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Além do processamento de formulários OCR: o guia abrangente para extração inteligente de dados de formulários 

Março 18th, 2024

À medida que as empresas continuam a lidar com um volume cada vez maior de formulários, faturas e documentos, a necessidade de precisão, velocidade e adaptabilidade na extração de dados nunca foi tão pronunciada. A tecnologia tradicional de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) tem sido um elemento básico no processamento de formulários, mas à medida que a tecnologia avança, também aumentam as expectativas por soluções mais inteligentes e inteligentes  

O que é processamento de formulário OCR? 

OCR, ou Reconhecimento Óptico de Caracteres, é uma tecnologia que converte diferentes tipos de documentos, como documentos em papel digitalizados e PDFs, em dados editáveis ​​e pesquisáveis. 

O processamento de formulários OCR refere-se especificamente à aplicação da tecnologia OCR para extrair dados de formulários. Esses formulários podem incluir contratos, pesquisas, inscrições e registros médicos. 

Principais etapas no processamento de formulários OCR 

OCR converte imagens de texto em texto legível por máquina seguindo estas etapas: 

Passo 1: Digitalize e digitalize a imagem. 

OCR digitaliza e altera a imagem do texto para um formato digital, como um bitmap ou arquivo vetorial. Isso cria uma grade de pixels ou pontos que mostram as formas e cores da imagem. 

Etapa 2: Melhore a qualidade da imagem. 

OCR melhora a qualidade e a legibilidade da imagem usando técnicas como redução de ruído, binarização, correção de distorção, segmentação e dimensionamento. Essas técnicas removem tudo o que não é necessário, como poeira, sombras ou fundo, e alteram a direção, o tamanho e a qualidade da imagem. 

Etapa 3: reconheça os caracteres e símbolos. 

OCR identifica os caracteres e símbolos individuais na imagem usando métodos como correspondência de modelos, redes neurais ou aprendizado de máquina. Esses métodos combinam as formas e padrões dos pixels ou pontos com uma lista de caracteres e símbolos conhecidos e escolhem o melhor. 

Etapa 4: corrija e melhore a precisão do texto. 

OCR corrige e melhora a precisão do texto usando técnicas como análise de contexto e processamento de linguagem natural. Essas técnicas verificam e corrigem quaisquer erros ou diferenças no texto e usam pistas como posição, tamanho, fonte e significado do texto para fazer isso. 

Limitações do processamento de formulários OCR

Embora o OCR seja uma ferramenta valiosa, não é perfeito e pode encontrar alguns desafios durante a extração de dados. A precisão dos formulários OCR varia de acordo com os diferentes tipos de formulários: formulários de layout estruturado/fixo e semiestruturados. 

Os formulários estruturados têm layout e formato fixos e predefinidos, como formulários fiscais, pesquisas ou formulários de inscrição. OCR funciona bem com formulários estruturados; no entanto, sua precisão nunca é 100% enquanto algumas ferramentas de OCR têm um limite de precisão de 95%. Portanto, você perde aproximadamente 3% a 5% dos seus dados se usar OCR para extração de dados. 

Por outro lado, os formulários semiestruturados possuem layout e formato variáveis ​​e dinâmicos, como faturas, recibos ou contratos. Até 80%80% de todas as formas são semiestruturadas. O processamento de formulários OCR tem desempenho ainda pior quando se trata de formulários semiestruturados. Portanto, o processamento de formulários OCR compromete ainda mais a precisão. 

Alguns dos erros comuns que o OCR pode cometer são: 

  • Falta ou leitura errada de letras ou números, especialmente símbolos 
  • Misturar letras ou números parecidos, como O e 0, ou l e 1 
  • OCR depende da qualidade das imagens de entrada, que pode ser afetada por fatores como resolução, iluminação, contraste e ruído. Imagens de baixa qualidade podem levar a erros e reconhecimento incorreto do texto. 
  • OCR funciona melhor com fontes padrão e o alfabeto latino. Pode ter dificuldade em reconhecer fontes exclusivas e idiomas não latinos. 
  • O OCR pode ter dificuldades com documentos que possuem layouts e estruturas complexas ou específicas, como múltiplas colunas, tabelas ou gráficos. Esses elementos podem interferir no processo de reconhecimento e segmentação do texto. 
  • O OCR pode ter capacidade limitada para reconhecer caracteres e símbolos especiais, como notações matemáticas, sinais de moeda ou emoticons. Esses caracteres e símbolos podem não fazer parte do conjunto alfanumérico padrão para o qual os sistemas OCR foram projetados. 

Esses desafios também podem afetar a precisão e a confiabilidade dos resultados do OCR. 

Extração inteligente de dados de formulário

A extração inteligente de dados de formulários é uma alternativa melhor ao processamento de formulários, pois supera as limitações do OCR. A extração inteligente de dados de formulários usa inteligência artificial e aprendizado de máquina para extrair dados relevantes de diversas fontes e formatos, como documentos, imagens ou formulários. Também pode validar, verificar, estruturar e enriquecer os dados extraídos, deixando-os prontos para uso ou integração posterior.  

Validação e verificação de dados 

A extração inteligente de formulários pode verificar os dados extraídos em relação a regras predefinidas, bancos de dados ou fontes externas para garantir sua precisão e integridade. Ele também pode sinalizar quaisquer dados ausentes, incorretos ou inconsistentes para revisão ou correção adicional. 

Por exemplo, a extração inteligente de formulários pode verificar a identidade de um cliente comparando os dados extraídos do seu documento de identificação com o seu perfil online ou um serviço de terceiros. Isso pode ajudar a prevenir fraudes, roubo de identidade ou lavagem de dinheiro. 

A extração inteligente de formulários também oferece maior precisão do que os métodos tradicionais de OCR. Os modelos OCR não oferecem 100% de precisão; suas faixas de precisão, enquanto a extração baseada em modelo com tecnologia de IA pode fornecer até 100% de precisão. Portanto, uma abordagem melhor seria usar soluções baseadas em IA simultaneamente com a tecnologia OCR.   

Estruturação e Enriquecimento de Dados 

A extração inteligente de formulários pode organizar os dados extraídos em um formato estruturado, como JSON, XML ou CSV, que pode ser facilmente integrado a outros sistemas ou aplicativos.  

Por exemplo, a extração inteligente de formulários pode estruturar os dados extraídos de um contrato em uma tabela que mostra as partes, prazos, datas e valores envolvidos. Ele também pode adicionar metadados, como origem, formato e localização do contrato. 

A extração inteligente de dados de formulário emprega IA para melhorar a qualidade dos dados. A IA pode aplicar técnicas como aprendizado de máquina, processamento de linguagem natural, visão computacional e aprendizado profundo para analisar, interpretar e validar os dados dos formulários. 

Benefícios da extração inteligente de formulários

Os benefícios comerciais de aproveitar a extração inteligente de formulários são diversos, como: 

  • Maior produtividade e eficiência: A extração inteligente de formulários pode reduzir o tempo e o esforço necessários para processar formulários manualmente, permitindo que a equipe se concentre em tarefas de maior valor agregado. Também pode aumentar a escalabilidade do processamento de formulários, permitindo uma entrega de serviços mais rápida e confiável. A Estudo da Forbes revelaram que as técnicas de extração baseadas em IA economizam cerca de 30% a 40% das horas gastas em tarefas de extração. 
  • Melhor qualidade e precisão dos dados: A extração inteligente de formulários elimina erros humanos, como erros de digitação, leitura incorreta ou omissões, que podem comprometer a qualidade e a precisão dos dados. Também pode garantir a consistência e padronização dos dados em diferentes formatos e fontes. 
  • Insights e análises de dados aprimorados: A extração inteligente de formulários pode revelar o valor dos dados ocultos nos formulários, transformando-os em um formato estruturado e utilizável. Também pode permitir análises de dados mais profundas e ricas, fornecendo informações adicionais, como metadados, carimbos de data/hora ou pontuações de confiança. Isso pode ajudar as empresas a obter insights, tomar decisões e impulsionar a inovação. 

Aplicações de extração inteligente de formulários

A extração inteligente de formulários pode desempenhar um papel vital em vários setores, como saúde, seguros, bancos e cadeia de suprimentos, para agilizar tarefas como revisão de documentos, análise de contratos, processamento de faturas e muito mais. Exemplos de como a extração inteligente de formulários pode ser aplicada em diferentes domínios incluem: 

Assistência médica 

A extração inteligente de formulários ajuda prestadores de cuidados de saúde e seguradoras a automatizar o processamento de formulários médicos, como reclamações, prescrições, relatórios de laboratório e registros de pacientes. Isto reduz erros manuais, acelera reembolsos, melhora o atendimento ao paciente e garante a conformidade com os regulamentos. Por exemplo, a extração inteligente de formulários pode extrair informações de diagnóstico, tratamento e cobrança de um formulário de solicitação de reembolso e combiná-las com o histórico médico e a apólice de seguro do paciente. Ele também pode sinalizar quaisquer discrepâncias, como superfaturamento, subfaturamento ou reivindicações duplicadas. 

Um dos principais fabricantes de dispositivos médicos, Boston Scientific, tem processamento automatizado de formulários, processamento de faturas, resumos de transmissão, processos de pré-registro e processamento de estoque para melhorar o atendimento ao cliente. Além da poupança monetária (240,000 dólares), resultou num tratamento de dados médicos sem erros. 

Seguros 

A extração inteligente de formulários pode ajudar as seguradoras a agilizar o processamento de formulários, como apólices, solicitações, sinistros e renovações. Isto pode melhorar o atendimento ao cliente, reduzir custos operacionais, melhorar a detecção de fraudes e otimizar o gerenciamento de riscos.  

Por exemplo, a extração inteligente de formulários pode extrair informações pessoais, veiculares e de acidentes de um formulário de reclamação de seguro automóvel e compará-las com os detalhes da apólice e a avaliação de danos. Ele também pode sinalizar quaisquer reclamações suspeitas ou fraudulentas, como acidentes encenados, danos inflacionados ou lesões falsas. 

Bancário 

A extração inteligente de formulários pode ajudar bancos e instituições financeiras a automatizar o processamento de formulários, como solicitações de empréstimo, relatórios de crédito, documentos de identidade e extratos. Isso pode melhorar a experiência do cliente, reduzir o tempo de processamento, aumentar a segurança e cumprir as regulamentações. 

Por exemplo, a extração inteligente de formulário pode extrair informações de receitas, despesas e dívidas de um formulário de solicitação de empréstimo e calcular a pontuação de crédito e a elegibilidade do empréstimo do solicitante. Também pode verificar a identidade e o histórico financeiro do requerente, cruzando os dados extraídos do seu documento de identificação e do seu extrato bancário. 

A extração inteligente de formulários também pode economizar uma quantidade significativa de tempo e dinheiro para a equipe financeira, ao reduzir o retrabalho causado por erro humano. De acordo com a reportado por Gartner, a extração inteligente de dados pode economizar 25,000 horas de retrabalho para a equipe financeira causado por erro humano, custando US$ 878,000 anualmente para uma empresa com 40 membros em uma equipe de contabilidade. 

Supply Chain 

A extração inteligente de formulários ajuda as empresas da cadeia de suprimentos e de logística a automatizar o processamento de formulários, como faturas, pedidos de compra, notas de entrega e conhecimentos de embarque. Isso melhora a eficiência, a precisão, a visibilidade e a colaboração em toda a cadeia de suprimentos.  

A extração inteligente de formulários pode extrair informações de produto, quantidade, preço e entrega de uma fatura e combiná-las com o pedido de compra e a nota de entrega correspondentes. Ele também pode sinalizar quaisquer discrepâncias, como entregas perdidas, incorretas ou atrasadas. 

Aproveitando o poder da extração inteligente de formulários com Astera ReportMiner 

Astera ReportMiner é uma ferramenta poderosa que permite capturar, transformar e converter dados de qualquer formulário ou formato de documento. Ele combina o melhor da automação orientada por IA e recursos de OCR para agilizar seus fluxos de trabalho de extração e integração de dados. 

  • Extração de dados de vários formatos: Astera ReportMiner pode lidar com uma ampla variedade de formatos de documentos, incluindo PDFs, formulários PDF, PRN, TXT, RTF, DOC, DOCX, XLS e XLSX. Quer se trate de faturas, relatórios ou outros dados estruturados ou não estruturados, ReportMiner pode extrair informações relevantes de forma eficiente. 
  • IA avançada: ReportMiner aproveita algoritmos de IA para identificar automaticamente campos de dados em documentos. Ele pode analisar nomes, endereços e outros pontos de dados críticos de maneira inteligente. Isto garante uma extração precisa mesmo de documentos complexos. 
  • Modelos de extração reutilizáveis: Com o ReportMiner, você pode criar modelos de extração reutilizáveis. Esses modelos permitem lidar com vários arquivos com formatos semelhantes de forma consistente. Ao definir regras de extração uma vez, você pode obter até 100% de precisão na extração de dados em vários documentos. 
  • Integração de OCR: Ao lidar com documentos digitalizados ou PDFs não extraíveis (que contêm imagens), ReportMiner oferece uma opção de OCR. OCR permite processar cópias digitalizadas e convertê-las em texto legível por máquina, que pode ser analisado por meio de modelos de extração. 
  • Validação de dados e garantia de qualidade: ReportMiner não apenas extrai dados, mas também valida sua qualidade. Você pode limpar e corrigir quaisquer itens mal lidos ou leituras erradas usando o Modo de Edição. Isso garante que os dados extraídos sejam precisos e confiáveis. 

Não perca a oportunidade de aproveitar o potencial dos seus dados não estruturados – experimente Astera ReportMiner hoje! Você pode baixar o teste gratuito de 14 dias SUA PARTICIPAÇÃO FAZ A DIFERENÇA ou solicite uma demonstração personalizada SUA PARTICIPAÇÃO FAZ A DIFERENÇA.   

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