Qu'est-ce que la capture de factures et comment l'automatiser ?

La saisie des factures est un élément essentiel du processus de comptabilité fournisseurs d'une entreprise, mais les méthodes manuelles traditionnelles peuvent ralentir les opérations et introduire des erreurs coûteuses. À mesure que les entreprises se développent, la complexité de la gestion efficace des factures augmente également. C'est là que l'automatisation entre en jeu : elle aide les entreprises à rationaliser leurs flux de travail, à gagner du temps et à réduire les erreurs humaines. 

Dans ce blog, nous verrons comment la capture automatisée des factures peut simplifier vos processus, de l'extraction des données à l'intégration. Avec la bonne technologie, les organisations peuvent garantir des délais de traitement plus rapides, une précision améliorée et un flux de travail de comptes fournisseurs plus fluide. 

Qu'est-ce que Invoice Capture? 

La saisie des factures consiste à extraire les informations essentielles des factures (coordonnées des fournisseurs, codes de référence, délais de paiement, montants et conditions) et à les convertir au format numérique. Il s'agit d'une étape clé du traitement des factures, qui aide les équipes de comptabilité fournisseurs à examiner, approuver et gérer les paiements de manière efficace. 

Les entreprises reçoivent souvent des factures de différents fournisseurs sous différents formats et présentations, comme des copies papier, des PDF ou des images numérisées. Les solutions de capture de factures peuvent gérer cette diversité en utilisant des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'intelligence artificielle (IA) pour reconnaître et extraire les données clés, quel que soit le format.  

Par exemple, une entreprise de vente au détail qui travaille avec plusieurs fournisseurs peut recevoir des factures avec des présentations différentes, l'une indiquant le montant total en haut et l'autre en bas. Un outil de capture de factures standardise ces données, les intègre dans l'ERP de l'entreprise et garantit que toutes les factures sont traitées avec précision et dans les délais. 

Problèmes liés à la saisie manuelle des factures 

Traditionnellement, les entreprises saisissent les données des factures manuellement. Les employés examinent soigneusement chaque facture, extraient des informations clés telles que les noms des fournisseurs, les numéros de facture, les dates, les montants et les conditions de paiement, puis saisissent ces données dans les systèmes ERP. Si cette approche fonctionne pour les petites entreprises disposant d'un volume de factures gérable, elle devient de plus en plus chronophage et sujette aux erreurs à mesure que le nombre de factures augmente.  

Certains défis de l’approche manuelle incluent : 

• Long:La gestion manuelle des factures nécessite beaucoup de temps et d'efforts, de la vérification des détails à la saisie des données dans les systèmes. Ce processus retarde les approbations et les paiements, ce qui entraîne des perturbations dans les flux de trésorerie et ralentit les opérations commerciales. Selon les recherches, 41 % des équipes de comptes fournisseurs signalent des temps de cycle plus longs constituent un obstacle majeur au succès, rendant l’ensemble du flux de travail moins efficace. 

• Risque élevé d'erreurs:L'erreur humaine est un risque constant avec la saisie manuelle des données. Un pourcentage stupéfiant de 68 % des entreprises rencontrent des erreurs dans plus de 1% de leurs factures, ce qui peut entraîner des paiements en trop, des remises manquées et des écarts de paiement. Ces erreurs peuvent perturber les flux de trésorerie, nécessiter des corrections chronophages et mettre à rude épreuve les relations avec les fournisseurs. 

• Coûts opérationnels accrus:Les coûts de traitement manuel des factures peuvent rapidement s'accumuler. En moyenne, cela peut coûter jusqu'à 16 $ par facture, selon l'Institut de Finance et de GestionEn revanche, les processus automatisés peuvent réduire ce coût à seulement 3 $ par facture, libérant ainsi des ressources qui pourraient être mieux dépensées ailleurs dans l’entreprise. 

• Manque de visibilité en temps réel:Lorsque les factures sont traitées manuellement, il est difficile d'obtenir une vue claire et actualisée de l'état des choses. Les données sont souvent stockées dans différents systèmes ou dans des fichiers physiques, ce qui rend difficile le suivi de l'état des factures en temps réel. Par conséquent, 22 % des équipes de comptes fournisseurs déclarent être confrontées à un manque de visibilité, ce qui entraîne des retards, des délais non respectés et de mauvaises prévisions financières. 

• Évolutivité limitée: Près de 50 % des factures sont encore sur papier, ce qui rend difficile pour les entreprises de faire évoluer efficacement leurs opérations à mesure qu'elles se développent. Le recours à des méthodes manuelles peut entraîner des retards et des inefficacités à mesure que le volume des factures augmente. Les recherches d'Ardent Partners montrent que la facturation automatisée peut réduire les coûts de 50% à 80%, montrant clairement que l’automatisation est essentielle pour gérer efficacement des volumes plus importants et soutenir la croissance de l’entreprise.

Figure : Formats de facture et de paiement 

Comment la capture automatisée des factures résout ces problèmes : 

La saisie automatisée des factures répond à ces défis en utilisant des technologies avancées telles que l’OCR et l’IA pour extraire et traiter automatiquement les données des factures, quel que soit leur format. Ces systèmes peuvent extraire automatiquement les informations clés des factures (qu’elles soient au format papier, PDF ou électronique) et les saisir directement dans les systèmes ERP. Cela réduit le besoin de saisie manuelle des données, accélère le cycle de traitement des factures et minimise les erreurs. 

Avantages de la saisie automatisée des données de facturation 

La saisie automatisée des factures simplifie le processus de facturation, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs. Elle améliore l'efficacité, améliore la précision et renforce les relations avec les fournisseurs. Voici quelques avantages clés : 

• Délais de traitement plus rapides : Grâce à l'automatisation, le temps nécessaire au traitement des factures est considérablement réduit. Alors que le traitement manuel peut prendre des heures, les systèmes automatisés peuvent capturer, vérifier et télécharger instantanément les données des factures. En fait, l'automatisation peut accélérer le temps de traitement des factures jusqu'à 82 %, accélérant les flux d’approbation et garantissant des cycles de paiement plus rapides.  

• Taux d'exception de facture inférieure : La saisie automatisée des factures réduit le nombre de factures nécessitant une attention particulière ou des corrections. Cela permet aux équipes de comptabilité fournisseurs d'éviter les retards causés par des exceptions, telles que des informations manquantes ou incorrectes. En minimisant ces problèmes, les entreprises peuvent profiter de remises pour paiement anticipé et maintenir le bon déroulement des opérations. 

• Relations avec les fournisseurs améliorées : L'automatisation garantit des paiements ponctuels et une facturation précise, ce qui renforce les relations avec les fournisseurs. En garantissant que les factures sont traitées rapidement et avec précision, les entreprises peuvent maintenir la confiance et la fiabilité avec les fournisseurs, ce qui peut également ouvrir des opportunités de meilleures conditions de paiement ou de remises. 

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Comment fonctionne l'automatisation de la capture des factures 

L'automatisation de la capture des factures simplifie le processus d'extraction, de validation et de traitement des données de facturation. Voici une description claire étape par étape : 

1. Recouvrement des factures:Les factures sont collectées à partir de plusieurs sources, notamment des courriers électroniques, des documents numérisés, des PDF et d’autres formats électroniques, garantissant que toutes les factures, quel que soit leur type, sont capturées. 
2. Numérisation et numérisation des factures:Pour les factures papier, le système les numérise et les convertit en formats numériquesLa technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) garantit que le texte est extrait et converti en données lisibles par machine. 
3. Extraction De Données:Le système extrait automatiquement les informations essentielles telles que les numéros de facture, les dates, les noms des fournisseurs, les postes, les montants et les conditions de paiement. Des outils avancés basés sur l'IA améliorent la précision en identifiant et en interprétant même les données non structurées. 
4. Validation et vérification des données:Les données extraites sont vérifiées par rapport à des règles métier prédéfinies pour garantir leur exactitude. Cela comprend le signalement des doublons, la mise en correspondance des bons de commande et la vérification des détails clés tels que les totaux et les conditions de paiement. Toutes les divergences sont mises en évidence pour examen. 
5. Processus d'approbation: Après validation, les factures sont dirigées vers des flux de travail automatisés pour approbation. Le système informe les parties prenantes concernées, ce qui permet des approbations plus rapides tout en maintenant la conformité avec les processus internes. 
6. Intégration Des Données:Les factures approuvées sont parfaitement intégrées aux systèmes de comptabilité, aux plateformes ERP ou à d’autres outils financiers pour un traitement et un paiement ultérieurs, éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle des données. 

Principales caractéristiques de la technologie de capture de factures 

La technologie moderne de capture de factures rationalise l'ensemble du processus de facturation en combinant des outils avancés avec une automatisation intelligente. Voici quelques fonctionnalités remarquables qu'offre un système de capture de factures : 

• Recouvrement de factures multi-sources
  Collecte des factures à partir de différents formats, tels que des PDF, des e-mails, des documents numérisés et des factures électroniques, garantissant une saisie transparente à partir de plusieurs canaux. 

• Traitement intelligent des documents (PDI)
  Exploite l'IA et l'apprentissage automatique pour extraire, classer et valider intelligemment les données de facturation, quel que soit leur format ou leur complexité. En apprenant à partir de modèles au fil du temps, il améliore la précision et l'efficacité, garantissant une capture transparente et fiable des factures. 

• Traitement sans contact
  Automatise le flux de travail de traitement des factures de bout en bout, de l'extraction des données à la validation et à l'intégration, minimisant ainsi l'intervention manuelle. 

• Rapprochement automatique des factures
  Associe les données de facture aux bons de commande (PO) et aux reçus pour un processus de correspondance à trois voies transparent, réduisant ainsi le temps de traitement et les écarts. 

• Validation humaine dans la boucle
  Combine l'automatisation avec la supervision humaine pour gérer les exceptions ou les cas complexes, garantissant l'exactitude des données et le maintien du contrôle si nécessaire. Cet équilibre renforce la confiance dans le système tout en permettant une amélioration continue des processus.

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Astera rend la saisie des factures simple, rapide et sans erreur. Notre plateforme conviviale s'appuie sur une automatisation intelligente pour aider les entreprises à réduire les efforts manuels, à améliorer la précision et à accroître l'efficacité de l'équipe des comptes fournisseurs. 

Grâce à Astera, vous pourrez : 

• Réduisez les erreurs de 97 %:Minimisez les erreurs dans vos processus de comptes fournisseurs grâce à l’automatisation basée sur l’IA qui garantit une capture et une validation précises des factures. 

• Traitez les factures 8 fois plus rapidement:Accélérez considérablement vos délais de traitement des factures, en améliorant l’efficacité et en réduisant les retards dans les cycles d’approbation et de paiement. 

• Extraire les données 90 % plus rapidement:Accélérez l'extraction des données des factures grâce à une automatisation avancée, garantissant un traitement plus rapide et un flux de travail des comptes fournisseurs plus efficace. 

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