Qu'est-ce qu'un document EDI ? Types, avantages et fonctionnalités

Qu'est-ce qu'un document EDI ? 

"Un Document EDI est un message électronique structuré qui adhère à des règles de formatage spécifiques définies par un Norme EDI. Il comprend des éléments de données, des segments et des enveloppes, qui fonctionnent ensemble pour transmettre des informations de manière efficace et précise.

Qu'est-ce qu'un élément de données ?

Les éléments de données sont les éléments fondamentaux des documents EDI. Ils représentent des informations individuelles au sein d'un ensemble de transactions, telles que ville, état, pays, numéro d'article, quantité, et prix.

Chaque élément de données est défini par son type de données, qui précise s'il s'agit d'un élément numérique, alphanumérique, d'une date ou d'une heure. De plus, la définition inclut des détails tels que les exigences de longueur minimale et maximale et toutes les valeurs de code applicables.

Par exemple, lorsque vous utilisez un élément de données de coût unitaire, il est essentiel d'inclure un élément de code de devise correspondant (par exemple, dollars américains ou euros) pour indiquer la devise spécifique utilisée. 

Qu'est-ce qu'un segment ? 

« Un segment est un ensemble d’éléments de données connexes dans un ensemble de transactions EDI, comme une section dans un formulaire. »  

Par exemple, vous trouverez différentes sections pour les détails des articles, les informations d'expédition et l'adresse de facturation sur un bon de commande, illustrées par le diagramme ci-dessous. Chaque section (ici, nous avons quatre sections) représente un segment dans EDI.

Lorsque vous utilisez le Norme ANSI, un bon de commande ci-dessus peut inclure les segments suivants :

• ST: Identifiant de segment, indiquant le début de l'ensemble de transactions 

• MENDIER: Début du message, fournissant des détails sur la transaction 

• N1: Nom, définissant les parties impliquées dans la transaction 

Chaque segment commence par un identifiant de segment, suivi d'éléments de données séparés par un délimiteur spécifique (par exemple, un astérisque (*) dans ANSI). Ce format structuré garantit que les ordinateurs peuvent facilement interpréter et traiter les documents EDI.

ST * 850 * 1001	ST, pour indiquer le début d'un ensemble de transactions – dans ce cas, le bon de commande 850
BEG*00*SA*4768*65*20120930	BEG, pour indiquer le début du PO, spécifiquement	(1)
Société N1*SO*ABC	N1, un segment de nom	(2)
N3*123, rue Main	N3, pour fournir l'adresse postale
N4*Fairview*CA*94168	N4, pour fournir la ville/l'état/le code postal
PO1*1*100*EA*27.65**VN*331896-42	PO1, pour fournir les détails des postes	(3)
CTT * 1 * 100	CTT, pour fournir des données récapitulatives pour le PO	(4)
SE * 8 * 1001	SE, pour indiquer la fin du PO

Une fois tous les segments assemblés dans le bon ordre, ils forment un document électronique complet, appelé ensemble de transactions. Pour préparer ces ensembles de transactions en vue de leur transmission aux partenaires commerciaux, ils doivent être placés dans des enveloppes.

Que sont les enveloppes dans l’EDI ? 

Les documents EDI utilisent un système d'enveloppes pour organiser et transmettre les ensembles de transactions. Tout comme les documents physiques sont placés dans des enveloppes pour être envoyés par courrier, les utilisateurs structurent les documents EDI à l'aide de trois types d'enveloppes :

• Enveloppe du message : Cette enveloppe contient un seul ensemble de transactions, comme un bon de commande ou une facture.

• Enveloppe de groupe : Une enveloppe de groupe peut contenir plusieurs ensembles de transactions du même type. Par exemple, les expéditeurs peuvent regrouper plusieurs commandes d'achat dans une seule enveloppe de groupe. Bien que facultative dans ÉDIFACT, l'enveloppe de groupe est obligatoire dans les normes ANSI.

• Enveloppe d'échange : Contient toutes les enveloppes de groupe envoyées d'un expéditeur à un destinataire.

Prenons comme exemple la norme EDIFACT pour illustrer la structure des enveloppes EDI. Les enveloppes de transaction, de groupe et d'échange sont les trois principaux niveaux qui entourent un message EDI.

• Enveloppe de transaction : Ce niveau contient une transaction unique ou un document commercial (par exemple, un bon de commande). Il commence par le segment UNH et se termine par le segment UNT.

• Enveloppe de groupe : Ce niveau englobe plusieurs transactions liées au sein d'un même groupe. Il commence par le segment UNG et se termine par le segment UNE.

• Enveloppe d'échange : Il s'agit du niveau le plus externe qui englobe l'intégralité du message EDI. Il commence par les segments UNA/UNB et se termine par le segment UNZ.

Le diagramme ci-dessous représente visuellement ces trois niveaux entourant un seul bon de commande EDI.

 

Types de documents EDI

Il existe des centaines de types de documents EDI, chacun ayant une fonction spécifique dans les transactions commerciales. Ces types couvrent diverses fonctions, des bons de commande et des factures aux avis d'expédition et aux transferts de fonds électroniques.

Le nombre exact de types de documents EDI peut varier en fonction des normes spécifiques au secteur et de l’évolution des besoins de l’entreprise.

Cependant, certains des types les plus courants incluent :

EDI 810 – Facture

La EDI 810 Le document est un équivalent électronique de la facture papier traditionnelle. Il suit les formats EDI standards tels que X12, ANSI et EDIFACT. Ce document, envoyé par le fournisseur, informe l'acheteur des détails de l'achat, notamment du prix et des quantités livrées. Il contient également les conditions de paiement telles que spécifiées par l'acheteur.

EDI 812 – Ajustement crédit/débit

Le document EDI 812 est la version électronique d'un ajustement de crédit/débit sur papier. L'utilisation de formats tels que X12, ANSI et EDIFACT permet aux partenaires commerciaux de transmettre des ajustements de crédit ou de débit aux comptes de leurs fournisseurs. Ces ajustements peuvent soit modifier une facture existante, soit être autonomes en tant que transaction individuelle.

EDI 813 - Dépôt électronique des données de déclaration de revenus

Le document EDI 813 reproduit le processus de déclaration de revenus par voie électronique. Il adhère aux formats EDI standard tels que X12, ANSI et EDIFACT et est utilisé pour soumettre les données de déclaration de revenus aux autorités fiscales fédérales, étatiques ou locales.

EDI 818 - Rapport sur les ventes à commission

La EDI 818 Le document est l'équivalent numérique d'un rapport de commissions sur papier. Il utilise des formats tels que X12, ANSI et EDIFACT pour permettre à un détaillant d'informer un partenaire commercial sur les commissions sur les ventes et les informations sur les salaires. Ce document aide le partenaire commercial à rapprocher les paiements de commissions et à tenir à jour les registres des salaires.

EDI 820 – Ordre de paiement/Avis de paiement

La EDI 820 Ce document remplace le traditionnel ordre de paiement/avis de versement papier. Il peut être utilisé à plusieurs fins : pour demander le paiement d'un article en souffrance, pour fournir les détails de paiement au bénéficiaire ou pour informer le bénéficiaire de tout ajustement de paiement. L'acheteur ou le fournisseur peut initier ce document.

En règle générale, l'acheteur envoie l'ordre de paiement/avis de versement EDI après avoir reçu avec succès une facture EDI 810 du vendeur. Elle accompagne souvent le paiement d'une facture et marque la fin du cycle de vie de la commande.

EDI 829 – Annulation de paiement

La EDI 829 Le document est une demande électronique d'annulation d'un paiement précédemment initié avant le déblocage des fonds. Ce document utilise des formats standards tels que X12, ANSI et EDIFACT, facilitant une communication transparente entre les entreprises et les institutions financières.

EDI 832 - Catalogue de prix / ventes

Le document EDI 832 reproduit la version électronique d'un catalogue de prix/ventes, en suivant des formats tels que X12, ANSI et EDIFACT. Ce document permet aux fournisseurs de fournir aux partenaires commerciaux des données détaillées sur les produits à des fins de commande, contribuant ainsi à maintenir un catalogue de biens ou de services à jour.

EDI 837 - Demande de soins de santé

La EDI 837 Le document soumet électroniquement les informations relatives aux demandes de remboursement de soins de santé, remplaçant ainsi le formulaire papier de demande de remboursement de soins de santé. Les prestataires de soins de santé l'utilisent pour soumettre les informations de facturation et les détails des rencontres avec les patients aux payeurs. Ce format standardisé, disponible dans les normes X12, ANSI, EDIFACT et autres normes EDI, rationalise le processus de soumission des demandes de remboursement et réduit les coûts administratifs pour les prestataires et les payeurs.

EDI 840 – Demande de devis

La EDI 840 Le document est une demande de devis électronique, suivant des formats tels que X12, ANSI et EDIFACT. Il permet aux acheteurs de demander des prix, des calendriers de livraison ou d'autres informations pertinentes sur le vendeur.

EDI 841 – Spécifications/Informations techniques

La EDI 841 Un document est la version électronique d'un formulaire de spécifications/informations techniques. Il utilise des formats standard tels que X12, ANSI et EDIFACT pour échanger des spécifications, des détails techniques, des descriptions de produits et des modifications techniques entre partenaires commerciaux.

EDI 846 - Demande d'inventaire / Conseil

La EDI 846 Le document est la forme électronique d'une demande/d'un avis d'inventaire. Suivant des formats tels que X12, ANSI et EDIFACT, il permet aux fabricants ou aux fournisseurs d'informer les partenaires commerciaux des stocks disponibles, en mettant souvent en évidence les articles en surstock qui peuvent être disponibles à un tarif réduit.

EDI 850 – Bon de commande

La EDI 850 Le document représente la version numérique d'un bon de commande papier. Les formats EDI standard tels que X12, ANSI et EDIFACT permettent aux acheteurs de communiquer leurs besoins spécifiques en matière d'articles, de quantités et de prix aux fournisseurs. Le document peut également inclure des instructions d'expédition et des conditions de paiement.

EDI 855 - Accusé de réception du bon de commande

La EDI 855 Le document est un accusé de réception électronique d'un bon de commande, aux formats X12, ANSI et EDIFACT. Envoyé par le fournisseur, ce document informe l'acheteur que son bon de commande sera exécuté comme demandé. Il détaille les articles, les prix et les quantités et peut également indiquer tout changement ou problème, comme des ruptures de stock ou des divergences de conditions.

Lorsqu'un vendeur reçoit un bon de commande, il renvoie un EDI 855 à l'acheteur, confirmant la réception et l'acceptation ou indiquant les ajustements nécessaires.

EDI 888 - Maintenance des articles

La EDI 888 Le document fournit une méthode électronique pour la maintenance des articles. Les formats standard tels que X12, ANSI et EDIFACT permettent aux fabricants, fournisseurs, courtiers ou agents de communiquer des informations détaillées sur les nouveaux produits ou les modifications apportées aux spécifications des produits existants.

EDI 997 - Accusé de réception fonctionnel

La EDI 997 Un document est un accusé de réception électronique d'un autre document EDI. Il respecte des formats standards tels que X12, ANSI et EDIFACT, permettant aux partenaires commerciaux de confirmer la transmission réussie d'un document.

L'accusé de réception fonctionnel EDI est un élément essentiel de la Transaction EDI Processus. Par exemple, lorsqu'un acheteur envoie un bon de commande, le fournisseur peut répondre avec un EDI 997, confirmant la réception et indiquant si la commande est acceptée, modifiée ou rejetée.

Comment fonctionne un document EDI 

Le processus implique principalement les trois étapes cruciales définies ci-dessous : 

Étape 1 : Préparation des documents pour la transmission 

La première étape de l'envoi d'un document EDI implique une préparation minutieuse, qui comprend plusieurs tâches essentielles. L'un des aspects les plus critiques est le mappage des données, où les données du système source sont mappées dans les champs pertinents du document EDI. Un mappage de données approprié est essentiel car il garantit l'exactitude et l'intégrité des informations transmises. 

Après le mappage des données, le processus passe à la validation des données. Au cours de cette phase, les données sont vérifiées pour s'assurer qu'elles sont complètes et exactes, que tous les champs obligatoires sont correctement renseignés et que les informations sont conformes aux normes telles que celles définies par l'American National Standards Institute (ANSI).  

La tâche finale de cette étape est le test EDI, qui est essentiel pour confirmer que l’organisation réceptrice peut intégrer, transmettre et traiter avec succès les données au sein de ses systèmes. 

Les entreprises peuvent préparer des documents EDI en organisant les données nécessaires à l'aide de diverses méthodes. Il peut s'agir notamment de la saisie manuelle des données, de l'exportation de données à partir de feuilles de calcul ou de bases de données, ou de l'utilisation d'un logiciel qui génère automatiquement des fichiers de sortie formatés pour la traduction EDI.  

Étape 2 : Traduction des documents au format EDI 

Une fois les documents prêts, l'étape suivante consiste à les traduire au format EDI. Cette traduction est essentielle car elle convertit les données dans un format standardisé pour garantir que l'organisation réceptrice puisse les traiter sans problème. Un logiciel EDI spécialisé gère généralement le processus de traduction, automatise la conversion et inclut des fonctionnalités de validation et de gestion des données. conformité contrôles. 

Les entreprises ont la possibilité de gérer ce processus de traduction en interne à l'aide de leur logiciel, ce qui peut nécessiter une expertise spécifique en matière de mappage de données pour garantir la bonne corrélation entre les données internes et le format EDI. Les entreprises peuvent également sous-traiter cette tâche à un Fournisseur de services EDI, qui se chargera de la traduction et s'assurera que les données répondent à toutes les normes nécessaires avant d'être envoyées au partenaire commercial. 

Étape 3 : Transmission des documents EDI aux partenaires commerciaux 

La dernière étape du traitement des documents EDI est la transmission des documents traduits au partenaire commercial. Cette étape implique l'établissement d'un canal de communication sécurisé, qui peut être réalisé directement via des protocoles tels que AS2 ou via un fournisseur de réseau EDI. Une fois la connexion établie, les documents sont regroupés dans une enveloppe EDI et transmis sur le réseau. Il est essentiel de surveiller cette transmission pour garantir une livraison réussie et conserver des enregistrements précis. 

Les entreprises peuvent choisir le mode de transmission en fonction de leurs besoins spécifiques et des préférences de leurs partenaires commerciaux. Il peut s'agir de connexions directes, de fournisseurs de réseau ou d'une combinaison des deux, en fonction du volume de transactions attendu et de la nature du partenariat. 

Automation 

Pour rationaliser davantage les opérations EDI, les entreprises mettent souvent en œuvre des outils d'automatisation. Ces outils gèrent la traduction, le routage et la validation des messages EDI, garantissant ainsi une intégration transparente des données avec d'autres systèmes d'entreprise. L'automatisation améliore l'efficacité et la précision des transactions EDI. Elle garantit également la conformité aux normes pertinentes protocoles de transfert de fichiers, réduisant considérablement l'effort manuel. 

Conclusion 

La capacité de l'EDI à automatiser les processus, à garantir la standardisation des données et à s'intégrer parfaitement aux systèmes d'entreprise existants en fait un atout précieux pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs chaînes d'approvisionnement et à améliorer leur productivité globale. À mesure que les entreprises étendent leur portée mondiale et font face à des pressions concurrentielles croissantes, le besoin de solutions EDI fiables et efficaces devient encore plus critique. 

Astera Connexion EDI est une solution de niveau entreprise pour un échange de données B2B sans tracas. La plateforme unifiée et sans code couvre l'ensemble du processus EDI, de l'extraction et de la traduction des données à la génération et à la transmission des accusés de réception. Son interface intuitive par glisser-déposer permet même aux utilisateurs non techniques de personnaliser facilement les transactions, les segments et les validations. 

Astera EDI Connect permet aux utilisateurs de : 

• Créer des profils détaillés de partenaires commerciaux: Définissez des exigences uniques de mappage de données, des contrôles de validation et des ensembles de transactions personnalisés. 

• Valider les fichiers: Assurez-vous que tous les fichiers entrants et sortants répondent aux critères de validation standard et personnalisés. 

• Traiter des documents et des fichiers EDI complexes:Gérez facilement des fichiers de toute taille et de toute complexité. 

• Définir et automatiser les flux de travail:Générer automatiquement des accusés de réception techniques et fonctionnels à réception de messages EDI. 

• Répondre aux exigences des partenaires:Échangez de manière transparente des fichiers EDI à l'aide d'AS2, FTP et du courrier électronique. 

• Créer des transactions hiérarchiques:Utilisez une bibliothèque de transformations intégrées pour créer des transactions EDI complexes. 

• Correction d'erreur en temps réel: Corrigez immédiatement les erreurs de mappage d'adresses pour maintenir la précision et l'efficacité.