O que é um Documento EDI? Tipos, Benefícios e Características

O que é um documento EDI? 

"A Documento EDI é uma mensagem eletrônica estruturada que obedece a regras de formatação específicas definidas por um Padrão EDI. Ele compreende elementos de dados, segmentos e envelopes, que trabalham juntos para transmitir informações de forma eficiente e precisa.”

O que é um elemento de dados?

Os elementos de dados são os blocos de construção fundamentais dos documentos EDI. Eles representam informações individuais dentro de um conjunto de transações, como cidade, estado, país, número do item, quantidade, e a preço.

Cada elemento de dados é definido por seu tipo de dados, que especifica se é numérico, alfanumérico, uma data ou uma hora. Além disso, a definição inclui detalhes como requisitos de comprimento mínimo e máximo e quaisquer valores de código aplicáveis.

Por exemplo, ao usar um elemento de dados de custo unitário, é essencial incluir um elemento de código de moeda correspondente (por exemplo, dólares americanos ou euros) para indicar a moeda específica que está sendo usada. 

O que é um segmento? 

“Um segmento é uma coleção de elementos de dados relacionados em um conjunto de transações EDI, como uma seção dentro de um formulário.”  

Por exemplo, você encontrará diferentes seções para detalhes do item, informações de envio e endereço de cobrança em um pedido de compra, ilustrado pelo diagrama abaixo. Cada seção (aqui temos quatro seções) representa um segmento em EDI.

Quando se utiliza o Padrão ANSI, uma ordem de compra acima pode incluir os seguintes segmentos:

• ST: Identificador de segmento, indicando o início do conjunto de transações 

• IMPLORAR: Início da mensagem, fornecendo detalhes sobre a transação 

• N1: Nome, definindo as partes envolvidas na transação 

Cada segmento começa com um ID de segmento, seguido por elementos de dados separados por um delimitador específico (por exemplo, um asterisco (*) em ANSI). Este formato estruturado garante que os computadores possam interpretar e processar facilmente documentos EDI.

ST * 850 * 1001	ST, para indicar o início de um conjunto de transações – neste caso, a ordem de compra 850
INÍCIO*00*SA*4768*65*20120930	BEG, para indicar o início do PO, especificamente	(1)
Empresa N1*SO*ABC	N1, um segmento de nome	(2)
N3*123 Rua Principal	N3, para fornecer endereço de rua
N4*Fairview*CA*94168	N4, para fornecer cidade/estado/CEP
PO1*1*100*EA*27.65**VN*331896-42	PO1, para fornecer detalhes do item de linha	(3)
CTT * 1 * 100	CTT, para fornecer dados resumidos para o PO	(4)
SE * 8 * 1001	SE, para indicar o fim do PO

Uma vez que todos os segmentos são montados na ordem correta, eles formam um documento eletrônico completo, conhecido como conjunto de transações. Para preparar esses conjuntos de transações para transmissão a parceiros comerciais, eles devem ser colocados em envelopes.

O que são envelopes em EDI? 

Documentos EDI utilizam um sistema de envelopes para organizar e transmitir conjuntos de transações. Assim como documentos físicos são colocados em envelopes para envio, os usuários estruturam documentos EDI usando três tipos de envelopes:

• Envelope da mensagem: Este envelope contém um único conjunto de transações, como uma ordem de compra ou fatura.

• Envelope do grupo: Um envelope de grupo pode conter vários conjuntos de transações do mesmo tipo. Por exemplo, os remetentes podem agrupar várias ordens de compra em um único envelope de grupo. Embora seja opcional em EDIFACT, o envelope de grupo é obrigatório nos padrões ANSI.

• Envelope de Intercâmbio: Inclui todos os envelopes de grupo enviados de um remetente para um destinatário.

Vamos usar o padrão EDIFACT como exemplo para ilustrar a estrutura dos envelopes EDI. Envelopes de transação, grupo e intercâmbio são os três níveis primários que cercam uma mensagem EDI.

• Envelope de transação: Este nível contém uma única transação ou documento comercial (por exemplo, uma ordem de compra). Ele começa com o segmento UNH e termina com o segmento UNT.

• Envelope do grupo: Este nível abrange múltiplas transações relacionadas dentro de um único grupo. Ele começa com o segmento UNG e termina com o segmento UNE.

• Envelope de Intercâmbio: Este é o nível mais externo que envolve toda a mensagem EDI. Ele começa com os segmentos UNA/UNB e termina com o segmento UNZ.

O diagrama abaixo representa visualmente esses três níveis em torno de um único pedido de compra EDI.

 

Tipos de documentos EDI

Existem centenas de tipos de documentos EDI, cada um servindo a um propósito específico em transações comerciais. Esses tipos abrangem várias funções, de ordens de compra e faturas a avisos de remessa e transferências eletrônicas de fundos.

O número exato de tipos de documentos EDI pode variar dependendo dos padrões específicos do setor e das necessidades comerciais em evolução.

Entretanto, alguns dos tipos mais comuns incluem:

EDI 810 – Fatura

O ED 810 documento é uma contraparte eletrônica da fatura tradicional em papel. Ele segue formatos EDI padrão como X12, ANSI e EDIFACT. Este documento, enviado pelo fornecedor, informa o comprador sobre os detalhes da compra, incluindo preços e quantidades entregues. Ele também contém termos e condições de pagamento conforme especificado pelo comprador.

EDI 812 – Ajuste de Crédito/Débito

O documento EDI 812 é a versão eletrônica de um Ajuste de Crédito/Débito em papel. Utilizar formatos como X12, ANSI e EDIFACT permite que parceiros comerciais transmitam ajustes de crédito ou débito para as contas de seus fornecedores. Esses ajustes podem modificar uma fatura existente ou ficar sozinhos como uma transação individual.

EDI 813 – Arquivamento Eletrônico de Dados de Declaração de Imposto de Renda

O documento EDI 813 replica o processo de arquivamento de declarações de imposto de renda eletronicamente. Ele adere aos formatos EDI padrão como X12, ANSI e EDIFACT e é empregado para enviar dados de declaração de imposto de renda para autoridades fiscais federais, estaduais ou locais.

EDI 818 – Relatório de Vendas por Comissão

O ED 818 documento é o equivalente digital de um Commission Sales Report em papel. Ele usa formatos como X12, ANSI e EDIFACT para permitir que um varejista informe um parceiro comercial sobre vendas de comissão e informações salariais. Este documento auxilia o parceiro comercial a reconciliar pagamentos de comissão e manter registros salariais.

EDI 820 – Aviso de Ordem de Pagamento/Remessa

O ED 820 documento substitui o tradicional Payment Order/Remittance Advice em papel. Ele pode ser usado para vários propósitos: para solicitar o pagamento de um item pendente, para fornecer detalhes de pagamento ao beneficiário ou para notificar o beneficiário de quaisquer ajustes de pagamento. Tanto o comprador quanto o fornecedor podem iniciar este documento.

Normalmente, o comprador envia o EDI Payment Order/Remittance Advice após receber com sucesso um EDI 810 (Invoice) do vendedor. Ele geralmente acompanha um pagamento de fatura e marca a conclusão do ciclo de vida do pedido.

EDI 829 – Cancelamento de Pagamento

O ED 829 documento é uma solicitação eletrônica para cancelar um pagamento iniciado anteriormente antes que os fundos sejam liberados. Este documento usa formatos padrão como X12, ANSI e EDIFACT, facilitando a comunicação perfeita entre empresas e instituições financeiras.

EDI 832 – Catálogo de Preços/Vendas

O documento EDI 832 replica a versão eletrônica de um Catálogo de Preços/Vendas, seguindo formatos como X12, ANSI e EDIFACT. Este documento permite que os fornecedores forneçam aos parceiros comerciais dados detalhados do produto para fins de pedidos, ajudando a manter um catálogo atualizado de bens ou serviços.

EDI 837 – Reivindicação de Cuidados de Saúde

O ED 837 documento envia eletronicamente informações de reivindicação de assistência médica, substituindo o formulário de reivindicação de assistência médica em papel. Os provedores de assistência médica o usam para enviar informações de cobrança e detalhes do encontro do paciente aos pagadores. Este formato padronizado, disponível em X12, ANSI, EDIFACT e outros padrões EDI, simplifica o processo de envio de reivindicações e reduz os custos administrativos para provedores e pagadores.

EDI 840 – Pedido de Cotação

O ED 840 documento é uma Solicitação de Cotação eletrônica, seguindo formatos como X12, ANSI e EDIFACT. Ele permite que os compradores solicitem preços, cronogramas de entrega ou outras informações relevantes do vendedor.

EDI 841 – Especificações/Informações Técnicas

O ED 841 documento é a versão eletrônica de um formulário de Especificações/Informações Técnicas. Ele usa formatos padrão como X12, ANSI e EDIFACT para trocar especificações, detalhes técnicos, descrições de produtos e alterações de engenharia entre parceiros comerciais.

EDI 846 – Consulta/Consulta de Inventário

O ED 846 documento é o formato eletrônico de uma Consulta/Aconselhamento de Inventário. Seguindo formatos como X12, ANSI e EDIFACT, ele permite que fabricantes ou fornecedores notifiquem parceiros comerciais sobre o inventário disponível, geralmente destacando itens com excesso de estoque que podem estar disponíveis a uma taxa com desconto.

EDI 850 – Ordem de Compra

O ED 850 documento representa a versão digital de uma Ordem de Compra em papel. Formatos EDI padrão como X12, ANSI e EDIFACT permitem que os compradores comuniquem suas necessidades específicas de itens, quantidades e preços aos fornecedores. O documento também pode incluir instruções de envio e termos de pagamento.

EDI 855 – Reconhecimento de Pedido de Compra

O ED 855 documento é um reconhecimento eletrônico de uma Ordem de Compra, seguindo formatos como X12, ANSI e EDIFACT. Enviado pelo fornecedor, este documento notifica o comprador de que sua ordem de compra será atendida conforme solicitado. Ele detalha itens, preços e quantidades e também pode indicar quaisquer alterações ou problemas, como escassez de estoque ou discrepâncias em termos.

Quando um vendedor recebe um pedido de compra, ele envia um EDI 855 de volta ao comprador, confirmando o recebimento e a aceitação ou indicando quaisquer ajustes necessários.

EDI 888 – Manutenção de Itens

O ED 888 documento fornece um método eletrônico para Manutenção de Itens. Formatos padrão como X12, ANSI e EDIFACT permitem que fabricantes, fornecedores, corretores ou agentes comuniquem informações detalhadas sobre novos produtos ou alterações em especificações de produtos existentes.

EDI 997 – Reconhecimento Funcional

O ED 997 documento é um reconhecimento eletrônico de recebimento para outro documento EDI. Ele segue formatos padrão como X12, ANSI e EDIFACT, permitindo que parceiros comerciais confirmem a transmissão bem-sucedida de um documento.

O Reconhecimento Funcional EDI é uma parte essencial do Transação EDI processo. Por exemplo, quando um comprador envia uma ordem de compra, o fornecedor pode responder com um EDI 997, confirmando o recebimento e indicando se o pedido foi aceito, modificado ou rejeitado.

Como funciona o documento EDI 

O processo envolve principalmente as três etapas cruciais definidas abaixo: 

Etapa 1: Preparando documentos para transmissão 

O primeiro passo no envio de um documento EDI envolve uma preparação completa, que inclui várias tarefas vitais. Um dos aspectos mais críticos é o mapeamento de dados, onde os dados do sistema de origem são mapeados para os campos relevantes do documento EDI. O mapeamento de dados adequado é crucial, pois garante a precisão e a integridade das informações que estão sendo transmitidas. 

Após o mapeamento de dados, o processo passa para a validação de dados. Durante essa fase, os dados são verificados quanto à completude e precisão, garantindo que todos os campos obrigatórios sejam preenchidos corretamente e que as informações estejam em conformidade com padrões como os definidos pelo American National Standards Institute (ANSI).  

A tarefa final nesta etapa é o teste de EDI, que é essencial para confirmar que a organização receptora pode integrar, transmitir e processar os dados com sucesso em seus sistemas. 

As empresas podem preparar documentos EDI organizando os dados necessários usando vários métodos. Isso inclui entrada manual de dados, exportação de dados de planilhas ou bancos de dados ou uso de software que gera automaticamente arquivos de saída formatados para tradução EDI.  

Etapa 2: Traduzindo documentos para o formato EDI 

Uma vez que os documentos estejam prontos, o próximo passo é traduzi-los para o formato EDI. Esta tradução é essencial, pois converte os dados em um formato padronizado para garantir que a organização receptora possa processá-los sem problemas. O software EDI especializado normalmente lida com o processo de tradução, automatizando a conversão e incluindo recursos para validação de dados e compliance cheques. 

As empresas têm a opção de gerenciar esse processo de tradução internamente usando seu software, o que pode exigir experiência específica em mapeamento de dados para garantir a correlação correta entre dados internos e o formato EDI. Alternativamente, as empresas podem terceirizar essa tarefa para uma Provedor de serviços EDI, que cuidará da tradução e garantirá que os dados atendam a todos os padrões necessários antes de serem enviados ao parceiro comercial. 

Etapa 3: Transmitindo documentos EDI para parceiros comerciais 

A etapa final no processamento de documentos EDI é a transmissão dos documentos traduzidos para o parceiro de negócios. Esta etapa envolve o estabelecimento de um canal de comunicação seguro, que pode ser feito diretamente por meio de protocolos como AS2 ou por meio de um provedor de rede EDI. Uma vez que a conexão é estabelecida, os documentos são empacotados em um envelope EDI e transmitidos pela rede. É crucial monitorar esta transmissão para garantir a entrega bem-sucedida e manter registros precisos. 

As empresas podem escolher o método de transmissão com base em suas necessidades específicas e nas preferências de seus parceiros comerciais. Isso pode envolver conexões diretas, provedores de rede ou uma combinação de ambos, dependendo do volume de transação esperado e da natureza da parceria. 

Automação 

Para agilizar ainda mais as operações de EDI, as empresas geralmente implementam ferramentas de automação. Essas ferramentas lidam com a tradução, o roteamento e a validação de mensagens de EDI, garantindo que os dados sejam integrados perfeitamente a outros sistemas de negócios. A automação melhora a eficiência e a precisão das transações de EDI. Ela também garante a conformidade com as protocolos de transferência de arquivos, reduzindo significativamente o esforço manual. 

Conclusão 

A capacidade do EDI de automatizar processos, garantir a padronização de dados e integrar-se perfeitamente com os sistemas empresariais existentes o torna um ativo inestimável para empresas que buscam otimizar suas cadeias de suprimentos e melhorar a produtividade geral. À medida que as empresas expandem seu alcance global e enfrentam crescentes pressões competitivas, a necessidade de soluções de EDI confiáveis ​​e eficientes se torna ainda mais crítica. 

Astera Conexão EDI é uma solução de nível empresarial para troca de dados B2B sem complicações. A plataforma unificada e sem código cobre todo o processo de EDI — desde a extração e tradução de dados até a geração e transmissão de reconhecimento. Sua interface intuitiva de arrastar e soltar permite que até mesmo usuários não técnicos personalizem transações, segmentos e validações com facilidade. 

Astera O EDI Connect capacita os usuários a: 

• Crie perfis detalhados de parceiros comerciais: Defina requisitos exclusivos de mapeamento de dados, verificações de validação e conjuntos de transações personalizados. 

• Validar Arquivos: Garanta que todos os arquivos de entrada e saída atendam aos critérios de validação padrão e personalizados. 

• Processar documentos e arquivos EDI complexos: Manipule arquivos de qualquer tamanho e complexidade facilmente. 

• Definir e automatizar fluxos de trabalho: Gere automaticamente confirmações técnicas e funcionais após o recebimento de mensagens EDI. 

• Atender aos requisitos do parceiro: Troque arquivos EDI facilmente usando AS2, FTP e e-mail. 

• Construir transações hierárquicas: Utilize uma biblioteca de transformações integradas para construir transações EDI complexas. 

• Correção de erros em tempo real: Resolva erros de mapeamento imediatamente para manter a precisão e a eficiência.