Processamento automatizado de formulários: um guia prático

Os formulários em papel estão sendo lentamente substituídos por seus equivalentes digitais, mas o preenchimento de formulários ainda é uma grande parte dos negócios. Está normalmente a primeira etapa na coleta de dados de uma empresa e facilita múltiplas funções de negóciosons. A natureza onipresente dos formulários no ambiente de negócios atual necessita da implementação de processamento automatizado de formulários. Coletando manualmente, em processamento, e usando formulários de várias fontes is uso intensivo de recursos e propenso a ser humano erros-questões que automatizado formulário soluções podem resolver facilmente. 

Com o a empresavendacantar uso de automação para economizar tempo e aumentar a eficiência, um número crescente de empresas está vendapercebendo o valor da automação de suas tarefas de processamento de formulários e como isso pode melhorar a entrada e o gerenciamento de dados. 

Este blog leva uma análise aprofundada do processamento automatizado de formulários, explora seus benefícios, e discute como Astera pode ser a solução certa para você. 

O que é processamento automatizado de formulários e como funciona 

O processamento automatizado de formulários usa software para agilizar a forma como sua organização lida com formulários e documentos. Ao usar aplicativos dedicados, sua empresa pode eliminar o tempo e o esforço manual gastos na execução de tarefas associadas, como extração, validação e entrada de dados. 

O processo de automação segue estas etapas: 

Captura e upload de documentos

Ecaptura eletrônica de documentos enazedo as informações do formulário são carregado rapidamente onde você quiser. EUem vez de manualmente entrar informação de formulários preenchidos em yoseu sistema, você pode usar captura eletrônica de documentos paraolá para scuma cópia impressa ou ingerir documentos eletrônicos de uma fonte especificada. 

Extração de dados

Extração de dadosoftware obtém pertinente informações do formulário ou documento utilização técnicas como PDF documento análise, dados consultando, modelos de extração reutilizáveis ​​baseados em padrões, AI-baseado algoritmos, naturais processamento de linguagem (PNL) e Óticoal Personagem Reconhecimento (OCR). 

Validação de dados

Esses dados extraídos serão validado usando suas regras de qualidade de dados especificadas ou outras condições. 

Integração e análise de dados

Dos dados extraídos de seus formulários e documentos são integrados a outros conjuntos de dados. Você pode então usar essas informações compiladas para manutenção de registros, análise, geração de relatórios e obtenção de insights para uma tomada de decisão mais informada.  

Automação de fluxo de trabalho

Baseado no seu requirements, você pode configurar fluxos de trabalho automatizados para encaminhar os formulários para processamento, revisão ou aprovação adicional. Esses fluxos de trabalho moverão perfeitamente o formulário para a próxima etapa especificada com base no resultado do anterior processo. 

Benefícios do processamento automatizado de formulários 

Estes são alguns dos benefícios mais substanciais do processamento automatizado de formulários: 

• Maior eficiência: A automação resulta em um aumento significativo em sua eficiência. Os trabalhos de processamento de formulários são concluídos sem intervenção ou esforço manual, e o foco do seu pessoal pode ser redirecionado para tarefas que se beneficiem disso. 
• Precisão aumentada: Os processos automatizados minimizam a possibilidade de erros humanos afetarem a qualidade dos dados. Como resultado, você pode ter mais confiança nos dados extraídos e em sua precisão. 
• Economia de tempo: O processamento mais rápido por meio da automação diminui o tempo que cada formulário leva para passar dos dados às informações acionáveis. Por si só, um formulário é apenas uma compilação de texto e figuras. No entanto, torna-se uma parte valiosa de um quadro mais amplo, uma vez extraído e integrado com outros dados. Quanto mais cedo você tiver os insights necessários para ajudar na sua tomada de decisão, mais rápido poderá determinar as próximas etapas que precisa realizar. 
• Fluxos de trabalho mais simplificados: A automação elimina as etapas redundantes e de ida e volta do gerenciamento de formulários da sua organização. O resultado é um fluxo de trabalho mais suave e simplificado. 
• Redução de custos: O processamento automatizado de formulários reduz os custos associados ao gerenciamento de formulários, eliminando o trabalho manual e diminuindo as chances de erros – e as etapas envolvidas para corrigi-los. 

Setores que podem aproveitar o formulário automatizado Tratamento 

Qualquer setor que utilize formulários pode se beneficiar do processamento automatizado de formulários. A automação de formulários W2 é um ótimo exemplo aplicável em todos os setores, grandes ou pequenos.  

Você pode manter facilmente registros precisos das informações financeiras críticas de seus funcionários, automatizando a extração de dados do formulário W2. Com isso, fica mais conveniente revisar e analisar seus salários, gorjetas, vencimentos, remunerações adicionais e impostos retidos sobre seus salários. 

[Fonte: Formulário W-2024 2 (irs.gov)]

O processamento automatizado de formulários também oferece vantagens específicas no seguintes domínios: 

Educação 

O processamento automatizado de formulários pode ajudar o setor educacional de diversas maneiras, algumas das quais incluem: 

• A Simplified Processo de Admissão: Admissão umaplicações estão cheios de documentos como informações pessoais, transcrições, ensaios, pessoal declarações e assim por diante. O processamento automatizado de formulários pode separar itens como ensaios e declarações pessoais para revisão manual e automatizar a extração e compilação de outros dadosa. Este pode permitir que as instituições educacionais lidem mais aplicativos com menos esforço. 
• Registros mais precisos: Automatizado os processos de validação e entrada de dados permitem que as instituições educacionais a manter preciso registros estudantis. Isso pode reduzir erros em tarefas administrativas e facilitar manutenção de registros sem erros.
  
  
• Conformidade mais fácil: As instituições educacionais podem permanecer em conformidade com vários regulamentos requirements mais facilmente com o processamento automatizado de formulários. Eles podem gerar relatórios mais atualizados para auditorias, credenciamento e outros objetivos. 

[Fonte: transcrição-amostra em escala.jpg (1978×2560) (iahe.net)]

Assistência médica 

No setor de saúde, o processamento automatizado de formulários ajuda com vários aspectos do paciente vasta experiência tal como: 

• Registro rápido de pacientes: O processamento automatizado de formulários acelera os protocolos de registro de pacientes em instalações médicas. Os pacientes podem ser triados mais rapidamente em emergências, ter tempos de espera mais curtos em visitas regulares, e começar a receber o tratamento necessário mais cedo e com menos burocracia no caminho. 

[Fonte: Clínica Médica e Odontológica Gratuita SOS (squarespace.com)]

• Documentação Médica: Através do processamento automatizado de formulários, as instalações médicas podem a manter preciso registros de saúde e históricos de pacientes atualizados para um atendimento mais eficaz. Eles também podem garantir que os formulários de consentimento sejam vendafacilmente acessível para conformidade ética e legal. No lado administrativo, processos pesados, como cobrança, faturamento e processamento de sinistros de seguros, podem ser melhorados por meio da automação. 
• Coleta de Dados para Pesquisa Clínica: Os pesquisadores clínicos podem utilizar processamento automatizado de formulários para coletar dados de pesquisa com mais facilidade e garantir sua precisão e conformidade com os protocolos de estudo aplicáveis.  

Governo 

No setor governamental, o processamento automatizado de formulários streamlINEs interações entre agências governamentais e cidadãos para melhor desempenho e resultados. Aqui estão alguns exemplos: 

• Prestação de Serviços ao Cidadão: O processamento automatizado de formulários reduz o tempo de processamento required para serviços comuns, como renovações de licenças, solicitações de benefícios e solicitações de licenças. 

[Fonte: REGISTRO DE VEÍCULO/PEDIDO DE TÍTULO (ny.gov)]

• Tempos de resposta mais rápidos: O processamento mais rápido de formulários permite que as agências governamentais respondam mais rapidamente às reclamações, solicitações, solicitações e dúvidas dos cidadãos. A pronta prestação de serviços pode aumentar a satisfação dos cidadãos e melhorar a forma como estes percebem o desempenho de uma agência.
   
• Processos Auditáveis ​​e Transparentes: A automação promove a transparência nos processos governamentais, e o rastro digital que os sistemas automatizados criam durante suas operações facilita sua auditoria. Isto garante a responsabilização e a conformidade regulamentar e aumenta a confiança do público num órgão governamental. 

Financeira 

O processamento automatizado de formulários também serve vários propósitos no setor financeiro, incluindo: 

• Processamento acelerado de empréstimos: Os empréstimos comerciais e ao consumidor constituem um componente importante das operações de uma instituição financeira. O processamento automatizado de formulários acelera os procedimentos de solicitação e aprovação de empréstimos, permitindo que os credores avaliem e aprovem solicitações e desembolsem fundos rapidamente. 

[Fonte: Solicitação de empréstimo de níveis 3, 4, 5 e 6 para membros abrangidos pelos artigos 14, 15 ou 22 (RS5025-A) (ny.gov)]

• Prevenção de Fraudes: O sector financeiro é vulnerável à fraude e a outros casos de crimes de colarinho branco. A análise e validação automatizadas das informações incluídas nos formulários financeiros podem ajudar a mitigar mais facilmente as chances de fraude.
   
• Gestão de Conformidade: O processamento automatizado de formulários ajuda as instituições financeiras a aderir aos regulamentos financeiros e outros requisitos de conformidade, minimizando a sua exposição a multas, penalidades e consequências legais.

Como escolher uma plataforma automatizada de processamento de formulários 

Pronto para escolher uma plataforma automatizada de processamento de formulários para sua organização? Aqui estão alguns fatores a serem considerados: 

Precisão na extração de dados 

Esta é a capacidade de uma plataforma extrair corretamente dados de diferentes tipos de formulários. Verifique a precisão de seus processos de extração e avalie a precisão com que processa os dados. 

Integração sem emenda 

Fácil integração com os sistemas, ferramentas, bancos de dados e aplicativos que você usa atualmente. A alta compatibilidade garante que você tenha a plataforma instalada e funcionando com o mínimo de interrupções no seu fluxo de trabalho. 

customizability 

Uma plataforma personalizável pode acomodar facilmente seus requisitos atuais. Você também pode modificá-lo para acompanhar a evolução das demandas da sua organização. 

Recursos de segurança e conformidade 

Procure recursos de segurança, como criptografia, em sua plataforma automatizada de processamento de formulários e garanta sua conformidade com todas as regulamentações aplicáveis ​​de proteção de dados e privacidade. Sua plataforma pode precisar estar em conformidade com as leis federais e estaduais de privacidade de dados, dependendo do estado em que você está localizado. Também pode haver regulamentações adicionais específicas do setor a serem consideradas. 

Facilidade de uso 

Uma interface intuitiva e fácil de usar reduzirá os requisitos de treinamento e tornará a plataforma mais acessível para administradores, usuários finais e equipes não técnicas. 

AMPLIAR 

A escalabilidade garante o uso de longo prazo e a viabilidade de uma plataforma para sua organização. À medida que sua empresa se expande e seus requisitos de processamento de formulários aumentam, sua plataforma precisa ser capaz de acompanhar o ritmo facilmente. 

Suporte ao cliente 

A equipe de suporte ao cliente do seu fornecedor afetará significativamente a experiência do usuário, pois você trabalhará em estreita colaboração com eles para integrar a plataforma aos seus processos. Verifique processos de integração perfeitos e tutoriais abrangentes que podem preparar suas equipes para todos os aspectos de uso.  

No entanto, um fornecedor confiável envolve mais do que um bom treinamento e documentação abrangente. Verifique a acessibilidade da infraestrutura de suporte ao cliente. Quando surgirem problemas, você deve obter a ajuda necessária para resolvê-los rapidamente. 

Custo e ROI 

Os custos de aquisição de uma nova plataforma não se limitam à sua aquisição. Considere quaisquer taxas adicionais aplicáveis, a estrutura de preços e os custos de configuração e treinamento. Além disso, leve em consideração o retorno potencial do investimento que você espera ver na conservação de recursos e na economia de tempo. 

A Astera Advantage 

Astera combina funcionalidade alimentada por IA com uma interface fácil de usar e sem código e um mecanismo ETL de nível empresarial. O resultado? Uma solução de processamento de documentos ponta a ponta, poderosa e escalável, que ingere prontamente dados de fontes de dados estruturadas, semiestruturadas e não estruturadas. 

Atendendo o cliente requé 15 vezes mais rápido? Reduzindo o tempo de processamento do pedido de compra de horas para 2 minutos? Processando uma fatura em menos de um minuto quando antes demorava de 30 minutos a algumas horas? Está possível com Astera. 

Automatize extração de seus dados, validação e transformação- então envie para baixostream destinos, como bancos de dados, ferramentas de BI e sistemas ERP/CRM, sem intervenção manual para análises, relatórios e outros usos. 

utilização Astera para AutomaProcessamento de Formulário ted 

Astera pode ajudar no processamento automatizado de formulários com: 

• Adicionando um documento: Astera funciona com os formatos PDF, TXT, DOC e XLS. Você pode adicionar esses documentos de e-mail, armazenamento em nuvem, serviços da web, FTP/SFTP e outras fontes.
   
• Extração de dados: Astera permite a criação de modelos de extração manuais e baseados em IA. Depois que um documento é adicionado, esses modelos de extração capturam as informações relevantes.
   
• Preparação de dados: AsteraO recurso Data Prep do permite pré-processar os dados extraídos. Você pode limpá-lo, transformá-lo com base em seus requisitos e validá-lo usando regras especificadas.
   
• Exportação de dados: Você pode então mover os dados processados ​​para um destino de sua escolha, dependendo de seus objetivos. Exporte-o para um banco de dados para integração, uma ferramenta de BI para análise ou um sistema CRM para compilação.
   
• Automação e Agendamento: Depois de configurar a origem do documento, os processos e o destino desejado, use Asterarecursos de automação e agendamento para decidir a frequência desses trabalhos de extração. Por exemplo, você pode configurá-los para serem executados quando um novo documento for detectado no sistema ou em um determinado horário do dia. 

Conclusão 

O processamento automatizado de formulários pode transformar o gerenciamento de formulários em diversos setores, especialmente educação, saúde, governo e finanças. Ao escolher a plataforma de processamento automatizado de formulários certa para suas necessidades, uma organização pode economizar tempo, minimizar atrasos, mitigar erros humanos e redirecionar seus recursos para onde eles são mais necessários. 

Comece a usar uma plataforma automatizada de processamento de formulários projetada para crescer junto com suas operações. Entre em contato para uma cotação or inicie o seu teste gratuito hoje!