OCR vs. IDP: Qual é o ideal para extrair dados de documentos?

A capacidade de extrair pontos de dados importantes de um documento com precisão e pontualidade é inestimável para as empresas, pois a tomada de decisões depende disso. Em uma tentativa de aprimorar seus fluxos de trabalho de gerenciamento e processamento de documentos existentes, os líderes de negócios e dados frequentemente se envolvem no debate OCR vs. IDP. Tanto o IDP quanto o OCR ajudam a acelerar a extração de informações de documentos, mas é aí que suas semelhanças terminam. E isso significa que eles são mais diferentes do que semelhantes. A questão, portanto, é: até que ponto? 

O que é OCR? 

A sigla OCR significa reconhecimento óptico de caracteres. Como o nome sugere, ele identifica caracteres (glifos ou palavras) que são impressos, digitados ou escritos à mão a partir de imagens, documentos digitalizados e arquivos PDF e os converte em texto legível por máquina. OCR usa uma combinação de tecnologias e técnicas, com visão computacional e reconhecimento de padrões sendo os métodos primários para analisar dados visuais e identificar padrões. 

Da perspectiva de uma organização, o OCR acelera extração de dados de documentos para dar suporte a processos de negócios, como processar um grande número de faturas rapidamente. 

Como funciona o OCR? 

Digamos que você receba um documento, ou escaneie um você mesmo, e o importe para o software OCR. Ele traduz as informações visuais para que seu computador possa entender os caracteres, números e palavras que ele contém. Isso envolve algumas etapas importantes: primeiro, o software OCR processa a imagem para detectar e isolar o texto. Em seguida, ele identifica as formas de caracteres individuais e os combina com seus banco de dados interno, essencialmente leitura o texto. 

Para identificar padrões, ele compara as formas na imagem com formas conhecidas para letras e números, geralmente usando aprendizado de máquina para melhorar a precisão ao longo do tempo. Mas aqui está o problema: o OCR, por si só, é literal. Ele não entende contexto ou significado. Se você escaneasse uma fatura com OCR, ele puxaria todo o texto — incluindo partes irrelevantes como isenções de responsabilidade — deixando você para peneirar manualmente os dados para encontrar o que precisa manualmente. 

O que é IDP? 

IDP significa processamento inteligente de documentos. Ele dá à extração de informações um significado totalmente novo, pois automatiza todo o fluxo de trabalho de gerenciamento e processamento de documentos. O IDP usa uma combinação de OCR, ML, inteligência artificial (IA) e processamento de linguagem natural (PLN) para extrair dados ao mesmo tempo em que o entende e valida. Ao contrário das ferramentas de OCR autônomas, Software IDP fornece uma solução unificada para extração de dados de documentos sem precisar integrar múltiplas soluções ou estruturas. 

Como funciona o IDP? 

Depois de escanear e extrair o texto usando OCR, o IDP aplica algoritmos de ML e técnicas de PNL para entendê-lo.

A PNL fornece contexto em torno das palavras, ajudando o sistema identificar informações-chave para extrair, como nomes, datas, números de faturas ou qualquer outro campo relevante para a tarefa. Os modelos de aprendizado de máquina treinam o sistema para se adaptar a diferentes tipos de documentos e layouts, mesmo que sejam inconsistentes ou não estruturados. Ele permite que o IDP classifique os documentos corretamente e extraia os dados necessários. 

Os dados extraídos, que agora são significativos, são validados quanto à precisão com verificação humana no circuito para campos críticos e integrados em sistemas posteriores, como bancos de dados, ERPs e CRMs, ou fluxos de trabalho como processamento automatizado de faturas or automação de contas a pagar (AP). 

Aprender mais: O que é processamento inteligente de documentos (IDP)?

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OCR vs. IDP: todas as diferenças em resumo 

No nível básico, o OCR é uma ferramenta para extração de texto simples, enquanto o IDP é uma solução abrangente para automação de documentos, tornando o IDP uma escolha melhor para empresas que buscam escalar e otimizar seus processos. Aqui estão todas as diferenças entre IDP e OCR: 

Diferentes casos de uso OCR e IDP atendem a

Entender os casos de uso específicos para os quais cada tecnologia é adequada é crucial para selecionar a ferramenta certa, especialmente porque o objetivo é agilizar os fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos reduzindo o esforço manual e melhorando a precisão. Abaixo, exploramos as principais aplicações de ambas as tecnologias em todos os setores:

Casos de uso de OCR

OCR atende a casos de uso mais simples:

• Converter formulários de pacientes manuscritos ou impressos em registros digitais, facilitando o armazenamento e o atendimento aos profissionais de saúde. recuperar dados do paciente
• Extrair detalhes como números de faturas e valores de faturas de fornecedores em um formato consistente para registrar e gerenciar pagamentos facilmente
• Digitalizar livros, artigos e outros conteúdos e torná-los pesquisáveis ​​e acessíveis online
• Melhorando o processamento de formulários com OCR para extrair rapidamente dados de contratos, pesquisas e outras documentações

Casos de uso do IDP

Ao contrário do OCR, o IDP atende a necessidades de processamento de documentos mais complexas e dinâmicas:

• Automação de faturas e contas a pagar por meio da extração e validação de dados importantes, como números de faturas, nomes de fornecedores, referências de pedidos de compra e totais, mesmo de layouts de faturas variados
• Automatizando o processamento de formulários de empréstimo, extratos bancários, e documentos comprobatórios em finanças
• Em seguros, o IDP automatiza a extração e classificação de formulários de reclamação, documentos de apólice e evidências de suporte
• Processamento de formulários de admissão de pacientes, resultados de laboratório ou reivindicações médicas para integrar dados estruturados em registros eletrônicos de saúde (EHRs)

Você deve escolher OCR ou IDP?

Dependendo do tamanho da sua organização e do caso de uso, a pergunta pode parecer redundante, principalmente porque o IDP inclui o OCR como uma das muitas tecnologias subjacentes para processamento de documentos. Então, se suas necessidades provavelmente crescerão ou evoluirão em um futuro próximo, vale a pena considerar o IDP desde o início. No entanto, o OCR tem alguns benefícios próprios: é econômico, direto de implementar e manter para tarefas simples e não é afetado por falhas de IA, como alucinação.

Aqui estão alguns fatores a serem considerados ao decidir entre IDP ou OCR:

Quando você deve escolher OCR?

O OCR pode ser uma solução simples e econômica se você for uma pequena empresa e os seguintes fatores se aplicarem:

• Você só precisa digitalizar documentos para mais acessibilidade armazenamento, recuperação e arquivamento
• Você lida com documentos estruturados com layouts consistentes, como formulários ou faturas
• Seus requisitos de processamento de documentos não vão além da extração básica de texto
• Você já possui ou planeja incorporar adicionais software ou integrações para validar dados
• Você tem os meios para gerenciar a intervenção manual necessária para organizar dados e lidar com erros

Quando você deve optar pelo PDI?

Pelo contrário, o IDP é a melhor escolha se você trabalha em uma grande organização e os seguintes fatores se aplicam:

• Além de documentos estruturados, você lida regularmente com grandes volumes de documentos não estruturados e semiestruturados, e suas operações comerciais exigem precisão, escalabilidade e adaptabilidade a novos tipos de documentos ao longo do tempo.
• Você está procurando um relacionamento de longo prazo, solução à prova de futuro para agilizar o processamento de documentos em escala
• Você tem casos de uso avançados, como processamento de faturas de vários fornecedores ou extração de cláusulas-chave de contratos, e precisa de um solução automatizada para extrair dados com contexto, incluindo classificação e validação específicas de campo
• A automação é essencial para seus fluxos de trabalho e você precisa integrar dados extraídos em outros sistemas ou aplicativos de negócios
• O orçamento não é uma restrição e você está pronto para investir em uma solução que proporcionaria maior ROI, reduzindo custos e melhorando a eficiência operacional

Conclusão

Para resumir, pense no OCR como um ponto de partida para extração de dados de documentos, enquanto o IDP é a escolha à prova do futuro para processamento automatizado de documentos e gestão com eficiência e escalabilidade.

Depois de decidir se você precisa de IDP ou OCR, a próxima etapa é integrar uma plataforma automatizada - uma que simplifica e acelera o processamento de documentos—em sua pilha de gerenciamento de dados e documentos. Se você estiver pronto para discutir seu caso de uso de processamento de documentos, Contacto Astera hoje mesmo.

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