises de numériser et de rationaliser leurs processus de gestion AP du début à la fin.  

L'automatisation des comptes fournisseurs automatise diverses tâches répétitives, telles que la réception des factures, le rapprochement et la création de rapports. Pour ce faire, elle utilise une combinaison d'outils basés sur l'intelligence artificielle (IA) tels que le traitement intelligent des documents (IDP), l'automatisation robotisée des processus (RPA) et orchestration du flux de travail.

Automatisez. Optimisez. Prospérez.

Libérez-vous des goulots d'étranglement AP manuels et concentrez-vous sur ce qui compte. Avec Astera, vous obtiendrez des approbations plus rapides, des informations en temps réel et une précision absolue. Entrez dans le futur de l'automatisation des comptes fournisseurs !

Contactez-Nous

Pourquoi automatiser vos comptes fournisseurs ? 

Grâce aux processus automatisés de gestion des comptes fournisseurs, les entreprises n’ont pas à se soucier des défis suivants : 

• Processus manuels chronophages : L'inspection physique des factures papier et la saisie des informations pertinentes dans les systèmes internes prennent beaucoup de temps. Le temps perdu a des répercussions sur les délais de paiement, ce qui peut entraîner pour l'entreprise des pénalités ou des frais de retard, voire la perte de remises pour paiement anticipé. 

• Problèmes de papier : En plus d'être chronophage, la gestion des factures papier est une véritable corvée. Les factures peuvent rapidement s'accumuler lorsque le traitement manuel et lent des factures sont la norme. Le résultat ? Des piles de factures et de notes difficiles à gérer, à suivre et à stocker. 

• Erreurs humaines: Les procédures manuelles laissent place à des erreurs humaines inutiles. Ces erreurs peuvent aller d'erreurs de calcul et de frappe à l'oubli de saisie d'une facture ou à sa saisie répétée. La correction de ces erreurs augmente la charge de travail comptable et nécessite du temps supplémentaire. if ils sont pris. 

• Difficultés de la réconciliation : Les procédures de comptabilité fournisseurs à l'ancienne donnent lieu à une gestion des factures obscure et difficile à suivre. Les factures papier manquent de traçabilité et peuvent facilement disparaître dans le cycle des approbations manuelles. Cette transparence réduite rend difficile le rapprochement des paiements ou l'audit des comptes.

Comment automatiser les comptes fournisseurs

Comment fonctionne l'automatisation AP 

Voici les éléments clés de l’automatisation des comptes fournisseurs : 

1. Saisie de factures  

Dans la phase initiale, les logiciels d'automatisation des comptes fournisseurs extraient les informations pertinentes des factures numériques et les convertissent en données structurées. Ces factures peuvent se présenter sous la forme de documents numérisés, de PDF ou d'autres formats. Les premiers outils d'automatisation utilisaient principalement la reconnaissance optique de caractères (OCR). Les plateformes plus récentes utilisent l'IDP, qui combine l'OCR avec des algorithmes d'apprentissage automatique (ML), le traitement du langage naturel (NLP) et l'IA. 

2. Vérification et mise en correspondance des données 

Après avoir saisi et converti les données de facture, la solution d'automatisation des comptes fournisseurs les valide par rapport aux reçus, bons de commande et contrats correspondants. Cela garantit la cohérence entre les factures et les conditions d'achat. À ce stade, des règles prédéfinies (définies par l'entreprise) peuvent rapidement détecter toute divergence et les signaler pour examen. Il ne reste ainsi que les factures sans erreur pour un traitement ultérieur. 

3. Approbations automatisées 

Ensuite, les factures validées sont automatiquement transmises à la partie concernée pour approbation. Des conditions prédéfinies sont essentielles pour que tout se passe bien à ce stade. Les entreprises peuvent choisir de trier les factures par montant, par fournisseur ou par d'autres critères uniques pour s'assurer qu'il n'y a pas de conflits ou de chevauchements. En option, des rappels et des alertes peuvent contribuer à accélérer davantage le processus d'approbation. Cette approche automatisée garantit que toutes les factures sont transmises au bon service ou au bon personnel, réduit le risque de factures manquées et enregistre toutes les activités d'approbation. 

4. Paiements des factures 

Une fois la facture approuvée, un système d'automatisation des comptes fournisseurs peut rationaliser le processus de paiement grâce à l'intégration avec les systèmes ERP, les portails bancaires ou les systèmes comptables. Il peut également faciliter la tâche des entreprises en exécutant les paiements selon un calendrier, en sélectionnant un mode de paiement ou en traitant un paiement automatiquement. Les paiements automatisés permettent aux entreprises de régler leurs cotisations à temps, d'accroître leur fiabilité et leur crédibilité et d'établir de meilleures relations avec leurs fournisseurs. 

5. Rapports et rapprochement 

Une fois les paiements terminés, le rapprochement automatisé les compare aux relevés bancaires pour confirmer les montants des paiements et les bénéficiaires, évitant ainsi le besoin de vérification manuelle. 

Les plates-formes d'automatisation AP peuvent également créer des rapports détaillés axés sur des mesures telles que la moyenne délai de traitement des factures, les remises offertes par rapport aux remises obtenues, et le pourcentage de factures payées en retard. Ces informations sur les indicateurs de comptabilité fournisseurs aident les entreprises à identifier les marges de manœuvre pour réaliser des économies et optimisation des flux de trésorerie.

Quelles tâches AP bénéficient de l’automatisation ?

L'automatisation est bénéfique lorsque les entreprises souhaitent réduire l'effort manuel ou le temps nécessaire pour effectuer une tâche. Voici une liste de tâches AP qui peuvent être facilement automatisées : 

• Date Saisie et saisie des factures 

Les outils d’automatisation permettent d’extraire des informations à partir de factures et d’autres documents, réduisant ainsi les erreurs de saisie manuelle et accélérant le processus de saisie des données. 

• Rapprochement et validation des factures 

Les systèmes automatisés rationalisent le processus de mise en correspondance des factures avec les bons de commande et les reçus, garantissant que les écarts sont identifiés et résolus avant tout traitement ultérieur. 

• Codage des factures 

Le codage des factures peut être automatisé à l'aide de règles prédéfinies, permettant d'attribuer les codes du grand livre général corrects sans intervention manuelle. 

• Flux de travail d'approbation 

Les flux de travail numériques garantissent que les factures sont acheminées vers les approbateurs appropriés conformément aux politiques organisationnelles, accélérant ainsi les délais d'approbation et fournissant une piste d'audit. 

• Planification et exécution des paiements 

La planification automatisée garantit que les paiements sont traités à temps, en tirant parti des remises pour paiement anticipé et en évitant les pénalités de retard. 

• Gestion des informations sur les fournisseurs 

Les systèmes d'automatisation maintiennent à jour les dossiers des fournisseurs, y compris les coordonnées, les conditions de paiement et la documentation de conformité, prenant en charge des interactions efficaces avec les fournisseurs. 

• Rapports de dépenses et remboursements aux employés 

Les plateformes automatisées simplifient le traitement des notes de frais en catégorisant les réclamations, en vérifiant les reçus et en acheminant les demandes d’approbation. 

• Détection de fraude 

Des algorithmes intelligents surveillent les données de transaction pour détecter des modèles inhabituels et signaler des fraudes potentielles, améliorant ainsi la sécurité des opérations de comptes fournisseurs. Un cas d'utilisation clair de RPA en finance est d’améliorer la sécurité et de réduire les risques.

• Rapprochement bancaire 

Les outils de rapprochement automatisés comparent les transactions enregistrées avec les relevés bancaires, identifiant rapidement les incohérences et garantissant des enregistrements financiers précis. 

• Analyse des processus AP 

Les plates-formes d'automatisation fournissent des informations sur les processus de comptes fournisseurs grâce à la visualisation des données, mettant en évidence les tendances, les goulots d'étranglement et les domaines d'optimisation.

Avantages de l'automatisation AP 

L'automatisation des comptes fournisseurs apporte des avantages financiers et non financiers à une entreprise. En voici quelques-uns des principaux : 

• Gain de temps accru : L'automatisation des comptes fournisseurs élimine les tâches manuelles répétitives, telles que la saisie de données et le rapprochement des factures. La saisie et le traitement automatisés des données réduisent considérablement les délais de traitement, en particulier par rapport aux méthodes manuelles. Ce rythme plus rapide a un effet cumulatif et accélère l'ensemble du cycle des comptes fournisseurs. 

• Avantages en termes de coûts et de main d'œuvre : L'automatisation de la comptabilité fournisseurs réduit considérablement l'implication humaine, l'intervention manuelle et la rectification des erreurs. Il n'y a pas de factures physiques à stocker ni de frais généraux associés. Les entreprises économisent sur les coûts de main-d'œuvre puisqu'il n'est pas nécessaire de disposer de grandes équipes pour gérer les factures et les paiements. Le personnel peut alors effectuer des tâches à plus forte valeur ajoutée qui nécessitent l'intelligence et le jugement humains. 

• Meilleure conformité et sécurité : Les outils de comptabilité fournisseurs automatisés peuvent suivre chaque action effectuée sur une facture tout au long du cycle de comptabilité fournisseurs et créer une piste d'audit numérique qui contribue à la conformité. Ces activités documentées permettent aux entreprises de répondre plus facilement aux exigences réglementaires et de réussir les audits. Les solutions d'automatisation sont également équipées de fonctionnalités de sécurité telles que le contrôle d'accès basé sur les rôles et le cryptage. Ces fonctionnalités réduisent le risque d'accès non autorisé et protègent les données financières. 

• Une meilleure visibilité financière : Les systèmes d'automatisation des comptes fournisseurs permettent de suivre les factures et les paiements en temps réel ou quasi réel. Cette fonctionnalité offre aux équipes financières une vision claire des obligations et des transactions financières de l'entreprise. Elles peuvent planifier les paiements de manière stratégique pour mieux utiliser leur fonds de roulement et leurs réserves de trésorerie. 

• Durabilité et impact environnemental : Les entreprises modernes sont de plus en plus contraintes de donner la priorité au développement durable dans leurs opérations et de prendre en compte leur impact environnemental. L'automatisation des comptes fournisseurs contribue aux efforts de développement durable d'une entreprise en éliminant les factures papier. Un processus de comptes fournisseurs numérisé aide les entreprises à réduire leur production de déchets et leur empreinte carbone.  

• Une plus grande précision financière : L'automatisation des comptes fournisseurs contribue à la précision financière de deux manières. Tout d'abord, en minimisant le risque d'erreurs humaines lors du traitement des comptes fournisseurs. Ensuite, grâce à des mesures de validation intégrées qui réduisent le risque de paiements frauduleux ou en double. Des données financières de haute qualité améliorent la prise de décision grâce à des informations fiables et contribuent à une bonne gestion financière.

Un moyen plus rapide de traiter vos comptes créditeurs

Prêt à éliminer les erreurs, réduire les coûts et gagner du temps ? AsteraLa puissante plateforme d'IA de vous permet de prendre le contrôle de vos flux de travail grâce à une automatisation intelligente. Configurez une démo et découvrez ses capacités !

S’inscrire et en savoir plus

Automatisation des comptes fournisseurs avec Astera

Les entreprises qui automatisent leurs comptes fournisseurs bénéficient de bien plus qu'une solution plus rapide et plus fiable. La mise en œuvre d'une plateforme d'automatisation des comptes fournisseurs permet d'économiser des ressources, de minimiser les erreurs, d'améliorer les relations avec les fournisseurs et d'optimiser la gestion des flux de trésorerie. 

Astera propose une plateforme de gestion de données tout-en-un, alimentée par l'IA, dotée de capacités IDP remarquables qui peuvent transformer la gestion des comptes fournisseurs. Les utilisateurs peuvent créer des flux de travail d'extraction automatisés qui : 

• Collectez les données pertinentes des factures, quel que soit le format.
• Utilisez des contrôles de qualité et de validation des données pour maintenir l’intégrité des données de facturation.
• Exportez des données de facturation précises vers leurs systèmes ERP. 

De plus, Astera prend en charge les requêtes en langage naturel, ce qui signifie que l'analyse des données de facture est aussi simple que de poser une question en anglais courant, sans aucune connaissance technique requise ! 

En savoir plus sur la façon dont Astera peut prendre en charge l'automatisation de vos comptes fournisseurs. Contactez notre équipe dès aujourd'hui !