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O que é o Processamento Inteligente de Documentos?

11 de junho de 2024

Fontes de dados não estruturadas

Avanços tecnológicos em inteligência artificial (AI) possibilitaram que as empresas descobrissem insights significativos de documentos não estruturados com mais eficiência do que nunca. Um número crescente de empresas modernas está adotando o processamento inteligente de documentos (IDP) para transformar dados não estruturados e semiestruturados em informações utilizáveis.

É certamente um passo na direção certa. As empresas devem aproveitar Alimentado por AI ferramentas de extração de dados para processar documentos de forma eficiente. É mais rápido, mais econômico e mais escalável.

O que é o Processamento Inteligente de Documentos (IDP)?

Cada documento comercial tem um padrão, layout e terminologia diferentes. Uma fatura de fornecedor “quitar a fatura em até 30 dias” é de outro “o pagamento é devido dentro de um mês”. Mesmo documentos do mesmo fornecedor podem diferir em formato e estrutura. Todos esses arquivos, incluindo contratos, faturas, documentos de arrendamento e contas de serviços públicos, contêm dados não estruturados que precisam ser capturados, estruturados, limpos, classificados, validados e carregados em um repositório de dados para relatórios e análises.

O processamento inteligente de documentos é uma abordagem baseada em tecnologia que automatiza o processamento de documentos e a extração de informações valiosas. Comparado com extração de dados de documentos, o IDP abrange um conjunto mais amplo de recursos, pois combina algoritmos de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), inteligência artificial (IA), processamento de linguagem natural (NLP) e aprendizado de máquina (ML) para processar documentos. Também permite que as máquinas entendam o conteúdo, o contexto e o significado dos dados em vários documentos, independentemente de seu formato ou estrutura.

Por que o processamento inteligente de documentos é importante?

Embora lidar com dados estruturados seja consideravelmente simples, processamento e análise de dados não estruturados é trabalhoso. O IDP oferece aos usuários a capacidade de processar vários tipos de documentos, incluindo PDFs, planilhas e documentos do Word, entre outros. As plataformas IDP oferecem uma solução poderosa que agiliza extração de dados desses documentos, eliminando a necessidade de qualquer intervenção manual. Os dados extraídos, quando integrados, permitem tomar decisões confiáveis ​​e melhorar a eficiência dos negócios.

Outra razão pela qual o processamento inteligente de documentos é essencial é que ele pode ser parte integrante da jornada de transformação digital de sua empresa. Ao adotar o IDP, você faz a transição de processos manuais e baseados em papel para fluxos de trabalho automatizados. Essa mudança permite que você aproveite os benefícios das tecnologias emergentes e impulsione a inovação em sua empresa.

Como funciona o processamento inteligente de documentos?

O processamento inteligente de documentos aproveita uma Técnica de extração de dados de IA que identifica semelhanças entre dados por meio de um critério pré-definido. Os algoritmos de ML e NLP identificam conjuntos de dados relevantes e os transformam em dados utilizáveis. Pode incluir tudo, desde nomes e endereços até valores de faturas e perfis de fornecedores.

A tecnologia de automação de processos robóticos leva a uma maior flexibilidade e escalabilidade no processamento de documentos, com mínima ou nenhuma intervenção manual. Como resultado, as empresas podem acelerar suas tarefas de processamento de documentos.

Abrace o processamento inteligente de documentos

Aqui estão as principais etapas envolvidas no processamento inteligente de documentos:

  1. Entrada e pré-processamento de documentos: O processo começa com a entrada de documentos, geralmente em vários formatos, como imagens digitalizadas, PDFs ou documentos eletrônicos. Esses documentos são importados para um software ou plataforma inteligente de processamento de documentos para pré-processamento, o que inclui o aprimoramento da qualidade e legibilidade dos documentos por meio de redução de ruído e outras técnicas.
  2. Reconhecimento óptico de caracteres (OCR): O OCR então converte texto digitalizado ou baseado em imagem em texto legível por máquina. O software OCR reconhece os caracteres, palavras e parágrafos contidos nos documentos, permitindo que o sistema interprete e analise os dados do texto.
  3. Processamento de linguagem natural (PNL): Os algoritmos NLP são empregados para entender o contexto e o significado do texto extraído. Esses algoritmos analisam a estrutura, a sintaxe e a gramática.
  4. Extração de dados e reconhecimento de entidades: O software IDP então identifica e extrai pontos de dados relevantes dos documentos. Esse processo inclui obter informações específicas, como nomes, endereços, datas ou números de fatura. O reconhecimento de entidade classifica entidades como pessoas, organizações ou locais mencionados nos documentos.
  5. Validação e Verificação: Os dados extraídos são validado e verificados em fontes confiáveis ​​para garantir a precisão e consistência dos dados. Pode envolver a correspondência dos dados extraídos com os dados já armazenados em bancos de dados ou a verificação de regras de negócios predefinidas.
  6. Integração e automação do fluxo de trabalho: Os dados extraídos são então integrados em sistemas downstream e fluxos de trabalho. As soluções IDP podem ser combinadas com outros aplicativos de software, como sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), para permitir um fluxo de dados contínuo em toda a organização.

Como resultado, as empresas podem acelerar suas tarefas de processamento de documentos. Muitos setores – incluindo saúde, finanças e jurídico, para citar alguns – estão usando a extração de dados de IA para encontrar insights e identificar discrepâncias e erros em documentos não estruturados.

Leia

Quais são os benefícios do processamento inteligente de documentos?

O processamento inteligente de documentos oferece vários benefícios atraentes. A capacidade da tecnologia de extrair e processar dados de documentos oferece benefícios significativos em termos de eficiência, precisão e economia de custos. Ele também permite que as organizações simplifiquem seus fluxos de trabalho orientados a documentos, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas de maior valor agregado.

A melhor parte do processamento inteligente de documentos é que ele aprende e melhora continuamente, adaptando-se a novas variações e requisitos de documentos. Eventualmente, o IDP torna o gerenciamento de documentos menos trabalhoso e mais preciso.

Aqui estão mais algumas maneiras pelas quais você pode se beneficiar do IDP:

Economize tempo e dinheiro

A implementação do processamento inteligente de documentos reduz significativamente o tempo gasto em tarefas manuais de processamento de documentos, permitindo que os membros de sua equipe se concentrem em atividades de maior valor. Eles não precisam mais vasculhar pilhas de documentos ou inserir dados manualmente. Em vez disso, eles podem investir seu tempo em tarefas críticas, como interagir com os clientes, e se sentirem mais produtivos.

Além disso, o software inteligente de processamento de documentos pode gerar economias de custo significativas para o seu negócio. Ao automatizar o processamento de documentos, você também reduz a necessidade de trabalho manual e reduz as despesas associadas à contratação e treinamento de recursos adicionais. A precisão e a eficiência que você ganha podem reduzir os riscos financeiros associados a erros, como facturação. Você pode redirecionar essas economias de custo para outras iniciativas estratégicas que melhoram ainda mais o crescimento e a competitividade dos negócios.

Aumentar a Precisão

Independentemente de quão meticulosa seja sua equipe, o erro humano pode e continuará a ocorrer. No entanto, o IDP minimiza significativamente o risco de erro humano no processamento de documentos. Extração automatizada de dados garante a captura precisa de informações de documentos e elimina as imprecisões que podem ocorrer durante a entrada manual de dados.

Integrar sistemas existentes

O software IDP pode se integrar a sistemas de gerenciamento de documentos existentes, como software de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou outros aplicativos de negócios. Esse integração permite que você aproveite os recursos de IDP em vários departamentos e processos em sua empresa. Ele também garante um fluxo suave de dados e reduz a transferência manual de dados, melhorando a eficiência geral do fluxo de trabalho.

Obtenha conformidade e segurança

Você pode aproveitar a plataforma IDP para cumprir os requisitos regulamentares e manter trilhas de auditoria. Essas soluções simplificam os processos de conformidade criando uma trilha digital confiável que se mostra inestimável durante as auditorias e a aplicação dos regulamentos de proteção de dados.

Além disso, o IDP permite armazenamento seguro e controle de acesso para documentos confidenciais, protegendo informações confidenciais contra acesso não autorizado ou violação de dados.

Desbloqueie a escalabilidade

As soluções IDP modernas podem lidar com grandes volumes de documentos, tornando-as altamente escaláveis ​​e adaptáveis ​​ao crescimento dos negócios e suas necessidades em constante mudança. Essas soluções podem gerenciar facilmente os crescentes requisitos de processamento de documentos sem comprometer a eficiência à medida que seus negócios e seu volume de documentos crescem.

Fatores a considerar ao selecionar um software de processamento de documentos inteligente

Estruturado x não estruturado

 

Escolher a solução de IDP certa pode se tornar mais fácil se você souber as necessidades de sua empresa e por onde começar. Aqui estão alguns fatores-chave a serem lembrados para garantir que você escolha a solução inteligente de processamento de documentos de que sua empresa precisa:

Tempo de implantação

Quanto mais rápido você pode extrair dados do documento não estruturado e obter insights, mais rápido você pode obter economia de custos. Escolha uma solução IDP que suporte modelos reutilizáveis, pois permite um processamento de documentos mais rápido em grande escala.

Precisão de dados

As soluções de processamento de documentos com IA que não fornecem precisão causam mais danos do que benefícios. Dados imprecisos e não saudáveis ​​resultam em decisões incorretas, prejudicando o desempenho do seu negócio. Portanto, ter funcionalidades de validação de dados é fundamental para garantir resultados precisos.

AMPLIAR

Um preciso e robusto solução de extração de dados que pode ampliar suas iniciativas de BI é fundamental para resultados positivos. Igualmente importante é garantir que a solução seja escalável e possa atender às necessidades futuras da empresa. Ter a capacidade de adicionar mais servidores rapidamente também é uma grande vantagem. Idealmente, você pode procurar uma solução IDP com conectividade em nuvem para proteger seu investimento no futuro.

Flexibilidade

Uma solução inteligente de processamento de documentos deve ser altamente flexível na extração de dados não estruturados. Os usuários devem ser capazes de extrair campos relevantes, adicionar novos campos para enriquecer conjuntos de dados e excluir campos existentes para extrair apenas informações úteis para manter os dados estruturados limpos e nítidos.

Ambiente sem código

Uma solução moderna de extração de dados de IA deve ter uma interface de usuário fácil e intuitiva. Uma solução sem código é ideal porque capacita os usuários de negócios com experiência não em programação para lidar com o processo de extração de dados. A dependência reduzida de TI leva a uma maior eficiência dos processos de negócios.

Casos de uso de processamento inteligente de documentos

O Processamento Inteligente de Documentos (IDP) encontra aplicativos em vários setores e pode ser usado para vários casos de uso. aqui estão alguns exemplos:

  • Serviços financeiros: No serviços financeiros indústria, o IDP pode automatizar o processamento de pedidos de empréstimo, reclamações de seguros e demonstrações financeiras. Leia mais sobre a extração de dados de documentos com tecnologia de IA em finanças.
  • Cuidados de saúde: O IDP pode ser usado para agilizar gerenciamento de registros médicos, extraindo dados de pacientes de registros eletrônicos de saúde (EHRs), relatórios de laboratório e faturas médicas. Saiba mais.
  • Recursos humanos: O departamento de RH pode automatizar a extração de informações de funcionários de currículos, formulários de emprego e formulários de integração de funcionários usando um software inteligente de processamento de documentos.
  • Legal: O processamento inteligente de documentos automatiza a extração de informações relevantes de contratos, acordos e correspondência jurídica.
  • Cadeia de Suprimentos e Logística: Com IDP, cadeia de suprimentos departamentos podem automatizar o processamento de documentos de remessa, faturas e formulários alfandegários, extraindo dados relevantes, como números de rastreamento, detalhes de remessa e informações do produto.
  • Educação: O PDI pode ser utilizado para automatizar processos administrativos em instituições de ensino, como matrícula de alunos, processamento de transcriçãoe pedidos de ajuda financeira.

Estes são apenas alguns exemplos dos diversos casos de uso do IDP em vários setores. O processamento inteligente de documentos pode ser aproveitado em praticamente todos os departamentos e setores para estruturar dados não estruturados de forma eficiente e eficaz.

Palavras de despedida

Quando se trata de extração não estruturada de dados, a automação não é uma atualização, mas uma necessidade. Quase todas as organizações lidam com arquivos digitais como faturas, pedidos de recebimento, contracheques, etc. Uma solução de processamento automatizado torna os fluxos de trabalho de extração de dados não estruturados mais simples, econômicos e eficientes.

Deixei Astera ajudá-lo a desbloquear a riqueza de informações contidas em dados não estruturados para ficar à frente da concorrência. Astera ReportMiner, nossa solução de extração de dados, simplifica e automatiza suas tarefas rotineiras de gerenciamento de dados não estruturados.

Agora com Captura de IA, você pode facilmente extrair dados ocultos em documentos não estruturados. Alimentado por tecnologia orientada por IA, o recurso mais recente permite extrair dados de PDFs com um único clique e estruturar os dados não estruturados em segundos.

Quando o modelo reutilizável estiver pronto, você poderá usar fluxos de trabalho automatizados para executar a extração de dados não estruturados no piloto automático. Isso garantirá processamento, relatórios e análises de documentos precisos e contínuos em toda a sua empresa.

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