Traitement intelligent des documents (IDP) dans la logistique et le transport

La documentation fait partie intégrante des opérations dans presque tous les secteurs. Prenons l’exemple de la logistique et du transport, où les entreprises traitent des centaines de milliers de documents chaque jour pour assurer la circulation des marchandises et le bon fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement. Alors, que font les entreprises de logistique pour gérer un si grand nombre de documents ? Plus important encore, comment peuvent-elles utiliser la technologie de traitement intelligent des documents (IDP) pour gérer leurs documents et extraire les données dont elles ont besoin ? 

Ce blog porte sur le traitement intelligent des documents dans la logistique et le rôle de l’IDP dans l’automatisation de la gestion des documents dans l’industrie. 

L'état actuel de l'automatisation dans le traitement des documents logistiques  

Si vous lisez cet article, il y a de fortes chances que vous travailliez dans le secteur de la logistique, ce qui signifie que vous connaissez tous les différents types de documents produits et traités. 

Des factures commerciales aux connaissements maritimes et aériens, en passant par les connaissements, les bons de commande et les listes de colisage, les avis d'arrivée, les étiquettes d'expédition, les reçus, les déclarations douanières, les preuves de livraison et bien d'autres encore, chaque document contient des informations essentielles qui permettent de suivre les expéditions, de confirmer les détails des transactions et de satisfaire aux exigences de conformité. Pour garantir le bon déplacement des marchandises, il faut que les parties concernées obtiennent ces documents en temps opportun, ce qui n'est possible que s'ils sont traités rapidement et avec précision. 

Pour répondre à ces besoins, les entreprises ont automatisé leurs traitement de documents et les flux de travail de gestion. L'utilisation de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et de techniques basées sur des règles pour les tâches répétitives, telles que extraction de données et le tri des documents en sont un bon exemple. Des scripts et des flux de travail simples sont également utilisés pour acheminer les documents vers les bons services ou systèmes, garantissant ainsi qu'ils atteignent leurs destinations prévues. 

Il est évident que ces outils d'automatisation de base permettent aux équipes de documentation de formater des documents et de créer des modèles standardisés pour des types de documents similaires. Mais n'oublions pas que chaque document a son propre format, ses propres champs de données et ses propres exigences de conformité qui doivent être prises en compte, en particulier lorsqu'il s'agit de traiter avec plusieurs partenaires commerciaux. Et cela nous amène aux défis du traitement des documents dans le secteur de la logistique. 

Le traitement des documents logistiques reste confronté à de nombreux défis 

Le passage des processus papier à la documentation numérique a automatisé de nombreuses tâches répétitives dans le secteur de la logistique et du transport. Cependant, le volume toujours croissant de documents, associé à leurs formats changeants et au temps et aux ressources humaines considérables nécessaires pour traiter et extraire efficacement les informations requises à partir de documents importants, constitue toujours un défi. 

Traitement manuel 

Malgré les progrès récents, de nombreuses entreprises de logistique s’appuient encore sur des méthodes de traitement manuel des documents, dans lesquelles les membres du personnel sont chargés de saisir les données des documents physiques ou numériques dans leurs systèmes internes. De toute évidence, cette approche prend du temps et est sujette à des erreurs, comme une erreur de saisie d’une quantité d’expédition ou une erreur de saisie d’un code douanier. De telles erreurs sont à l’origine d’effets en aval coûteux, entraînant des retards et des pertes d’opportunités. 

Volume de documents 

Même pour une entreprise de logistique de taille moyenne, il est courant de traiter régulièrement des centaines ou des milliers de documents. Chaque document contient des données critiques qui doivent être capturées, validées et partagées avec les parties prenantes concernées, ce qui signifie que la seule solution est de les traiter efficacement. Sans automatisation basée sur l'IA, les entreprises de logistique sont confrontées à des retards de traitement et risquent de manquer des livraisons, ce qui entraîne l'insatisfaction des clients. 

Intégration avec les systèmes existants 

Une organisation de chaîne d'approvisionnement typique traite avec de nombreux partenaires commerciaux, ce qui signifie qu'elle doit gérer toutes sortes de documents. Et pour le faire efficacement, elle a besoin de systèmes capables de communiquer de manière transparente. Dans certains cas, par exemple lorsque intégration d'un nouveau partenaire, les organisations doivent créer de nouvelles intégrations pour gérer certains documents, en particulier s'ils ne sont pas structurés et présentent des formats très variés. Cela devient un défi à mesure que de plus en plus de partenaires aux besoins différents arrivent. 

Audit et traçabilité 

Qu'est-ce qu'une chaîne d'approvisionnement si on en retire la visibilité ? En effet, il s'agit d'une série de processus disjoints qui manquent de coordination et d'efficacité. Les documents sont essentiels pour obtenir une visibilité sur le mouvement des marchandises tout au long de la chaîne d'approvisionnement, ce qui rend d'autant plus important de pouvoir les suivre et les tracer. La multiplicité des intervenants, la diversité des types de documents et les processus manuels ne font que compliquer le suivi des documents. 

IDP améliore l'automatisation de la gestion des documents logistiques 

Compte tenu des défis existants, les prestataires de services de logistique et de chaîne d’approvisionnement adoptent de plus en plus des solutions d’automatisation basées sur l’intelligence artificielle (IA) qui accélèrent encore la gestion des documents et l’extraction des données. 

Voici comment un Solution de traitement de documents IA permet aux entreprises de gérer des documents avec une intervention manuelle minimale : 

Classification des documents logistiques et d'expédition 

Lorsqu'un document d'expédition est reçu, Logiciel IDP lit le texte et la mise en page permettent d'identifier s'il s'agit d'une facture ou de tout autre type de document. 

Extraction de données à partir du document 

Contrairement à l’OCR traditionnel, Solutions IDP sont capables d'extraire du texte ainsi que des points de données clés tels que les identifiants d'expédition, les quantités de produits, les dates et les montants des factures. Qu'est-ce qui fait vraiment Extraction de données IA Ce qui en vaut la peine pour les entreprises de logistique, c'est sa capacité à extraire des données à partir de documents semi-structurés et non structurés, comme une liste de colisage ou Fichiers EDI. 

Validation des données pour la qualité globale 

Les données extraites sont vérifiées pour savoir si elles sont conformes aux règles métier définies. Des règles prédéfinies vous permettent de garantir que vos données sont formatées selon les besoins et d'empêcher l'entrée de points de données indésirables dans vos systèmes. Exemples de la validation des données les règles pourraient vérifier que l'ID d'expédition correspond à l'ID dans le compte de l'entreprise base de données ou de s’assurer que les montants des factures correspondent aux transactions enregistrées. 

Gestion des documents non structurés 

La logistique implique souvent des documents non structurés, tels que des reçus de livraison manuscrits ou des e-mails avec des instructions d'expédition intégrées. L'automatisation traditionnelle a du mal à gérer ces formats, mais IDP utilise l'apprentissage automatique pour s'adapter et apprendre de chaque document qu'il traite. 

L'utilisation de fonctions de traitement du langage naturel (NLP) permet aux systèmes de comprendre le document en fonction du contexte. Ainsi, même si un fournisseur modifie le format de sa liste de colisage, un système IDP fiable identifiera toujours les points de données pertinents sans nécessiter d'intervention manuelle. 

Intégration et interopérabilité transparentes 

Les plateformes IDP offrent la possibilité de transporter des données vers leur destinataire prévu. Les membres de l'équipe peuvent facilement accéder à ces données à partir de systèmes internes pertinents, tels que des logiciels ERP ou un système central entrepôt de données, et prendre des décisions. 

Comme l'IA fait tout cela toute seule, vous devrez vérifier les éventuelles erreurs les premières fois. Le nombre de fois que vous devrez le faire dépend de la précision de la solution utilisée, car les outils ont des niveaux de précision variables. extraction de données de documents. 

Documents logistiques que IDP peut automatiser 

Alors, quels sont les différents types de documents Vous pouvez traiter et extraire automatiquement des informations dans le secteur de la logistique ? Bien que la liste des documents puisse être longue, voici les documents les plus couramment utilisés dans la logistique et le transport pour lesquels vous devriez envisager d'utiliser un logiciel IDP : 

Bons de commande (PO) 

Le document fait office de demande formelle de fourniture de biens. Traitement des bons de commande implique l’extraction d’informations telles que les numéros de commande, les descriptions d’articles, les quantités, les prix convenus et les conditions de livraison. 

Lettres de voiture 

Les transporteurs aériens et maritimes émettent des lettres de voiture pour prouver qu'ils ont reçu des marchandises à expédier. Ces documents comprennent des détails importants sur la destination, le destinataire, l'itinéraire, le numéro de lettre de voiture, la description de la cargaison et les informations sur le transporteur. 

Commandes de livraison 

Les transporteurs émettent des bons de livraison qui permettent la livraison des marchandises au destinataire ou à toute autre partie désignée et autorisée par le destinataire. Les informations clés à extraire comprennent généralement les numéros de bon de livraison, les coordonnées du destinataire, les détails de l'article et les instructions de livraison. 

Factures de fret 

Une facture de fret contient des informations sur les frais de transport dus pour le transport de marchandises, généralement entre l'expéditeur et le transporteur. Les frais de transport, les conditions d'expédition, les coordonnées du destinataire et de l'expéditeur, les détails de l'expédition (poids, volume) et les conditions de paiement sont normalement extraits des factures de fret. 

Connaissement (BOL) 

Un connaissement est un document juridique, généralement utilisé dans le contexte du fret maritime, qu'un transporteur délivre à l'expéditeur pour accuser réception de la cargaison. Entre autres informations, les connaissements détaillent les noms de l'expéditeur et du destinataire, les instructions d'expédition, les descriptions des articles, les quantités, le poids et les conditions d'expédition. 

Factures 

Les factures détaillent les frais des biens ou des services fournis et constituent un document clé pour les opérations financières et comptables en logistique. Les numéros de facture, les dates, les détails des articles (description du produit, quantités, prix unitaires), le montant total, les conditions de paiement, les détails fiscaux et les dates d'échéance sont généralement extrait des factures. 

Listes de colisage 

Souvent envoyées avec les factures, les listes de colisage décrivent le contenu d'un envoi, y compris les descriptions des articles, les quantités et les méthodes d'emballage. Les noms des produits, les quantités, les dimensions et les poids des articles individuels d'un envoi, ainsi que les méthodes d'emballage utilisées (boîtes, palettes, etc.) sont détaillés dans une liste de colisage. 

Formulaires de suivi d'expédition 

Les entreprises de logistique extraient les numéros de suivi, le statut de l'expédition, la localisation et l'heure de livraison prévue à partir d'un formulaire de suivi d'expédition. Ces points de données leur permettent de suivre le statut d'une expédition à mesure qu'elle passe par différentes étapes de la chaîne d'approvisionnement. 

Déclarations en douane 

Également appelée déclaration de marchandises, une déclaration douanière contient des informations décrivant les marchandises importées ou exportées, leur valeur et leur destination. Des champs de données tels que le code douanier, les classifications tarifaires, les descriptions des marchandises, Codes SH (codes du Système Harmonisé), la valeur de l'expédition et l'origine constituent les informations clés extraites de ces documents. 

Reçus de livraison/preuve de livraison (POD) 

Un reçu de livraison, ou preuve de livraison, est une reconnaissance que les marchandises ont été livrées et reçues par le destinataire prévu. En règle générale, la date de livraison, les coordonnées du destinataire, les articles livrés et les signatures (le cas échéant) sont des points de données clés extraits d'un reçu de livraison. 

Les avantages du traitement intelligent des documents dans la logistique 

L'IDP offre plusieurs avantages qui facilitent la transition des processus traditionnels vers des flux de traitement de documents numériques efficaces. Il répond aux défis opérationnels spécifiques auxquels sont confrontées les entreprises de logistique, en les aidant à optimiser leurs flux de travail et à offrir de meilleurs services à leurs clients. Les principaux avantages sont les suivants : 

• L'élimination des erreurs associées à la saisie manuelle des données signifie que vous pouvez extraire des données précises à partir de documents tels que des factures et des avis d'expédition 
• L'IDP nécessite une intervention manuelle minimale, ce qui se traduit par un traitement plus rapide des documents et des opérations logistiques plus fluides 
• L'automatisation et la réduction des erreurs entraînent des économies de coûts 
• La facturation et la facturation optimisées du fret raccourcissent le cycle de facturation 
• L'extraction rapide et précise des données à partir des listes de colisage et des rapports d'inventaire permet une gestion efficace des stocks 

Les solutions intelligentes de traitement de documents facilitent la transition 

Chaque fois que vous décidez d'intégrer une nouvelle technologie à vos processus, vous effectuez une analyse minutieuse de votre situation actuelle et de la manière dont la technologie ajoutée vous aidera à atteindre l'état souhaité. Les mêmes règles s'appliquent lors de la mise en œuvre de l'IDP pour accélérer le traitement et la gestion des documents dans le secteur de la logistique. 

Heureusement, l'exercice ne sera pas aussi intense, car le logiciel IDP fait la plupart du travail en s'intégrant aux systèmes de gestion des transports (TMS) existants, aux plateformes ERP et à d'autres outils et flux de travail de gestion de documents. Cependant, cela ne vous dispense pas des prérequis : une planification minutieuse et la formulation de stratégies de mise en œuvre. Une fois que vous avez pris en compte les éléments essentiels, vous n'avez pas besoin de vous lancer dans une refonte complète de vos systèmes existants pour en tirer parti. L'IA au service du traitement des documents. 

En bref, les outils IDP commencent à offrir de la valeur immédiatement. La transition en douceur permet une automatisation plus rapide des tâches critiques telles que l'extraction de données et la classification de documents sans courbe d'apprentissage abrupte. Et c'est pourquoi il est essentiel sélectionnez un fiable Outil IDP. 

Comment Astera aide les entreprises de logistique et de transport avec IDP 

Astera propose une solution moderne et intelligente de traitement de documents, optimisée par Astera Une intelligence non seulement facile à déployer mais également à utiliser, même pour les utilisateurs professionnels. Elle vous permet d'extraire rapidement et avec précision des données à partir de documents non structurés sans aucune intervention manuelle. 

Grâce à Astera vous pouvez: 

• Extraire des données spécifiques à partir de factures, de bons de commande et d'autres documents d'expédition en spécifiant simplement les champs pertinents 
• Recherchez et extrayez contextuellement des informations clés des documents logistiques et d'expédition à l'aide de l'IA 
• Intégrez-vous de manière transparente à votre pile de données et à vos systèmes existants pour rationaliser le traitement et la gestion des documents 
• Assurez la qualité et l'exactitude des données grâce à des fonctionnalités intégrées pour valider les données 
• Gérez les fichiers EDI et délimités avec un mappage basé sur des règles et piloté par l'IA 
• Automatisez l'ensemble du flux de travail de traitement des documents de bout en bout 

Et bien plus encore, le tout sans écrire une seule ligne de code. 

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