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Qu'est-ce que le traitement intelligent des documents ?

11 Juin 2024

Sources de données non structurées

Progrès technologiques dans intelligence artificielle (IA) ont permis aux entreprises de découvrir des informations significatives à partir de documents non structurés plus efficacement que jamais. Un nombre croissant d'entreprises modernes adoptent le traitement intelligent des documents (IDP) pour transformer les données non structurées et semi-structurées en informations utilisables.

C'est certainement un pas dans la bonne direction. Les entreprises doivent profiter de Alimenté par l'IA outils d'extraction de données pour traiter efficacement les documents. C'est plus rapide, plus rentable et plus évolutif.

Qu'est-ce que le traitement intelligent des documents (IDP) ?

Chaque document commercial a un modèle, une mise en page et une terminologie différents. Une facture fournisseur "régler la facture dans les 30 jours"est à un autre"le paiement est dû dans un mois”. Même les documents du même fournisseur peuvent différer en format et en structure. Tous ces fichiers, y compris les contrats, les factures, les documents de location et les factures de services publics, contiennent des données non structurées qui doivent être capturées, structurées, nettoyées, triées, validées et chargées dans un référentiel de données à des fins de rapport et d'analyse.

Le traitement intelligent des documents est une approche axée sur la technologie qui automatise le traitement des documents et l'extraction d'informations précieuses. Par rapport à extraction de données de documents, IDP englobe un ensemble plus large de fonctionnalités car il combine la reconnaissance optique de caractères (OCR), l'intelligence artificielle (IA), le traitement du langage naturel (NLP) et les algorithmes d'apprentissage automatique (ML) pour traiter les documents. Il permet également aux machines de comprendre le contenu, le contexte et la signification des données dans divers documents, quel que soit leur format ou leur structure.

Pourquoi le traitement intelligent des documents est-il important ?

Bien que la gestion des données structurées soit considérablement simple, traiter et analyser des données non structurées est laborieux. IDP offre aux utilisateurs la possibilité de traiter une multitude de types de documents, y compris des fichiers PDF, des feuilles de calcul et des documents Word, entre autres. Les plates-formes IDP offrent une solution puissante qui rationalise extraction de données de ces documents en supprimant toute intervention manuelle. Les données extraites, une fois intégrées, vous permettent de prendre des décisions fiables et d'améliorer l'efficacité de votre entreprise.

Une autre raison pour laquelle le traitement intelligent des documents est essentiel est qu'il peut faire partie intégrante du parcours de transformation numérique de votre entreprise. En adoptant IDP, vous passez de processus manuels et papier à des flux de travail automatisés. Ce changement vous permet de tirer parti des avantages des technologies émergentes et de stimuler l'innovation dans l'ensemble de votre entreprise.

Comment fonctionne le traitement intelligent des documents ?

Le traitement intelligent des documents s'appuie sur une Technique d'extraction de données IA qui identifie les similitudes entre les données grâce à un critère prédéfini. Les algorithmes ML et NLP identifient les ensembles de données pertinents et les transforment en données utilisables. Il peut inclure tout, des noms et adresses aux montants des factures et aux profils des fournisseurs.

La technologie d'automatisation des processus robotisés conduit à une plus grande flexibilité et évolutivité dans le traitement des documents, avec une intervention manuelle minimale ou nulle. En conséquence, les entreprises peuvent accélérer leurs tâches de traitement de documents.

Adoptez le traitement intelligent des documents

Voici les étapes clés impliquées dans le traitement intelligent des documents :

  1. Réception et prétraitement des documents : Le processus commence par la réception de documents, souvent dans divers formats tels que des images numérisées, des PDF ou des documents électroniques. Ces documents sont importés dans un logiciel de traitement de documents intelligent ou une plate-forme de prétraitement, ce qui inclut l'amélioration de la qualité et de la lisibilité des documents via la réduction du bruit et d'autres techniques.
  2. Reconnaissance optique de caractères (OCR) : L'OCR convertit ensuite le texte numérisé ou basé sur une image en texte lisible par machine. Le logiciel OCR reconnaît les caractères, les mots et les paragraphes contenus dans les documents, permettant au système d'interpréter et d'analyser les données textuelles.
  3. Traitement du langage naturel (NLP): Les algorithmes NLP sont utilisés pour comprendre le contexte et la signification du texte extrait. Ces algorithmes analysent la structure, la syntaxe et la grammaire.
  4. Extraction de données et reconnaissance d'entité : Le logiciel IDP identifie et extrait ensuite les points de données pertinents des documents. Ce processus comprend l'extraction d'informations spécifiques telles que les noms, adresses, dates ou numéros de facture. La reconnaissance d'entité classe les entités telles que les personnes, les organisations ou les lieux mentionnés dans les documents.
  5. Validation et vérification : Les données extraites sont validé et vérifiées par rapport à des sources fiables pour garantir l'exactitude et la cohérence des données. Cela peut impliquer de faire correspondre les données extraites avec les données déjà stockées dans des bases de données ou de vérifier par rapport à des règles métier prédéfinies.
  6. Intégration et automatisation du flux de travail : Les données extraites sont ensuite intégrées dans les systèmes et flux de travail en aval. Les solutions IDP peuvent être combinées avec d'autres applications logicielles, telles que les systèmes de gestion de la relation client (CRM), pour permettre un flux de données transparent dans toute votre organisation.

En conséquence, les entreprises peuvent accélérer leurs tâches de traitement de documents. De nombreux secteurs, notamment la santé, la finance et le droit, pour n'en citer que quelques-uns, utilisent l'extraction de données IA pour trouver des informations ainsi que pour identifier les écarts et les erreurs dans les documents non structurés.

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Quels sont les avantages du traitement intelligent des documents ?

Le traitement intelligent des documents offre plusieurs avantages convaincants. La capacité de la technologie à extraire et à traiter les données des documents offre des avantages significatifs en termes d'efficacité, de précision et d'économies. Il permet également aux organisations de rationaliser leurs flux de travail axés sur les documents, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

La meilleure partie du traitement intelligent des documents est qu'il apprend et s'améliore continuellement en s'adaptant aux nouvelles variations et exigences des documents. Finalement, IDP rend la gestion des documents moins exigeante en main-d'œuvre et plus précise.

Voici d'autres façons de bénéficier d'IDP :

Économisez du temps et de l'argent

La mise en œuvre du traitement intelligent des documents réduit considérablement le temps consacré aux tâches de traitement manuel des documents, permettant aux membres de votre équipe de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Ils n'ont plus besoin de parcourir des piles de documents ou de saisir manuellement des données. Au lieu de cela, ils peuvent investir leur temps dans des tâches critiques, telles que l'interaction avec les clients, et se sentir plus productifs.

De plus, un logiciel de traitement de documents intelligent peut générer des économies importantes pour votre entreprise. En automatisant le traitement des documents, vous réduisez également le besoin de main-d'œuvre manuelle et réduisez les dépenses associées à l'embauche et à la formation de ressources supplémentaires. La précision et l'efficacité que vous gagnez peuvent réduire les risques financiers liés aux erreurs, telles que des facturation. Vous pouvez ensuite rediriger ces économies de coûts vers d'autres initiatives stratégiques qui améliorent encore la croissance et la compétitivité de l'entreprise.

Améliorer la précision

Quelle que soit la méticulosité de votre équipe, une erreur humaine peut se produire et continuera de se produire. Cependant, IDP minimise considérablement le risque d'erreur humaine dans le traitement des documents. Extraction automatisée des données assure la capture précise des informations des documents et élimine les inexactitudes qui peuvent survenir lors de la saisie manuelle des données.

Intégrer les systèmes existants

Le logiciel IDP peut s'intégrer aux systèmes de gestion de documents existants, tels que les logiciels de planification des ressources d'entreprise (ERP) ou d'autres applications commerciales. Ce l'intégration vous permet de tirer parti des capacités IDP dans plusieurs départements et processus au sein de votre entreprise. Il assure également un flux fluide de données et réduit le transfert manuel de données, améliorant ainsi l'efficacité globale du flux de travail.

Atteindre la conformité et la sécurité

Vous pouvez tirer parti de la plateforme IDP pour respecter les exigences réglementaires et conserver des pistes d'audit. Ces solutions simplifient les processus de conformité en créant une piste numérique fiable qui s'avère inestimable lors des audits et de l'application des réglementations sur la protection des données.

De plus, IDP permet un stockage sécurisé et un contrôle d'accès pour les documents sensibles, protégeant les informations confidentielles contre les accès non autorisés ou les violations de données.

Libérez l'évolutivité

Les solutions IDP modernes peuvent gérer de gros volumes de documents, ce qui les rend hautement évolutives et adaptables à la croissance de l'entreprise et à ses besoins changeants. Ces solutions peuvent facilement gérer les exigences accrues en matière de traitement de documents sans compromettre l'efficacité à mesure que votre entreprise et son volume de documents se développent.

Facteurs à prendre en compte lors de la sélection d'un logiciel de traitement intelligent des documents

Structuré vs non structuré

 

Choisir la bonne solution IDP peut devenir plus facile si vous connaissez les besoins de votre entreprise et par où commencer. Voici quelques facteurs clés à garder à l'esprit pour vous assurer de choisir la solution de traitement intelligent des documents dont votre entreprise a besoin :

Temps de déploiement

Plus vite vous pourrez extraire les données du document non structuré et obtenez des informations, plus vite vous pourrez réaliser des économies. Choisissez une solution IDP qui prend en charge les modèles réutilisables car elle permet un traitement plus rapide des documents à grande échelle.

Précision des données

Les solutions de traitement de documents basées sur l'IA qui ne sont pas précises font plus de mal que de bien. Des données inexactes et malsaines entraînent des décisions incorrectes, ce qui nuit en fin de compte aux performances de votre entreprise. Il est donc impératif de disposer de fonctionnalités de validation des données pour garantir des résultats précis.

Évolutivité

Un précis et robuste solution d'extraction de données qui peuvent amplifier vos initiatives de BI est impératif pour des résultats positifs. Il est tout aussi important de s'assurer que la solution est évolutive et peut répondre aux besoins futurs de l'entreprise. Avoir la possibilité d'ajouter plus de serveurs rapidement est également un gros plus. Idéalement, vous pouvez rechercher une solution IDP avec une connectivité cloud pour pérenniser votre investissement.

Flexibilité

Une solution de traitement intelligent des documents doit être très flexible dans l'extraction de données non structurées. Les utilisateurs doivent être en mesure d'extraire les champs pertinents, d'ajouter de nouveaux champs pour enrichir les ensembles de données et de supprimer les champs existants pour extraire uniquement les informations utiles afin de garder les données structurées propres et nettes.

Environnement sans code

Une solution d'extraction de données d'IA moderne doit avoir une interface utilisateur simple et intuitive. Une solution sans code est idéale car elle permet aux utilisateurs professionnels n'ayant pas d'expérience en programmation de gérer le processus d'extraction de données. La réduction de la dépendance informatique conduit à une efficacité accrue des processus métier.

Cas d'utilisation du traitement intelligent des documents

Le traitement intelligent des documents (IDP) trouve des applications dans divers secteurs et peut être utilisé pour de multiples cas d'utilisation. Voici quelques exemples:

  • Services financiers: Dans le services financiers secteur, IDP peut automatiser le traitement des demandes de prêt, des réclamations d’assurance et des états financiers. En savoir plus sur l’extraction de données documentaires basée sur l’IA dans le domaine financier.
  • Soins de santé: IDP peut être utilisé pour rationaliser gestion des dossiers médicaux, en extrayant les données des patients des dossiers de santé électroniques (DSE), des rapports de laboratoire et des factures médicales. Plus d'informations.
  • Ressources Humaines: Le service RH peut automatiser l'extraction des informations sur les employés à partir des CV, des candidatures et des formulaires d'intégration des employés à l'aide d'un logiciel de traitement de documents intelligent.
  • Juridique : Le traitement intelligent des documents automatise l'extraction des informations pertinentes des contrats, des accords et de la correspondance juridique.
  • Chaîne d'approvisionnement et logistique : Avec IDP, chaîne d'approvisionnement Les départements peuvent automatiser le traitement des documents d'expédition, des factures et des formulaires douaniers, en extrayant les données pertinentes telles que les numéros de suivi, les détails d'expédition et les informations sur les produits.
  • L'Education: IDP peut être utilisé pour automatiser les processus administratifs dans les établissements d'enseignement, tels que l'inscription des étudiants, traitement des transcriptionset les demandes d'aide financière.

Ce ne sont là que quelques exemples des divers cas d'utilisation de l'IDP dans divers secteurs. Le traitement intelligent des documents peut être exploité dans pratiquement tous les départements et industries pour structurer les données non structurées de manière efficace et efficiente.

Mots de séparation

Si vous préférez extraction de données non structurée, l'automatisation n'est pas une mise à niveau mais une nécessité. Presque toutes les organisations traitent des fichiers numériques tels que des factures, des reçus, des fiches de paie, etc. Une solution de traitement automatisé rend les workflows d'extraction de données non structurées plus simples, plus rentables et plus efficaces.

Laisser nous Astera vous aider à débloquer la richesse des informations piégées dans les données non structurées pour garder une longueur d'avance sur la concurrence. Astera ReportMiner, notre solution d'extraction de données, simplifie et automatise vos tâches routinières de gestion de données non structurées.

maintenant, avec Capture IA, vous pouvez facilement extraire des données enfouies dans des documents non structurés. Alimentée par une technologie basée sur l'IA, la dernière fonctionnalité vous permet d'extraire des données de PDF en un seul clic et de structurer les données non structurées en quelques secondes.

Une fois le modèle réutilisable prêt, vous pouvez utiliser des workflows automatisés pour exécuter une extraction de données non structurées sur pilote automatique. Cela garantira un traitement, des rapports et des analyses de documents précis et transparents dans toute votre entreprise.

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