Automação de contas a pagar: um guia abrangente

O que é automação de contas a pagar/automação de contas a pagar? 

A automação de contas a pagar — também conhecida como automação de AP — é uma abordagem moderna para lidar com fluxos de trabalho de contas a pagar. Ela combina várias ferramentas e tecnologias, permitindo que as empresas digitalizem e otimizem seus processos de gerenciamento de AP do início ao fim.  

A automação de AP automatiza várias tarefas repetitivas, como recebimento de faturas, reconciliação e relatórios. Para fazer isso, ela usa uma combinação de ferramentas alimentadas por inteligência artificial (IA), como processamento inteligente de documentos (IDP), automação de processos robóticos (RPA) e orquestração do fluxo de trabalho.

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Por que automatizar suas contas a pagar? 

Com processos automatizados de contas a pagar, as empresas não precisam se preocupar com os seguintes desafios: 

• Processos manuais demorados: Inspecionar fisicamente faturas em papel e inserir detalhes relevantes em sistemas internos toma muito tempo. O tempo desperdiçado acaba afetando os prazos de pagamento, resultando potencialmente na empresa incorrendo em multas ou taxas de atraso ou perdendo descontos por pagamento antecipado. 

• Problemas com o papel: Além de ser demorado, lidar com faturas em papel é um incômodo. As faturas podem se acumular rapidamente quando o processamento lento e manual de faturas é a norma. O resultado? Pilhas de faturas e contas que são difíceis de gerenciar, rastrear e armazenar. 

• Erros humanos: Procedimentos manuais criam espaço desnecessário para erros humanos. Esses erros podem variar de erros de cálculo e erros de digitação a esquecimento de inserir uma fatura ou inseri-la mais de uma vez. Corrigir esses erros aumenta a carga de trabalho da contabilidade e requer tempo adicional — e isso é if eles estão presos. 

• Dificuldades de reconciliação: Procedimentos AP da velha escola resultam em gerenciamento de faturas obscuro e difícil de seguir. Faturas em papel não têm rastreabilidade e podem facilmente desaparecer no ciclo de aprovações manuais. Essa transparência diminuída torna desafiador reconciliar pagamentos ou auditar contas.

Como automatizar contas a pagar

Como funciona a automação de AP 

Estes são os principais componentes da automação de contas a pagar: 

1. Captura de faturas  

Na fase inicial, o software de automação de contas a pagar extrai informações relevantes de faturas digitais e as converte em dados estruturados. Essas faturas podem estar na forma de documentos digitalizados, PDFs ou outros formatos. As primeiras ferramentas de automação usavam principalmente reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Plataformas mais novas usam IDP, que combina OCR com algoritmos de aprendizado de máquina (ML), processamento de linguagem natural (NLP) e IA. 

2. Verificação e correspondência de dados 

Após capturar e converter os dados da fatura, a solução de automação de AP os valida em relação aos recibos, ordens de compra e contratos correspondentes. Isso garante consistência entre as faturas e os termos de compra. Nesse estágio, regras predefinidas (configuradas pela empresa) podem rapidamente capturar quaisquer discrepâncias e sinalizá-las para revisão. Isso deixa apenas faturas sem erros para processamento posterior. 

3. Aprovações automatizadas 

Em seguida, as faturas validadas são automaticamente entregues à parte relevante para aprovação. Condições predefinidas são essenciais para manter as coisas fluindo sem problemas neste estágio. As empresas podem escolher classificar as faturas por valores, fornecedores ou outros critérios exclusivos para garantir que não haja conflitos ou sobreposições. Opcionalmente, lembretes e alertas podem ajudar a agilizar ainda mais o processo de aprovação. Essa abordagem automatizada garante que todas as faturas sejam entregues ao departamento ou pessoal correto, diminui o risco de faturas perdidas e registra todas as atividades de aprovação. 

4. Pagamentos de faturas 

Uma vez que uma fatura é aprovada, um sistema de automação de AP pode agilizar o processo de pagamento por meio da integração com sistemas ERP, portais bancários ou sistemas de contabilidade. Ele pode facilitar ainda mais os negócios executando pagamentos em um cronograma, selecionando um método de pagamento ou processando um pagamento automaticamente. Pagamentos automatizados permitem que as empresas liquidem suas dívidas em dia, aumentem sua confiabilidade e credibilidade e construam melhores relacionamentos com seus fornecedores. 

5. Relatórios e Reconciliação 

Quando os pagamentos são concluídos, a reconciliação automatizada os compara com os extratos bancários para confirmar os valores dos pagamentos e os beneficiários, eliminando a necessidade de verificação manual. 

As plataformas de automação de AP também podem criar relatórios detalhados com foco em métricas como média tempo de processamento da fatura, descontos oferecidos vs. capturados e a porcentagem de faturas pagas em atraso. Esses insights sobre métricas de AP ajudam as empresas a identificar espaço para economia e otimização do fluxo de caixa.

Quais tarefas de AP se beneficiam da automação?

A automação é benéfica sempre que as empresas querem diminuir o esforço manual ou o tempo necessário para concluir uma tarefa. Aqui está uma lista de tarefas de AP que podem ser facilmente automatizadas: 

• Data Entrada e Captura de Faturas 

Ferramentas de automação permitem a extração de informações de faturas e outros documentos, reduzindo erros de entrada manual e acelerando o processo de entrada de dados. 

• Validação e correspondência de faturas 

Sistemas automatizados agilizam o processo de correspondência de faturas com ordens de compra e recibos, garantindo que discrepâncias sejam identificadas e resolvidas antes do processamento posterior. 

• Codificação de faturas 

A codificação de faturas pode ser automatizada usando regras predefinidas, permitindo que os códigos corretos do razão geral sejam atribuídos sem intervenção manual. 

• Fluxos de trabalho de aprovação 

Os fluxos de trabalho digitais garantem que as faturas sejam encaminhadas aos aprovadores apropriados de acordo com as políticas organizacionais, acelerando os prazos de aprovação e fornecendo uma trilha de auditoria. 

• Agendamento e execução de pagamentos 

O agendamento automatizado garante que os pagamentos sejam processados ​​no prazo, aproveitando descontos para pagamentos antecipados e evitando multas por atraso. 

• Gestão de informações do fornecedor 

Os sistemas de automação mantêm registros atualizados dos fornecedores, incluindo detalhes de contato, condições de pagamento e documentação de conformidade, dando suporte a interações eficientes com os fornecedores. 

• Relatórios de despesas e reembolsos de funcionários 

Plataformas automatizadas simplificam o processamento de relatórios de despesas categorizando reivindicações, verificando recibos e encaminhando solicitações para aprovação. 

• Detecção de fraude 

Algoritmos inteligentes monitoram dados de transações para detectar padrões incomuns e sinalizar possíveis fraudes, aumentando a segurança nas operações de contas a pagar. 

• Reconciliação bancária 

Ferramentas de reconciliação automatizadas comparam transações registradas com extratos bancários, identificando rapidamente incompatibilidades e garantindo registros financeiros precisos. 

• Análise de Processos AP 

Plataformas de automação fornecem insights sobre processos de contas a pagar por meio da visualização de dados, destacando tendências, gargalos e áreas para otimização.

Benefícios da automação de AP 

Contas a pagar automatizadas levam a benefícios financeiros e não financeiros para uma empresa. Aqui estão alguns dos principais: 

• Maior economia de tempo: A automação de AP tira tarefas manuais repetitivas, como entrada de dados e correspondência de faturas, da equação. A captura e o processamento automatizados de dados diminuem significativamente os tempos de processamento, especialmente em comparação aos métodos manuais. Esse ritmo mais rápido tem um efeito composto e acelera todo o ciclo de AP. 

• Benefícios de custo e mão de obra: A automação de AP reduz drasticamente o envolvimento humano, a intervenção manual e a retificação de erros. Não há faturas físicas para armazenar e nenhuma sobrecarga associada. As empresas economizam em custos de mão de obra, pois não há necessidade de grandes equipes para gerenciar faturas e pagamentos. O pessoal pode, em vez disso, executar tarefas de maior valor que exigem inteligência e julgamento humanos. 

• Melhor conformidade e segurança: Ferramentas de AP automatizadas podem rastrear cada ação realizada em uma fatura ao longo do ciclo de AP e criar uma trilha de auditoria digital que ajuda na conformidade. Essas atividades documentadas facilitam para as empresas atender aos requisitos regulatórios e passar nas auditorias. As soluções de automação também são equipadas com recursos de segurança, como controle de acesso baseado em função e criptografia. Esses recursos diminuem o risco de acesso não autorizado e protegem os dados financeiros. 

• Visibilidade financeira mais clara: Os sistemas de automação de AP rastreiam faturas e pagamentos em tempo real ou quase em tempo real. Essa capacidade fornece às equipes financeiras uma visão clara das obrigações e transações financeiras da empresa. Elas podem planejar pagamentos estrategicamente para melhor utilizar seu capital de giro e reservas de caixa. 

• Sustentabilidade e Impacto Ambiental: As empresas modernas estão sob crescente pressão para priorizar a sustentabilidade em suas operações e estarem atentas ao seu impacto ambiental. A automação de contas a pagar contribui para os esforços de sustentabilidade de uma empresa ao eliminar faturas em papel. Um processo de contas a pagar digitalizado ajuda as empresas a diminuir sua geração de resíduos e reduzir sua pegada de carbono.  

• Maior Precisão Financeira: A automação de AP aumenta a precisão financeira de duas maneiras. Primeiro, minimizando a possibilidade de erros humanos durante o processamento de contas a pagar. Segundo, por meio de medidas de validação integradas que reduzem o risco de pagamentos fraudulentos ou duplicados. Dados financeiros de alta qualidade melhoram a tomada de decisões por meio de insights confiáveis ​​e ajudam na gestão financeira adequada.

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