Seu guia para processamento de formulários

Prevê-se que o mercado global de extração de dados atinja um valor de US$ 4.90 bilhões até 2027, apresentando um CAGR significativo de 11.8%. Este crescimento deve-se em grande parte ao papel crucial desempenhado pelo Form Processing, uma tecnologia que emergiu como um elemento fundamental na extração e processamento eficiente de insights valiosos de dados estruturados e não estruturados.

O que é processamento de formulário?

O processamento de formulários refere-se ao método sistemático de extrair, organizar e armazenar dados de formulários preenchidos. É um processo essencial para empresas e organizações, permitindo-lhes recolher informações valiosas e tomar decisões informadas.

As empresas recebem centenas ou até milhares de formulários diariamente. Sem um processo simplificado, lidar com esse fluxo de dados pode levar a erros, atrasos e ineficiências. O processamento de formulários elimina esses problemas ao automatizar a extração e armazenamento de dados, garantindo resultados rápidos e precisos.

Principais componentes do processamento de formulários

O processamento de formulários consiste em três componentes principais:

1. Captura de dados:

Este processo captura dados inseridos em formulários, incluindo texto, números e datas.

A captura de dados é uma etapa crítica no processamento de formulários, pois garante que todas as informações relevantes fornecidas pelo preenchedor do formulário sejam registradas com precisão. Este processo pode ser alcançado através de vários métodos, como a extração manual de dados ou o uso de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para extrair texto de formulários digitalizados. O processamento de formulários permite que as empresas reúnam informações abrangentes e diversas, capturando uma ampla variedade de tipos de dados.

2. Entrada de dados:

A entrada de dados grava os dados capturados em um destino estruturado, como um banco de dados ou arquivo Excel, que pode ser facilmente acessado e analisado. Os operadores de entrada de dados podem realizar esse processo manualmente ou o processo também pode ser automatizado por meio de ferramentas de software. A entrada manual de dados requer atenção cuidadosa aos detalhes para garantir a precisão, enquanto a entrada automatizada de dados pode reduzir significativamente o tempo e o esforço necessários. Independentemente do método utilizado, a entrada de dados estabelece a base para a subsequente análise de dados e tomada de decisões.

3. Validação de dados:

Esta etapa garante que os dados inseridos sejam precisos, completos e dentro dos parâmetros especificados. Ajuda a identificar erros ou informações faltantes, minimizando as chances de imprecisões nos dados.

A validação de dados garante a integridade e confiabilidade dos dados coletados. Este processo envolve a realização de verificações nos dados inseridos para verificar sua precisão e consistência. Por exemplo, um usuário pode validar um campo de número de telefone para garantir que segue o formato correto ou verificar o intervalo de valores inseridos em um campo numérico. Ao validar os dados, as empresas podem identificar e corrigir erros ou inconsistências, garantindo que as informações são confiáveis.

Diversas aplicações de processamento de formulários em vários setores

O processamento de formulários é usado em vários cenários diferentes em diferentes setores. Alguns exemplos comuns incluem:

• Formulários de inscrição on-line: Instituições educacionais, conferências e eventos costumam usar formulários de inscrição on-line para coletar informações dos participantes. O processamento de formulários pode automatizar a extração de dados como nomes, endereços e detalhes de contato.
• Formulários de candidatura a emprego: As empresas recebem inúmeras candidaturas de emprego com formulários padronizados. O processamento de formulários pode automatizar a extração de detalhes do candidato, como histórico educacional, experiência profissional e habilidades dessas aplicações.
• Reivindicações de seguros: As companhias de seguros lidam com um grande volume de formulários de sinistro. O processamento de formulários pode extrair informações relevantes, como detalhes de políticas, descrições de incidentes e documentação de apoio, agilizando o fluxo de trabalho de processamento de reclamações.
• Pesquisas e formulários de feedback: As empresas e organizações de pesquisa costumam usar pesquisas e formulários de feedback para coletar opiniões e insights. O processamento de formulários pode extrair e analisar respostas, facilitando a compreensão de tendências e padrões.
• Solicitações de empréstimo bancário: Bancos e instituições financeiras recebem pedidos de empréstimo em formulários padronizados. O processamento de formulários pode automatizar a extração de detalhes financeiros, histórico de empregos e outras informações relevantes para uma avaliação rápida e precisa.
• Formulários de saúde: Formulários de admissão de pacientes, formulários de histórico médico e solicitações de seguros na área da saúde envolvem muitos dados não estruturados. O processamento de formulários extrai detalhes do paciente, histórico médico e informações de seguros para melhorar a eficiência dos processos de saúde.
• Formulários fiscais: As agências governamentais e as autoridades fiscais processam grandes volumes de formulários fiscais para extrair detalhes de rendimentos, deduções e outras informações relevantes para garantir uma avaliação fiscal precisa.

Processamento manual vs. automatizado de formulários

Existem dois tipos principais de processamento de formulários: processamento manual de formulários e processamento automatizado de formulários.

Processamento manual de formulários

Tradicionalmente, o processamento de formulários era feito manualmente, com os funcionários lendo e transcrevendo os dados dos formulários para formatos tabulares. Esse processo era demorado, sujeito a erros e carecia de escalabilidade. No entanto, o processamento manual de formulários continua aplicável em cenários específicos, como no processamento de formulários manuscritos ou complexos que exigem julgamento humano. Formulários complexos que envolvem tomada de decisão subjetiva ou conhecimento humano também podem exigir processamento manual.

Processamento automatizado de formulários

O processamento automatizado de formulários, por outro lado, envolve o aproveitamento da tecnologia para extrair dados de formulários eletrônicos automaticamente. Essa abordagem se tornou popular devido à sua eficiência, precisão e escalabilidade.

O processamento automatizado de formulários oferece diversas vantagens em relação ao processamento manual. Para começar, elimina a necessidade de intervenção humana no processamento rotineiro de formulários, liberando tempo e recursos valiosos. Além disso, minimiza as chances de erros que podem ocorrer durante a entrada manual de dados, garantindo a integridade dos dados. Além disso, o processamento automatizado de formulários permite uma integração perfeita com os sistemas existentes, permitindo um gerenciamento eficiente de dados.

As empresas podem personalizar o processamento automatizado de formulários para atender às suas necessidades específicas. Por exemplo, eles podem programá-lo para extrair campos de dados específicos, validar as informações e realizar diversas tarefas de manipulação de dados. Esse nível de automação economiza tempo e aumenta a precisão e a consistência dos dados. Porém, formulários com layouts complexos, formatos não padronizados ou estruturas de dados incomuns podem exigir personalização adicional ou intervenção humana para garantir a extração precisa de dados.

Tabela de comparação: processamento de formulário manual versus automatizado

Critérios	Processamento manual de formulários	Processamento automatizado de formulários
Velocidade	Lento, pois depende da entrada de dados humanos.	Mais rápido, pois utiliza ferramentas e algoritmos automatizados.
Precisão	Propenso a erros devido a erros humanos.	Mais preciso, com chances reduzidas de erro humano.
Custo	Caro devido aos custos trabalhistas.	Os custos de configuração inicial são mais elevados, mas os custos operacionais contínuos são mais baixos.
Eficiência	Menos eficiente porque depende da velocidade e disponibilidade humana.	Mais eficiente, proporcionando resultados rápidos e consistentes.
AMPLIAR	Escalabilidade limitada devido à dependência de recursos humanos.	Altamente escalável, capaz de processar grandes volumes de formulários com facilidade.
Flexibilidade	Flexibilidade limitada, especialmente para lidar com formulários complexos.	Mais flexível, com capacidade de adaptação a diversas estruturas de formas.
Validação de dados	Baseia-se na validação manual, o que pode levar à supervisão.	A validação automatizada garante a precisão e a conformidade dos dados.
Integração com Sistemas	Pode exigir entrada manual de dados em outros sistemas.	Pode ser perfeitamente integrado com outros sistemas para transferência de dados.
Segurança	Possíveis riscos de segurança devido ao manuseio manual de informações confidenciais.	Pode ser mais seguro com criptografia e controles de acesso implementados.
Recursos Humanos	Requer uma força de trabalho significativa para entrada e validação de dados.	Requer intervenção humana mínima, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas de maior valor.
Tratamento de erros	Baseia-se na detecção humana e na correção de erros.	A detecção e o tratamento automatizado de erros podem ser integrados ao sistema.

O que torna o processamento de formulários um desafio?

• Variabilidade nos formatos: Os formulários vêm em vários formatos e layouts. Eles podem estar em formato tabular ou narrativo. Os campos podem ser organizados de forma diferente e a estrutura do formulário pode variar.

• Qualidade de dados inconsistente: Os formulários podem conter informações faltantes ou incompletas, texto ilegível no caso de formulários digitalizados ou erros. Garantir a precisão e integridade dos dados torna-se um desafio quando se lida com dados de qualidade inconsistente.

• Tratamento de informações confidenciais: Muitos formulários contêm informações confidenciais ou de identificação pessoal. Garantir a segurança e a privacidade dos dados durante a fase de processamento é um desafio significativo.
• Escalabilidade: O manuseio de grandes volumes de formulários de maneira eficiente e oportuna é crucial para muitas aplicações. Garantir que o sistema de processamento de formulários possa ser dimensionado para atender às demandas crescentes é um desafio significativo.

A evolução das soluções de processamento de formulários

À medida que a tecnologia continua a avançar, a integração da IA ​​e da aprendizagem automática no processamento de formulários tornou-se mais predominante. Essas tecnologias permitem reconhecimento inteligente de formulários, extração automatizada de dados e análise avançada de dados.

A tecnologia avançada de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é uma das tecnologias proeminentes, permitindo que esses sistemas de processamento de formulários extraiam dados com precisão de documentos digitalizados. A integração da IA ​​vai além do OCR, fornecendo a capacidade de compreender e processar dados não estruturados em formulários automaticamente.

A extração de dados em tempo real e a adaptabilidade da IA ​​para lidar com formulários complexos marcam a vanguarda das soluções contemporâneas de processamento de formulários. A ênfase na IA não só aumenta a precisão e a eficiência, mas também se alinha com as tendências mais amplas da indústria, contribuindo para a transformação digital contínua, reduzindo o trabalho manual e otimizando os processos de fluxo de trabalho.

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Sua interface intuitiva simplifica a extração, permitindo aos usuários capturar e validar campos de dados sem esforço. Com suporte para diversos formatos de formulário, incluindo PDFs e documentos digitalizados, Astera garante adaptabilidade a diferentes layouts. Além da extração, a solução também oferece recursos robustos de limpeza e validação de dados, garantindo a precisão e confiabilidade das informações processadas.

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