Processamento inteligente de documentos (IDP) em logística e transporte

A documentação é parte integrante das operações em quase todos os setores. Tomemos como exemplo a logística e o transporte, onde as empresas processam centenas de milhares de documentos diariamente para manter as mercadorias em movimento e a cadeia de suprimentos funcional. Então, o que as empresas de logística estão fazendo para lidar com um número tão vasto de documentos? Mais importante, como elas podem usar a tecnologia de processamento inteligente de documentos (IDP) para gerenciar seus documentos e extrair os dados de que precisam? 

Este blog é sobre processamento inteligente de documentos em logística e o papel do IDP na automação do gerenciamento de documentos no setor. 

O estado atual da automação no processamento de documentos logísticos  

Se você está lendo este artigo, é bem provável que você trabalhe no setor de logística, o que significa que você conhece todos os diferentes tipos de documentos que são produzidos e processados. 

De faturas comerciais, guias de remessa marítima e aérea, conhecimentos de embarque, ordens de compra e listas de embalagem a avisos de chegada, etiquetas de remessa, recibos, declarações alfandegárias, comprovantes de entrega e muito mais, cada documento carrega informações essenciais que ajudam a rastrear remessas, confirmar detalhes de transações e cumprir requisitos de conformidade. Garantir que as mercadorias se movam sem problemas requer que as partes relevantes obtenham esses documentos em tempo hábil, o que, por sua vez, só é possível se forem processados ​​de forma rápida e precisa. 

Para responder a essas necessidades, as empresas automatizaram seus processamento de documentos e fluxos de trabalho de gerenciamento. O uso de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e técnicas baseadas em regras para tarefas repetitivas, como extração de dados e classificação de documentos, é um bom exemplo. Scripts e fluxos de trabalho simples também são usados ​​para encaminhar documentos para os departamentos ou sistemas certos, garantindo que eles cheguem aos seus destinos pretendidos. 

É evidente que essas ferramentas básicas de automação permitem que equipes de documentação formatem documentos e criem modelos padronizados para tipos semelhantes de documentos. Mas não vamos esquecer que cada documento tem seu próprio formato, campos de dados e requisitos de conformidade que devem ser considerados, especialmente ao lidar com vários parceiros de negócios. E isso nos leva aos desafios de processamento de documentos no setor de logística. 

O processamento de documentos logísticos ainda enfrenta muitos desafios 

A mudança de processos baseados em papel para documentação digital automatizou muitas tarefas repetitivas na indústria de logística e transporte. O que ainda continua sendo um desafio, no entanto, é o volume cada vez maior de documentos, juntamente com seus formatos em mudança e a quantidade significativa de tempo e recursos humanos necessários para processar e extrair informações necessárias de forma eficiente de documentos importantes. 

Processamento manual 

Apesar dos avanços recentes, muitas empresas de logística ainda dependem de métodos manuais de processamento de documentos, onde os membros da equipe são responsáveis ​​por inserir dados de documentos físicos ou digitais em seus sistemas internos. Evidentemente, essa abordagem consome tempo e é propensa a erros, como digitar incorretamente uma quantidade de remessa ou inserir incorretamente um código alfandegário. Esses erros são os impulsionadores de efeitos downstream dispendiosos, levando a atrasos e oportunidades perdidas. 

Volume de documentos 

Até mesmo para uma empresa de logística de médio porte, processar centenas ou milhares de documentos regularmente é comum. Cada documento contém pontos de dados críticos que devem ser capturados, validados e compartilhados com as partes interessadas relevantes, o que significa que a única maneira de avançar é processá-los com eficiência. Sem automação alimentada por IA, as empresas de logística enfrentam atrasos no processamento e correm o risco de entregas perdidas, levando à insatisfação do cliente. 

Integração com sistemas existentes 

Uma organização típica da cadeia de suprimentos lida com múltiplos parceiros de negócios, o que significa que ela é obrigada a lidar com todos os tipos de documentos. E para fazer isso de forma eficaz, ela precisa de sistemas que possam se comunicar perfeitamente. Em alguns casos, por exemplo, quando integração de um novo parceiro, as organizações devem construir novas integrações para gerenciar certos documentos, especialmente se eles não forem estruturados e variarem muito em formato. Isso se torna um desafio à medida que mais parceiros com necessidades diferentes entram. 

Auditoria e rastreabilidade 

O que é uma cadeia de suprimentos se tirarmos a visibilidade dela? Isso mesmo, uma série de processos desconexos que carecem de coordenação e eficiência. Documentos são essenciais para ganhar visibilidade sobre o movimento de mercadorias ao longo da cadeia de suprimentos, tornando ainda mais importante poder rastreá-los e rastreá-los. Múltiplas partes interessadas, diversos tipos de documentos e processos manuais complicam o rastreamento de documentos. 

IDP aprimora automação de gerenciamento de documentos logísticos 

Considerando os desafios existentes, os provedores de serviços de logística e cadeia de suprimentos estão adotando cada vez mais soluções de automação baseadas em inteligência artificial (IA) que aceleram ainda mais o gerenciamento de documentos e a extração de dados. 

Veja como um Solução de processamento de documentos de IA permite que as empresas gerenciem documentos com intervenção manual mínima: 

Classificação de documentos de logística e embarque 

À medida que um documento de embarque é recebido, Software IDP lê o texto e o layout para identificar se é uma fatura ou qualquer outro tipo de documento. 

Extração de dados do documento 

Ao contrário do OCR tradicional, Soluções IDP são capazes de extrair texto junto com pontos de dados importantes, como IDs de remessa, quantidades de produtos, datas e valores de fatura. O que realmente faz Extração de dados de IA vale a pena para as empresas de logística é sua capacidade de extrair dados de documentos semiestruturados e não estruturados, como uma lista de embalagem ou Arquivos EDI. 

Validação de dados para qualidade geral 

Os dados extraídos são verificados para verificar se estão em conformidade com as regras comerciais definidas. Regras predefinidas permitem que você garanta que seus dados sejam formatados conforme necessário e impeça que pontos de dados indesejados entrem em seus sistemas. Exemplos de data de validade as regras poderiam verificar se o ID da remessa corresponde ao ID no arquivo da empresa banco de dados ou garantir que os valores das faturas estejam alinhados com as transações registradas. 

Manipulando documentos não estruturados 

A logística geralmente envolve documentos não estruturados, como recibos de entrega manuscritos ou e-mails com instruções de envio incorporadas. A automação tradicional tem dificuldades com esses formatos, mas IDP usa aprendizado de máquina para se adaptar e aprender com cada documento que processa. 

O uso de recursos de processamento de linguagem natural (NLP) significa que os sistemas podem compreender o documento contextualmente. Então, mesmo que um fornecedor altere o formato de sua lista de embalagem, um sistema IDP confiável ainda identificará pontos de dados relevantes sem exigir intervenção manual. 

Integração e interoperabilidade perfeitas 

As plataformas IDP oferecem a capacidade de transportar dados para o destinatário pretendido. Os membros da equipe podem acessar facilmente esses dados de sistemas internos relevantes, como software ERP ou uma central data warehouse, e tomar decisões. 

Como a IA faz tudo isso sozinha, você terá que verificar se há erros nas primeiras vezes. Quantas vezes você precisará fazer isso depende da precisão da solução usada, pois as ferramentas têm níveis variados de precisão com extração de dados de documentos. 

Documentos de logística que o IDP pode automatizar 

Então, quais são as diferentes tipos de documentos usado no setor de logística que você pode processar e extrair informações automaticamente? Embora a lista de documentos possa ser extensa, os seguintes são os documentos mais comumente usados ​​em logística e transporte para os quais você deve considerar usar o software IDP: 

Ordens de compra (PO) 

O documento serve como uma solicitação formal para o fornecimento de bens. Processamento de pedidos de compra envolve a extração de informações como números de pedidos, descrições de itens, quantidades, preços acordados e termos de entrega. 

Conhecimentos de embarque 

As transportadoras aéreas e de frete marítimo emitem guias de remessa como prova de que receberam mercadorias para enviar. Esses documentos incluem detalhes importantes sobre o destino, consignatário, rota, número da guia de remessa, descrição da carga e informações da transportadora. 

Pedidos de entrega 

As transportadoras emitem ordens de entrega que permitem a liberação de mercadorias para o consignatário, ou qualquer outra parte indicada autorizada pelo consignatário. As principais informações a serem extraídas geralmente incluem números de ordens de entrega, detalhes do consignatário, detalhes do item e instruções de entrega. 

Contas de frete 

Uma fatura de frete contém informações sobre as taxas de frete devidas para o transporte de mercadorias, normalmente entre o remetente e a transportadora. Taxas de frete, termos de envio, detalhes do consignatário e do remetente, detalhes da remessa (peso, volume) e termos de pagamento são normalmente extraídos das faturas de frete. 

Conhecimento de embarque (BOL) 

Um conhecimento de embarque é um documento legal, normalmente usado no contexto de frete marítimo, que uma transportadora emite para o remetente para reconhecer o recebimento da carga. Entre outras informações, os conhecimentos de embarque detalham os nomes do remetente e do destinatário, instruções de embarque, descrições de itens, quantidades, peso e termos de embarque. 

Faturas 

As faturas detalham os encargos por bens ou serviços fornecidos e são um documento-chave para operações financeiras e contábeis em logística. Números de fatura, datas, detalhes de itens de linha (descrição do produto, quantidades, preços unitários), valor total, termos de pagamento, detalhes de impostos e datas de vencimento são geralmente extraído de faturas. 

Listas de embalagem 

Geralmente enviadas junto com faturas, as listas de embalagem descrevem o conteúdo de uma remessa, incluindo descrições de itens, quantidades e métodos de embalagem. Nomes de produtos, quantidades, dimensões e pesos de itens individuais em uma remessa, bem como métodos de embalagem usados ​​(caixas, paletes, etc.) são detalhados em uma lista de embalagem. 

Formulários de rastreamento de remessa 

As empresas de logística extraem números de rastreamento, status de remessa, localização e tempo esperado de entrega de um formulário de rastreamento de remessa. Esses pontos de dados permitem que elas rastreiem o status de uma remessa conforme ela se move por diferentes estágios da cadeia de suprimentos. 

Declarações alfandegárias 

Também chamada de declaração de mercadorias, uma declaração alfandegária contém informações que descrevem as mercadorias que estão sendo importadas ou exportadas, seu valor e seu destino. Campos de dados como código alfandegário, classificações tarifárias, descrições de mercadorias, Códigos SH (códigos do Sistema Harmonizado), valor da remessa e origem constituem informações importantes extraídas desses documentos. 

Recibos de entrega/comprovante de entrega (POD) 

Um recibo de entrega, ou prova de entrega, é um reconhecimento de que as mercadorias foram entregues e recebidas pelo destinatário pretendido. Normalmente, a data de entrega, os detalhes do destinatário, os itens entregues e as assinaturas (se aplicável) são pontos de dados importantes extraídos de um recibo de entrega. 

Os benefícios do processamento inteligente de documentos em logística 

O IDP oferece várias vantagens que facilitam a mudança de processos tradicionais para fluxos de trabalho de processamento de documentos digitais eficientes. Ele aborda os desafios operacionais específicos que as empresas de logística enfrentam, ajudando-as a otimizar seus fluxos de trabalho e a fornecer melhores serviços aos seus clientes. Os principais benefícios incluem: 

• A eliminação de erros associados à entrada manual de dados significa que você pode extrair dados precisos de documentos como faturas e avisos de remessa 
• O IDP requer intervenção manual mínima, o que se traduz em processamento de documentos mais rápido e operações logísticas mais suaves 
• Automação e redução de erros levam à economia de custos 
• O faturamento e a cobrança de frete otimizados encurtam o ciclo de faturamento 
• Extração rápida e precisa de dados de listas de embalagem e relatórios de inventário resulta em gerenciamento de estoque eficiente 

Soluções inteligentes de processamento de documentos facilitam a transição 

Sempre que você decide incorporar uma nova tecnologia em seus processos, você faz uma análise cuidadosa do seu estado atual e como a tecnologia adicionada o ajudará a atingir o estado desejado. As mesmas regras se aplicam ao implementar o IDP para acelerar o processamento e o gerenciamento de documentos no setor de logística. 

Felizmente, o exercício não será tão intenso porque o software IDP faz a maior parte do trabalho pesado integrando-se com sistemas de gerenciamento de transporte (TMS) existentes, plataformas ERP e outras ferramentas e fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos. No entanto, isso não o isenta dos pré-requisitos — planejamento cuidadoso e formulação de estratégias de implementação. Depois de considerar os fundamentos, você não precisa embarcar em uma revisão completa de seus sistemas existentes para aproveitar IA para processamento de documentos. 

Em resumo, as ferramentas IDP começam a entregar valor imediatamente. A transição suave permite uma automação mais rápida de tarefas críticas, como extração de dados e classificação de documentos, sem uma curva de aprendizado íngreme. E é por isso que é essencial selecione um confiável Ferramenta IDP. 

Como funciona o dobrador de carta de canal Astera auxilia empresas de logística e transporte com PDI 

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