EDI 861 Réception d'avis / certificat d'acceptation

Qu'est-ce que l'EDI 861 Réception d'avis/certificat d'acceptation ?

EDI 861, également connu sous le nom de réception d'avis/certificat d'acceptation, est un format de document électronique utilisé pour transmettre des informations relatives à l'acceptation de biens ou de services dans les transactions B2B. Le document est particulièrement utilisé dans les industries où la réception des marchandises est essentielle, telles que la vente au détail, la fabrication et la distribution.

L'EDI 861 informe l'expéditeur que le destinataire a accepté les biens ou services mentionnés dans la transaction d'accompagnement. Le contenu de ce document comprend généralement des informations telles que l'identification de l'expéditeur et du destinataire, la date et l'heure de réception, le numéro de bon de commande associé, les détails de l'article (tels que le numéro d'article, la description et la quantité) et les informations d'acceptation ou de rejet (par exemple, la raison codes si les marchandises sont rejetées ou si des écarts sont constatés).

Avantages de l'EDI 861

1. Efficacité accrue : EDI 861 automatise le processus d'accusé de réception de biens ou de services, rationalise le processus de réception et élimine le besoin de paperasserie manuelle, d'appels téléphoniques ou d'échanges d'e-mails. En automatisant le processus d'accusé de réception, les entreprises peuvent réduire les tâches administratives, gagner du temps et accélérer le cycle global de traitement des commandes.
2. Amélioration de la gestion des stocks : les informations opportunes et précises fournies par l'EDI 861 permettent une meilleure gestion des stocks. Il aide les entreprises à mettre à jour leurs registres d'inventaire en temps réel et, par conséquent, à maintenir des niveaux de stock précis, à minimiser les ruptures de stock et à optimiser les processus de réapprovisionnement.
3. Réduction des erreurs et des écarts : cela réduit la probabilité d'erreurs pouvant survenir lors de la saisie manuelle des données ou lors de l'utilisation de documents papier. Il fournit des informations claires et structurées sur les marchandises reçues, y compris les quantités et tout écart ou rejet, ce qui aide une entreprise à identifier et à résoudre les problèmes plus rapidement.
4. Traitement plus rapide des commandes : EDI 861 accélère l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement en accélérant le temps de traitement des commandes, ce qui accélère la génération des factures.
5. Visibilité et traçabilité améliorées : l'EDI 861 offre une visibilité accrue sur l'état des biens ou des services reçus. En permettant un échange rapide d'informations sur la réception, l'acceptation et les écarts, il donne aux partenaires commerciaux une visibilité en temps réel sur l'avancement de la commande.

Flux de travail pour l'échange d'avis de réception/certificat d'acceptation EDI 861

Ce document appartient à la catégorie des Ensemble de transactions de la chaîne d'approvisionnement X12M. Cet ensemble de transactions prévoit des pratiques commerciales, coutumières et industrielles établies liées à la notification de réception ou à l'approbation formelle des biens et services.

Implémentation

Pour échanger des documents EDI 861, les partenaires commerciaux doivent convenir de la version spécifique des normes EDI qu'ils utiliseront, telles que ANSI X12 ou EDIFACT, et du protocole de communication (par exemple, AS2, FTP ou VAN) pour la transmission des documents. Ils doivent établir une relation de partenariat commercial et mettre en place l'infrastructure technique nécessaire pour envoyer et recevoir des messages EDI.