Automatisez l'extraction des données des formulaires fiscaux en 5 étapes faciles

A Rapport Smartsheet a révélé que plus de 40 % des travailleurs passent au moins un quart de leur semaine de travail à extraire manuellement des données. Les fiscalistes de nombreuses organisations passent des heures, voire des jours, à trier des piles de documents papier ou PDF, à rechercher des informations pertinentes et à les saisir dans des feuilles de calcul ou des bases de données.

Cela représente beaucoup de temps et d’argent gaspillés dans un processus fastidieux et sujet aux erreurs. Heureusement, il existe une meilleure façon de gérer l’extraction des données des formulaires fiscaux. Avec Astera ReportMiner, vous pouvez automatiser l'ensemble du processus et économiser du temps, de l'argent et des tracas.

Pourquoi l’extraction de données de formulaires fiscaux est-elle importante ?

L'extraction de données de formulaires fiscaux, en particulier à partir de documents tels que W-2, 1099 et 1098, est cruciale pour les particuliers, les entreprises, les fiscalistes, les prêteurs, les institutions financières, les chercheurs et les analystes pour diverses raisons :

• Déclaration de revenus précise : L'automatisation de l'extraction des données garantit une déclaration de revenus précise et opportune pour les particuliers et les entreprises, réduisant ainsi le risque de pénalités, d'intérêts et d'audits de la part de l'IRS.
• Services améliorés : Les fiscalistes et les comptables peuvent fournir de meilleurs services aux clients grâce à des données extraites avec précision, telles que la planification fiscale, la conformité, l'optimisation et la résolution.
• Réduction de risque: Les prêteurs et les institutions financières peuvent vérifier avec précision les revenus et la solvabilité des emprunteurs, réduisant ainsi le risque de défaut et de fraude.
• Analyse approfondie : Les chercheurs et les analystes peuvent étudier les tendances économiques et sociales sur la base de données fiscales telles que la répartition des revenus, la charge fiscale, les incitations et l'évasion fiscale.

L'automatisation de l'extraction des données des formulaires fiscaux est essentielle car elle :

• Gain de temps et de ressources : Réduire les efforts manuels et les erreurs de saisie des données tout en augmentant la vitesse de traitement.
• Améliore la précision et la cohérence : La standardisation des modèles d'extraction de données minimise les variations de qualité des données.
• Améliore la conformité et la sécurité : Garantir que les données extraites respectent les réglementations fiscales et sont stockées en toute sécurité.

Comment Astera Transforme l'extraction de données de formulaires fiscaux

Astera ReportMiner est une puissante solution d'extraction de données non structurées qui automatise et rationalise l'extraction de données de formulaires fiscaux. Astera ReportMiner capture et convertit les données non structurées dans un format structuré. Il exploite les capacités avancées d'OCR et d'IA pour extraire les données de n'importe quel document, y compris les PDF numérisés, les PDF numériques et d'autres sources non structurées.

Avec Astera ReportMiner, vous pourrez :

• Créer et réutiliser des modèles d'extraction: Vous pouvez facilement créer et réutiliser des modèles d'extraction pour différents formulaires fiscaux à l'aide de l'interface intuitive par glisser-déposer. Vous pouvez créer des modèles d'extraction pour les formats fiscaux courants, tels que W-2, 1099, 1040, etc. Ils peuvent créer ces modèles en utilisant ReportMiner, personnalisez-les en fonction de leurs besoins spécifiques et réutilisez-les sur plusieurs documents de même format. Vous pouvez également définir les règles et la logique d'extraction des données, telles que les types de données, les formats, les validations et les transformations.
• Extraire des données de plusieurs sources: vous pouvez extraire des données de plusieurs sources, telles que des PDF numérisés, des PDF numériques, des images et d'autres documents non structurés. Avec une précision et une rapidité élevées, vous pouvez utiliser le moteur OCR intégré pour reconnaître et extraire des données de documents numérisés ou basés sur des images. Vous pouvez créer des modèles d'extraction en quelques clics, afin qu'ils n'aient plus besoin de fournir des modèles et de créer manuellement des régions et des champs de données. Cela réduit le travail manuel de création d’un modèle d’extraction, particulièrement utile lorsque les documents ont des mises en page complexes ou étendues.
• Intégrer et exporter des données vers plusieurs destinations: Vous pouvez intégrer et exporter les données extraites vers diverses destinations, telles que des bases de données, des fichiers, des outils BI ou d'autres applications. Vous pouvez utiliser les connecteurs intégrés pour vous connecter à des sources et destinations de données courantes, telles que SQL Server, Oracle, Excel, CSV, XML, JSON et les API Power BI et Tableau. Vous pouvez également utiliser le connecteur API REST pour intégrer d'autres applications personnalisées ou tierces.

Démonstration de solution : comment Astera Automatise l'extraction de données de bout en bout des formulaires fiscaux

Étape 1 : Création du projet

La première étape consiste à créer un Astera projet. Pour ce cas d'utilisation, vous n'avez pas non plus besoin d'ajouter le fichier source au projet. Avec Astera, vous pouvez traiter n'importe quel fichier non structuré, tel que des PDF numérisés, des PDF numériques, des formulaires, .TXT, .CSV et d'autres documents non structurés. Pour cet exemple, vous utiliserez un fichier PDF numérique contenant des formulaires W-2.

Étape 2 : automatisation du traitement des e-mails

Pour accéder aux données du formulaire fiscal W2, vous devez surveiller les e-mails entrants pour détecter les pièces jointes du formulaire fiscal W2, les déplacer vers un dossier désigné et les marquer comme lus. Vous pouvez automatiser cela en créant et en planifiant un pipeline de données.

Cela garantira un traitement rapide des formulaires W2 dès leur réception, rationalisera le flux de travail d'extraction des données, facilitera la gestion centralisée des pièces jointes et améliorera la gestion des e-mails. Pour ce faire, vous devrez :

• Configurez une source de courrier électronique dans l'artefact de flux de données de Astera ReportMiner, où vous configurez la connexion de messagerie.

• Flux de données pour télécharger les pièces jointes dans un dossier local à partir d'e-mails non lus avec « Formulaires » dans le sujet (ce flux de données est programmé pour s'exécuter en continu) :

• Définissez les critères de filtre pour sélectionner uniquement les e-mails avec « Formulaires » dans la ligne d'objet.

• Dans l'objet Email Source, activez l'option permettant de télécharger les pièces jointes et spécifiez le chemin du dossier dans lequel vous souhaitez stocker les pièces jointes téléchargées. Les pièces jointes des emails apparaissent automatiquement dans le dossier choisi :

• La destination Excel dans le flux de données illustré dans la figure 2 stocke les chemins de toutes les pièces jointes téléchargées :

Étape 3 : Création d'un modèle de rapport pour le formulaire fiscal

L'étape suivante consiste à créer un modèle de rapport pour le formulaire fiscal W2 afin que vous puissiez définir les champs de données, les types de données et les règles d'extraction. Cela permettra une extraction précise de W2 à partir des champs de données, améliorant ainsi la qualité et la fiabilité des informations extraites. Pour ce faire, vous devrez :

• Ajoutez un nouveau modèle de rapport au projet. Vous pouvez ajouter un exemple de fichier de formulaire fiscal W2 comme mise en page du rapport et ajuster les paramètres de page et les marges si nécessaire.
• En règle générale, les utilisateurs doivent spécifier les régions dont ils souhaitent extraire les données et les champs de données au sein de ces régions. Cependant, AsteraLe moteur d'extraction avancé alimenté par l'IA de vous permet de créer un modèle d'extraction W2 en un seul clic :

• Lorsque vous cliquez sur Créer à l'aide de l'IA sur l'écran précédent, ce qui suit apparaît :

• Une fois le traitement ci-dessus terminé, le modèle de rapport créé par l'IA est prêt :

Étape 4 : Pipeline de données pour le traitement d'un formulaire fiscal unique

L'étape suivante consiste à créer un pipeline de données pour traiter un seul formulaire fiscal W2 afin d'extraire les données des PDF du formulaire fiscal W2, de normaliser les champs numériques, de valider les informations fiscales, de générer des champs de validité et de transférer les données traitées vers une base de données de destination. Cela garantira une extraction cohérente et précise des informations critiques des formulaires W2, améliorera la cohérence et la lisibilité des données, garantira l'exactitude et la conformité des données, facilitera la surveillance du statut des formulaires fiscaux W2 et l'identification des erreurs, et permettra le stockage centralisé des données W2 extraites. Pour ce faire, vous devrez :

• Créer un nouveau flux de données dans Astera et ajoutez le modèle de rapport que vous avez créé à l'étape précédente en tant qu'objet source.
• Ajoutez un objet de transformation, tel que Nettoyage des données pour nettoyer les données, comme supprimer des caractères comme $, les espaces indésirables, remplacer les chiffres nuls par des zéros, etc.

• Ajoutez un objet de validation et appliquez des règles métier pour valider les informations fiscales, telles que la vérification des valeurs manquantes, la correspondance avec les données de référence, la validation des taux d'imposition, etc.

• Ajoutez un nouveau champ au dossier fiscal indiquant le statut de validité de chaque formulaire fiscal W2, tel que valide, invalide ou en attente, en fonction des résultats de validation.

• Ajoutez un objet de destination, tel qu'une table de base de données ou un fichier plat, et utilisez-le pour transférer les données traitées vers une base de données de destination pour un stockage et une récupération sécurisés. Ce qui suit est un aperçu des données chargées dans la base de données lorsqu'un seul formulaire fiscal W2 est traité :

Étape 5 : automatisation du flux de travail

La dernière étape consiste à automatiser l'ensemble du flux de travail d'extraction des données afin que vous puissiez déclencher le traitement des fichiers de formulaires fiscaux W2 chaque fois qu'un nouveau fichier apparaît dans le dossier de pièces jointes que vous avez préparé. Cela automatisera la récupération des pièces jointes, garantira un flux de données continu pour le traitement, facilitera l'accès aux pièces jointes traitées, rationalisera le traitement en automatisant la gestion des fichiers, garantira une gestion efficace des fichiers et permettra des mises à jour de la base de données en temps réel. Pour ce faire, vous devrez :

• Créez un nouveau flux de travail dans Astera et ajouter  Informations contextuelles. ContextInfo prend les informations contextuelles de l'exécution du travail planifié. Ici, il obtiendra le chemin du fichier qui déclenchera ce flux.
• Ajoutez une tâche de flux de données et utilisez-la pour exécuter le flux de données que vous avez créé à la troisième étape afin de traiter un seul formulaire fiscal W2.
• Ajoutez une tâche de système de fichiers et utilisez-la pour supprimer le fichier de formulaire fiscal W2 traité du dossier des pièces jointes après l'exécution du flux de données.

• Le workflow déclenche le traitement des formulaires fiscaux W2 au fur et à mesure que votre équipe les reçoit dans le dossier des pièces jointes de l'e-mail. Une fois terminé, le flux de travail stockera automatiquement les enregistrements de chaque pièce jointe d'e-mail dans la base de données de destination :

• Chaque fois que votre workflow reçoit une nouvelle pièce jointe de formulaire W2 par email, celle-ci passe en traitement (constaté par le changement de nom).

• Une fois le formulaire fiscal W2 traité, il sera supprimé du dossier, en veillant à ce que seuls les nouveaux fichiers apparaissant dans le dossier soient traités :

• Planifiez l'exécution du flux de travail sur le déclencheur de dépôt de fichier dans le dossier des pièces jointes.

Impact de l'automatisation sur l'extraction des données des formulaires fiscaux

• Réduisez le temps d’extraction des données des formulaires fiscaux : L'extraction automatisée des données des formulaires fiscaux vous permet de réduire le temps d'extraction des données de quelques heures à quelques minutes en automatisant et en rationalisant le processus. Vous pouvez traiter plus de 100,000 XNUMX formulaires fiscaux en une fraction du temps et respecter les délais et les réglementations en matière de déclaration et de déclaration fiscales. Avec Astera, votre équipe peut réduire le temps consacré à l'extraction des données en jusqu'à% 80.
• Améliorer la qualité et la précision des données: L'extraction automatisée des formulaires fiscaux vous permet d'améliorer la qualité et l'exactitude des données par 90%, en utilisant les fonctionnalités intégrées de nettoyage et de validation des données. Vous pouvez garantir l’exhaustivité et l’exactitude des données extraites et éviter toute erreur ou pénalité.
• Économisez des coûts et des ressources: L'extraction automatisée des formulaires fiscaux vous permet de réduire les coûts en éliminant le besoin de saisie manuelle des données ou de logiciels complexes et coûteux. En conséquence, votre équipe peut réduire les coûts de main-d’œuvre et d’exploitation et augmenter la productivité et l’efficacité du personnel.

Grâce à l'extraction automatisée des formulaires fiscaux, vous pouvez extraire les données des formulaires fiscaux rapidement, facilement et avec précision, en exploitant les données à des fins de reporting, d'analyse ou de conformité. Votre entreprise peut améliorer la satisfaction et la fidélisation de ses clients, lui donnant ainsi un avantage concurrentiel sur le marché.

Astera ReportMiner est une puissante solution d'extraction de données qui gère n'importe quel formulaire fiscal et source de données non structurées. Que vous ayez besoin d'extraire des données de W-2, 1099, 1040 ou de tout autre formulaire fiscal, Astera ReportMiner peut le faire en quelques minutes. Aucun codage ou script n’est requis. Il suffit de pointer et de cliquer. Imaginez les heures que vous pourriez gagner et les erreurs que vous pourriez éviter grâce à cette automatisation.

Si vous souhaitez essayer Astera ReportMiner pour vous-même, vous pouvez démarrer une essai 14-day gratuit aujourd'hui ou planifier une démo personnalisée avec nos experts et obtenez une présentation personnalisée de Astera ReportMinerles caractéristiques et les capacités de. Ne manquez pas cette opportunité de faire passer votre extraction de données au niveau supérieur avec Astera ReportMiner.