Un guide sur la migration des données ERP : défis et meilleures pratiques

Dans tous les secteurs du monde entier, les entreprises se tournent vers les ERP pour automatiser les tâches répétitives, bénéficier d'une évolutivité facile, rester flexibles et obtenir des informations à l'aide d'une source unique de vérité. Selon Statista, les revenus du marché des logiciels de planification des ressources d'entreprise (ERP) atteindront 53.15 milliards de dollars cette année.

Si votre organisation met en œuvre un système ERP, vous constaterez que migration de données est l’un des éléments les plus critiques de ce processus. Les systèmes ERP s'appuient sur une base de données centralisée qui garantit que tous les membres de votre organisation travaillent avec les mêmes informations. Vos systèmes existants ne peuvent pas garantir cette cohérence, c'est là qu'intervient le processus de migration ERP.

Voici un aperçu approfondi du processus pour comprendre à quoi s'attendre et comment procéder.

Qu’est-ce que la migration des données dans un ERP ? 

La migration des données dans la mise en œuvre d'un ERP implique le déplacement des données de leurs sources vers la base de données du système ERP. Ces données sont très diverses : elles contiennent des dossiers financiers, des informations sur les clients, des détails sur les stocks, des détails sur les fournisseurs, les dossiers des employés et diverses informations commerciales.

Les systèmes ERP sont des systèmes complets tout-en-un conçus pour intégrer diverses fonctions organisationnelles. Ces fonctions comprennent les ressources humaines, les finances, la chaîne d'approvisionnement et la gestion de la relation client (CRM). Toutes ces fonctions sont unifiées sous un système unique et cohérent pour offrir un accès, une visibilité et un contrôle en temps réel sur les opérations commerciales.

Les données doivent être déplacées vers le système ERP avec précision pour être utilisées efficacement. C'est pourquoi il est si important d'avoir un plan de migration des données ERP bien pensé et de l'exécuter méticuleusement.

À la base, la migration des données ERP est un processus d'extraction, de transformation et de chargement (ETL) comprenant les phases suivantes :

• Extraction: Dans la première étape, un processus d’extraction approfondi capture toutes les données pertinentes depuis les applications logicielles et les bases de données jusqu’aux feuilles de calcul et autres systèmes.

• Transformation: Après l'extraction, toutes les données capturées doivent être transformées pour assurer la compatibilité avec le nouveau système ERP. Cette étape implique le nettoyage, le reformatage, la restructuration et la conversion des données pour qu'elles correspondent aux spécifications de la base de données ERP. Parallèlement, tous les problèmes, erreurs et incohérences liés aux données doivent également être identifiés et résolus à ce stade. 

• Chargement:La dernière phase du processus consiste à charger les données transformées dans le système ERP. Il s’agit de l’étape la plus importante et les équipes doivent la réaliser correctement pour atténuer le risque de perte ou de corruption de données.

Raisons de migrer vos données dans la mise en œuvre d’un ERP 

La migration des données dans la mise en œuvre d'un ERP permet à votre organisation de tirer le meilleur parti du nouveau système, mais d'autres facteurs la nécessitent également, tels que :

1. Consolidation des systèmes 

Plus votre organisation passe de temps en activité, plus ses données sont susceptibles de s'accumuler dans plusieurs bases de données et systèmes disparates, chacun étant lié à un service différent. Les silos de données apparaissent tout naturellement en l’absence de stockage centralisé des données. Ces silos limitent les données de chaque service à tout le monde, à l'exception de son personnel, ce qui rend difficile l'obtention d'une vue d'ensemble globale de vos opérations commerciales tout en augmentant la fragmentation et l'incohérence.

La migration de vos données vers un système ERP vous permet de consolider ces systèmes en une seule plateforme. Cela améliore l’accès aux données et augmente la cohérence.

2. Amélioration de la précision et de l'intégrité des données 

Les systèmes existants contiennent souvent des données inexactes, obsolètes ou incohérentes, résultant d'erreurs associées à la saisie manuelle des données, de problèmes dans le système ou de modifications des processus métier. Grâce à la validation des données et aux mesures de qualité intégrées au processus de migration ERP, vous pouvez nettoyer et valider vos données pour les rendre propres, cohérentes et sans erreurs.

Lorsque vous filtrez les données de mauvaise qualité, vous pouvez être assuré que votre nouveau système ERP ne dispose que de données précises et fiables, améliorant ainsi les processus de prise de décision et de reporting.

3. Processus commerciaux améliorés 

Un système ERP permet d'automatiser des processus métier que vous auriez pu autrement considérer comme inefficaces ou sujets aux erreurs. Par exemple, un système ERP peut automatiser la gestion des stocks, le traitement des commandes et les rapports financiers. Cela réduit le temps et les efforts nécessaires pour effectuer ces tâches et minimise les erreurs liées à leur exécution manuelle. Après la migration des données, vous pouvez tirer parti de votre système ERP pour rationaliser ces processus et réduire les coûts opérationnels.

4. Conformité et rapports 

La gestion et le traitement des données sont soumis à des normes industrielles et à des exigences réglementaires rigoureuses. Il existe notamment des normes strictes en matière de tenue de registres, de reporting financier et de confidentialité des données.

Bien qu'une telle conformité soit complexe à gérer lors de l'utilisation de systèmes existants, elle est beaucoup plus facile avec un système ERP. Lors de la migration de vos données vers une base de données ERP, vous pouvez vous assurer que vos pratiques de gestion des données sont conformes à toutes les réglementations applicables, vous protégeant ainsi contre d'éventuels problèmes juridiques, amendes et pénalités ou atteintes à votre réputation.  

5. Pérenniser votre entreprise 

L’évolution technologique et les circonstances dynamiques du secteur peuvent accroître les exigences imposées à votre entreprise. Les systèmes existants peuvent rendre difficile, voire impossible, l’innovation rapide et le suivi des innovations technologiques. Malgré l'augmentation des coûts de maintenance, il vous sera difficile de maintenir votre avantage concurrentiel et de le faire efficacement.

La migration vers un système ERP moderne permet à votre entreprise d'évoluer rapidement et de la préparer à accueillir la croissance et les progrès technologiques. En pérennisant votre entreprise, vous permettrez à vos systèmes de conserver plus facilement leur pertinence et de prendre facilement en charge de nouveaux modèles commerciaux et méthodologies.

Défis courants liés à la migration des données ERP 

La migration des données ERP présente des avantages évidents, mais votre liste de contrôle de migration de données ERP doit également tenir compte de défis spécifiques. Voici cinq des défis les plus courants :

1. Problèmes de qualité des données 

Les systèmes existants contiennent généralement des données obsolètes, incomplètes ou incohérentes. Ces problèmes de qualité des données peuvent perturber la migration, entraînant des retards ou des erreurs. Si rien n’est fait, ils peuvent également créer des problèmes de fiabilité et d’utilisabilité après la migration.

2. Structures de données complexes 

Vos systèmes existants auront probablement des structures de données non standard ou complexes qui pourraient ne pas correspondre à votre nouveau système ERP et à ses exigences. Ce défi rend le mappage et la transformation des données plus difficiles, augmentant ainsi le risque de mauvaise interprétation ou de perte.

3. Volumes de données 

Des volumes de données massifs peuvent surcharger le processus de migration, entraînant un risque plus élevé de retards, de problèmes de performances ou de temps d'arrêt prolongés. Cette situation rend également la migration plus difficile à gérer.

4. Intégration avec d'autres systèmes 

L'intégration de votre nouveau système ERP avec des logiciels existants, tels que des solutions de gestion de la relation client (CRM) ou des outils de commerce électronique, peut s'avérer compliquée. Ces intégrations doivent être gérées avec soin, car toute erreur peut entraîner des écarts de données.

5. Temps d'arrêt et perturbations 

La migration des données nécessite généralement des temps d'arrêt du système, ce qui affecte la productivité et perturbe les opérations commerciales.

Meilleures pratiques de migration de données ERP 

Pour garantir une migration de données ERP réussie, suivez ces six bonnes pratiques pour minimiser les risques et maximiser les avantages :

1. Commencez avec un plan clair: Définissez la portée, les rôles et responsabilités ainsi que le calendrier de votre projet de migration de données.
2. Impliquer les principales parties prenantes: Incluez les parties prenantes de différents domaines dès le début du processus pour répondre à tous les besoins de l'entreprise.
3. Nettoyer et valider les données: Supprimez les doublons, corrigez les erreurs et assurez la cohérence des données avant la migration.
4. Testez de manière approfondie : exécutez plusieurs tests, y compris une migration pilote, pour identifier les problèmes potentiels avant la migration complète.
5. Documenter le processus: Conservez une documentation détaillée pour référence future et à des fins de formation.
6. Prise en charge post-migration: Fournir une assistance continue pour résoudre tout problème après la migration.

Outils de migration de données et comment ils aident

Pour surmonter ces défis, les organisations peuvent tirer parti de divers outils de migration de données conçu pour simplifier et automatiser le processus de migration. Ces outils offrent plusieurs avantages :

Cartographie et transformation des données: Les outils de migration de données peuvent automatiquement faire correspondre les champs de données de l'ancien système au nouveau système ERP. Cela garantit que les données sont correctement transformées dans le format requis, réduisant ainsi les risques d'erreurs et accélérant le processus de transfert. Par exemple, si votre ancien système utilise des types ou des structures de données différents de ceux du nouveau système ERP, l'outil peut automatiquement modifier les données pour les adapter aux nouvelles exigences, réduisant ainsi le besoin d'ajustements manuels.

Nettoyage des données: De nombreux outils de migration incluent des fonctionnalités permettant de nettoyer les données. Cela permet de rechercher et de corriger les erreurs, les doublons et les incohérences avant de déplacer les données. Les données nettoyées sont de meilleure qualité et réduisent les risques de problèmes dans le nouveau système ERP. Par exemple, l'outil peut mettre en évidence s'il existe des enregistrements clients en double, des champs manquants ou des données qui ne suivent pas le format requis. Cela vous permet de résoudre ces problèmes avant qu’ils n’entraînent des problèmes dans le nouveau système.

Automation: Les outils de migration de données dotés de fonctionnalités d'automatisation peuvent rendre le processus de migration plus rapide et plus facile. Les processus automatisés traitent de grandes quantités de données avec rapidité et précision, réduisant ainsi le risque d'erreurs. Par exemple, l'outil peut extraire, transformer et charger des données sans intervention manuelle, permettant ainsi à votre équipe de se concentrer sur d'autres tâches essentielles. Alternativement, il peut planifier les tâches de migration des données afin qu'elles ne perturbent pas les opérations commerciales critiques.

Validation et tests des données: Avant de terminer le déplacement des données, utilisez les outils de migration de données pour vérifier les données afin de vous assurer qu'elles ont été transférées correctement et qu'il n'y a pas d'erreurs. Ces outils vous permettent d'effectuer des tests pour détecter les problèmes avant qu'ils ne surviennent. Par exemple, vous pouvez tester l'ensemble du processus pour vous assurer que les données sont mappées, transformées et correctement chargées avant leur mise en ligne.

Évolutivité: Les outils de migration de données sont conçus pour gérer des migrations de toutes tailles. Ils peuvent évoluer pour répondre aux besoins de votre organisation, que vous migriez quelques milliers d'enregistrements ou des millions de points de données. Par exemple, si votre organisation envisage de se développer ou d'acquérir d'autres sociétés, l'outil peut facilement gérer des projets de migration de données supplémentaires, garantissant ainsi que vos systèmes restent à jour et intégrés.

Capacités d'intégration: De nombreux outils de migration de données s'intègrent aux systèmes ERP populaires et à d'autres applications professionnelles. Cela rationalise le processus de migration des données et permet à votre nouveau système ERP de fonctionner facilement avec vos systèmes existants. Par exemple, si votre organisation utilise un système CRM, l'outil peut automatiquement synchroniser les données entre le CRM et l'ERP. Cela garantit que vos informations client sont cohérentes et à jour sur tous les systèmes.

Réflexions finales

La migration des données ERP est un aspect essentiel de la mise en œuvre d'un nouveau système ERP. En comprenant parfaitement le processus, en vous préparant aux défis futurs et en respectant les meilleures pratiques, vous pourrez profiter d’une transition transparente qui positionnera votre organisation sur la voie du succès.

Astera offre plus qu'une plateforme sans code et une interface intuitive pour simplifier la migration des données ERP. Il vous aide à automatiser et à réaliser votre projet de migration de données en quelques jours au lieu de semaines ou de mois. Il automatise la création de modèles de données et exploite ces modèles de données pour accélérer la migration, tout en préservant l'intégrité des données.

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