Un guide complet sur l'automatisation des flux de travail

Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?

L'automatisation du flux de travail implique l'automatisation de tâches et de processus répétitifs dans une séquence à l'aide de la technologie, réduisant ainsi le besoin d'intervention manuelle. Il s’agit de concevoir, créer, déployeret en automatisant les processus métier tels que la saisie de données et les interactions avec les clients.

L'automatisation des flux de travail utilise des logiciels pour remplacer les processus manuels et papier. Son objectif principal est de garantir que les bonnes personnes travaillent sur les bonnes tâches au bon moment. Il aide les entreprises à standardiser leurs processus de travail, à se conformer aux règles et politiques établies et à améliorer la visibilité et la responsabilité à chaque étape du processus.

Importance de l’automatisation du flux de travail

L'automatisation des flux de travail permet aux tâches, aux documents et aux informations de circuler automatiquement entre les activités liées au travail. Il réduit la consommation de ressources et le temps et minimise les risques d'erreurs humaines, améliorant ainsi l'efficacité, la visibilité et la responsabilité d'une entreprise.

Rationalisation des approbations

Des processus d’approbation retardés peuvent entraîner des délais non respectés. L'automatisation du flux de travail crée un chemin clair pour les approbations. Les tâches sont automatiquement transférées d'une personne à l'autre, avec des rappels et des notifications envoyés pour garantir des décisions rapides. Cette maintient les projets sur la bonne voie et élimine le besoin de suivi manuel.

Précision et visibilité

Lors de la saisie manuelle des données, les fautes de frappe et les erreurs peuvent entraîner des erreurs, ayant un impact sur tout, des factures clients aux délais du projet. L'automatisation du flux de travail s'intègre aux systèmes existants, remplissant automatiquement les champs de données et éliminant le risque d'erreur humaine. Cette automatisation garantit la précision et fait gagner du temps.

Prendre des décisions éclairées

L'automatisation du flux de travail peut créer automatiquement des rapports basés sur des données en temps réel. Le rapport vous donne les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions rapides et éclairées sans attendre qu'elles le soient. être compilé.

Communication claire

L'automatisation du flux de travail établit une piste de communication claire. Toutes les personnes impliquées reçoivent les informations nécessaires et restent sur la même longueur d’onde tout au long du processus.

Comment mettre en œuvre l'automatisation du flux de travail

La mise en œuvre de flux de travail automatisés est un processus stratégique qui implique la création d'un environnement de travail efficace et rationalisé. Il comprend plusieurs étapes :

1. Identifiez les tâches répétitives

Commencez par déterminer quelles tâches répétitives peuvent être facilement automatisées et lesquelles nécessitent une intervention humaine. Hiérarchisez ces tâches en fonction de vos objectifs commerciaux.

2. Créer un diagramme de flux de travail

Une fois vos priorités définies, établissez un diagramme de flux de travail. Il décrit chaque étape du processus du début à la fin, à l'aide de symboles pour représenter les tâches, les points de décision et les transitions. Commencez par identifier les points de début et de fin du flux de travail, en cartographiant chaque séquence d'étape et en détaillant les points de décision ainsi que leurs conditions.

Attribuez des rôles et des responsabilités pour chaque étape et révisez le diagramme en fonction des commentaires des parties prenantes pour garantir que le flux de travail automatisé est simple et efficace.

3. Implémenter et déployer le workflow

Utilisez un logiciel d'automatisation simple par glisser-déposer pour configurer votre flux de travail. Ces outils vous permettent de construire le flux de travail en plaçant les tâches, les points de décision et les actions dans une séquence logique sans avoir besoin de connaissances techniques approfondies. Commencez par définir la séquence de flux de travail telle que tracée dans le diagramme.

Configurez les déclencheurs et les conditions qui lancent automatiquement chaque tâche ou point de décision, tels que des intervalles de temps spécifiques ou des entrées de données. Teste le flux de travail en profondeur pour identifier et résoudre tout problème. Une fois testé, déployez le flux de travail dans les départements ou équipes concernés, en vous assurant que tous les utilisateurs comprennent leurs rôles et responsabilités au sein du flux de travail automatisé.

4. Testez l'automatisation du flux de travail

Les tests sont essentiels pour voir si l’automatisation fonctionne. Utilisez les tests d'acceptation utilisateur (UAT) pour détecter et résoudre les problèmes. Cela implique que les utilisateurs finaux vérifient si le flux de travail fonctionne bien dans des situations réelles. Les testeurs simulent des tâches de flux de travail pour détecter les bugs ou les erreurs, garantissant ainsi que l'automatisation répond à toutes les exigences et attentes. La réalisation de l'UAT signifie que le flux de travail automatisé s'exécute de manière fluide et efficace après le déploiement.

5. Mesurer les indicateurs de performance clés

Utilisez les outils d'analyse de votre système pour surveiller les performances de votre flux de travail. L'examen régulier des commentaires vous permet de savoir ce qui fonctionne et ce qui doit être modifié.

Automatisation du flux de travail vs automatisation des processus

L'automatisation des flux de travail et l'automatisation des processus représentent des approches distinctes pour optimiser les opérations commerciales. L'automatisation du flux de travail se concentre sur la rationalisation des tâches au sein d'un processus spécifique, telles que l'automatisation des processus d'approbation, la génération de rapports et extraire des données à partir de rapports complexes. Il améliore l’efficacité et la précision à un niveau granulaire.

L'automatisation des flux de travail est un sous-ensemble de l'automatisation des processus qui adopte une perspective plus large, englobant des processus métier entiers du début à la fin.

Par exemple, l'automatisation de l'ensemble du cycle de commande à l'encaissement, depuis la passation de la commande jusqu'au traitement des paiements, est une approche holistique qui optimise les opérations de bout en bout, y compris plusieurs étapes, systèmes et parties prenantes.

L'automatisation du flux de travail peut également rationaliser les étapes d'un processus plus étendu. Par exemple, dans intégration de données, l'automatisation du flux de travail peut automatiquement l'extraire, le transformer et le charger dans un système désigné.

Automatisation des flux de travail vs RPA (automatisation des processus robotiques)

L'automatisation des flux de travail optimise le flux de tâches et d'informations au sein d'un processus métier. Cela implique de créer des étapes ou des règles pour automatiser des actions répétitives, telles que l'acheminement de documents pour approbation, la génération de rapports ou l'envoi de notifications. La RPA utilise des robots logiciels pour imiter les actions humaines sur un système informatique. Ces robots peuvent interagir avec plusieurs applications, extraire des données et effectuer des tâches basées sur des règles.

Exemples d'automatisation du flux de travail

Automatisation du workflow n'est pas confiné à un seul département ; cela peut bénéficier à la prestation de services dans toute l’entreprise.

• L'automatisation du flux de travail RH rationalise les processus d'intégration et de départ des employés. Il aide les nouvelles recrues à s'intégrer de manière transparente dans l'organisation et gère efficacement l'accès et les actifs des employés qui partent.
• L'automatisation du flux de travail gère les tâches de données de routine. Par exemple, un système nettoie automatiquement les données en supprimant les doublons, en standardisant les formats et en corrigeant les erreurs.
• L'automatisation du flux de travail de gestion des contrats réduit les retards liés aux contrats et garantit le respect des termes et conditions. Il automatise les processus de création, d'approbation et de renouvellement des contrats.
• L'automatisation du flux de travail de gestion des actifs informatiques crée un système permettant de suivre et de gérer automatiquement le cycle de vie des actifs informatiques. Ce processus optimise l’utilisation des ressources et réduit les coûts.
• L'automatisation du flux de travail extrait des points de données spécifiques de divers documents ou systèmes. Par exemple, un système extrait automatiquement les numéros de facture, les dates et les montants des e-mails entrants et les enregistre dans un fichier. base de données.
• L'automatisation du flux de travail de gestion des changements permet d'automatiser les approbations et la mise en œuvre des modifications de l'infrastructure informatique, des applications et des services. L'automatisation garantit que les modifications sont efficacement suivies, testées et déployées.
• L'automatisation du workflow combine des données provenant de différentes sources. Par exemple, un processus fusionne automatiquement les données client d'un Système CRM avec les données de commande d’une plateforme de commerce électronique pour créer un profil client unifié.

Logiciel d'automatisation du flux de travail

Le logiciel d'automatisation des flux de travail rationalise les processus métier en minimisant les tâches manuelles avec des règles, séquences et actions spécifiques. En automatisant les tâches répétitives, les entreprises libèrent du temps aux employés pour des tâches stratégiques ou créatives. Le logiciel d'automatisation des flux de travail favorise la collaboration entre les membres de l'équipe via des canaux de communication centraux et des flux de travail partagés. Cela permet également l’échange d’informations et une prise de décision rapide.

Que rechercher dans un logiciel d'automatisation des flux de travail

Le bon fournisseur de système d’automatisation des flux de travail doit répondre aux besoins de l’entreprise. En raison de leur demande croissante, les systèmes d’automatisation des flux de travail sans code ouvrent la voie parmi les options. Cependant, le choix d’une solution nécessite de prendre en compte bien plus que sa simple nature sans code. L'évaluation de différents facteurs est essentielle pour garantir que le logiciel répond efficacement aux préoccupations d'une organisation.

• Convivialité: L'outil doit avoir une interface claire et intuitive qui permet aux utilisateurs de créer et de gérer des flux de travail sans expertise technique approfondie.
• Générateur de flux de travail visuel : Une interface glisser-déposer permet aux utilisateurs de créer visuellement des flux de travail, rationalisant ainsi le processus de conception et réduisant les erreurs.
• Personnalisation et flexibilité : L'outil doit offrir des options de personnalisation pour adapter les flux de travail aux besoins et processus spécifiques de l'entreprise.
• Capacités de flux de travail : Utilisez des fonctionnalités telles que la logique conditionnelle, les boucles et le traitement parallèle pour gérer efficacement les flux de travail complexes.
• Capacités d'intégration : Une intégration transparente avec les systèmes et applications existants est essentielle pour le flux de données et la continuité des processus.
• Sécurité et conformité: Recherchez un outil offrant des mesures de sécurité et une conformité aux normes de l'industrie (par exemple, HIPAA, GDPR) pour la protection des données sensibles.
• Surveillance et rapports en temps réel : Le logiciel doit être capable de suivre la progression du flux de travail, d'identifier les problèmes et de mesurer les performances à des fins d'optimisation.

Meilleurs outils pour l’automatisation du flux de travail

Plusieurs outils et plates-formes peuvent être exploités pour l’automatisation des flux de travail. La clé est de trouver celui qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

1. Astera

Astera est une plateforme de données unifiée qui fournit des outils sans code pour combiner et gérer des données provenant de diverses sources. Il permet aux utilisateurs de créer des flux de travail robustes qui automatisent plusieurs gestion des données et les tâches d'intégration, de l'extraction de données et ingestion à la transformation et au nettoyage. La plate-forme basée sur l'IA comprend également des fonctionnalités intégrées gouvernance des données capacités pour assurer la conformité.

Fonctionnalités clés

• AsteraL'interface intuitive de vous permet de concevoir visuellement des flux de travail pour l'extraction, l'intégration, entreposageet API & Gestion EDI.
• Vous pouvez automatiser les tâches pour qu'elles s'exécutent à des intervalles prédéfinis, déclencher des actions en fonction de conditions spécifiques ou lancer des processus lorsque des fichiers sont ajoutés à des emplacements désignés comme des boîtes de réception ou des dossiers.
• La plateforme fournit des représentations visuelles explicites des flux de données, ce qui facilite la compréhension et la gestion de séquences de tâches complexes.
• Il permet la planification automatique des tâches et orchestration de processus basés sur les données, optimisant l'efficacité et réduisant l'effort manuel.
• Astera s'intègre à diverses sources de données, notamment différents types de bases de données, les applications cloud et les systèmes de fichiers, garantissant une connectivité complète des données.
• Astera offre des capacités de surveillance pour suivre les performances au travail et obtenir des informations sur les processus et les résultats des données.

2. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automatiser, anciennement Microsoft Flow, est un service cloud qui permet aux utilisateurs de créer des flux de travail automatisés entre de nombreuses applications et plates-formes.

Avantages

• • Il simplifie les tâches d'automatisation grâce à une interface glisser-déposer conviviale.
  • Microsoft Power Automate s'intègre parfaitement aux applications Microsoft 365.
  • La plateforme permet l'évolutivité et la flexibilité grâce à sa plateforme basée sur le cloud.

Inconvénients

• • Cela nécessite une courbe d’apprentissage pour les scénarios d’automatisation avancés.
  • La plateforme offre un contrôle limité sur le calendrier et la planification des tâches automatisées.
  • Il dépend de l'écosystème Microsoft pour une intégration transparente avec les services non Microsoft.

3. Zapier

Zapier est un outil d'automatisation du flux de travail qui permet aux utilisateurs d'automatiser le transfert d'informations entre les applications.

Avantages

• • Zapier offre une interface simple pour créer des flux de travail d'automatisation sans avoir besoin de compétences en codage.
  • Il prend en charge l'intégration avec plusieurs applications, permettant l'automatisation sur différentes plates-formes.
  • Les utilisateurs peuvent personnaliser les flux de travail avec une logique conditionnelle et des processus en plusieurs étapes pour répondre à des besoins d'automatisation spécifiques.

Inconvénients

• • Le forfait gratuit a des limites et les fonctionnalités avancées nécessitent un abonnement payant.
  • La création de flux de travail complexes nécessite une compréhension de la terminologie et des limites de Zapier.
  • Il s'appuie sur les API des applications connectées, c'est pourquoi les modifications apportées aux fonctionnalités des API peuvent avoir un impact sur la fiabilité du flux de travail.

4. Travailler

Workato est une plate-forme d'automatisation des flux de travail qui permet aux utilisateurs d'intégrer et d'automatiser des flux de travail dans diverses applications et services sans nécessiter de connaissances approfondies en codage.

Avantages

• • Il offre des fonctionnalités avancées de niveau entreprise pour l’automatisation de flux de travail complexes.
  • Workato prend en charge l'intégration avec diverses applications.
  • Il offre de nombreuses options de personnalisation pour des flux de travail sur mesure.

Inconvénients

• • La mise en place de flux de travail complexes nécessite une courbe d'apprentissage en raison des capacités avancées de la plateforme.
  • Il peut s'avérer coûteux pour les petites entreprises ou les particuliers en raison de ses fonctionnalités au niveau de l'entreprise et de sa structure tarifaire.
  • Workato s'appuie sur la stabilité et la disponibilité des API des applications connectées, ce qui peut avoir un impact sur la fiabilité du flux de travail.

5. Flux de baisers

flux de baisers est un logiciel de gestion des processus métier (BPM) basé sur le cloud qui permet aux organisations d'automatiser leurs flux de travail et de rationaliser leurs processus métier.

Avantages

• • Kissflow facilite la création et la gestion de workflows pour les utilisateurs sans expertise technique.
  • Il propose une variété de modèles personnalisables adaptés aux différents processus métier.
  • La plateforme fournit des informations en temps réel sur les performances des processus.

Inconvénients

• • Les options de personnalisation sont limitées pour les flux de travail très spécifiques ou uniques.
  • La structure tarifaire de Kissflow n'est pas destinée aux petites organisations ou à celles ayant des besoins d'automatisation limités.
  • Il existe des problèmes d'intégration et de synchronisation entre Kissflow et des applications tierces spécifiques.

6hXNUMX. Intégrer

Intégration est un logiciel de gestion des processus métier (BPM) et d'automatisation des flux de travail conçu pour aider les organisations à rationaliser leurs flux de travail.

Avantages

• • Integrify permet aux utilisateurs d'automatiser et d'optimiser les flux de travail sans compétences approfondies en programmation.
  • Il propose des formulaires personnalisables et des solutions d'automatisation sur mesure pour divers processus métier.
  • Il offre des fonctionnalités de reporting pour suivre et analyser les performances du flux de travail.

Inconvénients

• • Les options de personnalisation sont limitées pour les flux de travail très complexes ou spécialisés.
  • La plate-forme a une courbe d'apprentissage abrupte pour les fonctionnalités avancées.
  • Integrify a des problèmes d'intégration avec des applications tierces spécifiques.

Conclusion

L'automatisation des flux de travail élimine les tâches manuelles et optimise les processus métier grâce à la technologie. Qu'il s'agisse d'exécuter des tâches à intervalles définis, de capacités de surveillance ou d'orchestration, l'automatisation favorise l'efficacité et la responsabilité au sein des organisations. Automatisation pipeline de données les flux de travail impliquent l'identification des tâches répétitives, la conception visuelle des flux de données et des flux de travail et l'exploitation d'outils tels que Astera, qui offre une plate-forme unifiée et sans code pour automatiser les tâches répétitives et orchestrer les flux de travail afin d'améliorer et d'accélérer la prise de décision.

Téléchargez un essai gratuit aujourd'hui pour découvrir comment vous pouvez automatiser tous vos flux de données avec Astera.