Automatize a extração de dados de faturas com Astera ReportMiner

Hoje, a maioria das empresas envia e recebe faturas e recibos de pagamento em formatos digitais, como imagens PDF digitalizadas, documentos de texto ou modelos de faturas baseados em Excel. Embora estes formatos digitais tenham permitido a transição dos locais de trabalho para um ambiente sem papel, introduziram um novo desafio para os analistas de negócios, ou seja, extrair os dados ocultos nas faturas e utilizá-los para obter informações relevantes.

Este blog discutirá como as soluções de extração de dados de faturas podem automatizar facilmente a digitalização de faturas e, ao mesmo tempo, reduzir o tempo e o esforço gastos na entrada manual de dados. Além disso, explorará como Astera ReportMiner pode ajudá-lo a extrair dados significativos de relatórios e arquivos PDF.

Também mostraremos um caso de uso em que uma organização atualiza seus processos manuais de contabilidade com ReportMiner e automatiza o ciclo de faturamento.

Mas antes de chegarmos a essa parte, aqui está uma rápida recapitulação de alguns desafios na extração manual de dados.

Desafios da extração de dados de faturas 

Os fornecedores usam várias soluções de geração de faturas, incluindo terminais de ponto de venda (POS), caixas registradoras eletrônicas (ECR) e outros softwares de faturamento baseados em modelo para criar extratos de fatura do cliente. Cada solução tem um formato de saída distinto, que nem sempre é digital.

Compilar todos esses dados em um único local é um desafio. Portanto, pode levar vários dias para extrair dados de imagens PDF digitalizadas, faturas baseadas em texto e planilhas do Excel. Além disso, requer trabalho manual para limpar e transformar os dados. 

Um especialista em entrada de dados pode custar algo em torno $30,000 por ano. Considere o que acontece se uma organização depender apenas de especialistas para extrair dados de faturas de vários formatos, transformá-los e carregá-los em seus sistemas de destino. À medida que o negócio cresce, a empresa terá que contratar vários especialistas em entrada de dados – cada um custando US$ 30,000 por ano. Para três especialistas em entrada de dados, o custo do gerenciamento de dados de documentos pode facilmente exceder US$ 100,000 por ano. 

Métodos Comuns para Extração Dados da fatura

Aqui estão os métodos mais comuns para extrair e registro de dados da fatura:

• Adicionar manualmente dados de faturas

Muitas organizações ainda recorrem à extração manual de faturas. Eles geralmente contratam especialistas em entrada de dados que copiam manualmente os dados de cada fatura para uma planilha do Excel. Embora leve em média cerca de 5 minutos para adicionar dados de um documento PDF às colunas, imagine o que acontece quando há um grande volume de faturas. Isso não apenas atrasa a análise de dados, mas também é propenso a erros.

• Terceirizar o trabalho de entrada manual de dados

Algumas organizações contratam assistentes virtuais ou terceirizam a fatura manual extração de dados trabalhar para agências terceirizadas. Essas empresas terceirizadas possuem operadores de entrada de dados que registram manualmente os dados das faturas disponíveis em PDFs, imagens, arquivos de texto e modelos Excel. Essas empresas costumam cobrar da organização por folha ou por hora. Portanto, não é apenas demorado, mas também caro.

• Automatize a captura de dados de OCR e PDF de faturas

A melhor solução possível é um software de extração de dados de faturas que possa facilmente extrair dados de faturas de PDFs, arquivos de texto e planilhas do Excel com o mínimo de esforço manual. O processo de extração de dados da fatura é bastante simples com uma solução automatizada e sem código. Na verdade, a maioria dos softwares de extração agora está equipada com tecnologia AI que pode extrair dados imediatamente, independentemente do modelo. Depois de especificar os campos que deseja extrair, o software lê automaticamente os dados. Você pode transformar e mapear esses dados para o destino desejado.

Por fim, usando um fluxo de trabalho, você pode automatizar toda a captura de dados da fatura para que o processo de gravação seja executado em uma sequência.

O software de captura de faturas é preciso?

O software automatizado de captura de faturas pode extrair facilmente dados importantes das faturas, o que é crucial para aplicativos de contabilidade, planejamento de recursos e inteligência de negócios.

Tradicionalmente, a fatura captura de dados software costumava ser baseado em modelo, o que significava que você tinha que definir um modelo para cada formato. Caso você tenha criado um modelo de relatório incorreto, o software de captura de faturas extrairá dados incorretos.

No entanto, com o surgimento da IA, o software de extração de faturas tornou-se bastante preciso. Como você só precisa definir um layout e os campos que deseja extrair, os modelos de processamento de linguagem natural detectam automaticamente os campos, independentemente do formato. Na verdade, mesmo que os campos sejam diferentes, por exemplo, número ou não, os algoritmos de IA podem extrair dados com precisão.

Quando escolher a solução de extração de dados de fatura em PDF?

Ao decidir se uma organização deve optar por uma solução de digitalização de faturas e extração de dados, depende dos seguintes fatores:

1. Os dados da fatura estão disponíveis em vários formatos
2. Os dados da fatura estão em grande quantidade
3. A tarefa de fatura é recorrente e repetitiva
4. Os dados da fatura exigem horas de trabalho excessivas

Se o seu trabalho de extração de dados verificar todos os fatores acima, você provavelmente deve optar por uma solução de digitalização de faturas em PDF para realizar seu trabalho com mais rapidez, economia e eficiência.

Astera Report Miner: um software automatizado de extração de dados de faturas

Astera ReportMiner é um software de extração de dados com tecnologia de IA que pode extrair dados de faturas em PDF em massa usando acionadores baseados em eventos, como descarte de arquivos, anexos de recibos de e-mail e muito mais.

Digamos que várias folhas de fatura em PDF estejam disponíveis em uma pasta. Você pode agendar todos os arquivos para processar um após o outro automaticamente. Se houver algum erro, digamos que um arquivo tenha valores ausentes, a ferramenta detectará e registrará automaticamente os erros durante o processo usando regras de validação de dados. Depois de resolver esses erros, você pode carregar seus dados em um banco de dados ou data warehouse, de acordo com os requisitos da sua organização.

Caso de uso: Automatizando a extração de dados de faturas com Astera ReportMiner

A empresa Alpha Constructors tem vários empreiteiros trabalhando em seus projetos. Cada um desses empreiteiros tem seus próprios funcionários. Além disso, eles têm trabalhadores contratados e até freelancers trabalhando em diferentes subunidades. Alpha Constructors recebe atividade relatórios e faturas de cada empresa contratada no final do mês para compensá-los pelo trabalho realizado. 

Arquivo de fatura de amostra usado para teste do caso de uso.

Cada empresa envia faturas em um formato diferente, incluindo imagens PDF digitalizadas, PDFs impressos, arquivos de texto e até mesmo modelos do Excel. Em média, a Alpha Construtoras recebe cerca de 1,000 faturas em um determinado mês.

Uma vez recebidas, essas faturas devem ser classificadas, estruturadas e registradas no banco de dados interno da Alpha Constructors. Isso permite que eles acompanhem as atividades diárias, as tarefas realizadas, a contagem de funcionários e o orçamento gasto.

No entanto, classificar e registrar esses dados é um desafio. Um especialista em entrada de dados da Alpha Constructors leva cinco minutos para extrair dados de uma única fatura. O especialista pode extrair dados de 50 a 80 PDFs em um único dia útil. 

Alpha Constructors tem dois especialistas em entrada de dados na folha de pagamento, e eles estão pagando $ 30,000 anualmente cada um. Considerando que o faturamento da Alpha Constructors aumentará nos próximos anos, a empresa deve empregar ainda mais especialistas em digitação. O custo esperado de mais especialistas de entrada pode chegar a US$ 100 mil por ano. Pagar um valor tão alto pela extração de dados é demais para a Alpha Constructors, já que a empresa busca cortar despesas.

Ao pesquisar online por soluções de extração automatizada de dados de faturas, a Alpha Constructors encontrou Astera ReportMiner – o software de extração de dados baseado em IA.

ReportMiner Simplifica a extração de dados de faturas – Veja como

Alfa Construtores se inscreveram para o ReportMiner demonstração para aprender como eles podem resolver seu problema. Após uma discussão inicial com o ReportMiner equipe, eles decidiram experimentar o produto.

ReportMiner é um software local que pode ser instalado no servidor da organização. Ele pode digitalizar e extrair dados de arquivos PDF, documentos Excel, tabelas QuickBooks, e-mails, RTF e arquivos de texto.

ReportMiner aproveita a inteligência artificial para sugerir modelos de modelo de relatório, permitindo a geração automática de modelos para vários arquivos de origem simultaneamente. Depois de especificar o tipo e o layout do documento, ReportMiner recomenda de forma inteligente os modelos de modelos mais adequados, economizando tempo e esforço.

 

O fluxo de trabalho completo de Astera ReportMiner

A empresa mantinha todas as faturas em uma pasta. Depois de instalar o software, a Alpha Constructors conseguiu criar modelos de relatório para todos os formatos de faturas usando o recurso Auto Create Report Model.

Usando IA para criar modelos de relatório em Astera

Tudo o que a empresa precisava fazer era fornecer à ferramenta o layout dos dados que ela queria extrair desses arquivos de origem, importando um objeto definido por layout de um fluxo de dados ou um layout de um JSON.

Especificando layouts de fatura em Astera Relatório Mineiro

A mineração automatizada de relatórios gerou modelos de relatórios para cada arquivo na pasta e salvou os arquivos gerados com sucesso na pasta AI Generated Report Models que continha todas as faturas. Caso o arquivo não contenha os campos obrigatórios, a ferramenta mantém os templates gerados na pasta Modelo de Relatórios Errados, permitindo que a empresa verifique e/ou edite.

Os dados extraídos das faturas são movidos para as tabelas do banco de dados. ReportMiner também exibe tabelas de saída por meio do Visualização instantânea de dados recurso.

Astera ReportMiner oferece um visualizador de dados estruturados no software do Excel e tabelas de banco de dados. 

Foram configurados quatro fluxos de dados diferentes, cada um específico para o formato em que os dados da fatura são recebidos na Alpha Constructors. Esses fluxos de dados foram então automatizados para funcionar em gatilhos baseados em eventos para que, assim que uma fatura fosse recebida, ela pudesse ser registrada na tabela do banco de dados, removendo completamente o trabalho manual.

ReportMiner permite a modelagem de dados de apontar e clicar em um fluxo de dados

A Alpha Constructors recebe dados como anexos de e-mail, downloads diretos do servidor FTP e de unidades de nuvem de terceiros. ReportMiner ofertas automação de extração de dados para todos esses canais. 

Como um modelo de dados preparado a partir de PDFs de faturas digitalizadas se parece em ReportMiner

Os usuários podem configurar fluxos de trabalho para agendar trabalhos. Cada trabalho pode ser executado em um acionador de evento. Por exemplo, o evento é acionado se uma fatura for recebida como anexo de e-mail. ReportMiner irá então passá-lo por um modelo de relatório que criará uma estrutura de extração de dados. 

ReportMiner permite que os usuários criem um número ilimitado de modelos de relatórios, cada um atendendo a um formato diferente de dados de faturamento. Os usuários também podem se inscrever regras de validação de dados para cada campo para garantir que os dados extraídos estejam em um formulário específico. Se o usuário quiser garantir que o número da fatura ou o campo valor faturado não esteja vazio, ele pode aplicar uma regra para isso. Ou, se quiserem faturas incompletas enviadas para uma pasta e faturas com dados completos enviadas para outra, isso também é possível em ReportMiner selecionando o objeto de origem de email e, em seguida, aplicando a transformação de regras de qualidade de dados nele.

Assim que o modelo de dados estiver pronto, ReportMiner passa para a próxima fase, ou seja, extraindo dados e copiando-os para uma tabela de banco de dados ou planilha do Excel. Os usuários também podem adicionar verificações onde receber uma notificação se o trabalho de extração de dados for um sucesso ou uma falha.

A Alpha Constructors queria que todos os dados fossem movidos para uma tabela de banco de dados e uma cópia local fosse disponibilizada no formato Excel. Desde Astera permite vários conectores de banco de dados, como Oracle, MySQL, MS SQL Server e vários outros, Alpha Constructors pode carregar os dados para qualquer banco de dados de sua escolha. Dessa forma, a empresa teria um registro de todas as notas fiscais que os analistas de negócios poderiam utilizar para análises posteriores. ReportMiner realizou ambas as tarefas usando um único fluxo de dados.

Por fim, a Alpha Constructors exigia que todas as faturas com erros fossem registradas em um arquivo separado. ReportMiner oferece uma opção de arquivo de log de erros por padrão. Ele documenta todos os erros encontrados durante o processo de extração para este arquivo de log de erros que você pode salvar em seu servidor. Como cada erro é facilmente rastreável até sua origem, ficou mais fácil para o departamento de TI da Alpha Constructors resolver quaisquer problemas com o processamento da fatura.

Economizando tempo, custo e recursos com ReportMiner

Astera ReportMiner reduziu o tempo gasto na extração de dados de faturas em PDF de 5 minutos para 10 segundos. Além disso, como o Alpha Constructors não precisa de mais recursos manuais para extração de dados, o número de erros humanos nos dados diminuiu para 0%. A Alpha Constructors agora pode treinar seus atuais especialistas em entrada de dados para outras funções mais desafiadoras na organização. 

Assim, ReportMiner Economizou aos Construtores Alpha 10 dias de esforço todo mês, $ 60,000 em custos e recursos, e aumentou sua eficiência em 500 por cento.

Pronto para extrair dados?

Muitas organizações têm necessidades como a Alpha Constructors, e todas podem se beneficiar de um software de extração de dados automatizado como ReportMiner. Por exemplo, as seguradoras recebem milhares de formulários de sinistro em documentos PDF digitalizados; quanto mais rápido eles processarem as reivindicações, melhores serão seus negócios. Da mesma forma, os escritórios de advocacia lidam com ordens judiciais, a maioria das quais são PDF digitalizados e documentos baseados em texto. Às vezes, eles também recebem ordens judiciais por e-mail. Extrair e formatar todas essas informações em vários formatos digitais pode levar semanas. Por outro lado, o software de extração de dados PDF pode fazer o mesmo trabalho de analisador/scanner de faturas e carregar os dados extraídos no banco de dados em minutos.

É hora de sair dessa rotina.

Basta baixar o seu teste grátis, comece a criar seus modelos de relatório de fatura e diga adeus à entrada manual de dados para sempre.