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Au-delà du traitement des formulaires OCR : le guide complet de l'extraction intelligente des données des formulaires 

18 mars 2024

Alors que les entreprises continuent de traiter un volume toujours croissant de formulaires, de factures et de documents, le besoin de précision, de rapidité et d'adaptabilité dans l'extraction de données n'a jamais été aussi prononcé. La technologie traditionnelle de reconnaissance optique de caractères (OCR) est depuis longtemps un élément essentiel du traitement des formulaires, mais à mesure que la technologie progresse, les attentes en matière de solutions plus intelligentes et plus intelligentes évoluent également.  

Qu'est-ce que le traitement des formulaires OCR ? 

L'OCR, ou reconnaissance optique de caractères, est une technologie qui convertit différents types de documents, tels que les documents papier numérisés et les fichiers PDF, en données modifiables et consultables. 

Le traitement des formulaires OCR fait spécifiquement référence à l'application de la technologie OCR pour extraire les données des formulaires. Ces formulaires peuvent inclure des contrats, des enquêtes, des candidatures et des dossiers médicaux. 

Étapes clés du traitement des formulaires OCR 

L'OCR convertit les images de texte en texte lisible par machine en suivant ces étapes : 

Étape 1 : Numérisez et numérisez l’image. 

L'OCR scanne et modifie l'image texte dans un format numérique, comme un fichier bitmap ou vectoriel. Cela crée une grille de pixels ou de points qui montrent les formes et les couleurs de l'image. 

Étape 2 : Améliorez la qualité de l’image. 

L'OCR améliore la qualité et la lisibilité de l'image en utilisant des techniques telles que la réduction du bruit, la binarisation, la correction de l'inclinaison, la segmentation et la mise à l'échelle. Ces techniques suppriment tout ce qui n'est pas nécessaire, comme la poussière, les ombres ou l'arrière-plan, et modifient la direction, la taille et la qualité de l'image. 

Étape 3 : Reconnaître les caractères et les symboles. 

L'OCR identifie les caractères et symboles individuels de l'image à l'aide de méthodes telles que la correspondance de modèles, les réseaux neuronaux ou l'apprentissage automatique. Ces méthodes font correspondre les formes et les motifs des pixels ou des points avec une liste de caractères et de symboles connus et sélectionnent le meilleur. 

Étape 4 : Corrigez et améliorez la précision du texte. 

L'OCR corrige et améliore la précision du texte en utilisant des techniques telles que l'analyse contextuelle et le traitement du langage naturel. Ces techniques vérifient et corrigent les erreurs ou différences dans le texte et utilisent pour ce faire des indices tels que la position, la taille, la police et la signification du texte. 

Limites du traitement des formulaires OCR

Bien que l'OCR soit un outil précieux, il n'est pas parfait et peut rencontrer certains défis lors de l'extraction des données. La précision des formulaires OCR varie en fonction des différents types de formulaires : formulaires structurés/à mise en page fixe et semi-structurés. 

Les formulaires structurés ont une présentation et un format fixes et prédéfinis, comme les formulaires fiscaux, les enquêtes ou les formulaires de demande. L'OCR fonctionne bien avec les formulaires structurés ; cependant, sa précision n'est jamais à 100% tandis que certains outils OCR sont limités à une précision de 95 %. Par conséquent, vous perdez environ 3 à 5 % de vos données si vous utilisez l'OCR pour l'extraction de données. 

En revanche, les formulaires semi-structurés ont une mise en page et un format variables et dynamiques, comme les factures, les reçus ou les contrats. Jusqu'à 80%80% de toutes les formes sont semi-structurées. Le traitement des formulaires OCR est encore moins performant lorsqu’il s’agit de formulaires semi-structurés. Par conséquent, le traitement des formulaires OCR compromet davantage la précision. 

Certaines des erreurs courantes que l'OCR peut commettre sont : 

  • Manquer ou lire des lettres ou des chiffres erronés, en particulier des symboles 
  • Mélanger des lettres ou des chiffres qui se ressemblent, comme O et 0, ou l et 1 
  • L'OCR dépend de la qualité des images d'entrée, qui peut être affectée par des facteurs tels que la résolution, l'éclairage, le contraste et le bruit. Des images de mauvaise qualité peuvent entraîner des erreurs et une mauvaise reconnaissance du texte. 
  • L'OCR fonctionne mieux avec les polices standard et l'alphabet latin. Il peut avoir des difficultés à reconnaître les polices uniques et les langues non latines. 
  • L'OCR peut avoir des difficultés avec les documents présentant des mises en page et des structures complexes ou spécifiques, tels que plusieurs colonnes, tableaux ou graphiques. Ces éléments peuvent interférer avec le processus de reconnaissance et de segmentation du texte. 
  • L'OCR peut avoir une capacité limitée à reconnaître des caractères et des symboles spéciaux, tels que des notations mathématiques, des signes monétaires ou des émoticônes. Ces caractères et symboles peuvent ne pas faire partie du jeu alphanumérique standard pour lequel les systèmes OCR sont conçus. 

Ces défis peuvent également affecter l’exactitude et la fiabilité des résultats OCR. 

Extraction intelligente de données de formulaire

L’extraction intelligente des données des formulaires constitue une meilleure alternative au traitement des formulaires, car elle surmonte les limites de l’OCR. L'extraction intelligente de données de formulaire utilise l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour extraire des données pertinentes à partir de diverses sources et formats, tels que des documents, des images ou des formulaires. Il peut également valider, vérifier, structurer et enrichir les données extraites, les rendant ainsi prêtes à une utilisation ou une intégration ultérieure.  

Validation et vérification des données 

L'extraction intelligente de formulaires peut vérifier les données extraites par rapport à des règles prédéfinies, des bases de données ou des sources externes pour garantir leur exactitude et leur exhaustivité. Il peut également signaler toute donnée manquante, incorrecte ou incohérente pour un examen ou une correction plus approfondi. 

Par exemple, l'extraction intelligente de formulaires peut vérifier l'identité d'un client en comparant les données extraites de son document d'identité avec son profil en ligne ou un service tiers. Cela peut aider à prévenir la fraude, le vol d’identité ou le blanchiment d’argent. 

L’extraction intelligente de formulaires offre également une précision supérieure à celle des méthodes OCR traditionnelles. Les modèles OCR n'offrent pas une précision à 100 % ; leurs plages de précision, tandis que l’extraction basée sur un modèle basée sur l’IA peut fournir une précision jusqu’à 100 %. Par conséquent, une meilleure approche consisterait à utiliser des solutions basées sur l’IA simultanément avec la technologie OCR.   

Structuration et enrichissement des données 

L'extraction intelligente de formulaires peut organiser les données extraites dans un format structuré, tel que JSON, XML ou CSV, qui peut être facilement intégré à d'autres systèmes ou applications.  

Par exemple, l'extraction intelligente de formulaires peut structurer les données extraites d'un contrat dans un tableau indiquant les parties, les conditions, les dates et les montants impliqués. Il peut également ajouter des métadonnées, telles que la source, le format et l'emplacement du contrat. 

L'extraction intelligente des données de formulaire utilise l'IA pour améliorer la qualité des données. L'IA peut appliquer des techniques telles que l'apprentissage automatique, le traitement du langage naturel, la vision par ordinateur et l'apprentissage profond pour analyser, interpréter et valider les données des formulaires. 

Avantages de l’extraction intelligente de formulaires

Les avantages commerciaux de l’extraction intelligente de formulaires sont multiples, tels que : 

  • Productivité et efficacité accrues : L'extraction intelligente des formulaires peut réduire le temps et les efforts nécessaires au traitement manuel des formulaires, permettant ainsi au personnel de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela peut également augmenter l’évolutivité du traitement des formulaires, permettant ainsi une prestation de services plus rapide et plus fiable. UN Étude Forbes a révélé que les techniques d'extraction basées sur l'IA permettent d'économiser environ 30 à 40 % des heures consacrées aux tâches d'extraction. 
  • Amélioration de la qualité et de la précision des données : L'extraction intelligente de formulaires élimine les erreurs humaines, telles que les fautes de frappe, les erreurs de lecture ou les omissions, qui peuvent compromettre la qualité et l'exactitude des données. Il peut également garantir la cohérence et la standardisation des données sous différentes formes et sources. 
  • Informations et analyses de données améliorées : L'extraction intelligente de formulaires peut libérer la valeur des données cachées dans les formulaires, en les transformant en un format structuré et utilisable. Il peut également permettre une analyse des données plus approfondie et plus riche, en fournissant des informations supplémentaires, telles que des métadonnées, des horodatages ou des scores de confiance. Cela peut aider les entreprises à obtenir des informations, à prendre des décisions et à stimuler l’innovation. 

Applications de l’extraction intelligente de formulaires

L'extraction intelligente de formulaires peut jouer un rôle essentiel dans divers secteurs, tels que la santé, les assurances, la banque et la chaîne d'approvisionnement, pour rationaliser des tâches telles que l'examen des documents, l'analyse des contrats, le traitement des factures, etc. Voici des exemples de la manière dont l'extraction intelligente de formulaires peut être appliquée dans différents domaines : 

Système de santé 

L'extraction intelligente de formulaires aide les prestataires de soins de santé et les assureurs à automatiser le traitement des formulaires médicaux, tels que les réclamations, les ordonnances, les rapports de laboratoire et les dossiers des patients. Cela réduit les erreurs manuelles, accélère les remboursements, améliore les soins aux patients et garantit le respect des réglementations. Par exemple, l'extraction intelligente de formulaires peut extraire les informations de diagnostic, de traitement et de facturation d'un formulaire de réclamation et les faire correspondre aux antécédents médicaux et à la police d'assurance du patient. Il peut également signaler tout écart, tel qu'une surfacturation, une sous-facturation ou des réclamations en double. 

L'un des principaux fabricants de dispositifs médicaux, Boston Scientific, dispose d'un traitement automatisé des formulaires, traitement des factures, des résumés de transmission, des processus de pré-enregistrement et du traitement des stocks pour améliorer le service client. Outre les économies monétaires (240,000 XNUMX $ US), cela a permis un traitement sans erreur des données médicales. 

Assurance 

L'extraction intelligente de formulaires peut aider les compagnies d'assurance à rationaliser le traitement des formulaires, tels que les polices, les demandes, les réclamations et les renouvellements. Cela peut améliorer le service client, réduire les coûts opérationnels, améliorer la détection des fraudes et optimiser la gestion des risques.  

Par exemple, l'extraction intelligente de formulaires peut extraire les informations personnelles, sur le véhicule et sur les accidents d'un formulaire de réclamation d'assurance automobile et les comparer avec les détails de la police et l'évaluation des dommages. Il peut également signaler toute réclamation suspecte ou frauduleuse, telle qu'une simulation d'accident, des dommages gonflés ou de fausses blessures. 

Services bancaires 

L'extraction intelligente de formulaires peut aider les banques et les institutions financières à automatiser le traitement des formulaires, tels que les demandes de prêt, les rapports de solvabilité, les documents d'identité et les relevés. Cela peut améliorer l’expérience client, réduire le temps de traitement, augmenter la sécurité et se conformer aux réglementations. 

Par exemple, l’extraction intelligente de formulaires peut extraire les informations sur les revenus, les dépenses et les dettes d’un formulaire de demande de prêt et calculer la cote de crédit et l’éligibilité au prêt du demandeur. Il peut également vérifier l'identité et l'historique financier du demandeur en recoupant les données extraites de sa pièce d'identité et de son relevé bancaire. 

L’extraction intelligente de formulaires peut également permettre à l’équipe financière d’économiser beaucoup de temps et d’argent, en réduisant les retouches causées par l’erreur humaine. Selon a rapport par Gartner, l'extraction intelligente des données peut permettre à l'équipe financière d'économiser 25,000 878,000 heures de retravail en raison d'une erreur humaine, ce qui coûte 40 XNUMX $ par an pour une entreprise comptant XNUMX membres d'une équipe comptable. 

Chaîne d'approvisionnement 

L'extraction intelligente de formulaires aide les entreprises de chaîne d'approvisionnement et de logistique à automatiser le traitement des formulaires, tels que les factures, les bons de commande, les bons de livraison et les connaissements. Cela améliore l’efficacité, la précision, la visibilité et la collaboration tout au long de la chaîne d’approvisionnement.  

L'extraction intelligente de formulaires peut extraire les informations sur le produit, la quantité, le prix et la livraison d'une facture et les faire correspondre au bon de commande et au bon de livraison correspondants. Il peut également signaler toute anomalie, telle que des livraisons manquantes, incorrectes ou retardées. 

Exploiter la puissance de l’extraction intelligente de formulaires avec Astera ReportMiner 

Astera ReportMiner est un outil puissant qui vous permet de capturer, transformer et convertir des données à partir de n'importe quel formulaire ou format de document. Il combine le meilleur de l’automatisation basée sur l’IA et des capacités OCR pour rationaliser vos flux de travail d’extraction et d’intégration de données. 

  • Extraction de données à partir de divers formats : Astera ReportMiner peut gérer un large éventail de formats de documents, notamment les PDF, les formulaires PDF, PRN, TXT, RTF, DOC, DOCX, XLS et XLSX. Qu'il s'agisse de factures, de rapports ou d'autres données structurées ou non structurées, ReportMiner peut extraire efficacement des informations pertinentes. 
  • IA avancée : ReportMiner exploite les algorithmes d’IA pour identifier automatiquement les champs de données dans les documents. Il peut analyser intelligemment les noms, adresses et autres points de données critiques. Cela garantit une extraction précise, même à partir de documents complexes. 
  • Modèles d'extraction réutilisables : Avec ReportMiner, vous pouvez créer des modèles d'extraction réutilisables. Ces modèles vous permettent de gérer de manière cohérente plusieurs fichiers avec des formats similaires. En définissant les règles d'extraction une seule fois, vous pouvez atteindre une précision allant jusqu'à 100 % dans l'extraction de données sur divers documents. 
  • Intégration OCR : Lorsqu'il s'agit de documents numérisés ou de PDF non extractibles (qui contiennent des images), ReportMiner propose une option OCR. L'OCR lui permet de traiter des copies numérisées et de les convertir en texte lisible par machine, qui peut être analysé via des modèles d'extraction. 
  • Validation des données et assurance qualité : ReportMiner non seulement extrait les données, mais valide également leur qualité. Vous pouvez nettoyer et corriger tout élément mal lu ou toute lecture erronée à l'aide du mode édition. Cela garantit que les données extraites sont exactes et fiables. 

Ne manquez pas d'exploiter le potentiel de vos données non structurées : essayez Astera ReportMiner aujourd'hui! Vous pouvez télécharger l'essai gratuit de 14 jours ici ou demandez une démo personnalisée ici.   

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