O que são metadados e por que são importantes?

O que são metadados?

Metadados referem-se às informações sobre os dados que lhes conferem mais contexto e relevância. Ele registra aspectos essenciais dos dados (por exemplo, data, tamanho, propriedade, tipo de dados ou outras fontes de dados) para ajudar os usuários a descobrir, identificar, compreender, organizar, recuperar e usá-los, transformando informações em ativos críticos para os negócios.

Pense nisso como etiquetas em uma caixa que descrevem o que está dentro. Os metadados facilitam a localização e a utilização dos dados necessários. Os elementos típicos de metadados incluem:

• Detalhes do conteúdo: título, descrição, tags e categorias
• Informações de propriedade/acesso: criador, data de criação, modificador e controles de acesso

Quais são alguns exemplos de metadados?

Vejamos um exemplo para melhor compreensão:

Metadados de um arquivo de planilha:

Metadados de um arquivo de planilha. Imagem por Astera.

As planilhas contêm vários tipos de metadados, incluindo cabeçalhos de colunas e o número de linhas e colunas. No exemplo acima, a linha da tabela, os cabeçalhos das colunas e o comentário de Saba são exemplos de metadados, pois fornecem contexto aos dados nas linhas seguintes. Este tipo de metadados facilita o trabalho com os dados presentes.

Outros elementos de metadados em uma planilha incluem descrições de origem, relacionamentos entre tabelas, regras de validação de dados, tipos de dados, estatísticas de coluna (valores ausentes, valores mínimos ou máximos, distribuição), informações de propriedade de dados, data de criação, comentários e histórico de atualização.

Outros exemplos: 

Além de uma planilha, os metadados facilitam a organização e categorização de uma ampla gama de ativos digitais, incluindo imagens, páginas da web, arquivos de computador, documentos, arquivos de sistema de informações geográficas (GIS), bancos de dados relacionais, bancos de dados gráficos, e-mails, códigos de aplicativos, multimídia conteúdo (vídeos) e gravações de áudio.

Por que os metadados são mais importantes do que nunca hoje? 

Gerenciamento de metadados vai além de descrever o conteúdo. Ajuda a tornar informações cruciais pesquisáveis ​​e detectáveis ​​– amplamente adotadas hoje para fins organizacionais e eficientes. gestão de dados propósitos. Para citar alguns, é:

Melhora a organização dos dados

Os metadados lidam com grandes volumes de dados por meio de categorização. Os detalhes descritivos, técnicos e estruturais sobre seus dados servem como base para rotular, categorizar, localizar e recuperar os dados, economizando tempo e esforço, aumentando assim a produtividade.

Melhora o gerenciamento de dados

Ele fornece insights sobre a linhagem dos dados (sua data de origem e as transformações pelas quais passaram), quem pode acessá-los e como eles se inter-relacionam com outros dados. Isso ajuda a evitar inconsistências ou erros de dados, melhorando qualidade de dados e subsequentemente melhorando os processos de negócios.

Aumenta as capacidades de tomada de decisão

A crescente complexidade dos dados torna a análise de grandes volumes de dados desafiadora e irrealista. Os metadados contextualizam e agregam mais estrutura a esses dados, possibilitando melhor compreensão. Além disso, quando alimentado com IA e algoritmos de aprendizado de máquina, o processo de detecção e correção de anomalias, marcação e categorização é automatizado, melhorando a descoberta e a precisão dos dados, permitindo decisões informadas.   

Auxilia na conformidade e segurança

Quando Quando se trata de armazenamento, uso e retenção de dados, especialmente PII, todas as empresas devem aderir aos regulamentos de conformidade descritos (por exemplo, HIPAA) independentemente do setor. Os metadados facilitam isso, fornecendo informações sobre o proprietário ou criador dos dados e a linhagem, auxiliando no acompanhamento do ciclo de vida do documento. Além disso, metadados como níveis de acesso, criptografia e trilhas de auditoria garantem a integridade e a confidencialidade dos dados.

Além disso, os metadados suportam integração de dados e suave migração de dados, além de permitir a colaboração e promover afiliações entre sistemas empresariais como ERP e CRM. Além disso, é uma ferramenta poderosa para descoberta de conteúdo moderno e experiência elevada do cliente. Ele permite que potenciais compradores encontrem títulos relevantes por meio de pesquisa e navegação rápidas. Metadados claros ajudam os clientes a compreender os detalhes do produto e a tomar decisões de compra informadas.

O papel dos metadados no gerenciamento de dados

Os metadados fornecem muitas informações sobre seus ativos de dados para revelar seu verdadeiro valor.

Imagem por Astera.

Veja como ele gerencia seus dados de maneira eficaz em todas as dimensões:

• Contexto suplementar: Os metadados adicionam uma camada de explicação aos seus dados armazenados em bancos de dados ou sistemas. Ele detalha a origem dos dados (de onde vieram), seu formato (como estão estruturados, por exemplo, números ou texto) e quaisquer transformações pelas quais passaram (como cálculos ou ajustes). Este contexto adicional permite aos usuários interpretar os dados com precisão e escolher as técnicas mais adequadas para extrair insights confiáveis.
• Pesquise e filtre: Os metadados facilitam funcionalidades internas de pesquisa baseada em texto em bancos de dados. Atributos descritivos nos metadados, como palavras-chave, títulos e resumos, fornecem um contexto nos resultados da pesquisa e permitem que os usuários localizem rapidamente conjuntos de dados relevantes por meio de ferramentas de pesquisa internas. Além disso, os metadados permitem filtrar e classificar os resultados da pesquisa com base em critérios específicos, economizando tempo e esforço que de outra forma seriam gastos na triagem de dados irrelevantes.
  
• Estrutura lógica: Os metadados simplificam a forma como seus dados são organizados. Ele define as conexões entre os elementos de dados, as dependências entre si e sua hierarquia dentro do conjunto de dados maior. Essa análise detalhada permite uma estrutura de dados lógica e bem organizada, o que torna mais eficiente o armazenamento, a recuperação e a integração de diferentes conjuntos de dados.

Ilustração de como os metadados estabelecem relacionamentos de dados importantes. Imagem por Astera.

• Rastreamento de linhagem: Os metadados permitem rastrear a origem e as transformações pelas quais um conjunto de dados dentro de um banco de dados passa ao longo de seu ciclo de vida. Um histórico documentado com linhagem permite que os usuários avaliem a validade e a confiabilidade dos dados, garantindo que estejam trabalhando com informações precisas para uma tomada de decisão informada.
  
• Verificações da qualidade dos dados: Incorporadas nos metadados podem estar informações sobre verificações de qualidade de dados e processos de validação realizados nos dados armazenados nos bancos de dados. Ao oferecer mais visibilidade do ciclo de vida dos dados, os metadados permitem que os usuários avaliem a precisão e a integridade de um conjunto de dados antes de utilizá-lo para análise.
• Controle de acesso: Os metadados facilitam o gerenciamento de permissões de acesso aos dados do banco de dados, fornecendo informações sobre funções de usuário, níveis de sensibilidade de dados e outros atributos relevantes para o controle de acesso. Por exemplo, um administrador de banco de dados pode definir uma regra segundo a qual apenas usuários com a função de “gerente” podem acessar dados marcados como “confidenciais” nos metadados. Ao especificar funções de usuário e níveis de autorização, os metadados ajudam a garantir que apenas pessoal autorizado possa acessar dados sensíveis ou confidenciais, reforçando a responsabilidade e a segurança dos dados.
• Instruções de acesso claras: uma vez localizado um conjunto de dados relevante, os metadados detalham os métodos de acesso, incluindo requisitos de autenticação e autorização. Com instruções de acesso claras, os usuários podem obter os dados necessários para análise sem qualquer confusão, agilizando o processo de recuperação de dados. 
• Compartilhamento padronizado: Ele permite a criação de formatos de dados consistentes em vários conjuntos de dados no seu sistema de banco de dados. Ao fornecer um formato padronizado, os metadados facilitam o compartilhamento contínuo de dados entre equipes, departamentos e organizações, promovendo a colaboração, a descoberta de dados, a pesquisa e as práticas de compartilhamento de conhecimento.
• Dependência reduzida de equipes de dados: Com dados prontamente disponíveis e bem documentados (graças aos metadados), os usuários podem localizar e compreender de forma independente os dados de que precisam no sistema. Consequentemente, a carga de trabalho reduzida permite que as equipes de dados se concentrem em tarefas mais complexas.
• Interoperabilidade de dados: Os metadados facilitam a interoperabilidade entre vários sistemas em sua pilha de tecnologia, estabelecendo uma linguagem comum. Define formatos de dados, modelos e protocolos de intercâmbio para garantir a harmonização e o intercâmbio contínuo entre bases de dados.
• Trilhas de auditoria e prestação de contas: Conforme discutido anteriormente, os metadados rastreiam quem acessou ou modificou conjuntos de dados específicos nos bancos de dados. Isso cria um registro detalhado de atividades, permitindo que as organizações identifiquem as partes responsáveis, evitem alterações não autorizadas e minimizem violações de dados. No controle de versões, facilita procedimentos de rollback em caso de erros, garantindo a integridade dos dados.
• Conformidade simplificada: Os metadados servem como tradutores, permitindo práticas consistentes de tratamento de dados em vários sistemas. Permite a adesão às políticas corporativas e aos requisitos regulamentares, independentemente de onde os dados residem, e minimiza erros e inconsistências que podem levar a problemas de conformidade.

Papel dos metadados no gerenciamento de dados. Imagem por Astera.

Tipos de metadados

Com base nas funcionalidades que atende no que diz respeito à gestão da informação, os metadados são categorizados em vários tipos, alguns dos quais são:

Metadados descritivos

Os metadados descritivos abrangem detalhes essenciais sobre o recurso de dados (o quê, quando, onde e quem), abrangendo seu conteúdo, contexto e características. Inclui título, nome do autor, palavra-chave, resumo, data de publicação, categoria e características físicas (para mídia física).

Função: Ajuda os usuários a descobrir dados relevantes rapidamente e facilita o controle de versões nos sistemas de gerenciamento de documentos.

Metadados estruturais

Os metadados de estrutura são a organização interna de uma fonte de dados. Ele especifica relacionamentos hierárquicos entre componentes, permitindo exploração e análise eficiente de dados.

Função: Ele permite que os usuários naveguem com eficiência por estruturas de dados complexas e melhorem a usabilidade dos dados e a compreensão do usuário por meio de uma apresentação aprimorada dos dados (por exemplo, menu de navegação do site, números de slides em uma apresentação e relacionamentos entre pais e filhos em bancos de dados).

Metadados administrativos

Os metadados administrativos fornecem informações cruciais para ajudar a gerenciar ou controlar um recurso de dados, ou seja, insights sobre quem possui um recurso de dados, como os usuários podem acessá-lo e como os usuários o gerenciam. Esse tipo de metadados geralmente é criado automaticamente na entrada de conteúdo em um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) e desempenha um papel fundamental no gerenciamento, navegação, entrega e recuperação de dados dentro do CMS.

Inclui detalhes como data de criação dos dados, autor, número de identificação, codificação ou tipo de mídia, permissões de acesso, período de retenção e direitos autorais ou de uso. Este tipo de metadados é fundamental para manter a integridade e conformidade dos dados em todos os setores.

Função: Ajuda a gerenciar governança de dados e segurança, garantindo que os dados sejam acessados, armazenados e usados ​​de forma adequada, seguindo as regulamentações para retenção de dados.

Esses três tipos de metadados geralmente estão conectados e funcionam juntos. Aqui está um exemplo de como eles se inter-relacionam.

Inter-relação entre metadados descritivos, estruturais e administrativos. Imagem por Astera.

Metadados técnicos

Este tipo de metadados fornece informações sobre as características técnicas dos recursos digitais. Descreve as regras e a estrutura para armazenamento de dados, incluindo modelos de dados e protocolos de backup. Inclui elementos como tamanho do arquivo, formato (por exemplo, PDF, JPEG, MP4), codificação de caracteres (por exemplo, UTF-8, ASCII), métodos de compactação, linhagem de dados, configurações de segurança, software usado para criá-lo e detalhes de hardware ou dispositivo .

Exemplos: Transformação de dados regras, esquema, nomes de campos, detalhes de indexação, contagem de linhas ou colunas, informações de fonte de dados, tipos de dados, relacionamentos de dados e controle de acesso.

Esquema de tabela – Exemplo de metadados técnicos. Imagem por Astera.

Função: Os metadados técnicos maximizam a interoperabilidade dos dados, identificam inconsistências de dados, fornecem visibilidade da linhagem dos dados (origem e transformações), simplificam a integração de dados capturando informações de fontes de dados, melhoram a capacidade de pesquisa e recuperação de ativos digitais, auxiliam na preservação de dados e no arquivamento adequado e permitem uma navegação contínua. e análise de dados.

Metadados ativos versus metadados passivos

Os metadados ativos são dinâmicos. É um recurso sempre ativo, APIprocesso orientado a dados que se integra às suas ferramentas de pilha de dados, coleta metadados delas, cria inteligência e impulsiona ações sem intervenção humana. Resumindo, descreve os dados, adiciona contexto a eles e pode ser alterado com base nas interações.

Por exemplo, os metadados ativos identificam os conjuntos de dados usados ​​com mais frequência a partir de registros históricos de uso e recomendam um cronograma otimizado para pipeline de dados execução. No entanto, isso não para aqui. Além de apenas sugestões, ele ajusta autonomamente o pipeline de dados por meio de integração direta, avançando assim em um processo totalmente Operações de dados abordagem centrada.

Os metadados passivos, por outro lado, são um processo tradicional e mais estático. Descreve os dados, é criado manualmente por humanos e não altera seu comportamento com base em eventos. Os exemplos incluem tags, descrições de dados, tipos de dados e fontes de dados. Aqui está uma representação visual dos metadados passivos e ativos e como os primeiros abrem caminho para os últimos.

Metadados ativos versus metadados passivos. Fonte: Gartner

Melhor usar metadados de forma eficaz

Aqui estão algumas das melhores práticas para orientá-lo na utilização eficaz de seus metadados:

1. Conheça seus porquês: Defina a finalidade dos seus metadados. Identifique o valor comercial dos metadados capturados e como eles dão suporte aos seus sistemas, processos e organização.
2. Projete um esquema personalizado: Crie uma estrutura estruturada (esquema) para categorizar e organizar seus ativos com base em suas necessidades específicas.
3. Torne-o detectável: Planeje a fácil descoberta e acesso ao conteúdo. Explique quem são os usuários pretendidos e quais ferramentas e métodos eles usarão para encontrar e utilizar os metadados.
4. Concentre-se no valor, não no volume: Selecione e descreva cada parte dos metadados que você coleta. Inclua apenas propriedades que se conectem diretamente com seus objetivos e propósito.
5.  Simplifique para melhor uso: Mantenha seus metadados simples e diretos para incentivar os usuários a contribuir com informações essenciais. Evite usar campos excessivos e priorize propriedades essenciais. Por exemplo, ao adicionar metadados a uma imagem, campos como título, descrição e tags são cruciais para a categorização. Além disso, remova propriedades padrão pré-preenchidas irrelevantes para criar uma interface mais limpa.
6. Certifique-se de que esteja alinhado com os objetivos de negócios: Desenvolva um plano de governança. Isto inclui estabelecer funções e responsabilidades claras, gerenciamento de qualidade de dadose políticas para gerenciamento de metadados, garantindo consistência e conformidade nos elementos de metadados. Além disso, identifique fontes e características dos seus metadados para adaptar eficazmente os seus planos de governação em resposta à evolução das necessidades.
   
   Saiba mais sobre melhores práticas de governança de metadados.

Palavras finais

O gerenciamento eficaz de dados em sua organização é crucial para impulsionar decisões baseadas em dados. Embora os dados tenham um valor imenso, utilizá-los totalmente requer contexto, e é por isso que os metadados são cruciais. Ao fornecer uma compreensão mais profunda das características, linhagem e localização dos seus dados nos bancos de dados, os metadados permitem a descoberta eficiente de dados, garantem qualidade e conformidade e simplificam a preservação a longo prazo.

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