
Wat is EDI? De basis van elektronische gegevensuitwisseling uitgelegd
Wat is elektronische gegevensuitwisseling (EDI)?
EDI staat voor electronic data interchange, het geautomatiseerde proces van het uitwisselen van bedrijfsdocumenten, zoals inkooporders (PO) en facturen, tussen een bedrijf en zijn handelspartners. EDI-standaarden, zoals ANSI X12 en EDIFACTZorg ervoor dat deze documenten een consistente structuur hebben, waardoor de communicatie wordt gestroomlijnd en transacties worden versneld.
Organisaties wisselen dagelijks verschillende soorten documenten uit met hun handelspartners. De term handelspartners, of zakenpartners, verwijst naar organisaties (bijv. u en uw leveranciers, verkopers, distributeurs, enz.) die regelmatig betrokken zijn bij de uitwisseling van zakelijke documenten. Traditionele methoden voor het uitvoeren van deze transacties omvatten het verzenden en ontvangen van deze documenten via e-mail en het handmatig opnieuw invoeren van gegevens in systemen. Dit proces is niet alleen foutgevoelig, maar omvat ook documenten met verschillende formaten en structuren die gegevensverwerking onnodig tijdrovend maken.
Electronic data interchange (EDI) automatiseert de uitwisseling van deze documenten door u in staat te stellen gestandaardiseerde digitale documenten van het ene systeem naar het andere te verzenden zonder enige handmatige tussenkomst. Het gestructureerde formaat is van cruciaal belang: digitale systemen en computers gebruiken het om deze documenten te begrijpen en met elkaar te communiceren.
Hoewel PO's, facturen en advance shipping notices (ASN) de meest uitgewisseld documenten zijn, is het scala aan ondersteunde documenten enorm. U kunt vrijwel elk type zakelijk document eenvoudig uitwisselen, waaronder cognossementen, douane-informatie, inventarisrapporten, updates van de verzendstatus en betalingsgegevens.
Een korte geschiedenis van elektronische gegevensuitwisseling
EDI-technologie werd voor het eerst geïntroduceerd als een systeem om goederen in transit bij te houden. Het duurde een aantal jaren voordat het systeem vorm kreeg en evolueerde naar gestandaardiseerde bedrijfsdocumenten en vervolgens naar elektronische berichten zoals we die vandaag de dag kennen.
Toen XML en AS2 voor het eerst werden geïntroduceerd, geloofden velen dat ze EDI zouden vervangen vanwege hun eenvoud en leesbaarheid voor mensen. Later kwamen API's op, wat leidde tot soortgelijke voorspellingen dat ze EDI zouden overnemen. De communicatiestandaard is echter nog steeds sterk: het blijft een zeer betrouwbare en gestandaardiseerde methode voor B2B-communicatie en het uitwisselen van bedrijfsgegevens, met name in sectoren waar naleving, beveiliging en gevestigde infrastructuur cruciaal zijn.
Wat zijn de verschillende EDI-standaarden?
Organisaties die in verschillende branches en regio's actief zijn, maken gebruik van de relevante EDI-normen. Deze omvatten:
- ANSI ASC X12
- VN/EDIFACT
- HIPAA
- EANCOM
- VICS
- ODETTE
- Tradacoms
- VDA
- Rosetta Net
- SWIFT
Meer informatie over EDI-standaarden in detail.
Soorten EDI
We vinden verschillende soorten EDI die in verschillende contexten en industrieën worden gebruikt. Bedrijven kunnen één transactietype aannemen, of een combinatie op basis van de vereisten van hun handelspartner, technische mogelijkheden, beveiligingsbehoeften en industrienormen.
1. Directe EDI
Ook bekend als point-to-point EDI, het brengt een directe verbinding tot stand tussen de systemen van de verzender en de ontvanger, wat de veilige uitwisseling van elektronische documenten zonder tussenpersonen mogelijk maakt. Directe EDI vereist dat beide partijen compatibele systemen en communicatieprotocollen hebben.
2. Waardetoevoegend netwerk (VAN)
A Netwerk met toegevoegde waarde (VAN) is een externe dienstverlener die als tussenpersoon optreedt voor EDI-transacties en biedt veilige gegevensoverdracht, vertaling, documenttracking en berichtrouteringsdiensten. VAN's ontvangen EDI-documenten van één handelspartner in batches verzenden, valideren en verwerken en vervolgens afleveren bij de beoogde ontvanger.
3. EDI met behulp van AS2 (Toepassingsverklaring 2)
AS2 is een internetgebaseerd communicatieprotocol dat de veilige uitwisseling van EDI-documenten via internet mogelijk maakt met behulp van encryptie en digitale handtekeningen. AS2 maakt gebruik van het HTTP- of HTTPS-protocol voor communicatie, wat de reden is dat het de meest gebruikte methode is voor EDI-transacties.
4. EDI met behulp van AS4 (Toepassingsverklaring 4)
AS4 is een uitbreiding van AS2 en biedt een verbeterde berichtenstandaard voor EDI-bestandsuitwisseling. Het voegt extra beveiligingsfuncties toe, bijvoorbeeld ondersteuning voor webservices en verhoogde interoperabiliteit tussen verschillende systemen. EDI via AS4 wordt veel gebruikt in de gezondheidszorg en overheidssectoren.
5. EDI met behulp van FTP/SFTP/FTPS
U kunt ook verschillende bestandsoverdrachtsprotocollen gebruiken voor elektronische gegevensuitwisseling. FTP (file transfer protocol) is het meest basale protocol om EDI-bestanden over een netwerk te verzenden. Omdat FTP niet inherent veilig is, gebruiken organisaties SFTP (gebruikt SSH) om gegevens tijdens de overdracht te versleutelen. FTPS is het tweede alternatief voor FTP dat SSL/TLS gebruikt om gegevens te versleutelen.
6. Web-EDI
Zoals de naam al doet vermoeden, maakt web-EDI transacties mogelijk via webgebaseerde portals of platforms. Handelspartners hebben toegang tot een webinterface om documenten uit te wisselen zonder dat er speciale EDI-software nodig is. Web-EDI is vaak geschikt voor kleinere bedrijven of organisaties met lage transactievolumes of beperkte IT-middelen.
7. Mobiele EDI
Met mobiele EDI kunnen gebruikers bepaalde EDI-gerelateerde taken uitvoeren met mobiele apparaten zoals smartphones of tablets. Het biedt de flexibiliteit om onderweg toegang te krijgen tot EDI-transacties en deze te beheren, wat snelle besluitvorming en reactie op bedrijfsprocessen mogelijk maakt.
Hoe werkt EDI?
EDI werkt als een tweerichtingscommunicatieproces tussen u en uw partners. In een typische EDI-opstelling omvatten documenttransmissie en -ontvangst een point-to-pointverbinding tussen twee systemen, hoewel value-added networks (VAN) ook vaak worden gebruikt. De keuze van de transmissiemethode hangt grotendeels af van de specifieke vereisten van uw organisatie. U bent beter af met een point-to-pointverbinding als u hoge transactievolumes en gevestigde relaties met uw handelspartners hebt. VAN's zijn beter wanneer uw transactievolumes vaak fluctueren en u een divers scala aan handelspartners hebt.
EDI-software of -systeem is de meest basale tool die u nodig hebt om documenten elektronisch te maken, vertalen en verzenden. Naast integratie met uw systemen en het converteren van formaten, kan EDI-software foutcontrole, gegevensvalidatie uitvoeren en u helpen te voldoen aan verschillende standaarden.
Om te begrijpen hoe het EDI-proces werkt, bekijken we een voorbeeld uit de detailhandel tussen een aanbieder (leverancier) en een betaler (detailhandelaar):
- Overeenkomst en opstelling: Een retailer en leverancier gaan een EDI-relatie aan en komen overeen om de ANSI X12 te gebruiken, een veelgebruikte standaard in Noord-Amerika voor het uitvoeren van digitale transacties in verschillende sectoren.
- Documenttoewijzing: De retailer en leverancier werken samen om hun interne systemen in kaart te brengen naar het ANSI X12-formaat voor inkooporders (PO) en facturen. Ze identificeren de specifieke segmenten, elementen en datastructuren en stemmen deze af op hun interne systemen.
- Gegevenstransformatie: Wanneer de retailer een PO genereert binnen zijn bestelsysteem, transformeert het EDI-systeem het PO-document automatisch naar de EDI 850 (inkooporder) ANSI X12 EDI-formaat. Met behulp van de gedefinieerde syntaxis en codes organiseert het de informatie ook in segmenten, zoals koptekst, regelitems en totalen.
- Transmissie: Het systeem van de retailer verzendt de EDI 850 naar de leverancier via een beveiligd communicatieprotocol, zoals SOAP, AS2 (HTTPS) of SFTP. Deze protocollen zijn cruciaal om de gegevensintegriteit tijdens de transmissie te behouden.
- Gegevensverwerking: Zodra het EDI-bestand is ontvangen, valideert het systeem van de leverancier de relevante informatie, zoals productcodes, hoeveelheden, prijzen en leveringsgegevens.
- Bevestiging en reactie: De leverancier genereert een EDI 855 (Bevestiging van aankooporder)) antwoord en stuurt dit terug naar de retailer, ter bevestiging van de ontvangst en acceptatie van de inkooporder.
- Facturering: Het systeem van de leverancier genereert ook een factuur en verstuurt deze als EDI 810 (Factuur)).
- Afstemming en betaling: Het systeem van de retailer verzoent de factuur met de originele PO voordat de betaling wordt uitgevoerd. Zodra de betaling is gedaan, verzendt de retailer EDI 820 (betalingsadvies) als betalingsbevestiging.
De voordelen van elektronische gegevensuitwisseling
EDI biedt verschillende voordelen voor organisaties en hun handelspartners:
Betere beveiliging
Met gebruikersauthenticatie en gegevensversleuteling kunt u gebruikerstoegang effectiever controleren en beheren dan met de traditionele, op papier gebaseerde aanpak. Met dit in gedachten is moderne EDI-software ontworpen om meerdere manieren te bieden om zakelijke documenten te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang.
Verhoogde efficiëntie
EDI-software automatiseert de uitwisseling van zakelijke documenten, waardoor handmatige papiergebaseerde documentverwerking, gegevensinvoer en documenthercodering overbodig worden. De no-code UI leidt tot minder fouten, gestroomlijnde handelingen en snellere transactieverwerking.
Met de papierloze aanpak van EDI verlagen bedrijven ook de kosten die gepaard gaan met de handmatige verwerking van hun papieren documenten. Het elimineert met name de kosten die verband houden met printen, verzending en opslag van documenten, waardoor bedrijven een groter volume aan transacties efficiënt kunnen verwerken.
Verbeterde zichtbaarheid
Het biedt meer inzicht in toeleveringsketens en helpt bedrijven bij het optimaliseren van voorraadbeheer, het plannen van de productie en het effectiever coördineren van de logistiek.
Standaardisatie en naleving
EDI-documentstandaarden zorgen voor consistentie en interoperabiliteit tussen verschillende systemen en organisaties. Ze helpen bedrijven ook om te voldoen aan branchespecifieke standaarden en regelgevingen, evenals aan de vereisten van handelspartners.
Verbeterde partnerrelaties
De snelheid, nauwkeurigheid en efficiëntie van EDI-software dragen bij aan betere relaties met klanten en partners.
Het gebruik van EDI in alle sectoren
Retail
De detailhandel maakt uitgebreid gebruik van EDI voor B2B-gegevensuitwisseling, met name EDI 850 voor PO en 855 voor inkooporderbevestigingen. De verzendfase houdt in dat een leverancier een voorafgaande verzendmelding (856) naar een retailer stuurt met cruciale informatie over de inhoud van het pakket, de verzendtijd en meer. Vervolgens houdt het factureringsproces in dat de leverancier een EDI-factuur uitgeeft (810) om betaling aan te vragen voor geleverde producten. De retailer reageert met EDI 820 (remittance advice), waarmee de betaling aan de leverancier wordt bevestigd. Deze fasen zorgen ervoor dat elke stap van de toeleveringsketen goed is georganiseerd en efficiënte bedrijfsvoering mogelijk maakt.
Gezondheidszorg
In gezondheidszorg, EDI faciliteert de veilige en efficiënte uitwisseling van informatie tussen zorgverleners, verzekeraars, apotheken en andere entiteiten. Het stelt zorgverleners in staat om claims elektronisch in te dienen, wat leidt tot snellere terugbetaling en lagere afwijzingspercentages van claims. Enkele van de meest gebruikte transactiesets in de gezondheidszorgsector zijn: EDI837, EDI835, EDI 270/271 en EDI278.
Logistiek
Het is voor elke organisatie in de logistieke sector EDI-compatibel zijn omdat het de automatisering van taken zoals orderverwerking, verzendingstracking en facturering mogelijk maakt. EDI biedt realtime inzicht in voorraadniveaus, verzendstatussen en leveringsschema's, wat betere planning en besluitvorming mogelijk maakt. EDI-documenten die veel worden gebruikt in de logistieke sector zijn onder andere: EDI310, EDI110, Etc.
De toekomst van elektronische gegevensuitwisseling
De technologische vooruitgang en de groeiende behoefte aan naadloze en betrouwbare B2B-gegevensuitwisseling zullen de belangrijkste drijfveren zijn voor de verdere ontwikkeling van BXNUMXB-gegevens. EDI naar het volgende niveau, dat wil zeggen, het intelligenter, veiliger en beter aanpasbaar maken aan de behoeften van moderne bedrijven.
Met name de kosten en complexiteit van het overstappen van hele ecosystemen van EDI, samen met de bewezen staat van dienst, zullen het nog jaren relevant houden. Veel bedrijven hebben manieren gevonden om EDI-software aan te vullen met nieuwere technologieën, zoals API's en cloudgebaseerde integratieplatforms, in plaats van het volledig te vervangen.
Met kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) geïntegreerd in EDI-software en -systemen, kunnen organisaties nieuwe functies en technieken benutten, zoals intelligente datamapping. Door blockchain toe te voegen aan de vergelijking, worden EDI-gegevens fraudebestendig en eenvoudig te controleren. Op dezelfde manier stelt de integratie van Internet of Things (IoT)-apparaten met EDI-systemen bedrijven in staat om snel te opereren met meer inzicht in gegevens uit hun toeleveringsketens.
Als gevolg hiervan wordt verwacht dat de wereldwijde EDI-markt zal groeien van $ 1.98 miljard in 2023 tot $ 4.52 miljard in 2030.
EDI implementeren met Astera
Astera biedt een EDI-oplossing op ondernemingsniveau die een soepele B2B-gegevensuitwisseling over systemen heen. Het no-code, uniforme platform stelt bedrijven in staat om naadloos de gehele datareis te dekken, inclusief bronextractie, vertaling, generatie van bevestigingen, verificatie en het verzenden van data naar de bestemming. De intuïtieve, drag-and-drop UI stelt zelfs niet-technische zakelijke gebruikers in staat om de aanpassing van transacties, segmenten, elementen en validaties met gemak te verwerken. Met AsteraKunt u:
- complexe, hiërarchische EDI-transacties opzetten
- uitwisselingsdocumenten geformatteerd in ANSI X12, HIPAA (HL7) en EDIFACT
- verwerkt efficiënt grote volumes bestanden, ongeacht de complexiteit
- Automatiseer workflows met behulp van taakplanningsmogelijkheden