Traitement automatisé des formulaires : un guide pratique

Les formulaires papier sont progressivement remplacés par leurs homologues numériques, mais remplir des formulaires reste une partie importante des activités commerciales. Il s'agit d'avoir un lien direct avec le cœur des opérations de votre généralement la première étape de la collecte de données d'une entreprise et facilite plusieurs fonctions commercialesons. L’omniprésence des formulaires dans l’environnement commercial actuel nécessite la mise en œuvre de traitement automatisé des formulaires. Collecte manuelle, traitement, et en utilisant les formulaires de sources variées is gourmande en ressources ainsi que enclin à l'humain erreurs-problèmes qui automatisé formulaire les solutions peuvent résoudre facilement. 

Avec l'incrégionchanter en utilisant l’automatisation pour gagner du temps et augmenter l’efficacité, un nombre croissant d'entreprises sont régioncomprendre l'intérêt de l'automatisation de leurs tâches de traitement de formulaires et comment cela peut améliorer la saisie et la gestion de leurs données. 

Ce blog prend un examen approfondi du traitement automatisé des formulaires, explore ses avantages, et discute how Astera peut être la bonne solution pour vous. 

Qu'est-ce que le traitement automatisé des formulaires et comment ça marche 

Le traitement automatisé des formulaires utilise un logiciel pour rationaliser la façon dont votre organisation gère ses formulaires et documents. En utilisant des applications dédiées, votre entreprise peut éliminer le temps et les efforts manuels consacrés à l'exécution des tâches associées, telles que l'extraction, la validation et la saisie des données. 

Le processus d'automatisation suit ces étapes : 

Capture et téléchargement de documents

Ecapture de documents électroniques ensûr les informations du formulaire sont rapidement téléchargé Où vous le voulez. jeau lieu de manuellement entrant Information provenant de formulaires remplis dans yovotre système, vous pouvez utiliser capture de documents électroniques àmes vieux à scdes copies papier ou ingérer documents électroniques provenant d'une source spécifiée. 

Extraction De Données

Extraction de donnéeslogiciel obtient pertinent informations provenant du formulaire ou du document en utilisant des techniques telles que PDF document analyse, données interrogation, modèles d'extraction réutilisables basés sur des modèles, AI-basé algorithmes, naturel traitement de la langue (PNL) ainsi que Optiqueal Personnage Reconnaissance (ROC). 

Validation des données

Ces données extraites seront validé en utilisant vos règles de qualité des données spécifiées ou d’autres conditions. 

Intégration et analyse des données

DLes données extraites de vos formulaires et documents sont intégrées à d’autres ensembles de données. Vous pouvez ensuite utiliser ces informations compilées pour tenue de registres, analyse, génération de rapports et obtention d’informations pour une prise de décision plus éclairée.  

Automatisation du flux de travail

Basé sur votre requirements, vous pouvez configurer des flux de travail automatisés pour acheminer les formulaires en vue d'un traitement, d'une révision ou d'une approbation ultérieurs. Ces flux de travail déplaceront de manière transparente le formulaire vers l'étape spécifiée suivante en fonction du résultat de la précédent processus. 

Avantages du traitement automatisé des formulaires 

Voici quelques-uns des avantages les plus importants du traitement automatisé des formulaires : 

• Une meilleure efficacité: L’automatisation se traduit par une augmentation significative de votre efficacité. Les tâches de traitement des formulaires sont effectuées sans intervention ni effort manuels, et l'attention de votre personnel peut être redirigée vers les tâches qui en bénéficient. 
• Précision accrue : Les processus automatisés minimisent la possibilité d'erreurs humaines affectant la qualité des données. En conséquence, vous pouvez avoir plus confiance dans vos données extraites et dans leur exactitude. 
• Gain de temps: Un traitement plus rapide grâce à l'automatisation réduit le temps nécessaire à chaque formulaire pour passer des données aux informations exploitables. À lui seul, un formulaire n’est qu’une compilation de textes et de figures. Cependant, elles deviennent un élément précieux d’un tableau plus vaste une fois extraites et intégrées à d’autres données. Plus tôt vous disposerez des informations dont vous avez besoin pour vous aider dans votre prise de décision, plus vite vous pourrez déterminer les prochaines étapes à suivre. 
• Des flux de travail plus rationalisés : L'automatisation supprime les allers-retours et les étapes redondantes de la gestion des formulaires de votre organisation. Le résultat est un flux de travail plus fluide et rationalisé. 
• Réduction des coûts: Le traitement automatisé des formulaires réduit les coûts associés à la gestion des formulaires en supprimant le travail manuel et en diminuant les risques d'erreurs ainsi que les étapes nécessaires pour les corriger. 

Industries pouvant tirer parti des formulaires automatisés En cours 

Toute industrie qui utilise des formulaires peut bénéficier du traitement automatisé des formulaires. L'automatisation des formulaires W2 est un excellent exemple applicable dans tous les secteurs, grands ou petits.  

Vous pouvez facilement conserver des enregistrements précis des informations financières critiques de vos employés en automatisant l'extraction des données des formulaires W2. En conséquence, il devient plus pratique d’examiner et d’analyser leurs salaires, pourboires, salaires, rémunérations supplémentaires et impôts retenus sur leurs salaires. 

[Source: Formulaire W-2024 2 (irs.gov)]

Le traitement automatisé des formulaires offre également des avantages spécifiques dans le domaines suivants : 

Éducation 

Le traitement automatisé des formulaires peut aider le secteur de l'éducation de diverses manières, notamment : 

• A ouiplifié Processus d'admission: Admission unapplications sont remplis de documents tels que des informations personnelles, des relevés de notes, des essais, personnel déclarations, etc. Le traitement automatisé des formulaires peut séparer les éléments tels que les essais et les déclarations personnelles pour une révision manuelle et automatiser l'extraction et compilation d'autres donnéesa. Ce vous permettre aux établissements d'enseignement de gérer PLUS applications avec moins d'effort. 
• Des enregistrements plus précis: Automatisation les processus de validation et de saisie des données permettent aux établissements d’enseignement de maintenir Avec cette connaissance vient le pouvoir de prendre dossiers des étudiants. Cela peut réduire les erreurs dans les tâches administratives et faciliter tenue de registres sans erreur.
  
  
• Conformité plus facile: Les établissements d'enseignement peuvent rester conformes à diverses réglementations requirements plus facilement grâce au traitement automatisé des formulaires. Ils peuvent générer des rapports plus à jour pour les audits, l'accréditation et autres objectifs. 

[Source: transcription-sample-scaled.jpg (1978 × 2560) (iahe.net)]

Système de santé 

Dans le secteur de la santé, traitement automatisé des formulaires aide avec divers aspects de la patientforward Découvrez tel comme: 

• Enregistrement rapide des patients: Le traitement automatisé des formulaires accélère les protocoles d’enregistrement des patients dans les établissements médicaux. Les patients peuvent être triés plus rapidement en cas d'urgence et connaître des temps d'attente plus courts en visites régulières, et commencer à recevoir le traitement nécessaire plus tôt, avec moins de formalités administratives. 

[Source: SOS Clinique Médicale et Dentaire Gratuite (squarespace.com)]

• Documents médicaux: Grâce au traitement automatisé des formulaires, les établissements médicaux peuvent maintenir Avec cette connaissance vient le pouvoir de prendre dossiers de santé et antécédents de patients à jour pour des soins plus efficaces. Ils peuvent également s'assurer que les formulaires de consentement sont régionaccessible quotidiennement pour la conformité éthique et juridique. Sur le plan administratif, les processus fastidieux tels que la facturation et le traitement des réclamations d'assurance peuvent tous être améliorés grâce à l'automatisation. 
• Collecte de données pour la recherche clinique: Les chercheurs cliniciens peuvent utiliser traitement automatisé des formulaires pour collecter plus facilement les données de recherche ainsi que garantir son exactitude et sa conformité aux protocoles d’étude applicables.  

Gouvernement 

Dans le secteur gouvernemental, traitement automatisé des formulaires streamlINEs interactions entre les agences gouvernementales et les citoyens pour de meilleures performances et résultats. Voici quelques exemples: 

• Prestation de services aux citoyens: Le traitement automatisé des formulaires réduit le temps de traitement required pour les services communs tels que les renouvellements de licences, les demandes de prestations et les demandes de permis. 

[Source: ENREGISTREMENT DU VÉHICULE/DEMANDE DE TITRE (ny.gov)]

• Des temps de réponse plus rapides: Un traitement plus rapide des formulaires permet aux agences gouvernementales de répondre plus rapidement aux plaintes, demandes, demandes et demandes de renseignements des citoyens. Une prestation de services rapide peut accroître la satisfaction des citoyens et améliorer la façon dont ils perçoivent les performances d'une agence.
   
• Processus vérifiables et transparents: L'automatisation favorise la transparence des processus gouvernementaux, et la trace numérique créée par les systèmes automatisés au cours de leurs opérations facilite leur audit. Cela garantit la responsabilité et le respect de la réglementation et augmente la confiance du public dans un organisme gouvernemental. 

financier 

Le traitement automatisé des formulaires sert également à plusieurs fins dans le secteur financier, notamment : 

• Traitement accéléré des prêts : Les prêts aux entreprises et à la consommation constituent une composante majeure des opérations d’une institution financière. Le traitement automatisé des formulaires accélère les procédures de demande et d'approbation de prêt, permettant ainsi aux prêteurs d'évaluer et d'approuver les demandes et de décaisser les fonds rapidement. 

[Source: Demande de prêt de niveaux 3, 4, 5 et 6 pour les membres couverts par les articles 14, 15 ou 22 (RS5025-A) (ny.gov)]

• Prévention de la fraude : Le secteur financier est vulnérable à la fraude et à d’autres cas de criminalité en col blanc. L'analyse et la validation automatisées des informations incluses dans les formulaires financiers peuvent aider à atténuer plus facilement les risques de fraude.
   
• Gestion de la conformité: Le traitement automatisé des formulaires aide les institutions financières à respecter les réglementations financières et autres exigences de conformité, minimisant ainsi leur exposition aux amendes, pénalités et conséquences juridiques.

Comment choisir une plateforme de traitement de formulaires automatisé 

Prêt à choisir une plateforme de traitement automatisé de formulaires pour votre organisation ? Voici quelques facteurs à garder à l’esprit : 

Précision de l'extraction des données 

Il s'agit de la capacité d'une plateforme à extraire correctement les données de différents types de formulaires. Vérifiez l’exactitude de ses processus d’extraction et évaluez avec quelle précision il traite les données. 

Une intégration fluide 

Intégration facile avec les systèmes, outils, bases de données et applications que vous utilisez actuellement. Une compatibilité élevée garantit que la plate-forme est opérationnelle et opérationnelle avec un minimum de perturbations dans votre flux de travail. 

Personnalisation 

Une plateforme personnalisable peut facilement répondre à vos besoins actuels. Vous pouvez également le modifier pour suivre l'évolution des demandes de votre organisation. 

Fonctionnalités de sécurité et de conformité 

Recherchez des fonctionnalités de sécurité telles que le cryptage dans votre plate-forme de traitement de formulaires automatisé et assurez-vous qu'elle respecte toutes les réglementations applicables en matière de protection des données et de confidentialité. Votre plate-forme devra peut-être se conformer aux lois fédérales et étatiques sur la confidentialité des données, en fonction de l'État dans lequel vous résidez. Il peut également y avoir des réglementations supplémentaires spécifiques à l'industrie à prendre en compte. 

Convivialité 

Une interface intuitive et conviviale réduira les besoins de formation et rendra la plateforme plus accessible aux administrateurs, aux utilisateurs finaux et aux équipes non techniques. 

Évolutivité 

L'évolutivité garantit l'utilisation et la viabilité à long terme d'une plateforme pour votre organisation. À mesure que votre entreprise se développe et que vos besoins en matière de traitement de formulaires augmentent, votre plateforme doit pouvoir suivre facilement le rythme. 

Support à la clientèle 

Le personnel de support client de votre fournisseur affectera considérablement votre expérience utilisateur, car vous travaillerez en étroite collaboration avec eux pour intégrer la plateforme dans vos processus. Recherchez des processus d'intégration transparents et des didacticiels complets qui peuvent préparer vos équipes à tous les aspects de l'utilisation.  

Cependant, un fournisseur fiable ne se résume pas à une bonne formation et à une documentation complète. Vérifier l’accessibilité de leur infrastructure de support client. Lorsque des problèmes surviennent, vous devriez obtenir l’aide dont vous avez besoin pour les résoudre rapidement. 

Coût et retour sur investissement 

Les coûts d'acquisition d'une nouvelle plateforme ne se limitent pas à son achat. Tenez compte des frais supplémentaires applicables, de la structure tarifaire et des coûts d’installation et de formation. De plus, tenez compte du retour sur investissement potentiel que vous attendez en matière de conservation des ressources et de gain de temps. 

La Astera Différenciation 

Astera combine des fonctionnalités basées sur l'IA avec une interface conviviale sans code et un moteur ETL de niveau entreprise. Le résultat? Une solution de traitement de documents de bout en bout puissante et évolutive qui ingère facilement des données provenant de sources de données structurées, semi-structurées et non structurées. 

Client satisfait request-ce 15 fois plus rapide ? Réduire le temps de traitement des bons de commande d’heures à 2 minutes ? Traiter une facture dans moins d'une minute alors qu'auparavant, cela prenait entre 30 minutes et quelques heures ? Il s'agit d'avoir un lien direct avec le cœur des opérations de votre possible avec Astera. 

Automatiser l'extraction de vos données, validation et transformation- puis envoie-le vers le basstream destinations, telles que les bases de données, les outils BI et les systèmes ERP/CRM, sans intervention manuelle pour l’analyse, le reporting et d’autres utilisations. 

En utilisant Astera pour AutomaTraitement des formulaires 

Astera peut vous aider dans le traitement automatisé de vos formulaires avec : 

• Ajouter un document : Astera fonctionne avec les formats PDF, TXT, DOC et XLS. Vous pouvez ajouter ces documents à partir de courriers électroniques, de stockage cloud, de services Web, FTP/SFTP et d'autres sources.
   
• Extraction de données: Astera permet la création de modèles d'extraction manuels et basés sur l'IA. Une fois un document ajouté, ces modèles d'extraction capturent les informations pertinentes.
   
• Préparation des données: AsteraLa fonction Data Prep de vous permet de prétraiter les données extraites. Vous pouvez le nettoyer, le transformer en fonction de vos besoins et le valider à l'aide de vos règles spécifiées.
   
• Exportation de données : Vous pouvez ensuite déplacer les données traitées vers une destination de votre choix, en fonction de vos objectifs. Exportez-le vers une base de données pour l'intégration, un outil BI pour l'analyse ou un système CRM pour la compilation.
   
• Automatisation et planification : Une fois que vous avez configuré la source du document, les processus et la destination souhaitée, utilisez AsteraLes capacités d'automatisation et de planification de pour décider de la fréquence de ces tâches d'extraction. Par exemple, vous pouvez les configurer pour qu'ils s'exécutent lorsqu'un nouveau document est détecté dans le système ou à un moment donné de la journée. 

Conclusion 

Le traitement automatisé des formulaires peut transformer la gestion des formulaires dans divers secteurs, notamment l'éducation, la santé, le gouvernement et la finance. En choisissant la plateforme de traitement automatisé de formulaires adaptée à ses besoins, une organisation peut gagner du temps, minimiser les retards, atténuer les erreurs humaines et rediriger ses ressources là où elles sont le plus nécessaires. 

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