
Qu'est-ce que la numérisation de factures ? Comment ça marche, avantages, applications
La numérisation des factures est une étape cruciale dans la gestion du processus de comptes fournisseurs (AP) de toute entreprise. Vous pensez peut-être que la numérisation des factures n'est plus nécessaire si les factures sont reçues par voie électronique.
Cependant, selon Bottomline Rapport sur l'état des paiements électroniques, plus de 48 % des factures sont reçues au format papier. En d'autres termes, les factures papier font encore partie intégrante des comptes fournisseurs modernes, tout comme la numérisation des factures.
Dans ce blog, nous verrons ce qu'est la numérisation de factures, comment elle fonctionne, ses avantages et ses cas d'utilisation potentiels.
Qu'est-ce que la numérisation de factures ?
La numérisation des factures, comme son nom l'indique, fait référence au processus de numérisation des factures papier. Cela peut être fait en balayage la facture ou en prenant une photo de la facture.
Lors de la numérisation des factures et extraction des données de facture sont souvent utilisés de manière interchangeable, ce sont deux étapes différentes dans le flux de travail global de traitement des factures. En termes simples, la numérisation des factures consiste à convertir les factures du format papier au format numérique, tandis que capture de facture il s'agit d'extraire des informations de la facture.
Néanmoins, une gestion efficace des factures ne peut être réalisée sans numérisation, en particulier la numérisation des factures. Avant cette technologie, les équipes de comptabilité fournisseurs devaient saisir manuellement les données, ce qui consommait un temps et des ressources précieux. La numérisation des factures a changé la donne, en automatisant une grande partie du travail et en rendant l'ensemble du processus plus simple et plus efficace.
En bref, la numérisation des factures représente la transition de la facturation papier vers les systèmes numériques, qui offrent des avantages considérables (nous y reviendrons plus tard).
Comment fonctionne la numérisation des factures
La numérisation des factures est généralement effectuée à l'aide de la technologie OCR. OCR, abréviation de reconnaissance optique de caractères, est une technologie largement utilisée qui permet de convertir du texte imprimé ou illustré en données numériques. Elle reconnaît les caractères des documents ou images numérisés et les convertit en texte modifiable et consultable. Bien que l'OCR existe depuis un certain temps déjà, les avancées récentes dans les technologies d'IA transforment également le fonctionnement de l'OCR.
Cela dit, voici à quoi ressemble généralement la numérisation de factures à l'aide de l'OCR :
1. Saisie de factures
Les équipes de comptabilité fournisseurs reçoivent des factures via diverses sources de données. Par exemple, certains fournisseurs les envoient par courrier électronique, tandis que d'autres envoient des factures papier, qu'un employé numérise ensuite et télécharge en ligne. Cette première étape consiste à connecter de manière transparente toutes les sources de données à la logiciel de numérisation de factures.
2. Extraction des données
Tout comme la source varie, la structure, la mise en page et les champs de données d'une facture peuvent également varier considérablement entre différents entrepreneurs et fournisseurs. extraction de données l'étape consiste à identifier et à extraire les champs pertinents pour le traitement, soit par OCR ou IDP (traitement intelligent des documents).
3. Traitement des données
Une fois les champs pertinents extraits de toutes les factures, le les données subissent un traitementLe traitement peut varier d’une solution à l’autre, mais il implique généralement l’alignement des champs de données avec des modèles prédéfinis.
La numérisation des factures alimentée par l'IA utilise des algorithmes pour traiter les données en fonction des factures précédemment traitées afin de garantir que tous les champs de données pertinents ont été extraits avec précision.
4. Validation des données
Une fois les données de la facture traitées, elles sont validées sur la base de règles de validation prédéfinies. Il peut s'agir, par exemple, de vérifier que les données de la facture se situent dans une plage acceptable, par exemple, ne datant pas de plus de 90 jours, afin de confirmer qu'elles sont effectivement exactes. La validation des données garantit également que toutes les données qui ne répondent pas aux normes établies sont acheminées vers une vérification manuelle.
5. Approbation de la facture
Dès que la validation est terminée, la facture est acheminée vers la ou les personnes concernées pour approbation. Cet acheminement est basé sur des workflows d'approbation prédéfinis qui peuvent être mis en place dans le cadre du traitement global des factures.
6. Paiement
Une fois la facture validée, l'équipe des comptes fournisseurs traite le paiement. Les paiements peuvent également être automatisés pour les factures récurrentes grâce à la fonctionnalité de paiement intégrée.
Bien que ces étapes puissent varier en fonction d’un certain nombre de facteurs, la numérisation moderne des factures garantit que la plupart d’entre elles sont automatisées grâce aux technologies d’IA et d’apprentissage automatique et nécessitent une intervention humaine minimale.
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Expérimenter Astera dès aujourd’hui.8 avantages de la numérisation des factures pour les équipes AP
Jusqu'à présent, nous avons expliqué ce qu'est la numérisation des factures et comment elle fonctionne. Voyons maintenant comment la numérisation des factures profite aux équipes de comptabilité fournisseurs :
1. Optimisation et efficacité des ressources
L'automatisation de la numérisation des factures permet aux équipes AP de réduire les tâches de saisie manuelle des données en plus de 80%. Plus que 50 % des professionnels AP considèrent la saisie manuelle des données comme leur plus grand défi, et 71 % souhaitent automatiser la numérisation de leurs factures pour accélérer leurs opérations AP.
2. Économies de coûts
La numérisation des factures peut également entraîner des économies de coûts importantes pour les équipes AP, car elle réduit, voire élimine complètement, le besoin de saisie manuelle des données.
Selon les estimations, 80 % des entreprises s’attendent à une augmentation du volume de factures que leurs équipes de comptabilité fournisseurs devront traiter dans les années à venir. Compte tenu de cette augmentation du volume, la numérisation automatisée des factures peut aider les entreprises à économiser sur la saisie manuelle des données et à éviter les pénalités de retard de paiement.
3. Précision accrue
D’après PYMNTS85 % des responsables financiers pensent que l'automatisation de la numérisation des factures conduit à des processus plus précis. De plus, 47.1 % des professionnels AP Je pense que l’un des plus grands défis liés aux factures est celui des erreurs et des divergences de données, qui entraînent des retards de processus pour les approbateurs et les parties prenantes.
L'OCR basé sur l'IA étant de plus en plus utilisé, sa précision accrue en fait un investissement rentable pour les équipes AP de toutes tailles.
4. Des cycles de paiement plus rapides
En automatisant la numérisation des factures, les équipes AP peuvent non seulement rationaliser le traitement des factures, mais également accélérer le cycle de paiement jusqu'à 50 %. L'avantage global est que les entreprises peuvent améliorer considérablement leur gestion de trésorerie.
5. Une plus grande évolutivité
Le manque d'évolutivité de la numérisation manuelle des factures constitue un obstacle majeur pour les entreprises qui cherchent à se développer. La numérisation des factures peut aider les entreprises à évoluer sans avoir à embaucher des ressources supplémentaires pour la saisie des données.
6. Amélioration de la gestion des données
Solutions modernes de numérisation de factures améliorer également l'ensemble gestion des données pour les entreprises à plus d'un titre. Par exemple, comme toutes les factures sont stockées et traitées numériquement, les données stockées sont faciles à organiser, à rechercher et à récupérer en cas de besoin.
7. Facilité de conformité
Les équipes AP ont également des responsabilités en matière de conformité et d'audit à remplir. Avec des factures traitées manuellement, la préparation des rapports pour l'audit peut prendre beaucoup de temps. Cependant, automatisation du traitement des factures peut aider les équipes AP à accéder instantanément aux factures enregistrées et à générer des rapports en un rien de temps.
8. De meilleures relations avec les fournisseurs
Grâce à des cycles de paiement plus rapides, la numérisation des factures a également un impact positif sur les relations avec les fournisseurs. Les entreprises qui traitent les paiements dans les délais sont en mesure de nouer des partenariats durables et favorables avec leurs fournisseurs, ce qui se traduit par des avantages commerciaux à long terme.
Numérisation des factures : les 10 secteurs qui en bénéficient le plus
Nous avons discuté des nombreux avantages que présente l'investissement dans la numérisation moderne des factures. Quels sont les secteurs qui en tireront le plus de bénéfices ? Certains secteurs, comme les services financiers, les soins de santé, la technologie et logistique, présentent des défis AP uniques que la numérisation des factures peut résoudre.
1. Commerce de détail et commerce électronique
Les secteurs de la vente au détail et du commerce électronique ont des volumes de transactions élevés, de multiples fournisseurs et nécessitent une rotation rapide des stocks. Outils modernes de numérisation de factures peut permettre aux entreprises du secteur de rationaliser leurs comptes fournisseurs, d’améliorer les relations avec les fournisseurs et d’obtenir une visibilité en temps réel sur leurs flux de trésorerie pour gérer efficacement la demande fluctuante.
2. Fabrication
Le secteur manufacturier doit faire face à des chaînes d'approvisionnement complexes et à des commandes d'achat fréquentes, qui nécessitent un rapprochement précis des factures et des paiements en temps opportun pour éviter les retards de production. En rationalisant la numérisation des factures, les entreprises peuvent mettre en œuvre un rapprochement automatisé des factures, des bons de commande et des reçus, un meilleur contrôle des coûts et une réduction des risques de perturbations de la chaîne d'approvisionnement.
3. Soins de santé
Notre secteur de la santé est connue pour ses exigences élevées en matière de conformité, sa grande variété de fournisseurs et ses délais de paiement stricts. En automatisant la numérisation des factures, les entreprises peuvent garantir la conformité réglementaire, la tenue de registres précis et une intégration transparente avec les systèmes d'approvisionnement.
4. Construction et immobilier
Dans le secteur de l'immobilier et de la construction, de nombreux fournisseurs, sous-traitants et paiements basés sur des projets peuvent rendre la numérisation manuelle des factures difficile. Cependant, avec la bonne solution, les entreprises peuvent bénéficier d'avantages tels qu'un suivi centralisé des factures, des flux d'approbation plus rapides et la possibilité de gérer les paiements liés aux étapes du projet.
5. Services financiers
Notre secteur des services financiers Le secteur des services financiers doit également faire face à des volumes de transactions importants et à la nécessité de mesures strictes de sécurité et de prévention de la fraude. La numérisation rationalisée des factures peut améliorer la détection des fraudes, accélérer les approbations de paiement et améliorer la conformité réglementaire.
6. Technologie
Merci beaucoup entreprises du secteur technologique Les entreprises technologiques doivent faire face à une croissance rapide, à des relations internationales avec les fournisseurs et à des modèles de dépenses basés sur les abonnements. Grâce à la numérisation automatisée des factures, les entreprises technologiques peuvent bénéficier de processus évolutifs, d'une intégration transparente avec les systèmes ERP et CRM et de rapports en temps réel pour une meilleure prise de décision.
7. Hospitalité
La multiplicité des sites, la grande diversité des fournisseurs et les habitudes de dépenses saisonnières font partie intégrante du secteur de l'hôtellerie. Cependant, la numérisation automatisée des factures garantit une gestion centralisée des paiements des fournisseurs, des remises pour paiement anticipé et une meilleure gestion des flux de trésorerie.
8. Éducation et organismes à but non lucratif
Les organisations du secteur de l'éducation et du secteur à but non lucratif sont soumises à des budgets limités et à une stricte responsabilité en matière de fonds provenant de donateurs ou de subventions. En automatisant le traitement de leurs factures, elles peuvent obtenir des rapports transparents, réaliser des économies de coûts et utiliser plus efficacement leurs ressources limitées.
9. Logistique et transport
Entreprises de logistique et de transport gérer les facturations et paiements fréquents pour le carburant, l'entretien et les services tiers. Grâce à une numérisation et des paiements de factures rationalisés, ils peuvent bénéficier d'un rapprochement automatisé des factures, d'approbations plus rapides et d'un suivi en temps réel des dépenses pour un meilleur contrôle du budget.
10. Énergie et services publics
Les entreprises du secteur de l’énergie et des services publics sont soumises à une surveillance réglementaire stricte et traitent avec de nombreux fournisseurs d’équipements, de fournitures et de services. Comptes fournisseurs automatisés les aide à améliorer la conformité, à permettre un traitement plus rapide des factures et à renforcer la prévention de la fraude.
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