Importe arquivos PDF e extraia dados para o Excel em massa

Não importa se você está no trabalho lidando com documentos, como faturas ou ordens de compra, ou reunindo material para sua proposta de pesquisa, as informações que você precisa são armazenadas principalmente em uma variedade de formatos diferentes, de páginas da web e documentos a imagens no Google. Embora a maioria dos documentos hoje seja formatada como arquivos PDF, principalmente porque são fáceis de usar e compartilhar, você pode descobrir que precisa dos dados que eles contêm e usá-los em outro lugar, por exemplo, em um arquivo Excel, para visualizar os dados. Mas para fazer isso, você deve primeiro extrair os dados do PDF para o Excel.

Então, você decide que é melhor copiar e colar os dados como estão. Isso pode não ser um grande problema se você só precisar fazer isso duas ou três vezes. No entanto, certamente se torna demorado e trabalhoso quando você precisa coletar dados de centenas de arquivos PDF. Naturalmente, você começa sua busca por formas inteligentes de converter ou extrair dados de PDF para Excel em massa. E é exatamente para isso que serve este artigo - para ajudá-lo a encontrar a melhor solução.

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Maneiras de extrair dados de PDF para Excel

Existem várias maneiras de extrair dados de PDF para Excel. Alguns dos mais comuns são:

Copiar e colar manualmente

Este método é a maneira mais direta de importar dados de um PDF para o Excel. Tudo o que você precisa fazer é abrir o documento PDF de origem, selecionar os dados que você precisa extrair e copiá-los e colá-los na planilha do Excel de destino.

No entanto, alguns documentos, e os dados neles contidos, não são estruturados de forma adequada, tornando quase impossível copiar dados de PDF para o Excel preservando a formatação e o layout e obtendo o resultado desejado. Para superar esse problema, você pode abrir o documento PDF usando o Word e, em seguida, copiar e colar os dados.

No entanto, lembre-se de que:

• Você ainda não conseguirá importar corretamente certos elementos para o Excel, como tabelas complexas.
• Embora esse método funcione para pequenos conjuntos de dados, ele rapidamente se torna tedioso e sujeito a erros conforme o número de documentos e o tamanho dos dados aumentam.

Importar dados PDF para o Excel

Quando os métodos tradicionais de copiar e colar são insuficientes, a importação de arquivos PDF diretamente para o Excel oferece uma alternativa conveniente.

Abra o Excel:

Abra uma planilha do Excel em seu computador.

Guia Dados de Acesso:

Navegue até a guia Dados localizada na barra de menu superior.

Importar de PDF:

No menu suspenso Obter dados, selecione “Do arquivo” e escolha “Do PDF”.

Selecione o arquivo PDF:

Localize e selecione o arquivo PDF que deseja importar para o Excel e clique em “Importar”.

Navegue pela visualização da tabela:

Um painel Navegador aparecerá, exibindo tabelas e páginas do seu PDF e uma visualização.

Escolha dados para importar:

Selecione a tabela desejada no painel Navegador e clique em “Carregar”.

Importação concluída:

A tabela selecionada será agora importada para sua planilha Excel, pronta para análise ou manipulação posterior.

Conversores de PDF para Excel

Você pode usar conversores de PDF genéricos quando precisar extrair regularmente dados de muitos arquivos PDF com layouts semelhantes. Essas ferramentas extraem dados automaticamente e oferecem diversos recursos para agilizar o processo, como extração seletiva e reconhecimento de estrutura de dados.

Veja como você pode automatizar a extração de dados PDF

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Juntamente com os conversores de PDF offline, você também pode experimentar soluções online. No entanto, o processo é essencialmente o mesmo para ambos os conversores: importe o documento PDF e clique no botão converter.

Alguns dos conversores de PDF mais usados ​​são:

• Adobe Acrobat DC
• Nitro Pro
• Criador de PDF
• Leitor de PDF Pro
• PDF de refrigerante

Embora o processo seja consideravelmente mais rápido do que copiar e colar dados no Excel, você ainda terá que repeti-lo quantas vezes for o número de documentos que precisa processar.

Consulta de energia

Uma terceira opção é usar Consulta de energia, oferecido como um recurso do Excel pela Microsoft. O Power Query é uma ferramenta que permite importar facilmente documentos PDF para o Excel. Ele pode identificar e extrair tabelas e outras estruturas de dados automaticamente, caso contrário, você pode ter dificuldade em usar conversores de PDF. No entanto, ainda tem seu próprio conjunto de limitações:

1. Pode ser um desafio aprender e trabalhar.
2. O uso de arquivos PDF grandes resulta em degradação do desempenho e tempo limite excessivo.
3. Você deve aprender a usar funções complexas, pois o Power Query não pode identificar corretamente as linhas de várias linhas.
4. Ele só pode processar arquivos PDF em massa se eles tiverem um layout ou estrutura consistente.

Portanto, se você lida regularmente com uma variedade de documentos PDF com estruturas e layouts complexos, essa pode não ser a melhor opção.

Bibliotecas de extração Python e PDF

Este método só é relevante se você souber escrever código usando Python. No entanto, aqui está o que você precisa fazer para extrair dados de PDF para Excel usando Python e suas bibliotecas de extração:

1. Baixe e instale Python
2. Escolha sua biblioteca de extração de PDF preferida. Os populares incluem: Tubula-py, Pypdf2 e Camelot
3. Configurar ambiente Python
4. Instalar as bibliotecas de extração
5. Escrever script Python para extração de PDF
6. Execute o script
7. Revise e verifique os dados extraídos

Essas etapas são apenas as principais do processo e cada etapa pode conter várias subetapas. Embora esse método ofereça uma personalização incrível e recursos robustos, ele requer conhecimento avançado de Python e uma quantidade considerável de tempo para codificar e configurar todo o fluxo de trabalho de extração.

Além disso, como esse é um processo manual, pode haver atualizações ou alterações que exijam que você atualize manualmente seu script Python ou adapte-o a novas versões das bibliotecas. Isso pode exigir manutenção contínua para garantir compatibilidade e desempenho ideal.

Ferramentas automatizadas de extração de dados

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Uma ferramenta automatizada de extração de dados com processamento inteligente de documentos (IDP) capacidades, como Astera, fornece um método conveniente e eficiente de extrair dados de todos os tipos de documentos, incluindo arquivos PDF, e carregá-los em uma planilha do Excel ou outros destinos. Essas ferramentas são construídas especificamente para lidar com arquivos com layouts variados em massa com grande precisão e velocidade.

Importe arquivos PDF e extraia dados para o Excel em massa

Ferramentas de extração de dados alavancar algumas tecnologias avançadas, como inteligência artificial (IA), reconhecimento óptico de imagem (OCR) e algoritmos de aprendizado de máquina (ML), para garantir velocidade e precisão ao identificar e extrair dados.

Embora cada ferramenta seja projetada de forma diferente, todas compartilham o mesmo objetivo: simplificar e acelerar extração de dados de documentos em massa. Aqui estão os passos simples que você precisa seguir para extrair dados de PDF para Excel:

1. Instale e configure a ferramenta.
2. Importe seus arquivos PDF para o software.
3. Identifique e selecione os dados que deseja extrair.
4. Definir regras de extração de dados.
5. Aplique transformações (se necessário).
6. Exportar dados para Excel.

Como você pode ver, o processo é simples e direto.

Qual método de extração de PDF para Excel você deve usar?

Agora que você tem uma visão clara de todas as diferentes maneiras de extrair dados de PDF para Excel, a questão que permanece é: Qual método você deve escolher? Embora a resposta a esta pergunta dependa dos requisitos específicos do seu negócio, você deve considerar alguns fatores-chave para tomar uma decisão informada.

Volume de arquivos e dados

Considere o número de documentos e os dados que você precisa extrair deles. Se você lida frequentemente com volumes muito elevados de documentos e dados, uma ferramenta automatizada de extração de dados deve ser sua primeira escolha. Por outro lado, se você precisar extrair dados de PDF para Excel apenas ocasionalmente, será apenas uma questão de preferência, pois tanto os conversores de PDF quanto os métodos de copiar e colar funcionarão.

Estrutura do Documento

Extrair dados de PDF para Excel usando conversores de PDF pode ser uma opção viável se os documentos com os quais você lida tiverem uma estrutura simples e consistente. No entanto, se os arquivos PDF contiverem elementos complexos ou dados não estruturados, você deve considerar uma ferramenta automatizada de extração de dados com Processamento de documentos com tecnologia de IA.

Velocidade e precisão

Se velocidade e precisão são essenciais, então não há nada melhor do que Software IDP para extração automatizada de dados de documentos. As tecnologias que alimentam essas ferramentas, como OCR e IA, as tornam inigualáveis.

Automação

A automação é necessária ao lidar com um grande número de documentos, e escalabilidade, consistência e precisão vêm junto. Ferramentas automatizadas de extração de dados apresentam processamento em lote, permitindo que você extraia dados de vários arquivos PDF simultaneamente. Essas ferramentas reduzem significativamente o tempo e o esforço necessários em comparação a métodos manuais como copiar e colar ou converter arquivos individualmente.

Recursos disponíveis e experiência

Se sua equipe tiver os recursos e conhecimentos necessários, você pode considerar a criação de uma solução interna usando as bibliotecas de extração Python e PDF. No entanto, usar o Python e suas bibliotecas de extração para extrair dados PDF pode ser complexo para muitas pessoas, especialmente usuários corporativos.

Portanto, se você deseja uma solução mais simples e, ao mesmo tempo, se beneficiar de todos os seus recursos e capacidades, considere uma ferramenta automatizada de extração de dados. Você não apenas poderá aproveitar a personalização e a flexibilidade, mas também poderá integrá-lo aos sistemas downstream. Essa integração permitirá que você analise e visualize dados sem assistência externa.

Astera— o campeão de extração de dados de PDF para Excel

A extração de dados de PDF para Excel não precisa ser uma tarefa demorada. Como a maioria das situações pede uma solução simplificada capaz de extrair dados de centenas de documentos PDF simultaneamente, como vimos acima, você deve procurar uma plataforma automatizada de extração de dados, como Astera.

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Astera é uma plataforma de processamento de documentos e extração de dados de ponta e totalmente automatizada. Ela aproveita técnicas de IA, PNL e OCR para identificar e compreender a estrutura de uma ampla variedade de documentos diferentes, incluindo arquivos PDF.

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