Les 10 avantages de l'automatisation AP (+1 avantage bonus) pour les entreprises

L'automatisation des comptes fournisseurs (AP) est en plein essor, car les équipes financières prennent conscience des avantages des solutions d'automatisation des AP actuellement disponibles sur le marché. Les équipes qui parviennent à automatiser partiellement leurs processus AP constatent des avantages considérables en termes de temps, de coût et d'efficacité.

Les fournisseurs intégrant désormais les technologies d’IA dans leurs solutions logicielles, les avantages potentiels de l’automatisation des comptes fournisseurs promettent de changer complètement le visage des comptes fournisseurs.

Qu’est-ce que l’automatisation des comptes fournisseurs ?

Automatisation des comptes fournisseurs (AP) fait référence à l'utilisation de différentes technologies, telles que l'IA, pour automatiser les processus impliqués dans le paiement des factures en réduisant la plupart ou la totalité des tâches manuelles. L'objectif est de gérer le cycle complet du processus de comptes fournisseurs avec une surveillance humaine minimale, voire nulle. En termes simples, voici les étapes impliquées dans le processus de comptabilité fournisseurs :

En d’autres termes, l’automatisation des AP permet un traitement rapide, précis, efficace et conforme de grands volumes de transactions financières et de factures entre une organisation et ses fournisseurs.

L'état actuel de l'automatisation des comptes fournisseurs (AP)

L'automatisation a progressivement fait son chemin dans le domaine des comptes fournisseurs, les années 2023 et 2024 s'avérant fructueuses pour les organisations qui ont mis en œuvre l'automatisation à petite ou grande échelle. Voici un bref aperçu de l'état actuel de l'automatisation des comptes fournisseurs :

Les 10 avantages de l'automatisation des AP basée sur l'IA

Les solutions d'automatisation de la comptabilité fournisseurs intégrant des technologies d'IA offrent de nombreux avantages aux entreprises comme aux PME. Outre les avantages les plus évidents, tels que l'amélioration de la précision et la réduction des coûts, l'automatisation de la comptabilité fournisseurs peut également améliorer la prise de décision basée sur les données, les relations avec les fournisseurs et la visibilité des flux de trésorerie. Examinons tous les avantages de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs :

1. Précision améliorée

D’après PYMNTS85 % des directeurs financiers estiment que l'automatisation des comptes fournisseurs conduit à des processus plus précis. De plus, 47.1 % des professionnels AP Considérez les erreurs et les divergences de données entraînant des retards de processus pour les approbateurs et les parties prenantes comme l'un des plus grands défis des AP.

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs améliore la précision en éliminant la saisie manuelle des données, ce qui réduit considérablement les erreurs humaines. Cela minimise les erreurs de saisie des détails des factures, des montants et des informations sur les fournisseurs. La reconnaissance optique de caractères (OCR) basée sur l'IA capture les données des factures avec précision, garantissant ainsi la cohérence et l'exactitude des enregistrements.

2. Efficacité accrue

Le principal défi auquel les équipes sont confrontées avec leurs processus de comptes fournisseurs actuels est le travail considérable de saisie manuelle des données. IFOL L'étude révèle que 51.4 % des professionnels de la comptabilité fournisseurs considèrent qu'il s'agit de leur plus grand défi. La même étude indique également que 71 % des professionnels de la comptabilité fournisseurs souhaitent automatiser le processus de paiement pour l'accélérer. Cependant, selon PYMNTs, 85 % des responsables financiers conviennent que l'automatisation de la comptabilité fournisseurs peut améliorer l'efficacité des processus de comptabilité fournisseurs actuels.

En automatisant leurs comptes fournisseurs, les équipes peuvent rationaliser leurs processus, ce qui permet de traiter les factures plus rapidement et de réduire le temps nécessaire à leur approbation et à leur paiement. Cela permet également de libérer des ressources pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

3. Économies de coûts

Les économies de coûts restent l’une des principales raisons de l’automatisation des comptes fournisseurs, en particulier pour les équipes qui traitent de gros volumes de factures. Alors que 80 % des entreprises prévoient une croissance du volume de paiements effectués via leurs systèmes de comptes fournisseurs dans les années à venir, l’automatisation des comptes fournisseurs peut entraîner des économies de coûts importantes. Par exemple, la réduction des processus manuels permet aux entreprises d’économiser sur le travail manuel et d’éviter les pénalités de retard de paiement, étant donné que 80% des entreprises reçoivent régulièrement des paiements en retard.

4. Détection et réduction de la fraude

Selon l'AFP, 65% des fraudes aux paiements Dans les transactions B2B, les chèques papier sont à l'origine de la plupart des transactions. En éliminant les chèques papier grâce à l'automatisation des comptes fournisseurs, les entreprises peuvent réduire considérablement le risque de paiements frauduleux. De plus, les solutions d'automatisation des comptes fournisseurs incluent également des fonctionnalités de sécurité permettant de signaler les modèles de paiement inhabituels ou les factures en double.

5. Gain de temps

Selon le rapport de l'IFOL, 50 % des équipes financières consacrent plus de 10 heures par semaine au traitement des factures et à l'émission des paiements, tandis que 30 % y consacrent 6 à 10 heures. Goldman Sachs estime que l'automatisation de la comptabilité fournisseurs peut entraîner des économies de temps de 70 à 80 % en moyenne. En effet, l'automatisation élimine les tâches répétitives, ce qui permet également aux équipes de comptabilité fournisseurs de se concentrer sur des activités plus stratégiques. De plus, la plus grande précision entraîne également moins d'erreurs, ce qui signifie que même avec une automatisation partielle, les équipes de comptabilité fournisseurs passent moins de temps à vérifier et à examiner les factures et les paiements.

6. Volumes de factures importants et évolutivité

Le volume total de factures traitées par une équipe de comptabilité fournisseurs peut dépendre de la nature et de la taille de l'entreprise, mais l'augmentation du volume de factures constitue un problème pour les équipes financières. La nécessité d'une automatisation de la comptabilité fournisseurs devient de plus en plus évidente, PYMNTS signalant que 80 % des entreprises prévoient une augmentation du volume de paiements de factures. Grâce à l'automatisation de la comptabilité fournisseurs, les équipes financières peuvent garantir l'évolutivité sans se soucier des coûts et des ressources supplémentaires.

7. Amélioration des relations avec les fournisseurs

Selon le rapport de l’IFOL, 41.4 % des professionnels de la comptabilité fournisseurs signalent des dommages aux relations avec les fournisseurs en raison des retards causés par le traitement manuel des factures. De même, 38.6 % signalent des retards de livraison de la part des fournisseurs. En d’autres termes, un cercle vicieux de retards de part et d’autre. Grâce à l’automatisation de la comptabilité fournisseurs, les équipes de comptabilité fournisseurs peuvent éliminer les retards, ce qui améliore les relations avec les fournisseurs tout en garantissant des paiements ponctuels et une livraison ultérieure des biens ou des services dans les délais.

8. Risque et conformité

60 % des responsables financiers souhaitent automatiser leur fonction de comptabilité fournisseurs afin d’accroître les contrôles et de réduire les risques, tandis que 64 % s’attendent à ce que l’IA atténue les risques et améliore la conformité de leurs processus de comptabilité fournisseurs. L’automatisation des factures améliore le suivi et la création de rapports, ce qui simplifie à son tour la conformité aux réglementations financières. Étant donné que l’automatisation rationalise la récupération et le stockage de toutes les factures et des enregistrements de paiement, les entreprises peuvent améliorer leur préparation aux audits sans avoir besoin de tenir des registres manuels approfondis.

9. Visibilité accrue et optimisation des flux de trésorerie

37 % des responsables financiers souhaitent automatiser la comptabilité fournisseurs pour améliorer la visibilité sur l'ensemble du processus de facturation, tandis que 22.9 % d'entre eux indiquent que le manque de visibilité constitue actuellement leur plus grand défi en matière de comptabilité fournisseurs. L'automatisation des comptes fournisseurs offre une visibilité en temps réel sur les comptes fournisseurs impayés, aidant ainsi les équipes financières à gérer plus efficacement leurs flux de trésorerie en planifiant automatiquement les paiements des factures en fonction de leur situation de trésorerie.

La gestion automatisée des comptes fournisseurs associée à une analyse des données en temps réel permet également aux entreprises d'identifier les irrégularités, les tendances et les opportunités au sein de leur fonction de gestion des comptes fournisseurs. Grâce à une visibilité accrue sur leur trésorerie, les équipes de gestion des comptes fournisseurs peuvent également prendre des décisions proactives pour optimiser les stratégies d'allocation de capital.

10. Rapprochement automatique des factures

L'automatisation peut également aider les équipes de comptabilité fournisseurs à faire correspondre automatiquement les factures aux reçus et aux bons de commande, garantissant ainsi une plus grande transparence tout en confirmant que l'entreprise ne paie que pour les biens ou services qu'elle a commandés et reçus. Communément appelée « rapprochement à trois voies », il s'agit d'une pratique comptable courante qui est autrement effectuée manuellement ou souvent pas du tout si le volume de factures est trop élevé. En automatisant ce processus, les équipes de comptabilité fournisseurs peuvent facilement signaler les dépenses excessives et même identifier les paiements frauduleux.

Avantage bonus : AP moins stressant

Le traitement manuel des factures peut être stressant, compte tenu de la nature urgente de la tâche ainsi que de la marge d’erreur potentiellement énorme. L’automatisation des comptes fournisseurs peut également aider les responsables financiers à rendre le traitement des factures beaucoup moins stressant pour leurs employés. En fait, l’étude de l’IFOL a révélé que le plus gros problème auquel les responsables financiers sont confrontés en raison des retards dans le traitement manuel des comptes fournisseurs est le stress de leur équipe, 64.3 % d’entre eux le citant comme le problème principal auquel ils sont confrontés.

Un processus AP moins stressant améliore non seulement le bien-être des employés, mais aide également à réorienter les ressources vers des initiatives plus stratégiques et des tâches de niveau supérieur.

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Top 10 des industries/secteurs qui bénéficient le plus de l'automatisation AP

L’automatisation des AP profite à de nombreux secteurs, mais certains secteurs, comme services financiers, la médecine , sans souci et logistique, ont plus à gagner que d'autres pour des raisons telles que des défis opérationnels uniques, un volume élevé de transactions ou des exigences réglementaires strictes. Examinons ces secteurs :

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