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Processamento automatizado de faturas usando Astera ReportMiner

Ammar Ali

Gerenciador de conteúdo

15 de abril de 2024

Durante décadas, o processamento de uma fatura significou essencialmente a digitação manual de informações. As contas em papel passariam por vários pontos de contato e exigiriam muita intervenção manual. Tudo isso mudou nos últimos anos com o processamento automatizado de faturas, pois as empresas procuram reduzir o ciclo de transação e o cronograma de pagamento de uma fatura de várias semanas para dias ou até minutos.

Não é surpresa que o processamento automatizado de faturas — alimentado por Inteligência Artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML) — tornou-se uma abordagem preferida para as empresas modernas. Dada a rápida adoção da extração de dados de IA, é seguro esperar que a automação continue sendo uma força motriz por trás do processamento de faturas.

processamento manual de faturas vs processamento automatizado de faturas

Processamento de Faturas Manual vs. Automatizado

O processamento manual de faturas é uma abordagem demorada e propensa a erros que não é muito eficiente — para dizer o mínimo. Envolve receber faturas em papel de fornecedores, executar a entrada manual de dados no sistema de contabilidade, compará-los com os pedidos de compra para tolerâncias, digitalizar para adicioná-los ao sistema de arquivamento e enviá-los para aprovação. Posteriormente, cada fatura é adicionada manualmente ao ERP.

Depois que todas essas etapas forem concluídas, o pagamento será processado. Agora, esse é um processo manual demorado que consome muito tempo da equipe e custa dinheiro. 51% de empresas dizem que os dados manuais causam mais problemas no processamento de faturas.

As empresas precisam extrair rapidamente informações relevantes das faturas, disponíveis em um formato não estruturado, para processar, validar, armazenar e aprovar pagamentos em tempo real.

E é aí que entra o processamento automatizado de faturas. Ele automatiza todo o processo de recebimento de uma fatura, extraindo informações dela e adicionando as informações ao seu sistema ERP.

Ele melhora significativamente o tempo de processamento de pagamentos, minimiza erros e ajuda as empresas a aproveitar os descontos de pagamento antecipado e evitar taxas atrasadas.

Vamos dar uma olhada em alguns dos principais benefícios que ele traz para a mesa.

 

benefícios do processamento automatizado de faturas

Benefícios do processamento automatizado de faturas

Economia de tempo e dinheiro

O software de processamento de faturas automatizado minimiza o risco de faturas perdidas. Eles salvam as empresas de pagamentos atrasados, levando a multas e relacionamentos tensos com fornecedores. Fazer pagamentos precisos e pontuais também ajuda as empresas a obter taxas de desconto e condições de crédito favoráveis, contribuindo para um fluxo de caixa positivo.

Precisão de dados aprimorada

O erro humano é inevitável ao processar faturas manualmente. Isso pode facilmente levar a descontos perdidos, pagamentos duplicados e pagamentos indevidos. Por outro lado, o uso de uma tecnologia de captura de dados inteligente alimentada por IA minimiza as chances de erros humanos para praticamente nenhuma.

Aumento da produtividade

Examinar faturas, identificar erros, validar seu conteúdo e obter aprovações de pagamento são atividades que consomem muitos recursos. A automação do processamento de faturas elimina a necessidade de executar essas tarefas manualmente, permitindo que os funcionários se concentrem em trabalhos mais críticos e se tornem mais produtivos.

Maior moral dos funcionários

O processamento manual de faturas não é apenas demorado, mas também uma atividade complicada e repetitiva. Permitir que as soluções de extração de dados de IA assumam o controle permite que os funcionários concentre-se em um trabalho mais envolvente e de maior valor isso melhoraria seu moral.

Melhora no relacionamento com fornecedores

A automação simplifica e agiliza o gerenciamento de faturas de fornecedores, facilitando pagamentos pontuais e tratamento eficiente de disputas. Manter boas relações de trabalho com os fornecedores ajuda muito – ajuda as empresas a obter serviços mais rápidos e negociar melhores condições, entre outros benefícios.

E há um monte de vantagens da automação do fluxo de trabalho da fatura, incluindo auditoria aprimorada e conformidade regulatória, chances reduzidas de fraude e muito mais.

Veja como funciona

Algumas das etapas na configuração de um fluxo de trabalho de processamento de faturas automatizado são:

  1. Selecionando uma fonte de arquivo. É aqui que as faturas recebidas são armazenadas.
  2. Gerando um modelo de extração. Você também pode configurar regras de qualidade de dados para garantir a consistência dos dados.
  3. Exportando os dados extraídos para um destino para aprovação.

É simples assim.

Um software de processamento automatizado de faturas pode aproveitar as tecnologias de IA, como processamento de linguagem natural e aprendizado de máquina, para capturar facilmente campos importantes, incluindo descrição do produto ou serviço, quantidade, preço, informações fiscais, condições de pagamento e muito mais.

Processamento inteligente de documentos o software requer supervisão humana mínima. Soluções modernas de automação de faturas permitem que os usuários criem regras de validação predefinidas para gerenciar anomalias, erros e campos ausentes. Os dados validados vão para a solução de planejamento de recursos empresariais ou contabilidade para aprovação de pagamentos e manutenção de registros.

De faturas em PDF digitalizadas a faturas eletrônicas enviadas por Troca Eletrônica de Dados, uma solução automatizada processa todas as faturas provenientes de diferentes origens com precisão e rapidez. Essa abordagem simplifica o processo de contas a pagar, permitindo que as empresas se beneficiem da eficiência de baixo custo e maximizem a produtividade.

Astera ReportMiner: Solução avançada de extração de dados para automatizar o processamento de faturas

Astera ReportMiner é uma solução completa de extração de faturas que pode transformar um grande volume de dados não estruturados em insights significativos. Usando nossa plataforma automatizada e sem código, você pode criar automaticamente modelos de extração para extrair dados de faturas.

Os novos recursos de extração de dados orientados por IA da nossa solução tornaram as coisas mais fáceis do que nunca. Veja como você pode automatizar o processamento de faturas em três etapas:

  1. A fim de utilizar o Astera recurso North Star, você precisará criar um novo projeto de Projeto > Novo > Integração projeto ou abrir um existente projeto em Astera ReportMiner.Etapa 1 da extração automatizada de dados - Iniciando um projeto
  2. Em seguida, clique com o botão direito do mouse na pasta de arquivos de origem no explorador de projetos e selecione Extração de dados com tecnologia AI > Criar modelos de relatório automaticamente usando Astera Estrela do Norte.Etapa 2 da extração automatizada de dados - criação automática de modelos de relatório
  3. Agora que os modelos de relatório foram criados, eles estão prontos para serem usados ​​para extração de dados.Extração automatizada de dados Etapa 3 - Exportando os modelos extraídos

É simples assim! Aproveitando Astera ReportMiner'S Captura Auto tecnologia, você pode extrair dados de faturas em PDF em questão de segundos. Além disso, o recurso de agendamento de tarefas facilitará a automação de contas a pagar. Sempre que uma nova fatura chega do fornecedor, a solução extrai automaticamente os dados e os envia para o destino de sua preferência.

LEIA TAMBÉM: Este Departamento do Governo reduz o tempo de extração de dados da fatura de horas para menos de um minuto

Automatize o processamento de faturas com IA

O processamento automatizado de faturas ajuda os departamentos de contabilidade e finanças a aumentar a eficiência e o tempo de processamento de dados. Reduz a intervenção manual, minimiza erros e elimina roteamentos desnecessários, diminuindo significativamente o tempo de processamento de faturas.

A automação de contas a pagar por meio de software moderno de processamento de faturas permite que os funcionários mudem seu foco para atividades de maior valor agregado. Além disso, o gerenciamento eficiente de faturas de fornecedores ajuda as empresas a manter um bom relacionamento com seus fornecedores, levando a melhores resultados comerciais.

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