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Como automatizar o processamento de pedidos de compra

Ammar Ali

Gerenciador de conteúdo

16 de abril de 2024

No ambiente de negócios acelerado de hoje, um sistema eficiente de processamento de pedidos de compra (PO) é essencial para um ciclo de vendas ideal. Quanto mais rápido uma empresa puder processar pedidos de compra, mais cedo poderá preparar solicitações de fatura para pagamento para garantir um processo de compra mais rápido e melhor gerenciamento de fluxo de caixa.

A maioria das empresas recebe ordens de compra de bens ou serviços por meio de anexos de e-mail. Os arquivos vêm principalmente em um formato PDF digitalizado ou digitalizado, portanto, extrair dados relevantes, como descrições de itens, quantidade, qualidade e outros detalhes, pode ser complicado e demorado.

Neste blog, vamos nos aprofundar no processo de pedido de compra e ver como automatizar o processamento do pedido de compra pode ajudar os membros da equipe em qualquer empresa a capturar dados de arquivos PDF de forma contínua.

Noções básicas do processo de pedido de compra

Uma ordem de compra (PO) é um documento juridicamente vinculativo iniciado por um comprador para solicitar bens ou serviços de um fornecedor. Ele serve como uma confirmação por escrito da intenção de compra do comprador e descreve os detalhes específicos da transação, incluindo descrições de itens, quantidades, preços acordados, datas de entrega e condições de pagamento.

O processo de pedido de compra engloba uma série de ações realizadas pelas empresas para iniciar, autorizar, verificar, manusear e monitorar pedidos de compra, desde a identificação de um requisito até o ponto de entrega ou venda.

O fluxo do processo de pedido de compra

O processo de pedido de compra envolve várias etapas, todas destinadas a garantir o processamento eficiente dos pedidos de compra dentro dos prazos especificados. Vamos entender o fluxo do processo de pedido de compra com um exemplo:

Solicitação e aprovação

O departamento de compras da ABC Electronics identifica a necessidade de 100 unidades de um determinado componente eletrônico. O departamento prepara uma solicitação de compra, detalhando o item, a quantidade e quaisquer requisitos específicos. A solicitação é então analisada pelo gerente do departamento e aprovada, garantindo que esteja alinhada com o orçamento e as políticas de compras da empresa.

Seleção de fornecedores

A equipe de compras pesquisa potenciais fornecedores para o componente eletrônico. Eles avaliam fatores como qualidade, preços, prazos de entrega e reputação do fornecedor. Após consideração cuidadosa, eles escolhem o Fornecedor X com base em preços competitivos, confiabilidade e feedback positivo dos clientes.

Criação de Pedido de Compra

Utilizando as informações do fornecedor escolhido, a ABC Electronics gera um pedido de compra. O documento inclui a descrição do componente, quantidade (100 unidades), preço unitário, custo total, data de entrega solicitada e quaisquer instruções de remessa específicas. A ordem de compra também descreve os termos e condições acordados, como condições de pagamento e quaisquer requisitos de garantia.

Confirmação de pedido

O fornecedor X recebe o pedido de compra da ABC Electronics. Eles revisam os detalhes para garantir precisão e viabilidade. Depois de confirmar a disponibilidade do componente eletrônico, eles enviam uma confirmação do pedido de volta para a ABC Electronics, declarando a aceitação do pedido de compra e reiterando os termos acordados.

Entrega de mercadorias

O fornecedor X prepara as 100 unidades do componente eletrônico de acordo com as especificações descritas no pedido de compra. Eles embalam os itens com segurança e providenciam o envio para o local designado pela ABC Electronics dentro do prazo acordado.

Recebimento e Inspeção

Após a entrega, a ABC Electronics recebe o pacote e realiza uma inspeção completa. Eles verificam se a quantidade recebida corresponde ao pedido de compra, examinam a qualidade dos componentes e verificam se há danos ou discrepâncias. Se tudo atender aos requisitos, eles passam para a próxima etapa. No entanto, se algum problema for identificado, a ABC Electronics entrará em contato imediatamente com o Fornecedor X para tratar e resolver os problemas.

Faturamento e Pagamento

O fornecedor X gera uma fatura para as 100 unidades do componente eletrônico com base no preço unitário acordado. A fatura faz referência ao número da ordem de compra correspondente. A ABC Electronics revisa a fatura, compara-a com as mercadorias recebidas e inicia o processo de pagamento. O pagamento é feito dentro dos prazos de pagamento acordados, garantindo uma liquidação pontual e precisa.

Limitações dos Sistemas Manuais de Processo de Pedido de Compra

Um processo de ordem de compra padronizado é essencial para uma aquisição eficaz. No entanto, confiar em sistemas manuais pode apresentar inúmeros desafios, incluindo:

  1. Erro humano: a entrada manual de dados aumenta o risco de erros humanos, como erros de digitação, falhas de comunicação ou cálculos incorretos, levando a atrasos na entrega, discrepâncias financeiras e relações tensas com fornecedores.
  2. Ineficiência: rastrear, gerenciar e processar vários pedidos de compra pode ser uma tarefa árdua, resultando em ineficiências e oportunidades perdidas.
  3. Falta de visibilidade: a falta de visibilidade em tempo real dificulta o rastreamento de pedidos, o monitoramento dos níveis de estoque e a tomada imediata de decisões de negócios informadas.
  4. Riscos de conformidade: os processos manuais estão sujeitos a riscos de conformidade, como não adesão às políticas de aquisição, documentação inadequada ou possíveis atividades fraudulentas.

A solução: processamento automatizado de pedidos de compra

 

As ordens de compra diferem em termos de design e layout. Embora todos os pedidos de compra descrevam as mesmas informações, como número do pedido, informações do fornecedor, detalhes do pedido, condições de pagamento, data de entrega, etc., cada empresa usa um modelo diferente, dificultando a captura dos dados pelas máquinas.

Para comprovação visual, basta abrir uma planilha e procurar por “pedido de compra”. Você encontrará uma variedade de modelos que podem ser editados e personalizados para incluir elementos específicos às suas necessidades.

Um produto ou serviço de extração de dados automatizado permite que as empresas capturem os conjuntos de dados relevantes e avaliem os tipos de extração de dados para diferentes tipos de pedidos de compra sem intervenção manual.

Ao alavancar uma solução automatizada, as empresas podem projetar um fluxo de documentos de pedido de compra contínuo, onde dados não estruturados são capturados, transformados, validados e armazenados em um banco de dados como dados estruturados.

Como isso funciona?

etapas de extração de dados

 

  • Importar: Sistemas de origem, como documentos de pedidos de compra, normalmente disponíveis em formato PDF, são importados de uma origem definida, que pode ser uma pasta ou um servidor de e-mail.
  • Extrato: Campos de dados importantes são capturados por meio de processamento inteligente de documentos e convertidos em um formato estruturado.
  • Verificar: As regras de validação de dados predefinidas são aplicadas para identificar campos imprecisos ou ausentes para garantir dados precisos e de alta qualidade.
  • Exportar: O extraído, as informações transformadas e validadas são carregadas para um destino de destino, geralmente um data warehouse ou um sistema ERP, para relatórios e análises em tempo real.

Principais benefícios do processamento automatizado de pedidos de compra

Automatizar o processamento de pedidos de compra permite que as empresas lidem com solicitações de pedidos de diferentes fornecedores e gerenciem de forma transparente as principais contas que fornecem negócios regulares. Em contraste com o processamento manual de pedidos de compra, ele oferece vários benefícios importantes, como:

Maior Eficiência

Ao remover as intervenções manuais, as equipes financeiras podem processar pedidos de compra mais rapidamente. A automação e a extração incremental economizam horas de negócios preciosas que podem ser usadas em outras atividades de alto valor para fornecer uma experiência mais rica ao cliente.

Por exemplo, a Corporação Ciena, um provedor global de telecomunicações, começou a usar uma solução automatizada para extrair dados importantes de ordens de compra. Ao mudar da entrada manual de dados para uma solução automatizada, a empresa acelerou em 15x o processamento de transações de pedidos de vendas.

Economia de Custos

O processamento mais rápido de pedidos de compra oferece maior economia de custos. A automação elimina a necessidade de extração manual ineficiente de dados de pedidos de compra, em que os usuários de negócios devem inserir os detalhes do pedido de compra manualmente no sistema ERP.

A IA avançada pode identificar rapidamente os principais campos e importar todos os dados relevantes para os pipelines de dados. Isso reduz os custos de transação várias vezes, especialmente ao processar grandes volumes de arquivos.

Melhor qualidade de dados

Para dados transacionais como os de pedidos de compra, a alta qualidade dos dados é fundamental para garantir um processo de aprovação contínuo. A remoção da intervenção humana também elimina a possibilidade de erros humanos, como informações incorretas e erros de transposição (por exemplo, 18 vs. 81).

Portanto, os dados extraídos são altamente precisos, o que ajuda a evitar possíveis atrasos na geração de requisições de compra, melhorando o ciclo de vendas. Os usuários corporativos também podem adicionar regras de validação predefinidas para garantir a máxima relevância dos dados.

3 sinais de que você precisa de uma solução automatizada de processamento de pedidos de compra

Aqui estão alguns sinais de que você deve considerar a substituição do processamento manual de pedidos de compra por um software de compras que automatize sua solução:

  • Sua empresa gasta muito tempo procurando informações: Seus gerentes de conta acham difícil conciliar inventário e faturas quando não têm acesso oportuno às informações do pedido de compra.
  • Os registros do pedido de compra contêm detalhes imprecisos ou ausentes: Registros imprecisos de pedidos de compra resultam em pedidos errados e ausentes, o que prejudica sua reputação e resultados.
  • Seus funcionários passam a maior parte do tempo na entrada manual de dados: Seus funcionários passam a maior parte do dia em tarefas tediosas e repetitivas de entrada de dados.

Como escolher a solução certa para processamento de pedidos de compra

Depois de determinar que você precisa automatizar o processamento de pedidos de compra, é hora de encontrar a solução certa. Uma solução de automação de pedidos de compra deve:

  • Possui recursos avançados de OCR e IA que podem extrair dados de imagens digitalizadas e vários modelos sem intervenção manual.
  • Ofereça funcionalidades como transformações de dados e configuração de fluxo de trabalho para orquestrar os vários processos de extração de dados em seu sistema.
  • Seja escalável para atender às crescentes necessidades do seu negócio. Idealmente, você deve escolher um software sem código e compatível com a implantação no local e na nuvem.
  • Tenha recursos de validação de dados para identificar campos em branco, valores ausentes e erros de digitação para garantir a precisão dos dados.
  • Integre-se com seus módulos de negócios existentes, como servidores de e-mail e sistemas ERP, para facilitar a extração contínua de dados de várias fontes de dados.

Por exemplo, além da extração de dados de ordens de compra, uma ferramenta automatizada de extração de dados pode permitir que você crie um pipeline de dados para limpar e enriquecer ainda mais os dados extraídos antes de carregá-los em seu data warehouse ou sistema ERP baseado em nuvem.

Automatize o processamento de pedidos de compra com Astera ReportMiner

Extraindo dados usando Astera ReportMiner

Astera ReportMiner é uma plataforma de extração de dados de nível empresarial com inteligência artificial que pode ajudá-lo a processar grandes volumes de pedidos de compra sem problemas. A solução de código zero combina o poder de um mecanismo ETL de nível empresarial e algoritmos de IA para permitir que os usuários comerciais processem documentos comerciais complexos disponíveis em diferentes tipos de arquivos e formatos.

Usando nossa solução de automação de extração de dados, você pode criar regras de qualidade de dados personalizadas e validar as informações extraídas para garantir a máxima precisão para grandes quantidades de dados. Além disso, você pode projetar fluxos de trabalho para tarefas de extração repetitivas e agendar trabalhos para serem executados em intervalos específicos.

Você gostaria de experimentar o poder de Astera ReportMiner? Entre em contato com nossa equipe para agendar uma demonstração gratuita, onde nossa equipe técnica responderá a todas as suas dúvidas. Também oferecemos um 14-day free trial, então teste nossa solução de gerenciamento de dados de nível empresarial e veja se ela é adequada para sua organização.

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