OCR vs. IDP : quel est le moyen idéal pour extraire des données à partir de documents ?

La capacité d'extraire des données clés d'un document avec précision et en temps opportun est inestimable pour les entreprises, car la prise de décision en dépend. Dans le but d'améliorer leurs flux de travail de gestion et de traitement de documents existants, les dirigeants d'entreprise et les responsables des données se livrent souvent au débat OCR vs. IDP. L'IDP et l'OCR permettent tous deux d'accélérer l'extraction d'informations à partir de documents, mais c'est là que s'arrêtent leurs similitudes. Et cela signifie qu'ils sont plus différents que similaires. La question est donc de savoir dans quelle mesure. 

Qu'est-ce que l'OCR ? 

L'acronyme OCR signifie « reconnaissance optique de caractères ». Comme son nom l'indique, il identifie les caractères (glyphes ou mots) imprimés, dactylographiés ou manuscrits à partir d'images, de documents numérisés et de fichiers PDF et les convertit en texte lisible par machine. L'OCR utilise une combinaison de technologies et de techniques, la vision par ordinateur et la reconnaissance de formes étant les principales méthodes d'analyse des données visuelles et d'identification de motifs. 

Du point de vue d’une organisation, l’OCR accélère extraction de données de documents pour soutenir les processus métier, comme le traitement rapide d’un grand nombre de factures. 

Comment fonctionne l'OCR ? 

Supposons que vous recevez un document, ou que vous en numérisez un vous-même, et que vous l'importez dans le logiciel OCR. Il traduit les informations visuelles afin que votre ordinateur puisse comprendre les caractères, les chiffres et les mots qu'il contient. Cela implique quelques étapes clés : tout d'abord, le logiciel OCR traite l'image pour détecter et isoler le texte. Ensuite, il identifie les formes des caractères individuels et les associe à ses base de données interne, essentiellement lire le texte. 

Pour identifier des modèles, il compare les formes de l'image aux formes connues des lettres et des chiffres, en utilisant souvent l'apprentissage automatique pour améliorer la précision au fil du temps. Mais voici le problème : l'OCR, en soi, est littéral. Il ne comprend pas le contexte ou le sens. Si vous numérisiez une facture avec l'OCR, il extrairait tout le texte, y compris les parties non pertinentes comme les clauses de non-responsabilité, vous laissant le soin de parcourir manuellement les données pour trouver ce dont vous avez besoin. 

Qu'est-ce que l'IDP ? 

IDP signifie traitement intelligent des documents. Il donne à l'extraction d'informations un tout nouveau sens car il automatise l'ensemble du flux de travail de gestion et de traitement des documents. IDP utilise une combinaison d'OCR, de ML, d'intelligence artificielle (IA) et traitement du langage naturel (NLP) pour extraire des données tout en le comprenant et en le validant. Contrairement aux outils OCR autonomes, Logiciel IDP fournit une solution unifiée pour l'extraction de données de documents sans avoir à intégrer plusieurs solutions ou cadres. 

Comment fonctionne l'IDP ? 

Après avoir numérisé et extrait le texte à l’aide de l’OCR, IDP applique des algorithmes ML et des techniques NLP pour lui donner un sens.

La PNL fournit un contexte autour des mots aidant le système identifier Les informations clés à extraire sont les noms, les dates, les numéros de facture ou tout autre champ pertinent pour la tâche. Les modèles d'apprentissage automatique entraînent le système à s'adapter à différents types et mises en page de documents, même s'ils sont incohérents ou non structurés. Cela permet à IDP de classer correctement les documents et d'extraire les données requises. 

Les données extraites, qui sont désormais significatives, sont validées pour leur exactitude grâce à une vérification humaine dans la boucle pour les champs critiques, et intégrées dans des systèmes en aval tels que des bases de données, des ERP et des CRM, ou des flux de travail tels que traitement automatisé des factures or Automatisation des comptes créditeurs (AP). 

En savoir plus: Qu'est-ce que le traitement intelligent des documents (IDP) ?

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OCR vs. IDP : toutes les différences en un coup d'œil 

Au niveau de base, l’OCR est un outil d’extraction de texte simple, tandis que l’IDP est un solution complète pour l'automatisation des documents, ce qui fait de l'IDP un meilleur choix pour les entreprises qui cherchent à faire évoluer et à rationaliser leurs processus. Voici toutes les différences entre l'IDP et l'OCR : 

Différents cas d'utilisation auxquels OCR et IDP s'adressent

Il est essentiel de comprendre les cas d'utilisation spécifiques auxquels chaque technologie est adaptée pour sélectionner le bon outil, d'autant plus que l'objectif est de rationaliser les flux de travail de gestion des documents en réduisant les efforts manuels et en améliorant la précision. Ci-dessous, nous explorons les principales applications des deux technologies dans différents secteurs :

Cas d'utilisation de l'OCR

L'OCR s'adresse à des cas d'utilisation plus simples :

• Conversion de formulaires de patients manuscrits ou imprimés en dossiers numériques, facilitant ainsi le stockage et l'archivage des dossiers par les prestataires de soins de santé. récupérer les données du patient
• Extraire des détails tels que les numéros de facture et les montants des factures des fournisseurs dans un format cohérent pour enregistrer et gérer facilement les paiements
• Numériser des livres, des articles et d'autres contenus et les rendre consultables et accessibles en ligne
• Améliorer le traitement des formulaires avec l'OCR pour extraire rapidement des données à partir de contrats, d'enquêtes et d'autres documents

Cas d'utilisation de l'IDP

Contrairement à l'OCR, l'IDP répond à des besoins de traitement de documents plus complexes et dynamiques :

• Automatisation des factures et des comptes fournisseurs en extrayant et en validant des données importantes, telles que les numéros de facture, les noms des fournisseurs, les références des bons de commande et les totaux, même à partir de différentes présentations de factures
• Automatiser le traitement des formulaires de prêt, des relevés bancaires, et pièces justificatives en matière financière
• Dans le domaine des assurances, IDP automatise l'extraction et la classification des formulaires de réclamation, des documents de police et des preuves justificatives
• Traitement des formulaires d'admission des patients, des résultats de laboratoire ou des demandes d'indemnisation médicale pour intégrer des données structurées dans les dossiers médicaux électroniques (DME)

Faut-il choisir OCR ou IDP ?

Selon la taille de votre organisation et le cas d'utilisation, la question peut sembler redondante, d'autant plus que l'IDP inclut l'OCR comme l'une des nombreuses technologies sous-jacentes au traitement des documents. Ainsi, si vos besoins sont susceptibles de croître ou d'évoluer dans un avenir proche, il vaut la peine d'envisager l'IDP dès le départ. Cependant, l'OCR présente certains avantages qui lui sont propres : il est rentable, simple à mettre en œuvre et à maintenir pour des tâches simples, et n'est pas affecté par les failles de l'IA, comme l'hallucination.

Voici quelques facteurs à prendre en compte lors du choix entre IDP ou OCR :

Quand choisir l’OCR ?

L'OCR peut s'avérer être une solution simple et rentable si vous êtes une petite entreprise et que les facteurs suivants s'appliquent :

• Vous n'avez besoin de numériser des documents que pour plus accessible stockage, récupération et archivage
• Vous manipulez des documents structurés avec des mises en page cohérentes, comme des formulaires ou des factures
• Vos besoins en matière de traitement de documents ne vont pas au-delà de l'extraction de texte de base
• Vous avez déjà ou prévoyez d'intégrer des logiciels ou intégrations pour valider les données
• Vous disposez des moyens de gérer l'intervention manuelle nécessaire à l'organisation des données et à la gestion des erreurs

Quand faut-il opter pour l’IDP ?

Au contraire, l’IDP est le meilleur choix si vous travaillez dans une grande organisation et que les facteurs suivants s’appliquent :

• En plus des documents structurés, vous traitez régulièrement de grands volumes de documents non structurés et semi-structurés, et vos opérations commerciales exigent précision, évolutivité et adaptabilité à de nouveaux types de documents au fil du temps.
• Vous recherchez une relation à long terme, solution évolutive pour rationaliser le traitement des documents À l'échelle
• Vous avez des cas d'utilisation avancés comme le traitement de factures de plusieurs fournisseurs ou l'extraction de clauses clés de contrats, et vous avez besoin d'un solution automatisée pour extraire des données avec contexte, y compris la classification et la validation spécifiques au domaine
• L'automatisation est essentielle à vos flux de travail et vous devez intégrer les données extraites dans d’autres systèmes ou applications métier
• Le budget n'est pas une contrainte et vous êtes prêt à investir dans une solution qui offrirait un meilleur retour sur investissement en réduisant les coûts et en améliorant l'efficacité opérationnelle

Pour aller plus loin

Pour résumer, pensez à l’OCR comme un point de départ pour l’extraction de données de documents, tandis que l’IDP est le choix à l’épreuve du temps pour traitement automatisé des documents et une gestion avec efficacité et évolutivité.

Une fois que vous avez décidé si vous avez besoin d'IDP ou d'OCR, l'étape suivante consiste à intégrer une plate-forme automatisée, une plate-forme qui simplifie et accélère le traitement des documents—dans votre pile de gestion de données et de documents. Si vous êtes prêt à discuter de votre cas d'utilisation de traitement de documents, contact Astera dès aujourd’hui.

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